جزء لاینفک جریان اسناد تجاری شرکت تهیه و دریافت نامه های رسمی است.
انواع مختلفی از این اسناد وجود دارد که مطابق با الزامات خاصی تهیه می شوند که در این مقاله به آنها پرداخته خواهد شد.
یکی از راه های تبادل اطلاعات با ماهیت تجاری، اجرای نامه رسمی است. این اسناد بخش اساسی از اسناد ورودی و خروجی هر شرکت یا سازمان را تشکیل می دهد.
3 نوع حروف وجود دارد:
- شخصی؛
- نیمه رسمی (معمولاً در مورد درخواست برخی اطلاعات)؛
- تجارت (به عبارت دیگر رسمی).
آخرین نوع رایج ترین و متنوع ترین است. متن نامه رسمی باید مطابق با الزامات نوشته شود آداب تجارت.
چنین اسنادی بیانگر تبریک در یک مناسبت بزرگ، تبریک، آرزو، انتقال هرگونه اطلاعات مربوط به تجارت و غیره است. نامه های شکرگزاریبه تقویت مشارکت بین شرکت ها یا کارکنان آنها کمک می کند.
نامه های رسمی انواع مختلفی دارند:
- تبلیغات؛
- مشایعت؛
- اطلاعاتی
- ضمانتنامه؛
- آموزنده؛
- مطالبه؛
- تجاری؛
- نامه های اطلاع رسانی؛
- نامه های تایید؛
- نامه هایی که حاوی درخواست، پاسخ، درخواست یا یادآوری یک رویداد است.
سند باید بر روی یک برگ کاغذ A4 یا سربرگ مخصوص شرکت صادر شود. در مورد اول مشخصات سازمان ارسال کننده نامه الزامی است.
استفاده از کاغذ A5 مجاز است، با این حال، سربرگ رسمی شرکت از اعتماد زیادی مشتریان و طرفین برخوردار است.
- "کلاه" (جزئیات شرکت)؛
- تاریخ نگارش؛
- هدف درخواست تجدید نظر (ماهیت اصلی نامه)؛
- نتیجه گیری (جمع بندی مختصر، نیاز، انتظار برای پاسخ به یک سوال، و غیره)؛
- اطلاعات در مورد فرستنده و روش بازخورد؛
- برنامه های کاربردی.
در مکاتبات تجاریپیروی از قوانین و سبک ارتباطی خاصی که در زیر مورد بحث قرار خواهد گرفت بسیار مهم است.
ملزومات
در صورتی که درخواست تجدید نظر روی سربرگ شرکت باشد نیازی به ذکر مجدد جزییات نیست. فرستنده این حق را دارد که سایت سازمان، نام کامل و شماره تلفن مسئول تهیه کننده متن سند را اضافه کند.
جزئیاتی که معمولاً با حروف نشان داده می شوند:
- نام شرکت؛
- کد مطابق با OKPO و / یا OKUD؛
- آرم سازمان (اگر شرکت دولتی یا شهرداری باشد، نشان دولتی نشان داده شده است).
- آدرس پستی، الکترونیکی و قانونی؛
- شماره تلفن و فکس؛
- جزئیات بانک;
- اطلاعات در مورد مخاطب؛
- امضای فرستنده
اگر نامه پاسخ به درخواست یک شهروند یا سازمان باشد، "سرصفحه" آن باید حاوی پیوندی به سندی باشد که در آن سوال پرسیده شده است و تاریخ تدوین آن. علاوه بر این، پس از جزئیات در مرکز، باید نام نامه را بنویسید (به عنوان مثال، "تصمیم"، "اطلاعیه" و غیره).
سندی معتبر تلقی می شود که تاریخ واقعی اجرای آن و ارسال بعدی به مخاطب را نشان دهد.
هدف درخواست
در این قسمت از متن باید دلایل تماس با شرکت را ذکر کنید. اگر علت یک رویداد باشد (مثلاً حکم دادگاه یا تحصیل کالاهای بی کیفیت) سند باید به این عامل رجوع کند و موقعیت خود را به کمک قرائن ثابت کند.
در صورت لزوم، فرستنده مدارک مستندی از موقعیت خود را به نامه اصلی پیوست می کند.
نتیجه
در این قسمت فردی که به سازمان مراجعه کرده با کمک نامه اداری، نتیجه گیری های وی را بر اساس مشاهدات فوق فهرست می کند، مطالبات یا پیشنهاداتی را مطرح می کند، سؤال می پرسد و غیره.
در تمرین نامه های رسمیممکن است فقط قسمت پایانی را شامل شود.
اطلاعات فرستنده
معمولاً اطلاعات شخصی فرستنده در "سرصفحه" سند نشان داده می شود. نامه تجاری باید با امضای متقاضی خاتمه یابد. معمولاً این مسئولیت بر دوش رئیس بنگاه و در غیاب او یک مقام مجاز (مثلاً معاون) است.
اگر درخواست تجدید نظر به ابتکار یک شهروند یا کارآفرین فردی ارسال شود، امضای شخصی فرد و نام کامل او در سند قرار می گیرد.
برنامه های کاربردی
آنها یک اضافه اجباری به نامه نیستند، اما در صورت لزوم، در برگه های جداگانه به سند پیوست می شوند.
محتوای سند به زبانی ساده و قابل فهم و بدون استفاده از عبارات گستاخانه یا بی فرهنگ توصیف شده است. توصیه می شود متن را در حجمی که بیش از یک صفحه یا برگه نباشد (در صورت پر شدن از دو طرف) بنویسید.
ویژگی های اصلی چنین نامه هایی عبارتند از:
- محتوای اطلاعاتی؛
- اختصار.
احتمالاً هر کس حداقل یک بار مجبور شد با نیاز به نوشتن نامه تجاری دست و پنجه نرم کند. هنگام تالیف آن بی اختیار به این نتیجه می رسید که اصلا آسان نیست. قوانین و مقررات زیادی برای نوشتن نامه های تجاری وجود دارد که باید بدانید. این مقاله به طور مفصل روند تهیه پیش نویس سند را شرح می دهد، نمونه هایی از نامه تجاری را ارائه می دهد، انواع و طراحی آنها را مورد بحث قرار می دهد.
فرم
فرم های آماده استحکام می بخشد و نشان دهنده قابلیت اطمینان شرکت است. آنها حاوی اطلاعات لازمدر مورد سازمانی مانند:
- نام.
- آدرس.
- شماره تلفن های تماس
- سایت.
- پست الکترونیک.
- لوگو.
- سایر اطلاعات تماس
هیچ قانون سختگیرانه ای روی فرم ها وجود ندارد. بنابراین، هر سازمان به طور مستقل تصمیم می گیرد که چه اطلاعاتی را در خود قرار دهد.
چگونه نامه های تجاری را به درستی بنویسیم؟ آموزش
نامه های تجاری به روشی خاص و با رعایت قوانین و الزامات ذاتی آنها نوشته و اجرا می شوند. نویسنده بسته به هدف، در محتوا به تفصیل فکر می کند تا به نتیجه ای که محاسبه می کند، برسد. او باید به وضوح درک کند که مخاطب قبلاً چه اطلاعاتی در مورد موضوع نامه می داند ، از چه چیزی باید نتیجه بگیرد و چه چیز جدیدی در آن خواهد بود. استدلال ها به هدفی که نویسنده دنبال می کند بستگی دارد. فرآیند تهیه نامه تجاری را می توان به مراحل زیر تقسیم کرد:
- بررسی موضوع.
- نوشتن پیش نویس نامه.
- موافقت او
- امضا کردن.
- ثبت.
- ارسال به مخاطب.
ساختار نامه های تجاری
هنگام تدوین نامه، لازم است آن را با اطلاعات اشباع کنید، یعنی تمام اطلاعات لازم را در آنجا قرار دهید. می تواند ساده یا پیچیده باشد. در یک نامه ساده، محتوا به طور واضح و مختصر اطلاعاتی را نشان می دهد که عموماً نیازی به پاسخگویی از طرف مخاطب ندارد. مجموعه ممکن است از چندین بخش، پاراگراف و پاراگراف تشکیل شده باشد. هر پاراگراف یک جنبه از اطلاعات را ارائه می دهد. نمونه های این نوع نامه تجاری معمولاً شامل قسمت های مقدماتی، اصلی و پایانی می باشد.
در زیر نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت مقدماتی آن آورده شده است.
بخش اصلی موقعیت ها، رویدادها، تجزیه و تحلیل و شواهد آنها را شرح می دهد. در این قسمت است که متقاعد می‌شوند که باید به هر طریقی عمل کرد، ثابت می‌کنند که چطور بوده و با استناد به استدلال‌های مختلف از لزوم شرکت در هر رویدادی خبر می‌دهند.
نتیجه گیری شامل نتیجه گیری هایی است که در قالب پیشنهاد، درخواست، تذکر، امتناع و غیره انجام می شود.
نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت پایانی آن - در زیر ارائه شده است. این خلاصه الزامی است که در قسمت اصلی بیان شده است.
تمام اطلاعات ارائه شده باید به طور بهینه سازگار و قابل درک برای درک باشد.
هر ایمیل با یک پیام تراز وسط شروع می شود. این بخش کوچک بسیار مهم است. هنگام انتخاب آن، نویسنده باید در نظر داشته باشد:
- موقعیت مخاطب.
- ماهیت رابطه.
- رسمی بودن
- آداب معاشرت.
نامه باید با یک فرم مودبانه پایان یابد. به عنوان مثال: "... برای همکاری بیشتر (با تشکر از دعوت) ابراز امیدواری می کنم ...". این عبارات با امضای نویسنده همراه است.
سبک
همه حروف باید در سبک کسب و کار رسمی، که به معنای استفاده از وسایل گفتاری برای رسمی است روابط تجاری. ویژگی های چنین زبانی در شرایط زیر شکل می گیرد:
- مشارکت کنندگان اصلی در روابط تجاری اشخاص حقوقی هستند که از طرف مدیران و مقامات آنها نامه نگاری می شود.
- روابط در سازمان ها به شدت تنظیم می شود.
- موضوع ارتباط فعالیت شرکت می باشد.
- مستندات ماهیت مدیریتیاکثراً یک مخاطب خاص دارند.
- اغلب در جریان فعالیت های یک سازمان، شرایط مشابهی رخ می دهد.
در این رابطه، اطلاعات مندرج در نامه تجاری باید به شرح زیر باشد:
- رسمی، غیر شخصی، با تاکید بر فاصله بین شرکت کنندگان در ارتباطات.
- نشانی، در نظر گرفته شده برای یک مخاطب خاص.
- جاری در زمان نگارش.
- قابل اعتماد و بی طرف.
- مستدل برای ترغیب گیرنده به انجام هر اقدامی.
- کامل برای تصمیم گیری
الزامات
یک نامه تجاری باید شرایط زیر را داشته باشد:
- گفتار در تمام سطوح - واژگانی، صرفی و نحوی استاندارد شده است. این شامل چرخش ها، اصطلاحات و فرمول های بسیاری است.
- لحن نوشتار خنثی، مهار شده و سختگیرانه و بدون استفاده از عبارات زبانی احساسی و رسا است.
- دقت و وضوح متن، بدون خطاهای منطقی، وضوح و سنجیده بودن عبارت.
- مختصر و مختصر - بدون استفاده از عباراتی که دارای معنای اضافی هستند.
- استفاده از فرمول های زبانی که در نتیجه موقعیت های تکراری شکل گرفته است.
- استفاده از اصطلاحات، یعنی کلمات یا عباراتی که مفاهیم خاصی دارند.
- استفاده از اختصارات، که می تواند واژگانی باشد (یعنی کلمات ترکیبی که با حذف حروف از قسمت هایی از کلمات تشکیل می شوند: LLC، GOST و غیره) و گرافیکی (یعنی تعیین کلمات به صورت اختصاری: grn، zhd، و غیره.).
- استفاده از ساخت و سازها در موارد جنسی و ابزاری.
- عباراتی با اسم های فعل ("حمایت" به جای "حمایت").
- استفاده از جملات رایج ساده
نمونه نامه تجاری فوق در زیر نشان داده شده است نسخه کامل(با قسمت اصلی). اطلاعات تمام الزامات سبک تجاری رسمی را برآورده می کند.
انواع نامه های تجاری
بهتر است یک نامه تجاری در مورد یک موضوع خاص بنویسید. اگر نیاز به حل چندین مسئله در یک زمان دارید، توصیه می شود چندین گزینه مختلف را ترسیم کنید.
نامه های تجاری می تواند در محتوای آنها باشد:
- مشایعت. معمولاً چنین نامه هایی برای اطلاع از محل ارسال مدارک مورد نیاز است.
(چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ نمونه جلد نامهبه کسانی که نیاز به تدوین این نوع سند دارند کمک خواهد کرد.)
- ضمانتنامه. آنها برای تأیید هرگونه قول یا شرط نوشته شده اند. می توان آن را تضمین کرد، به عنوان مثال، پرداخت برای کار، اجاره، زمان تحویل، و بیشتر.
- متشکرم. آنها به ویژه در اغلب موارد استفاده شده اند در این اواخر. این نامه ها نشان می دهد لحن خوبشراکت. آنها را می توان بر روی سربرگ معمولی یا کاغذ رنگی با چاپ زیبا منتشر کرد.
(چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ نمونه ای از انواع تشکر بسته به وظایفی که حل می کند به صورت رایگان تهیه می شود. در این صورت نامه ماهیت خود را به کوتاه ترین شکل بیان می کند. چنین نمونه ای ساخته شده است. روی کاغذ رنگی با تزئین، می توانید در اتاق شرکت ها در مکان افتخاری به دیوار آویزان کنید.)
- اطلاعاتی.
- آموزنده.
- تبریک می گویم.
- تبلیغات.
همچنین نامه هایی وجود دارد:
- پیشنهاداتی در مورد همکاری بسیار رایج در زمان های اخیر، ارسال به سازمان ها، اغلب ماهیت تبلیغاتی، به عنوان مثال، مانند این نمونه. نوشتن نامه های تجاری بسیار دشوار است، شما باید بسیاری از تفاوت های ظریف را در نظر بگیرید تا آنها به آن توجه کنند و حتی بیشتر علاقه مند شوند. اما اگر آن را مطابق مدل زیر بسازید، شانس موفقیت زیادی دارد.
- دعوت نامه ها آنها فرستاده می شوند و پیشنهاد شرکت در رویدادهای مختلف را می دهند. آنها معمولا خطاب به رهبر یا مسئول هستند، اما می توانند خطاب به کل تیم نیز باشند.
- درخواست ها.
- اطلاعیه.
- درخواست ها و بسیاری دیگر
نحوه نوشتن پاسخ نامه مثال
پاسخ باید با تکرار درخواستی که در نامه اول ذکر شده است شروع شود. سپس نتایج رسیدگی به آن ارائه و تایید یا دلیل امتناع بیان می شود. نامه پاسخ تجاری ممکن است حاوی یک راه حل جایگزین برای اطلاعات مورد انتظار باشد. معمولاً از اصول زیر پیروی می کند:
- وجود لینک به حرف اول و محتویات آن.
- همین زبان یعنی.
- حجم و جنبه های محتوا قابل مقایسه است.
- انطباق با یک توالی خاص.
ثبت
علاوه بر استفاده از نامه های تجاری سربرگ، باید ظرافت های دیگری را نیز در طراحی آنها در نظر بگیرید. اینها جزئیات، قوانین اختصارات، املای آدرس، عنوان، طول متن، عرض فیلد و موارد دیگر هستند.
نمونه نامه های تجاری با در نظر گرفتن تمام ظرافت ها و تفاوت های ظریف به نوشتن آن کمک می کند. آنها هم توسط کارمندان تازه کار و هم توسط کارگران با تجربه استفاده می شوند. با تشکر از نمونه ها، آنها یاد می گیرند که چگونه حروف را به درستی بنویسند و در زمان زیادی صرفه جویی می کنند.
آیا سؤالات فوری برای سازمان وجود دارد که باید برطرف شود؟ در این مورد، نوشتن درخواست تجدید نظر کتبی ضروری است. با این حال، همه چیز به این سادگی که به نظر می رسد نیست. نوشتن یک نامه تجاری شایسته یک علم کامل است. و یادگیری یا به خاطر سپردن مهارت های اولیه تدوین آن به درد همه نمی خورد.
برای شروع، بیایید تصمیم بگیریم که نوشتن نامه یا درخواست به سازمان از چه راهی برای شما راحت است. اغلب، پیام های آنلاین با استفاده از منابع اینترنتی استفاده می شوند. اگر نامه ای را به این روش بنویسید، نمی توانید بدون:- کامپیوتر (لپ تاپ)؛
- ویرایشگر متن؛
- پست الکترونیک.
اگر استفاده می کنید راه دستینوشتن، همچنین برای چاپ به یک چاپگر نیاز خواهید داشت.
اولین گام در نوشتن نامه سربرگ است. در بالای صفحه باید وجود داشته باشد:- نام سازمانی که برای آن درخواست می دهید؛
- نام مدیر سازمان یا شخص مسئول؛
- آدرس موسسه؛
- تاریخ درخواست؛
- شهری که درخواست تجدید نظر در آن صورت گرفته است.
موارد مطلوب "کلاه" همچنین می تواند شامل مختصات شرکت باشد - فکس، تلفن، آدرس ایمیل، OKPO، PSRN، TIN / KPI. بستگی به موضوع درخواست تجدیدنظر و خود سازمان دارد.
- نامه های تبلیغاتی؛
- توصیهنامهها؛
- نامه های اطلاعاتی؛
- مقدمه ای که برای یک نامه یا مدرک نوشته می شود؛
- نامه های شکرگزاری؛
- نامه های تبریک؛
- نامه های آموزشی؛
- نامه های درخواستی؛
- نامه های درخواستی؛
- پاسخ نامه؛
- نامه های اطلاع رسانی؛
- دعوت نامه ها
بسته به نوع آدرسی که استفاده می کنید، محتوای صحیح را فرموله کنید. به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن یک بررسی مثبت برای یک سازمان هستید، باید دلیل درخواست تجدیدنظر خود، دقیقاً چه چیزی را دوست داشتید و غیره را با جزئیات شرح دهید.
دانلود از پورتال ما:
یک عنصر مهم در نوشتن نامه به یک سازمان، ساده و دقیق نگه داشتن آن است. افکار خود را به گونه ای بیان کنید که نامه شما مورد توجه کارمندان شرکت باشد. برای انجام این کار، با توجه به قوانین آداب تجارت، از "کلمات-دغدغه کننده" ویژه استفاده کنید. با این حال، نباید در این مورد زیاده روی کنید، زیرا ما در مورد یک سند صحبت می کنیم و نه در مورد مکاتبات شخصی. موقعیت را به طور مختصر توصیف کنید، اما آن را خوانا کنید. اگر صحبت در مورد رعایت قانون است، حتماً به قوانین فدراسیون روسیه ارجاع دهید. هنگام توصیف یک وضعیت درگیری، پیشنهاد تعدادی از اقدامات برای تشدید حادثه مورد استقبال قرار می گیرد.
نوشتن صحیح نامه سازمان مورد نظرکلید موفقیت شماست تمام نکاتی که در بالا توضیح داده شد را با دقت مطالعه کنید و با خیال راحت دست به کار شوید. فراموش نکنید که نامه نباید دارای اشتباهات املایی، نقطه گذاری و سبک باشد.
در حال حاضر جهت ثبت نام سازمان جدید، لازم است آدرس قانونی آن ذکر شود که متعاقباً در Unified وارد می شود ثبت نام دولتینهادهای کسب و کار.
ارجاع.بر اساس آدرس قانونی ارائه شده، سازمان تازه ایجاد شده به اداره مالیاتی مشخصی واگذار می شود. ضمناً کلیه مکاتبات رسمی نیز به این آدرس ارسال خواهد شد.
به این ترتیب، v سازمان مالیاتیارائه ضمانت نامه مبنی بر ارائه آدرس قانونی الزامی است، که هدف آن به شرح زیر است:
بنابراین، در دو حالت ارائه چنین سندی ضروری است:
- در مورد یک سازمان جدید.
- هنگام تغییر آدرس قانونی یک نهاد تجاری موجود.
اگرچه قانون در این منطقه ثبت نام دولتی، حاوی دستورالعمل روشنی در مورد نیاز به ارائه چنین کاغذی نیست، با این حال، عدم وجود آن ممکن است منجر به امتناع از ثبت یک نهاد تجاری جدید شود.
در مورد اینکه ضمانت نامه ارائه آدرس حقوقی چیست و چگونه می توان چنین نامه ای از صاحبخانه نوشت، با جزئیات بیشتری صحبت کردیم، بخوانید.
ویژگی های سند
تفاوت های قابل توجه در محتوا ضمانت نامهتنظیم شده توسط یک شخص حقیقی و حقوقی، شماره. ولی برخی از ویژگی های ذاتی یک سند تهیه شده توسط یک فرد خصوصی را می توان متمایز کرد:
- سند روی کاغذ A4 ساده تنظیم شده است (یک شخص حقوقی معمولاً از سربرگ استفاده می کند).
- جزئیات فقط نام کامل موجر را نشان می دهد.
- هیچ مهر و مومی در انتهای سند وجود ندارد.
چه چیزی در محتوا گنجانده شده است؟
در یک یادداشت.محتوای سند ارائه یک آدرس حقوقی، که توسط یک فرد تنظیم شده است، معمولاً خودسرانه است.
با این حال، باید شامل نکات زیر باشد:
- "سرصفحه" سند؛
- نام کاغذ؛
- محتوای اصلی (این مورد با جزئیات بیشتر در زیر توضیح داده خواهد شد)؛
- ضمیمه؛
- امضای صاحبخانه و شماره تماس.
چگونه هر مورد را مرتب کنیم؟
در زیر آمده است دستورالعمل های دقیقدر مورد رویه یک فرد برای نوشتن مقاله در مورد ارائه آدرس قانونی:
مهم!تاریخ تدوین را می توان حذف کرد، زیرا قانون فعلیمدت اعتبار مقاله در مورد ارائه آدرس قانونی محدود نیست.
علاوه بر این، باید توجه داشت که هنگام تنظیم چنین سندی، باید قوانین زیر را رعایت کنید:
- متن باید روان و بدون خطا ارائه شود.
- هنگام نوشتن، باید به طور انحصاری استفاده کنید سبک کسب و کارنامه ها؛
- در پایان نامه باید امضای صاحب محل و همچنین سند مالکیت ملک وجود داشته باشد.
برای چه کسی و چگونه ارسال می شود؟
این کاغذ به درخواست مستاجر توسط موجر تهیه می شود. سپس باید به IFTS ارسال شود.
ضمناً باید به صاحب محل اطلاع داده شود که باید دائماً با شماره مشخص شده در تماس باشد.
راه های مختلفی برای ارسال اسناد به اداره مالیات وجود دارد:
- با مراجعه شخصی؛
- با انتقال اسناد از طریق نماینده رسمی که دارای وکالتنامه تأیید شده توسط دفتر اسناد رسمی است.
- از طریق پست سفارشی؛
- از طریق خدمات تحویل سریع؛
- از طریق ارسال اسناد الکترونیکیبرای ثبت نام دولتی
به طور خلاصه می توان به این نکته اشاره کرد که فردی که مالک ساختمان (محل) است حق تامین دارد.
پاسخی برای سوال خود پیدا نکردید؟ دریابید، چگونه مشکل خود را حل کنید - همین الان تماس بگیرید:
مجموعه «و همه چیز درباره او» را با مقاله ای در مورد بیانیه ها به پایان می بریم. این یک نوع خاص از سند است، محتوا، قوانین تدوین و گردش کار آن بستگی به این دارد که چه کسی و به چه کسی خطاب می کند.
در این مقاله سه نوع اصلی از برنامه ها را بررسی خواهیم کرد:
- نامه تجاری درخواست ارسال شده توسط یک سازمان به سازمان دیگر؛
- درخواست ارسال شده توسط یک فرد به یک سازمان؛
- اظهارات کارمند به کارفرما
ما به یک نوع دیگر از اظهارات - ادعاها - دست نمی زنیم زیرا منشی با آنها کار نمی کند.
هر سه نوع برنامه ذکر شده نه تنها در تهیه و آماده سازی، بلکه در کارهای اداری نیز ویژگی های خاص خود را دارند.
نامه درخواست تجاری
هدف از نامه-بیانیه تجاری، که یک سازمان به سازمان دیگر خطاب می کند، نشان دادن موضع سازمان فرستنده، بیان نگرش خود نسبت به موضوع و ارائه توجیه و روشی برای حل و فصل وضعیت است. در بیانیه سؤالی مطرح نشده است، این بیانیه شامل چشم انداز وضعیت یکی از طرفین است.
از بند قبل مشخص است که درخواست نامه های "در زمان صلح" معمولا نوشته نمی شود، فقط در آستانه تضاد منافع یا حتی تضاد بین دو شرکت به منظور مستندسازی و اطلاع طرف مقابل از آنها استفاده می شود. نگرش آنها به مشکل
چه نوع نامه ای را انتخاب کنیم؟
مرز بین درخواست نامه، نامه درخواست یا نامه استعلام بسیار نازک است. برای اطمینان از انتخاب صحیحنوع نامه، شما باید بفهمید: آیا می شود اعلامدر مورد چیزی یا هنوز هم خواهد بود درخواستکاری با مخاطب انجام دهد؟
درخواست نامه تجاری بر روی سربرگ تنظیم می شود و دارای مجموعه استانداردی از جزئیات برای نامه تجاری است.
مطابق با GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه". سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات مربوط به کاغذبازی» فرم نامه حاوی جزئیات زیر است:
- آرم شرکت یا علامت تجاری (علامت خدمات)، نشان ملی فدراسیون روسیهیا نشان موضوع فدراسیون روسیه، در صورتی که موسسه حق دارد این علائم را در فرم های خود قرار دهد.
- کد سازمانی؛
- حالت اصلی شماره ثبت(OGRN) نهاد قانونی;
- نام شرکت؛
- اطلاعات مرجع در مورد سازمان
هنگام تهیه یک درخواست به عنوان یک نوع نامه تجاری، جزئیات اجباری زیر ترسیم می شود:
- تاریخ سند؛
- شماره ثبت سند؛
- مقصد؛
- عنوان متن؛
- متن سند؛
- امضا؛
- علامت گذاری در مورد مجری؛
- تبصره اجرای سند و ارسال آن به پرونده (صادر شده بر روی روادید نامه).
علامت حضور یک برنامه در صورت وجود صادر می شود.
امضای تاییدیه سند بر روی یک کپی ویزا از نامه صادر می شود، اگر قوانین داخلیفرآیندی برای تأیید پیش نویس نامه ها وجود دارد.
نامه تجاری درخواست در مثال 1 نشان داده شده است.
برخلاف نامه تجاری معمولی، متن درخواست با درخواست تجدیدنظر به مقام رسمی - مخاطب شروع نمی شود، بلکه با نام نوع نامه شروع می شود. این امر تأکید می کند که سند صرفاً اطلاعات را منتقل نمی کند، بلکه موضع اصولی نویسنده آن را بیان می کند.
امور اداری درخواست نامه های تجاری به صورت استاندارد و با رعایت ضوابط داخلی سازمان فرستنده و سازمان گیرنده انجام می شود.
مشخص نیست تضاد منافع شرکت ها به چه چیزی منجر می شود: آیا حل پرونده از طریق مذاکره امکان پذیر خواهد بود یا اینکه نیاز به مشارکت وکلا و ورود به دعوا خواهد بود، اما در هر صورت، پذیرش توسط یک سازمان از یک نامه درخواست از دیگری معادل این واقعیت است که شرکت اول از موقعیت شرکت دوم مطلع شده است.
درخواست به سازمان از یک فرد
این سند را از دیدگاه میزبان در نظر بگیرید.
کاغذبازی درخواست های افراد باید مورد توجه ویژه قرار گیرد. منافع متقاضیان توسط قانون فدرال شماره 59-FZ مورخ 2 می 2006 "در مورد رویه رسیدگی به درخواست تجدیدنظر از شهروندان فدراسیون روسیه" محافظت می شود (که در 24 نوامبر 2014 اصلاح شد؛ از این پس - قانون فدرال شماره 59-". FZ).
این اشتباه است که باور کنیم اثر آن فقط برای ارگان های دولتی، ارگان های خودگردان محلی و سازمان های بودجه. این مورد برای مدت طولانی نبوده است. در سال 2013، این فهرست توسط سازمان‌هایی تکمیل شد که «اجرای وظایف مهم عمومی را به عهده داشتند». هیچ کجا تعریف روشنی از این کارکردها وجود ندارد، اما از جمله بندی مشخص می شود که این مفهوم کاملاً گسترده است و از نظر تئوری هر سازمانی که مشتریان آن افراد هستند، می تواند "در زیر آن قرار گیرد".
برخلاف نامه درخواست تجاری، درخواست یک فرد می تواند هم درخواست، هم درخواست و هم ادعا باشد. بیایید به تعریف کلمه "بیانیه" نگاه کنیم:
فرهنگ لغت ما
بیانیه - درخواست یک شهروند برای کمک در اجرای حقوق و آزادی های قانون اساسی خود یا حقوق و آزادی های قانون اساسی سایر افراد، یا گزارشی در مورد نقض قوانین و سایر اقدامات قانونی نظارتی، کاستی در کار ارگان های دولتی، خودگردانی های محلی. ارگان ها و مسئولان و یا انتقاد از فعالیت این ارگان ها و افراد مسئول.
این شرکت می تواند فرم مناسب و مناسب خود از یک برنامه کاربردی استاندارد را از یک فرد توسعه دهد و آن را در دسترس عموم قرار دهد. اما غیرممکن است که این فرم را اجباری کنیم و درخواست را نپذیریم فقط به این دلیل که به روشی که "فرض" تهیه نشده است. مردم نیازی به دانستن فرم درخواست طراحی شده توسط شرکت ندارند و همچنین لازم نیست برای دانلود فرم از اینترنت استفاده کنند. قانون فدرال شماره 59-FZ حداقل مجموعه ای از بلوک های اطلاعاتی در گردش را تعریف می کند:
استخراج
از قانون فدرال شماره 59-FZ
ماده 7. الزامات درخواست کتبی
1. یک شهروند در درخواست کتبی خود باید نام را ذکر کند آژانس دولتییا ارگان خودگردان محلی که درخواست تجدید نظر کتبی به آن ارسال می کند، اعم از نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی مقام مربوطه، یا سمت شخص مربوطه، و همچنین نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی وی (این دومی - در صورت وجود) )، آدرس پستی که پاسخ باید به آن ارسال شود، اخطار تغییر جهت درخواست تجدید نظر، ماهیت پیشنهاد، درخواست یا شکایت را مشخص می کند، امضای شخصی و تاریخ را قرار می دهد.
همانطور که می بینید، این مجموعه حداقل است و ما نمی توانیم متقاضیان خود را ملزم به نشان دادن آنها کنیم تلفن های همراه. فقط توصیه می شود که روش های ارتباط عملیاتی را در برنامه ها قرار دهید.
"شما در انتخاب آزادید..."
هر فرد می تواند درخواست خود را به دلخواه پر کند:
با دست یا تایپ شده؛
آن را «بیانیه»، «تجدیدنظر»، «الزام» بنامیم یا اصلاً آن را نخوانیم.
به طور مختصر و دقیق بنویسید یا زندگی نامه مفصل خود را ارائه دهید.
و همچنین سند را از طریق پست بفرستید یا حضوری بیاورید.
سازمان موظف است در صورت داشتن حداقل اطلاعات لازم درخواست را بپذیرد.
درخواست یک فرد که در دفتر شرکت مخاطب مورد پردازش اولیه قرار گرفته است، در مثال 2 نشان داده شده است.
اینکه آیا برنامه های شهروندان را در یک کار اداری جداگانه مشخص کند، سازمان خودش تصمیم می گیرد. توصیه می کنیم این کار را انجام دهید اگر:
- برنامه های بیش از 10٪ از کل جریان ورودیمستندات؛
- کارمندان مجاز ویژه روی آنها کار می کنند (مرکز خدمات مشتری، بخش ادعاها و غیره)؛
- با توجه به درخواست های افراد، سازمان فعالیت های اصلی خود را انجام می دهد.
اگر سازمانی عادت دارد که طبق قوانین سنتی کار اداری کار کند، دیگر نیازی به نگرانی در مورد رعایت الزامات قانون فدرال شماره 59-FZ نیست. در شرایط استاندارد، گردش‌ها همان مسیری را دنبال می‌کنند که سایر اسناد دریافتی. قوانین کار با آنها عملاً با موارد پذیرفته شده عمومی تفاوتی ندارد و حتی برخی از آزادی ها را در رسیدگی به درخواست می دهد ، به ویژه سه روز از پذیرش و لحظه ثبت آن طبق قانون می تواند بگذرد. پاسخ 30 روز از تاریخ ثبت درخواست کتبی داده می شود.
درخواست برای منابع انسانی
یک لایه خاص از برنامه ها، برنامه های پرسنلی است. هدف این اسناد بیان درخواست یا اراده کارمند به کارفرما می باشد.
فرم درخواست پرسنل نسبتاً رایگان است. هیچ کس از کارمندان نمی خواهد که تفاوت های ظریف طراحی جزئیات را بدانند، بنابراین کافی است حداقل های لازم را رعایت کنید.
به نظر ما، درخواست های پرسنل باید منحصراً توسط خود کارمندان و با دست نوشته شوند. هیچ تعهدی در قانون کار در این زمینه وجود ندارد. اما به چالش کشیدن یک بیانیه دست نویس در دادگاه بسیار دشوارتر از اظهارنامه ای است که روی رایانه تایپ شده است (فقط امضای نویسنده در آن دست نویس است). در مورد دوم، کارمند ممکن است ادعا کند که مجبور به امضای متن آماده شده است.
- به چه کسی از چه کسی.مخاطب درخواست پرسنل کارفرما است - اولین فرد سازمانی که نویسنده برنامه در آن کار می کند. این او بود که نویسنده را استخدام کرد و نه رئیس بخش پرسنل ، بنابراین درخواست به نام رئیس نوشته می شود ( مدیر عامل، مدیر، رئیس و غیره) شرکت. نام خانوادگی، حروف اول و موقعیت سر در بالای برگه برنامه، نزدیکتر به حاشیه سمت راست، در حروف داتیو نوشته شده است.
از آنجایی که کارمندان فرم مخصوص به خود را برای نامه ندارند، اطلاعات مربوط به نویسنده برنامه باید در اینجا وارد شود. شما باید نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی و زیرمجموعه ساختاری. اگر کارمند شماره پرسنل خود را بداند - خوب ، اما این اطلاعات اجباری نیست.
در زیر این اطلاعات، در مرکز خط، نام نوع سند نوشته شده است - یک درخواست، سپس متن درخواست از یک خط جدید تنظیم می شود - یک درخواست یا بیان اراده کارمند. درخواست با امضای شخصی کارمند و تاریخ تنظیم سند پایان می یابد.
سوال در مورد موضوع
املای صحیح کلمه بیانیه چیست؟
دو شکل برای نوشتن نام نوع سند وجود دارد: با یک حرف بزرگ بدون نقطه در انتها (مانند مثال 3) و با یک حرف کوچک با یک نقطه در پایان.
شکل نوشتن این کلمه بر قوت قانونی درخواست تاثیری ندارد. گزینه دوم منسوخ تلقی می شود، اما حق وجود دارد.
چه زمانی یک کارمند باید درخواستی را در یک بیانیه بیان کند و چه زمانی درخواست تجدیدنظر شفاهی به بخش پرسنل کافی است؟
اگر قانون کاربه طور مستقیم در مورد "بیانیه کتبی کارمند" صحبت می کند، پس این سوال مطرح نمی شود. در سایر موارد، یا با قوانین داخلی سازمان تنظیم می شود و یا با تشخیص مصلحت. به عنوان مثال، بهتر است درخواست خود را برای اصلاح اسناد در رابطه با تغییر نام خانوادگی به کارمند به صورت کتبی اعلام کنید، علیرغم اینکه قانون کار مقررات خاصی در این زمینه ارائه نکرده است. این گونه تغییرات با دستور کارفرما آغاز می شود و اظهارنامه دست نویس کارمند به همراه کپی سند ازدواج مبنای صدور حکم می شود.
در سازمان های بزرگ، که در آن چندین ده یا حتی صدها نفر به ازای هر کارمند بخش پرسنل وجود دارد، درخواست کارمند فقط در قالب یک درخواست پذیرفته می شود تا افسر پرسنل به سادگی آن را فراموش نکند.
در شرکت های کوچک، اگر قانون کار فدراسیون روسیه نیازی به درخواست کتبی نداشته باشد، می توانید با درخواست شفاهی یا مکالمه مستقیم با رئیس سازمان، که می تواند به یک کارگر پرسنل دستور دهد تا مشکل را حل کند، از آن استفاده کنید.
- مستندسازی درخواست های پرسنل.کارکنان منابع انسانی به نسخه‌های اصلی اظهارات کارکنان نیاز دارند. متعاقبا، همانطور که قبلاً ذکر شد، بسیاری از آنها مبنایی برای سفارشات پرسنل خواهند بود. اما کارمند نیز حق دارد سرنوشت درخواست خود را دنبال کند و تأییدیه ای را از کارفرما دریافت کند که سند را پذیرفته است.
مهم!
ثبت درخواست کارمند به عنوان سند ورودی غیرممکن است. این اغلب به این دلیل انجام می شود که آنها نمی دانند چگونه دریافت آن را تأیید کنند.
در همین حال دو راه برای ثبت درخواست وجود داردبه درستی.
تأیید اینکه کارفرما درخواست کارمند را پذیرفته است ممکن است به شرح زیر باشد:
- ثبت برنامه در پایگاه داده ویژهاظهارنامه پرسنل را در ثبت قرار دهید اسناد داخلیهمچنین توصیه نمی شود: نقض قانون در مورد داده های شخصی بسیار آسان است. بهتر است منشی یک ویژه داشته باشد مجله الکترونیکیثبت نام برای درخواست پرسنل، خدمات و یادداشت های توضیحیو مدارک مشابه
شماره ثبت درخواست بر روی کپی آن الصاق می شود. یک کپی به همراه شماره به کارمند داده می شود. اگر کارمند با دو نسخه از برنامه ها آمده است، قبل از قرار دادن شماره، منشی باید آنها را با هم مقایسه کند (مطمئن شوید که یکسان هستند).
- سوابق پذیرش درخواست توسط منشی بر روی یک نسخه.اگر گزارش ثبت نام وجود نداشته باشد، و کارمند بر تایید پذیرش اصرار داشته باشد، منشی می تواند در یک کپی از درخواست، ورودی زیر را انجام دهد:
در مدخل آمده است:
- واقعیت پذیرش سند؛
- تاریخ (الزامی!)؛
- موقعیت، امضای شخصی و رمزگشایی امضای کارمندی که آن را پذیرفته است.
درخواست کارمند مستقیماً به رئیس سازمان منتقل می شود و او آن را بررسی می کند و تصمیم می گیرد، به عنوان مثال:
به بخش منابع انسانی یک سفارش آماده کنید.
داویدوف 17.09.2015
خلاصه
- برنامه - سندی که شکل و قوانین گردش کار آن به مخاطب و گیرنده آن بستگی دارد.
- درخواست نامه تجاری برای بیان موضع سازمان فرستنده در مورد یک موضوع بحث برانگیز در نظر گرفته شده است.
- درخواست ارسال شده به سازمان توسط یک فرد توصیه می شود مطابق با آن رسیدگی شود قانون فدرالشماره 59-FZ.
- اظهارات در کار دفتر پرسنلاراده کتبی کارمند است و اغلب به عنوان مبنایی برای صدور دستورات برای پرسنل عمل می کند.
