A cég üzleti dokumentumfolyamatának szerves része a hivatalos levelek elkészítése és átvétele.
Ezeknek a dokumentumoknak többféle típusa létezik, amelyeket bizonyos követelményeknek megfelelően állítanak össze, amelyeket ebben a cikkben tárgyalunk.
Az üzleti jellegű információcsere egyik módja a hivatalos levél lebonyolítása. Ezek a dokumentumok minden vállalat vagy szervezet bejövő és kimenő dokumentációjának lényeges részét képezik.
3 fajta betű van:
- személyes;
- félhivatalos (általában valamilyen információigénylésről szól);
- üzleti (más szóval hivatalos).
Az utolsó típus a leggyakoribb és legváltozatosabb. A hivatalos levél szövegét a követelményeknek megfelelően kell megírni üzleti etikett.
Az ilyen dokumentumok ünnepélyes üdvözleteket, gratulációkat, kívánságokat fejeznek ki, bármilyen üzleti vonatkozású információt közölnek stb. Hálaadás levelei hozzájárul a vállalkozások vagy alkalmazottaik közötti partnerségek erősítéséhez.
Többféle hivatalos levél létezik:
- hirdető;
- kísérő;
- információs;
- garancia;
- tanulságos;
- követelés;
- kereskedelmi;
- értesítő levelek;
- megerősítő levelek;
- olyan levelek, amelyek kérést, választ, kérést vagy emlékeztetőt tartalmaznak valamilyen eseményre.
Az okmányt A4-es papírlapra vagy a cég speciális fejlécére kell kiállítani. Az első esetben a levelet küldő szervezet adatait kell megadni.
Az A5-ös papír használata megengedett, azonban a vállalkozás hivatalos fejléces papírja az ügyfelek és a partnerek nagy bizalmát élvezi.
- "kalap" (a vállalkozás adatai);
- írás dátuma;
- a fellebbezés célja (a levél fő lényege);
- konklúzió (rövid összegzés, követelmény, kérdésre adott válasz megvárása stb.);
- információk a feladóról és a visszajelzés módjáról;
- alkalmazások.
Nál nél üzleti levelezés fontos bizonyos szabályok és kommunikációs stílus betartása, amelyekről az alábbiakban lesz szó.
Kellékek
Ha a fellebbezést a cég fejléces papírján nyújtják be, akkor nem szükséges újra megadni az adatokat. A feladónak jogában áll hozzáadni a szervezet honlapját, a dokumentum szövegét készítő tisztviselő teljes nevét és telefonszámát.
Részletek, amelyeket általában betűkkel jeleznek:
- Cégnév;
- OKPO és/vagy OKUD szerinti kód;
- a szervezet logója (ha a vállalkozás állami vagy önkormányzati, az állami embléma feltüntetve);
- postai, elektronikus és jogi cím;
- telefon- és faxszámok;
- banki adatok;
- a címzettre vonatkozó információk;
- a feladó aláírása.
Ha a levél egy állampolgár vagy szervezet fellebbezésére adott válasz, a „fejlécnek” tartalmaznia kell egy hivatkozást arra a dokumentumra, amelyben a kérdést feltették, és az összeállítás dátumát. Ezenkívül a központban lévő részletek után meg kell írni a levél nevét (például „Határozat”, „Értesítés” stb.).
Az irat akkor tekinthető érvényesnek, ha fel van tüntetve a tényleges elkészítésének és a címzettnek való utólagos feladásnak az időpontja.
A kérés célja
A szöveg ezen részében meg kell jelölnie a céggel való kapcsolatfelvétel okait. Ha az ok egy esemény volt (például bírósági végzés vagy megszerzése rossz minőségű áruk), a dokumentumban hivatkozni kell erre a tényezőre, és bizonyítékokkal alátámasztani kell álláspontját.
Ha szükséges, a feladó a főlevélhez csatolja a pozícióját igazoló okiratokat.
Következtetés
Ebben a részben az a személy, aki a segítségével jelentkezett a szervezethez üzleti levél, felsorolja az általa a fenti megfigyelések alapján levont következtetéseket, igényeket, javaslatokat fogalmaz meg, kérdést tesz fel stb.
A gyakorlatról hivatalos levelek csak az utolsó részt tartalmazhatja.
Feladó információ
Általában a feladó személyes adatait a dokumentum „fejlécében” tüntetik fel. Az üzleti levélnek a pályázó aláírásával kell végződnie. Általában ez a felelősség a vállalkozás vezetőjének, távollétében pedig egy felhatalmazott tisztviselőnek (például helyettesnek) a vállára hárul.
Ha a fellebbezést állampolgár vagy egyéni vállalkozó kezdeményezésére küldik, a dokumentumba be kell helyezni a magánszemély aláírását és teljes nevét.
Alkalmazások
Nem kötelező kiegészítései a levélnek, de szükség esetén külön lapon csatolják a dokumentumhoz.
A dokumentum tartalma egyszerű és érthető nyelven, durva vagy kulturálatlan kifejezések használata nélkül van leírva. A szöveget egy oldalt vagy ívet meg nem haladó terjedelemben ajánlatos megírni (kétoldalas kitöltéssel).
Az ilyen levelek főbb jellemzői:
- információs tartalom;
- tömörség.
Valószínűleg mindenkinek legalább egyszer meg kellett küzdenie az üzleti levél megírásának szükségességével. Összeállításakor önkéntelenül arra a következtetésre jutsz, hogy egyáltalán nem egyszerű. Számos szabály és előírás létezik az üzleti levelek írására, amelyeket tudnia kell. A cikk részletesen leírja a dokumentum elkészítésének folyamatát, mintákat ad az üzleti levélből, tárgyalja azok típusait és kialakítását.
Forma
A kész formák szilárdságot adnak és jelzik a vállalat megbízhatóságát. Tartalmaznak szükséges információ olyan szervezetről, mint pl.
- Név.
- A cím.
- Kapcsolattartási telefonszámok.
- Webhely.
- Email.
- Logó.
- Egyéb elérhetőségek.
A nyomtatványokra nincsenek szigorú szabályok. Ezért minden szervezet önállóan dönti el, hogy milyen információkat helyez el beléjük.
Hogyan írjunk helyesen üzleti leveleket? Kiképzés
Az üzleti leveleket meghatározott módon írják és hajtják végre, betartva a benne rejlő szabályokat és követelményeket. A szerző a céltól függően részletesen átgondolja a tartalmat, hogy az általa kiszámított eredményt megkapja. Világosan meg kell értenie, hogy a címzett milyen információkat tud már a levél tárgyával kapcsolatban, mi alapján kell eljárnia, és mi lesz benne az újdonság. Az érvek attól függnek, hogy a szerző milyen célt követ. Az üzleti levél elkészítésének folyamata a következő szakaszokra osztható:
- A kérdés tanulmányozása.
- Levélvázlat írása.
- Az ő beleegyezése.
- Aláírás.
- Bejegyzés.
- Küldés a címzettnek.
Üzleti levelek szerkezete
A levél összeállításakor telíteni kell információkkal, vagyis minden szükséges információt el kell helyezni. Lehet egyszerű vagy összetett. Egy egyszerű levélben a tartalom világosan és tömören jelenít meg olyan információkat, amelyek általában nem igényelnek választ a címzetttől. A komplexum több szakaszból, bekezdésből és bekezdésből állhat. Minden bekezdés az információ egy-egy aspektusát mutatja be. Az ilyen típusú üzleti levél mintái általában egy bevezető, egy fő és egy utolsó részből állnak.
Az alábbiakban egy üzleti levél írásának példája látható - annak bevezető része.
A fő rész helyzeteket, eseményeket, azok elemzését és bizonyítékait írja le. Ebben a részben győznek meg arról, hogy így vagy úgy cselekedni kell, bizonyítják, hogy mi volt a helyzet, és különféle érvekre hivatkozva tájékoztatnak arról, hogy szükség van-e valamilyen rendezvényen való részvételre.
A következtetés olyan következtetéseket tartalmaz, amelyek javaslatok, kérések, emlékeztetők, elutasítások stb. formájában születnek.
Az alábbiakban bemutatunk egy példát az üzleti levél írására - annak utolsó része. Ez összefoglalja a főben megfogalmazott követelményt.
Minden közölt információnak optimálisan következetesnek és érthetőnek kell lennie az észleléshez.
Minden e-mail egy középre igazított üzenettel kezdődik. Ez a kis rész rendkívül fontos. Kiválasztásakor a szerzőnek figyelembe kell vennie:
- A címzett helyzete.
- A kapcsolat természete.
- Hivatalosság.
- Etikett.
A levélnek udvarias formával kell végződnie. Például: "... reményét fejezem ki a további együttműködésben (köszönöm a meghívást) ...". Ezeket a kifejezéseket a szerző aláírása követi.
Stílus
Minden betűnek benne kell lennie formális üzleti stílus, ami a beszédeszközök használatát jelenti a hivatalos üzleti kapcsolatok. Egy ilyen nyelv jellemzői a következő körülmények között alakulnak ki:
- Az üzleti kapcsolatok fő résztvevői jogi személyek, amelyek vezetőinek és tisztségviselőinek nevében leveleket írnak.
- A szervezetekben a kapcsolatok szigorúan szabályozottak.
- A kommunikáció tárgya a cég tevékenysége.
- Dokumentáció vezetői jelleg többnyire meghatározott címzettjük van.
- Egy szervezet tevékenysége során gyakran előfordulnak hasonló helyzetek.
Ezzel kapcsolatban az üzleti levélben szereplő információk a következők:
- Hivatalos, személytelen, a kommunikációban résztvevők közötti távolságot hangsúlyozva.
- Egy adott címzettnek szánt cím.
- Az írás idején aktuális.
- Megbízható és pártatlan.
- Indokolt, hogy rávegye a címzettet bármilyen cselekvésre.
- Teljes a döntéshozatalhoz.
Követelmények
Az üzleti levélnek meg kell felelnie a következő követelményeknek:
- A beszéd minden szinten szabványosított – lexikai, morfológiai és szintaktikai. Sok fordulatot, kifejezést és képletet tartalmaz.
- Az írás hangvétele semleges, visszafogott és szigorú, érzelmi és kifejező nyelvi kifejezések használata nélkül.
- A szöveg pontossága, érthetősége, logikai hibák nélkül, a megfogalmazás egyértelműsége, átgondoltsága.
- Tömörség és rövidség - további jelentést hordozó kifejezések használata nélkül.
- Az ismétlődő helyzetek eredményeként kialakult nyelvi formulák használata.
- Kifejezések, azaz olyan szavak vagy kifejezések használata, amelyeknek speciális fogalmai vannak.
- A rövidítések használata, amelyek lehetnek lexikálisak (vagyis összetett szavak, amelyek a betűk szórészekből való eltávolításával jönnek létre: LLC, GOST és így tovább) és grafikus (vagyis a szavak rövidített formában történő megjelölése: grn, zhd, stb.).
- Konstrukciók használata a genitív és hangszeres esetekben.
- Szóbeli főneveket tartalmazó kifejezések ("támogatás" helyett "támogatás").
- Egyszerű gyakori mondatok használata.
A fenti üzleti levél minták az alábbiakban láthatók teljes verzió(a fő résszel). Az információ megfelel a hivatalos üzleti stílus minden követelményének.
Az üzleti levelek típusai
A legjobb üzleti levelet írni bármely konkrét kérdésről. Ha egyszerre több problémát kell megoldania, ajánlatos több különböző lehetőséget felvázolni.
Az üzleti levelek a következők lehetnek:
- Kísérő. Az ilyen levelekre általában azért van szükség, hogy tájékozódjanak arról, hová küldjék a dokumentumokat.
(Hogyan írjunk üzleti levelet? Minta kísérő levél segít azoknak, akiknek szükségük van az ilyen típusú dokumentumok összeállítására.)
- Garancia. Azért írják őket, hogy megerősítsenek minden ígéretet vagy feltételt. Garantálható például a munkadíj fizetése, a bérleti díj, a szállítási idők stb.
- Köszönöm. Különösen gyakran használták őket Utóbbi időben. Ezek a levelek mutatják jó hangnem partnerségek. Kiadhatók normál fejléces papírra vagy színes papírra, gyönyörű nyomattal.
(Hogyan írjunk üzleti levelet? Egy köszönetfajta minta szabad formában készül, attól függően, hogy milyen feladatokat old meg. Ebben az esetben a levél a legrövidebb formában fejezi ki a lényegét. Ilyen minta, készült színes papíron díszes, falra akasztható a szobatársaságokban díszhelyen.)
- Tájékoztató.
- Tanulságos.
- Gratuláló.
- Hirdető.
Vannak betűk is:
- Javaslatok az együttműködésről. Az utóbbi időben meglehetősen elterjedt, szervezeteknek küldött, gyakran reklám jellegűek, mint például ez a minta. Elég nehéz kereskedelmi leveleket írni, sok árnyalatot kell figyelembe venni, hogy odafigyeljenek rá, és még inkább érdeklődjenek. De ha az alábbi modell szerint készíti el, akkor minden esélye megvan a sikerre.
- Meghívók. Elküldik őket, felajánlva, hogy részt vesznek különböző eseményeken. Általában a vezetőnek vagy tisztségviselőnek szólnak, de szólhatnak az egész csapatnak is.
- Kérések.
- Értesítések.
- kérések és még sok más.
Hogyan írjunk választ egy levélre. Példa
A válasznak az első levélben megfogalmazott kérés megismétlésével kell kezdődnie. Ezután megadják a mérlegelés eredményét, és kifejezik a jóváhagyást vagy az elutasítás okát. Az üzleti válaszlevél alternatív megoldást tartalmazhat a várt információ helyett. Általában a következő elveket követi:
- Az első betűre és annak tartalmára mutató hivatkozás jelenléte.
- Ugyanaz a nyelv azt jelenti.
- Összehasonlítható mennyiségek és tartalmi szempontok.
- Egy bizonyos sorrendnek való megfelelés.
Bejegyzés
A fejléces üzleti levelek használatán túlmenően figyelembe kell vennie a tervezés során egyéb finomságokat is. Ezek a részletek, a rövidítésekre vonatkozó szabályok, a cím helyesírása, a címsor, a szöveg hossza, a mező szélessége és egyebek.
Az üzleti levél mintái segítenek annak összeállításában, figyelembe véve az összes finomságot és árnyalatot. Kezdő hivatalnokok és tapasztalt dolgozók egyaránt használják. A mintáknak köszönhetően megtanulják a helyes betűírást, és sok időt takarítanak meg.
Vannak-e sürgős kérdések a szervezet számára, amelyeket meg kell javítani? Ebben az esetben az írásbeli fellebbezés megírása elengedhetetlen. Azonban nem minden olyan egyszerű, mint amilyennek látszik. Egy hozzáértő üzleti levél megírása egy egész tudomány. És nem árt mindenkinek megtanulni vagy emlékezni az összeállítás alapvető készségeire.
Először is döntsük el, milyen módon kényelmes levelet vagy kérelmet írni a szervezetnek. Az online üzeneteket leggyakrabban internetes források felhasználásával használják. Ha így ír levelet, akkor nem nélkülözheti:- Számítógép (laptop);
- Szöveg szerkesztő;
- Email.
Ha használ kézi útonírás, a nyomtatáshoz nyomtatóra is szükség lesz.
A levél írásának első lépése a fejléc. Az oldal tetején jelen kell lennie:- Annak a szervezetnek a neve, amelyhez jelentkezik;
- A szervezet igazgatójának vagy felelős személyének neve;
- Az intézmény címe;
- A kérelem benyújtásának dátuma;
- A város, ahol a fellebbezést benyújtották.
A "fejléc" kívánatos elemei tartalmazhatják a vállalkozás koordinátáit is - fax, telefon, e-mail cím, OKPO, PSRN, TIN / KPI. Ez a fellebbezés témájától és magától a szervezettől függ.
- Promóciós levelek;
- ajánlólevelek;
- Tájékoztató levelek;
- kísérőlevelek;
- hálaadó levelek;
- gratuláló levelek;
- Oktató levelek;
- Kérő levelek;
- Kérő levelek;
- Válaszlevelek;
- Értesítő levelek;
- Meghívó levelek.
Attól függően, hogy milyen típusú címet használ, fogalmazza meg a megfelelő tartalmat. Például, ha pozitív véleményt ír egy szervezetről, részletesen le kell írnia fellebbezésének okát, pontosan mi tetszett meg, és így tovább.
Töltse le portálunkról:
A szervezetnek szóló levélírás egyik fontos eleme, hogy az egyszerű és lényegre törő legyen. Fejezze ki gondolatait úgy, hogy levele érdekelje a cég alkalmazottait. Ehhez az üzleti etikett szabályai szerint használjon speciális "intriguer-szavakat". Ezzel azonban nem szabad túlzásba vinni, mert dokumentumról beszélünk, nem pedig személyes levelezésről. Röviden írja le a helyzetet, de tegye olvashatóvá. Ha a beszélgetés a törvények betartásáról szól, feltétlenül hivatkozzon az Orosz Föderáció törvényeire. Egy konfliktushelyzet leírásakor szívesen fogadunk javaslatot az incidens eszkalálására irányuló számos intézkedésre.
A levél helyes megírása kívánt szervezet ez a kulcs a sikeredhez. Gondosan tanulmányozza át a fent leírt összes pontot, és nyugodtan kezdje el a munkát. Ne felejtse el, hogy a levél nem tartalmazhat helyesírási, írásjeleket és stilisztikai hibákat.
Jelenleg a regisztrációhoz új szervezet, szükséges a jogi cím feltüntetése, amely utólag bekerül az Egységesbe Állami Nyilvántartásüzleti entitások.
Referencia. A megadott jogi cím alapján az újonnan létrehozott szervezet egy adott adóhivatalhoz van rendelve. Ezen kívül minden hivatalos levelezést is erre a címre küldenek.
Ily módon v adóhatóság a lakcím megadására vonatkozó garancialevél benyújtása szükséges, melynek célja a következő:
Tehát két olyan helyzet van, amikor szükséges egy ilyen dokumentum benyújtása:
- Új szervezet esetén.
- Már létező gazdálkodó szervezet jogi címének megváltoztatásakor.
Bár a terület jogszabályai állami regisztráció, nem tartalmaz egyértelmű utasításokat az ilyen papír benyújtásának szükségességére vonatkozóan, ennek hiánya azonban új gazdálkodó szervezet bejegyzésének megtagadásához vezethet.
Részletesebben beszéltünk arról, hogy mi a garancialevél a jogi cím megadására, és hogyan kell ilyen levelet írni a bérbeadótól, olvassa el.
Dokumentum jellemzők
Jelentős tartalmi eltérések garancia levél magánszemély és jogi személy által készített, sz. de a magánszemély által készített iratokban rejlő néhány jellemző megkülönböztethető:
- a dokumentumot sima A4-es papírra készítik (egy jogi személy általában fejléces papírt használ);
- az adatokban csak a bérbeadó teljes neve szerepel;
- az irat végén nincs pecsét.
Mit tartalmaz a tartalom?
Egy megjegyzésre. A lakcím megadására vonatkozó, magánszemély által készített okirat tartalma általában önkényes.
Ennek azonban tartalmaznia kell a következő pontokat:
- a dokumentum „fejléce”;
- papír név;
- fő tartalom (ezt az elemet az alábbiakban részletesebben ismertetjük);
- Függelék;
- A bérbeadó aláírása és elérhetősége.
Hogyan kell elrendezni az egyes elemeket?
Alább részletes utasításokat a magánszemélynek a lakcím megadására vonatkozó írásbeli eljárásáról:
Fontos! Az összeállítás dátuma elhagyható, hiszen hatályos jogszabályok a lakcím megadására vonatkozó papír érvényességi ideje nincs korlátozva.
Ezen kívül meg kell jegyezni, hogy Egy ilyen dokumentum összeállításakor be kell tartania a következő szabályokat:
- a szöveget gördülékenyen és hibamentesen kell bemutatni;
- íráskor kizárólagosan használd üzleti stílus betűk;
- a levél végén szerepelnie kell a helyiség tulajdonosának aláírásának, valamint az ingatlan tulajdoni okiratának.
Kinek küldik és hogyan?
Ezt a papírt a bérbeadó a bérlő kérésére készíti el. Ezután el kell küldeni az IFTS-nek.
Egyúttal tájékoztatni kell a helyiség tulajdonosát, hogy a jelzett számon folyamatosan kapcsolatban kell lennie.
Többféleképpen is elküldheti a dokumentumokat az adóhatóságnak:
- személyes látogatással;
- az iratok közjegyző által hitelesített meghatalmazással rendelkező hivatalos képviselőn keresztül történő átadásával;
- ajánlott levélben;
- expressz kézbesítési szolgáltatásokon keresztül;
- az Előterjesztésen keresztül elektronikus dokumentumokatállami regisztrációhoz.
Összegezve megállapítható, hogy az épület (telephely) tulajdonosának joga van biztosítani.
Nem talált választ a kérdésére? Kitalál, hogyan oldja meg a problémáját - hívjon azonnal:
Az "És ennyi róla" sorozatot a nyilatkozatokról szóló cikkel zárjuk. Ez egy sajátos dokumentumtípus, amelynek tartalma, összeállításának szabályai és munkafolyamata attól függ, hogy kinek és kinek szól.
Ebben a cikkben a kijelentések három fő típusát vizsgáljuk meg:
- az egyik szervezet által a másiknak küldött üzleti jelentkezési levél;
- magánszemély által szervezetnek küldött kérelem;
- munkavállaló nyilatkozata a munkáltatónak.
Nem érintünk még egy típusú állítást - állításokat -, mert a titkárnő nem dolgozik velük.
Mindhárom felsorolt pályázattípusnak megvannak a maga sajátosságai nemcsak az előkészítésben és az előkészítésben, hanem az irodai munkában is.
üzleti jelentkezési levél
Az egyik szervezet a másiknak címzett üzleti levél-nyilatkozat célja, hogy jelezze a küldő szervezet álláspontját, kifejezze a kérdéshez való hozzáállását, indoklást és eljárást kínál a helyzet megoldására. A nyilatkozatban nem tesznek fel kérdéseket, az egyik fél helyzetének vízióját tartalmazza.
Az előző bekezdésből kitűnik, hogy „békeidőben” kérvényleveleket általában nem írnak, csak az összeférhetetlenség, vagy akár két cég közötti összeférhetetlenség határán folyamodnak ahhoz, hogy dokumentálják és tájékoztassák a másik felet. hozzáállásuk a problémához.
Milyen levelet válasszunk?
Elég vékony a határ a jelentkezési levél, a felkérés vagy a kérdőív között. Hogy biztos legyek benne jó választás típusú levél, meg kell értened: meg fogod tenni kijelent valamiről vagy mégis az lesz kérés tenni valamit a címzettel?
Az üzleti jelentkezési levél fejléces papírra készül, és az üzleti levél szabványos adatait tartalmazza.
A GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunka követelményei” című levél űrlapja a következő adatokat tartalmazza:
- céglogó vagy védjegy (szolgáltatási védjegy), nemzeti jelkép Orosz Föderáció vagy az Orosz Föderáció alanya emblémája, ha az intézménynek joga van ezeket a jeleket elhelyezni nyomtatványain;
- szervezeti kód;
- fő állapot regisztrációs szám(OGRN) jogalany;
- cégnév;
- referencia információk a szervezetről.
A kérelem, mint üzleti levéltípus elkészítésekor a következő kötelező adatokat kell megadni:
- dokumentum kelte;
- az okmány regisztrációs száma;
- rendeltetési hely;
- a szöveg címe;
- dokumentum szövege;
- aláírás;
- megjelölés az előadóról;
- feljegyzés az irat végrehajtásáról és az ügyhöz való megküldéséről (a levél vízummásolatán adják ki).
A kérelem meglétéről jelölést adnak ki, ha van.
A dokumentum-jóváhagyó aláírásokat a levél vízummásolatán adják ki, ha belső szabályokat van egy eljárás a levéltervezetek hitelesítésére.
Az üzleti jelentkezési levél az 1. példában látható.
A szokásos üzleti levéltől eltérően a kérelem szövege nem a tisztviselőhöz - a címzetthez - irányuló fellebbezéssel kezdődik, hanem a levél típusának nevével. Ez hangsúlyozza, hogy a dokumentum nem egyszerűen információt közvetít, hanem kifejezi szerzőjének elvi álláspontját.
Az üzleti levelek irodai munkája szabványos módon, a küldő szervezet és a fogadó szervezet belső szabályzata szerint történik.
Nem tudni, hogy a cégek összeférhetetlensége mihez vezet: sikerül-e tárgyalásos úton megoldani az ügyet, vagy szükséges-e ügyvédek bevonása, pereskedés, de mindenesetre az elfogadás egy másik cégtől származó pályázati levél megszervezése egyenértékű azzal, hogy az első céget tájékoztatják a második cég helyzetéről.
Jelentkezés a szervezethez magánszemélytől
Tekintsük ezt a dokumentumot a fogadó szemszögéből.
Különös figyelmet kell fordítani a magánszemélyek kérelmeinek papírmunkájára. A kérelmezők érdekeit a 2006. május 2-i 59-FZ szövetségi törvény „Az Orosz Föderáció polgárai fellebbezésének elbírálásának eljárásáról” (a 2014. november 24-i módosítással; a továbbiakban - 59. sz. szövetségi törvény) védi. F Z).
Tévedés azt hinni, hogy hatása csak az állami szervekre, a helyi önkormányzati szervekre ill költségvetési szervezetek. Ez már régóta nem volt így. Ez a lista még 2013-ban kiegészült a „közéleti jelentőségű funkciók végrehajtásával megbízott” szervezetekkel. Sehol nincs egyértelműen meghatározva, hogy mik ezek a funkciók, de a megfogalmazásból jól látszik, hogy ez a fogalom meglehetősen tág, és elméletileg minden olyan szervezet „beleeshet”, amelynek ügyfelei magánszemélyek.
Az üzleti jelentkezési levéltől eltérően a magánszemélytől származó kérelem lehet kérelem, kérés és követelés is. Nézzük a „kijelentés” szó definícióját:
A mi szótárunk
Nyilatkozat - állampolgári segítség kérése alkotmányos jogai és szabadságai vagy más személyek alkotmányos jogai és szabadságai gyakorlásához, vagy feljelentés törvények és egyéb szabályozó jogszabályok megsértéséről, állami szervek, önkormányzati munkavégzés hiányosságairól szervek és tisztviselők, vagy e szervek és tisztviselők tevékenységének kritikája.
A cég egy magánszemélytől saját, kényelmes formanyomtatványt tud kidolgozni és nyilvánosan elérhetővé tenni. De lehetetlen ezt a nyomtatványt kötelezővé tenni, és csak azért nem fogadni el a kérelmet, mert az nem úgy van elkészítve, ahogyan azt „gondolják”. Az embereknek nem kell tudniuk a cég által kifejlesztett jelentkezési lap létezéséről, és nem kötelező az internetet sem használniuk, ahonnan ez a nyomtatvány letölthető. Az 59-FZ szövetségi törvény meghatározza a forgalomban lévő információs blokkok minimális készletét:
kitermelés
59-FZ szövetségi törvényből
7. cikk. Az írásbeli kérelemre vonatkozó követelmények
1. Az állampolgárnak írásbeli kérelmében vagy a nevét kell feltüntetnie kormányzati hivatal vagy a helyi önkormányzat, amelyhez írásbeli fellebbezést küld, vagy az érintett tisztségviselő vezetéknevét, nevét, családnevét vagy beosztását, valamint vezetéknevét, nevét, családnevét (ez utóbbit - ha van ilyen) ), azt a postacímet, amelyre a választ küldeni kell , értesítést a fellebbezés átirányításáról, ismerteti a javaslat, kérelem vagy panasz lényegét, személyes aláírást és dátumot helyez el.
Mint látható, a készlet minimális, nem kötelezhetjük pályázóinkat, hogy jelezzék is mobiltelefonok. Az alkalmazásokba csak az operatív kommunikáció módszereinek beépítése javasolt.
– Szabadon választhatsz…
A kérelmet a magánszemély tetszés szerint töltheti ki:
kézzel vagy gépelve;
nevezzük „nyilatkozatnak”, „fellebbezésnek”, „követelménynek”, vagy ne is nevezzük;
írjon röviden és lényegre törően, vagy adja meg saját részletes önéletrajzát;
valamint az iratot postán küldje el vagy hozza személyesen.
A szervezet köteles a pályázatot elfogadni, ha az tartalmazza a szükséges minimális információkat.
Egy magánszemély kérelmét, amely a címzett cég irodájában átesett az elsődleges feldolgozáson, a 2. példa mutatja be.
Azt, hogy külön irodai munkában emelje ki a polgárok jelentkezését, a szervezet maga dönti el. Ezt javasoljuk, ha:
- kérelmek több mint 10%-a bejövő áramlás dokumentáció;
- speciálisan felhatalmazott alkalmazottak dolgoznak rajtuk (ügyfélszolgálati központ, kárrendezési osztály stb.);
- a magánszemélyek kérelmei alapján a szervezet végzi alaptevékenységét.
Ha egy szervezet hozzászokott ahhoz, hogy a hagyományos irodai munka szabályai szerint dolgozzon, akkor nem kell aggódnia az 59-FZ szövetségi törvény követelményeinek való megfelelés miatt. Normál feltételek mellett a forgalom ugyanazt az utat követi, mint a többi bejövő dokumentum. A velük való munkavégzés szabályai gyakorlatilag nem térnek el az általánosan elfogadottaktól, sőt bizonyos szabadságjogokat is megengednek a kérelem kezelésében, különösen három nap telhet el az elfogadás és a törvény szerinti nyilvántartásba vétel pillanata között. A választ az írásbeli kérelem nyilvántartásba vételétől számított 30 napon belül adják meg.
Jelentkezés HR-re
Az alkalmazások egy speciális rétege a személyzeti alkalmazások. Ezen dokumentumok célja a munkavállaló kérésének vagy akaratának kifejezése a munkáltató felé.
A személyzeti jelentkezések formája viszonylag ingyenes. Senki sem követeli meg az alkalmazottaktól, hogy ismerjék a regisztrációs részletek árnyalatait, így elég betartani a szükséges minimumot.
Véleményünk szerint a személyi kérelmeket kizárólag maguk a munkavállalók írják meg kézzel. A munkajognak ezzel kapcsolatban semmilyen kötelezettsége nincs. De egy kézzel írott nyilatkozatot sokkal nehezebb megtámadni a bíróságon, mint a számítógépen legépeltet (csak a szerző aláírása van benne). Ez utóbbi esetben a munkavállaló hivatkozhat arra, hogy egy kész szöveg aláírására kényszerült.
- Kinek kitől. A személyzeti kérelem címzettje a munkáltató - annak a szervezetnek az első személye, amelyben a pályázat szerzője dolgozik. Ő vette fel a szerzőt, nem pedig a személyzeti osztály vezetője, ezért a pályázatot a vezető nevére írják ( vezérigazgató, igazgatója, elnöke stb.) A vezetéknév, kezdőbetűk és a fej pozíciója a jelentkezési lap tetejére, a jobb margóhoz közelebb van írva, datív betűs esetben.
Mivel a dolgozóknak nincs saját nyomtatványuk a levélhez, ezért itt kell megadni a jelentkezés írójának adatait. Írja be vezetéknevét, keresztnevét, családnevét és szerkezeti felosztás. Ha a munkavállaló ismeri a személyi számát - jól, de ez nem kötelező információ.
Ezen információ alatt a sor közepén az irattípus megnevezése - kérelem, majd a kérelem szövege egy új sorból - kérés vagy a munkavállaló akaratnyilvánítása - kerül kiírásra. A kérelem a munkavállaló személyes aláírásával és a dokumentum kiállításának dátumával zárul.
Kérdés a témához
Mi a helyes írásmódja a "nyilatkozat" szónak?
Egy dokumentumtípus nevének kétféle írási módja van: a végén pont nélküli nagybetűvel (mint a 3. példában) és kisbetűvel, a végén ponttal.
A szó írásának formája nem befolyásolja a kérelem jogi erejét. A második lehetőség elavultnak tekinthető, de minden joga megvan a létezéshez.
Mikor kell a munkavállalónak nyilatkozatban megfogalmaznia a kérést, és mikor elegendő a személyzeti osztályhoz intézett szóbeli fellebbezés?
Ha Munka Törvénykönyve közvetlenül a "munkavállaló írásbeli nyilatkozatáról" beszél, akkor ez a kérdés fel sem merül. Egyéb esetekben vagy a szervezet belső szabályzata, vagy a célszerűség szabályozza. Például a családi névváltoztatással kapcsolatos okirat-módosítási kérelmét a legjobb írásban közölni a munkavállalóval, annak ellenére, hogy a munkaügyi jogszabályok erre vonatkozóan nem tartalmaznak külön rendelkezéseket. Az ilyen változtatásokat a munkáltatói rendelet kezdeményezi, és a munkavállaló saját kezű nyilatkozata a házassági anyakönyvi kivonat másolatával együtt válik a megbízás kibocsátásának alapjául.
Nagy szervezetekben, ahol a személyzeti osztályon egy alkalmazottra több tíz vagy akár több száz fő jut, a munkavállaló kérését csak kérelem formájában fogadják el, hogy a személyzeti tiszt egyszerűen ne feledkezzen meg róla.
Kis cégeknél, ha az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve nem ír elő írásbeli kérelmet, szóbeli kéréssel vagy közvetlenül a szervezet vezetőjével folytatott beszélgetéssel meg lehet elégíteni, aki utasíthatja a személyzeti dolgozót a probléma megoldására.
- Személyi jelentkezések dokumentálása. Az emberi erőforrások alkalmazottainak szükségük van az alkalmazotti nyilatkozatok eredeti példányára. Ezt követően, amint már említettük, sok közülük a személyzetre vonatkozó megrendelés alapja lesz. De a munkavállalónak is joga van követni kérelme sorsát, és visszaigazolást kapni a munkáltatótól, hogy elfogadta a dokumentumot.
Fontos!
A munkavállaló kérelmét nem lehet bejövő dokumentumként regisztrálni. Ezt gyakran egyszerűen azért teszik, mert nem tudják, hogyan erősíthetik meg a fogadását.
Közben A jelentkezés regisztrálásának két módja van helyesen.
Annak megerősítése, hogy a munkáltató elfogadta a munkavállaló jelentkezését, a következő lehet:
- a kérelem regisztrációja egy speciális adatbázisban. Helyezzen el egy személyi nyilatkozatot a nyilvántartásba belső dokumentumokat szintén nem ajánlott: nagyon könnyű megsérteni a személyes adatokra vonatkozó jogszabályokat. A legjobb, ha a titkárnak van külön elektronikus folyóirat regisztráció személyi jelentkezések, szolgáltatás és magyarázó megjegyzésekés hasonló dokumentumokat.
A pályázat iktatószáma a példányán szerepel. A számmal együtt másolatot kap a munkavállaló. Ha a munkavállaló két példányban érkezett a kérvényekből, a szám feljegyzése előtt a titkárnak össze kell hasonlítania azokat (ellenőriznie kell, hogy azonosak-e);
- a kérelem elfogadásáról a titkár által készített másolati jegyzőkönyv. Ha nincs regisztrációs napló, és a munkavállaló ragaszkodik a felvétel megerősítéséhez, a titkár a következő bejegyzést teheti a kérelem másolatán:
A bejegyzésben ez áll:
- a dokumentum elfogadásának ténye;
- dátum szükséges!);
- beosztása, személyes aláírása és az azt elfogadó munkavállaló aláírásának dekódolása.
A munkavállaló kérelmét közvetlenül a szervezet vezetőjének továbbítják, aki azt felülvizsgálja és határozatot hoz, például:
A HR osztályra. Készítsen rendelést.
Davydov 2015.09.17
Összegzés
- Alkalmazás - olyan dokumentum, amelynek formája és munkafolyamatának szabályai a címzetttől és a címzetttől függenek.
- Az üzleti jelentkezési levél célja, hogy kifejezze a küldő szervezet álláspontját egy vitatott kérdésben.
- A magánszemély által a szervezethez eljuttatott kérelmet javasolt elbírálni szövetségi törvény 59-FZ sz.
- Nyilatkozatok be személyzeti irodai munka az alkalmazott írásos végrendelete, és gyakran alapul szolgálnak a személyzetre vonatkozó utasítások kiadásához.
