فهرست مجلات اجباری سوابق پرسنل. مدیریت سوابق پرسنل: سوابق پرسنل

مقررات محلی اجباری

اول از همه، شما باید به یاد داشته باشید که قانون کار فعلی فدراسیون روسیه(از این پس به عنوان قانون کار فدراسیون روسیه نامیده می شود) سازمان را ملزم می کند که تعدادی اسناد نظارتی محلی (یعنی محلی) ایجاد کند.

مقررات محلی اجباری عبارتند از:

قوانین داخلی مقررات کار(PVTR).
مقررات (یا دستورالعمل ها) در مورد حفاظت از داده های شخصی کارکنان.
دستورالعمل های ایمنی.
جدول پرسنل (فرم یکپارچه T-3).

تمامی این مدارک تا زمان جایگزینی با اسناد جدید معتبر هستند.

برنامه تعطیلات (فرم یکپارچه T-7)، مطابق با ماده 123 قانون کار، هر ساله حداکثر دو هفته قبل از شروع سال تقویمی تنظیم می شود و سندی اجباری برای کارفرما و کارمند است. (به استثنای دسته های ترجیحی کارکنان) .
در سازمان هایی که از نوبت کاری استفاده می شود، برنامه نوبت کاری ضروری است.
مقررات مربوط به استانداردهای کار و مقررات مربوط به استانداردهای تولید باید در آن دسته از سازمان هایی تنظیم شود که از یک نوع حق الزحمه برای کارگران استفاده می کنند.

مقررات محلی اختیاری

علاوه بر اسناد ذکر شده، سازمان بنا به صلاحدید خود می تواند اسناد دیگری ایجاد کند - مقررات محلی اختیاری. به طور خاص، این موارد ممکن است:

آیین نامه بخش های ساختاری مصوب مدیر سازمان.
شرح شغلبرای کارکنان و دستورالعمل های کار (یا کار) برای کارگران؛
دستورالعمل های مربوط به مدیریت سوابق پرسنل ابزار بسیار مفیدی برای کارمندی است که وظایف یک افسر پرسنل را انجام می دهد، زیرا به طور قابل توجهی تعامل او را با مدیران خطی و عملکردی تسهیل می کند.
آلبوم فرم های اسناد برای سوابق پرسنل؛
مقررات مربوط به صدور گواهینامه - اگر سازمان گواهینامه یا صدور گواهینامه دوره ای را بر اساس نتایج آزمایش انجام دهد.
مقررات پرسنلی؛
قرارداد جمعی

تمامی این مدارک تا زمان تعویض با مدارک جدید نیز معتبر هستند.

اسناد ثبت ارتباط با کارمندان و حاوی اطلاعات در مورد آنها

چنین اسنادی عبارتند از:

اول از همه، این یک قرارداد کار است که مطابق مواد 57 و 67 قانون کار فدراسیون روسیه، به صورت کتبی، در دو نسخه تنظیم شده است. یک نسخه از قرارداد کار در مقابل امضا برای کارمند صادر می شود و دومی توسط کارفرما - یا در پرونده شخصی کارمند یا در پرونده "قراردادهای کار با کارمندان" نگهداری می شود.
سپس یک کارت شخصی برای هر کارمند ایجاد می شود (فرم یکپارچه T-2). کارت های شخصی را فقط می توان در یک فایل جداگانه ذخیره کرد.
پرونده های شخصی کارمندان مورد نیاز نیست، اما از آنجایی که این یک پرونده بسیار راحت برای هر کارمند است، اکثر افسران پرسنل آنها را تهیه می کنند. بیایید تکرار کنیم که ما موظف به انجام امور شخصی نیستیم، اما در صورت اتخاذ چنین تصمیمی، لازم است آنها را طبق قوانین سختگیرانه پیش بینی شده برای رسیدگی به امور شخصی انجام دهیم. با این حال، برای راحتی افسر منابع انسانی می توانید به سادگی برای هر کارمند فایل یا پوشه ایجاد کنید. این پوشه ها کپی تمام اسناد مربوط به کارمندان خاص را ذخیره می کنند.
دفترچه های کار کارکنان اسناد حسابداری و گزارش دهی دقیق هستند، بنابراین باید در یک گاوصندوق نگهداری شوند و به طور دائم با یک کلید قفل شده باشند. کتاب های کار مطابق با قوانین نگهداری و ذخیره سازی دقیق و دقیق تهیه می شود سوابق کاری، تولید فرم های کتاب کار و ارائه آنها به کارفرمایان، مصوب 16 آوریل 2003 شماره 225 دولت فدراسیون روسیه، و دستورالعمل های پر کردن دفترچه های کار، مصوب با فرمان وزارت کار فدراسیون روسیه. فدراسیون روسیه به تاریخ 10 اکتبر 2003. شماره 69.

سفارشات نیروی انسانی

کارمند مسئول حفظ سوابق پرسنلی موظف است پیش نویس احکام پرسنل را تهیه و تایید آنها را توسط مقامات ذیربط و امضای رئیس سازمان تنظیم کند. سفارشات پرسنل باید جدا از سفارشات پرسنل ذخیره و ثبت شوند. اینها شامل سفارشاتی است که Goskomstat برای آنها توسعه داده است فرم های یکپارچه:

در مورد استخدام کارمند - فرم T-1؛
در مورد استخدام کارمندان - فرم T-1a؛
در مورد انتقال کارمند به شغل دیگر - فرم T-5.
در مورد انتقال کارمندان به شغل دیگر - فرم T-5a.
در اعطای مرخصی به کارمند - فرم T-6.
در مورد اعطای مرخصی به کارمندان - فرم T-6a.
در مورد خاتمه (فسخ) قرارداد کار با کارمند (اخراج) - فرم T-8؛
در مورد خاتمه (فسخ) قرارداد کار با کارکنان (اخراج) - فرم T-8a؛
در مورد اعزام کارمند به سفر کاری - فرم T-9؛
در مورد اعزام کارمندان به یک سفر کاری - فرم T-9a؛
در مورد مشوق های کارکنان - فرم T-11؛
در مورد مشوق های کارکنان - فرم T-11a.

علاوه بر این دستورات، افسران پرسنل باید به هر شکلی تهیه کنند (یا فرم های یکپارچه خود را برای آنها ایجاد کنند) انواع سفارشات زیر:

در مورد ترکیب موقعیت ها (حرفه ها)؛
در مورد جایگزینی کارمند غایب موقت بدون رهایی از وظایف اصلی؛
در مورد اعمال مجازات؛
در مورد حذف زودهنگام مجازات ها؛
در مورد تغییرات در داده های شخصی کارمند؛
در مورد تخصیص رتبه؛
در مورد دخالت در اضافه کاری;
در مورد اشتغال در آخر هفته (تعطیلات)؛
در مورد وظیفه؛
در مورد ایجاد یا حذف کمک هزینه شخصی؛
در مورد تغییر حالت عملکرد

سفارشات مربوط به فعالیت های اصلی و سایر اسناد

من به ویژه می خواهم بگویم که افسران پرسنل باید تعدادی دستور را برای فعالیت های اصلی خود آماده کنند. بدیهی است که این سفارشات همراه با سایر سفارشات این دسته ثبت و نگهداری می شوند، اما تهیه و کار بیشتر با آنها بر عهده افسر پرسنل می باشد. اینها به ویژه دستورات عبارتند از:

در مورد تایید میز پرسنل;
در مورد تغییرات در جدول کارکنان؛
در ایجاد تغییرات (اضافه) در برنامه تعطیلات؛
در ایجاد تغییرات (اضافه) به مقررات محلی؛
در مورد لغو دستورات غیرقانونی یا اشتباه صادر شده برای پرسنل و غیره.

ما قبلاً چند فرم یکپارچه برای سوابق پرسنلی که باید در هر سازمانی وجود داشته باشد نامگذاری کرده ایم. (توجه داشته باشید که در مقاله خطاب به خوانندگانی که درگیر هستند کار پرسنل، ما اسناد دستمزد را بررسی نمی کنیم. این موضوعی برای گفتگو با حسابداران است). با این حال، علاوه بر آنها، هر افسر پرسنلی باید قادر به ترسیم باشد

گواهی سفر - فرم T-10؛
تکلیف رسمی - فرم T-10a؛
یادداشت-محاسبه در مورد اعطای مرخصی به کارمند - فرم T-60 ( مقابل);
یادداشت تسویه حساب پس از خاتمه (فسخ) قرارداد کار با یک کارمند (اخراج) - فرم T-61 (سمت جلو).
عمل پذیرش کار انجام شده تحت یک قرارداد کاری منعقد شده برای مدت یک کار خاص - فرم T-73 (این نوع قرارداد کار با مدت معین بسیار نادر است، بنابراین حتی افسران پرسنل باتجربه با چندین سال سابقه کار اغلب انجام نمی دهند. باید با فرم T-73 سر و کار داشته باشید).

ثبت اسناد

امروزه سه راه برای ثبت نام وجود دارد:

ساده ترین - در مجلات؛
پیشرفته تر - با استفاده از شاخص کارت؛
و پیشرفته ترین، راحت ترین، سریع - با کمک برنامه های کامپیوتری مناسب.

منشی ها مختارند در هر مورد خاص مناسب ترین روش را برای ثبت اسناد مربوط به فعالیت های اصلی شرکت انتخاب کنند. اما ثبت اسناد پرسنلی فقط با استفاده از مجلات قابل انجام است. در صورت اختلاف کاری، دادگاه یا بازرسی کار دولتی ممکن است ثبت نام رایانه ای را تشخیص ندهد. اما باید ثابت کرد که این یا آن سند واقعاً در روزی که در شرط "تاریخ" ذکر شده است ایجاد شده است! نتیجه پرونده به این بستگی دارد.

بنابراین، یک سازمان باید چه نوع لاگ اسناد منابع انسانی داشته باشد:

مجله ای برای ثبت قراردادهای کاری (که می تواند به عنوان سفارش ثبت شود - در طول سال تقویمی، از سال جدید، شروع شماره گذاری مجدد. یا می توانید این کار را به همان روشی انجام دهید که مثلاً جداول پرسنل ثبت شده است - برای کل دوره فعالیت سازمان یعنی از اولین قرارداد کاری که یک بار با اولین کارمند منعقد می شود و تا آخرین دوره که ظاهراً کمی قبل از انحلال شرکت روزی منعقد می شود.
ثبت نام کارت های شخصی (T-2)؛
گزارشی از پرونده های شخصی کارمندان (در صورت نگهداری)؛
سیاهههای مربوط به سفارش (تعداد سیاههها بسته به اندازه تعیین می شود جریان اسناد پرسنلی. تمام سفارشات پرسنل را می توان در یک یا چند مجله ثبت کرد - تا جایی که برای ثبت نام انواع متفاوتسفارشات قابل استفاده است مجلات مختلف);
گزارش اعمال (در مورد امتناع از آشنایی با اسناد، در مورد غیبت، در مورد نقض مقررات داخلی کار و غیره).
کتابی که حرکت کتاب‌های کار و درج‌هایی را برای آن‌ها ثبت می‌کند (مانند دفترچه‌های کار در گاوصندوق ذخیره می‌شود).

به صورت اختیاری (اما این از نظر اثبات بسیار مفید است)، گزارش‌ها برای ثبت اظهارات کارکنان، گزارش‌ها و یادداشت های توضیحیمربوط به کار پرسنل

برای ثبت به دفاتر حسابداری نیاز است:

اضافه کاری؛
استفاده شده و روزهای استفاده نشدهمرخصی استحقاقی سالانه
مرخصی ارائه شده به کارکنان و غیره

کارت اخطار

در بسیاری از موارد، قانون کار ایجاب می کند که به موقع در مورد وقوع برخی رویدادها به کارکنان هشدار داده شود. بنابراین، نگهداری یک فایل هشدارها (کاغذ یا.) بسیار مفید است در قالب الکترونیکی) در مورد این رویدادها:

پایان دوره آزمون (اخراج کارمندانی که در آزمون مردود می شوند فقط در صورتی امکان پذیر است که در این مورد به صورت کتبی به آنها اخطار داده شده باشد و دلایل آن حداقل سه روز قبل ذکر شود - ماده 71 قانون کار فدراسیون روسیه).
انقضای قرارداد کار (همچنین لازم است حداقل سه روز قبل از اخراج به کارمند کتباً هشدار داده شود - ماده 79 قانون کار فدراسیون روسیه).
تعطیلات با حقوق سالانه (کارمند باید از زمان شروع تعطیلات حداکثر دو هفته قبل از شروع آن مطلع شود - ماده 123 قانون کار فدراسیون روسیه).
علاوه بر این، می توانید برای راحتی کار در مورد هر رویداد دیگری (تولد کارمند و غیره) "یادآوری" ایجاد کنید.

وظیفه اصلی اسناد پرسنلی است ثبت قانونیو تحکیم روابط کار بین کارفرما و کارمند.

هر شخص حقوقی، صرف نظر از شکل سازمانی و قانونی، در مرحله اجرا فعالیت اقتصادیموظف است برای ثبت، نگهداری و حفظ اسناد پرسنلی کار کند. الزامات نگهداری اسناد پرسنل توسط قانون کار فعلی پیش بینی شده است. ترکیب اسناد پرسنل بستگی به تغییر مقررات در حوزه کار، به ویژه، قوانین وزارت کار و حمایت اجتماعی دارد.

در اکثر سازمان ها به ایجاد اسناد پرسنلی اهمیت جدی داده نمی شود، در نتیجه جریان اسناد پرسنلی با نقض قابل توجه الزامات تعیین شده انجام می شود.

برای مرجع:اسناد منابع انسانی مجموعه ای از اسناد است که تنظیم کار و روابط مرتبط بین کارفرما و کارمند در سازمان را تضمین می کند.

توصیه می شود کل سیستم اسناد پرسنل را به 2 بلوک بزرگ تقسیم کنید: اسناد پرسنلی اجباری که در دسترس بودن آنها توسط قانون کار پیش بینی شده است و اسناد پرسنلی اختیاری.

مقررات داخلی کار

هر سازمان باید مقررات داخلی کار (از این پس ILR نامیده می شود) تدوین کند. آنها به دستور کارفرما و با در نظر گرفتن نظر هیئت نمایندگی (اتحادیه کارگری - در صورت وجود) تأیید می شوند (ماده 54، 194 قانون کار جمهوری بلاروس (از این پس به عنوان قانون کار نامیده می شود). ).

برای مرجع: PVTR یک قانون قانونی نظارتی محلی یک سازمان است که روند استخدام و اخراج کارکنان، حقوق اساسی، وظایف و مسئولیت های طرفین قرارداد کار، ساعات کار، دوره های استراحت، مشوق ها و مجازات های اعمال شده برای کارکنان را تنظیم می کند. به عنوان سایر موضوعات تنظیم روابط کار در سازمان.

میز پرسنل

تهیه و تصویب جدول کارکنان مقدم بر انتخاب کارگران برای سازمان است، زیرا این سند سطح کارکنان و همچنین لیستی از موقعیت ها و مشاغل را تعیین می کند (که بسته به جهت فعالیت های سازمان تعیین می شود). حقوق رسمی، کمک هزینه و صندوق تشکیل می شود دستمزد. جدول کارکنان شامل فهرستی از واحدهای ساختاری است. به دستور کارفرما یا شخص مجاز او تایید می شود.

این سند به شما امکان می دهد تعداد موجود را تعیین کنید این لحظهجای خالی برای استخدام توجه داشته باشید که در صورت اخراج یکی از کارکنان به دلیل کاهش نیرو (بند 1 ماده 42 قانون کار) کارفرما با مراجعه به جدول کارکنان می تواند قانونی بودن اخراج را در دادگاه اثبات کند. کارمند و عدم امکان استخدام مجدد وی.

قرارداد کار (قرارداد)

قرارداد کار به صورت کتبی منعقد و به امضای کارمند و کارفرما می رسد (ماده 18 و 25 قانون کار). مانند شرایط اجباری V قرارداد استخدامشرایط کار و پرداخت آنها نشان داده شده است که بر اساس قوانین قانونی نظارتی فعلی با توافق بین کارمند و کارفرما ایجاد می شود.

سفارش (دستورالعمل) استخدام

استخدام با دستور (دستورالعمل) کارفرما در مورد استخدام بر اساس قرارداد کار منعقد شده (ماده 24، 54 قانون کار) رسمیت می یابد. به عبارت دیگر، تا زمان صدور دستور، باید قرارداد کار با کارمند منعقد شود. محتوای دستور (دستورالعمل) کارفرما باید با شرایط قرارداد کار منعقد شده مطابقت داشته باشد. دستور (دستورالعمل) استخدام در مقابل امضا به کارمند اعلام می شود. در صورت درخواست کارمند، کارفرما موظف است یک نسخه تأیید شده از دستور (دستورالعمل) مشخص شده (ماده 51 قانون کار) را در اختیار وی قرار دهد.

هنگام استخدام، مطمئن شوید که کارمند را با PVTR در حال اجرا در سازمان، سایر اقدامات قانونی نظارتی محلی مربوط به عملکرد کار کارمند و قرارداد جمعی (ماده 54 قانون کار) آشنا کنید.

اگر یک کارمند برای یک موقعیت رهبری استخدام شود، به عنوان مثال، مدیر، رئیس منابع انسانی یا حسابدار ارشد، آنگاه این دستور به اطلاع کلیه بخش های ساختاری کارفرما می رسد.

این دستور مبنایی برای ارائه محل کار به کارمند، واگذاری اموال لازم کارفرما به او، آشنایی او با اسناد داخلی است. مکاتبات تجاریو غیره. پیش نویس حکم کار همزمان با قرارداد کار تهیه می شود.

ماندگاری سفارشات برای پرسنل (به استثنای دستورات مربوط به اعطای مرخصی و اعزام کارمندان (به استثنای سفرهای کاری به خارج از کشور) - آنها به مدت 3 سال ذخیره می شوند) و کارت های شخصی 75 سال است.

دفترچه کار کارمند

دفترچه کار سند اصلی در مورد فعالیت کاری و طول خدمت کارمند است (ماده 50 قانون کار). دفترچه کار باید هنگام ورود به کار توسط کارمند ارائه شود. استثنا زمانی است که کارمندی برای اولین بار شغلی پیدا می کند یا قرار است قرارداد کاری با او به صورت پاره وقت منعقد شود. کارفرما موظف است برای هر یک از کارکنانی که بیش از 5 روز در سازمان مشغول به کار شده اند، دفترچه کار را نگهداری کند.

دفترچه کار برای اولین بار توسط یکی از مقامات کارفرما با حضور کارمند پر می شود. روش پر کردن، نگهداری و ذخیره دفترچه های کار در دستورالعمل نحوه نگهداری دفترچه های کار کارکنان، مصوب قطعنامه وزارت کار جمهوری بلاروس مورخ 03/09/1998 شماره 30 تعریف شده است. درج هایی که در دفتر کار در آخرین محل کار انجام می شود با امضای مدیر یا مسئول کارفرما و سازمان های مهر تایید می شود. ورودی ها پس از صدور دستور (در صورت اخراج - در روز اخراج) انجام می شود. آنها باید مطابق با دستور انجام شوند.

پس از اخراج یک کارمند، تمام مطالب مربوط به کار، جوایز در طول دوره استخدام وارد دفترچه کار می شود. این شرکتبا امضای رهبر و مهر آن تصدیق شده است.

کتاب حسابداری دفتر کار و درج در آنها

هنگام دریافت دفترچه کار در رابطه با اخراج، کارمند باید امضای خود را در دفترچه سوابق دفتر کار و درج در آنها و همچنین در کارت فرم T-2 قرار دهد (فرم توسط سازمان به طور مستقل تهیه شده است). دفترچه حسابداری باید دارای شماره، مهر و موم با امضا و مهر کارفرما باشد.

توافق کامل مسئولیت مالی

در میان اسنادی که باید توسط کارفرما تنظیم شود، باید به توافقات مربوط به مسئولیت مالی کامل و همچنین مسئولیت مالی جمعی (تیم) توجه شود (مواد 405، 406 قانون کار). آنها باید با کارمندی منعقد شوند که به سن 18 سالگی رسیده است، در صورت انتقال اشیاء قیمتی به او برای نگهداری، پردازش، فروش (تعطیلات)، حمل و نقل یا استفاده در فرآیند تولید.

یک توافق نامه استاندارد در مورد مسئولیت مالی کامل توسط قطعنامه شورای وزیران جمهوری بلاروس مورخ 26 مه 2000 شماره 764 «در مورد تأیید فهرست تقریبی موقعیت ها و کارهای جایگزین یا انجام شده توسط کارمندانی که کارفرما می تواند با آنها انجام شود تصویب شد. قراردادهای کتبی در مورد بدهی مالی کامل فردی، و یک توافق نامه نمونه در مورد بدهی مادی کامل فردی منعقد کنید.

مسائل مربوط به مسئولیت جمعی (تیم) توسط فرمان وزارت کار جمهوری بلاروس مورخ 14 آوریل 2000 شماره 54 "در مورد تصویب مقررات مربوط به مسئولیت مالی جمعی (تیم)، فهرست تقریبی کارها تنظیم می شود. عملکردی که ممکن است مسئولیت مالی جمعی (تیم) معرفی شود، یک توافقنامه نمونه در مورد مسئولیت مالی گروه مسئولیت جمعی (تیم)".

برنامه تعطیلات

کارفرما موظف است برنامه تعطیلات را تنظیم کند (ماده 168 قانون کار). بر اساس آن ترتیب اعطای مرخصی استحقاقی تعیین می شود. برنامه مرخصی با در نظر گرفتن نظر هیئت منتخب صنفی سازمان (در صورت وجود) حداکثر تا 5 ژانویه توسط کارفرما تأیید می شود. زمان شروع مرخصی باید حداکثر 2 هفته قبل از شروع آن (ماده 169 قانون کار) کتباً به کارمند اطلاع داده شود.

هنگام تنظیم یک برنامه، لازم است از رعایت الزامات قانونی در مورد دسته خاصی از کارمندان که حق دارند در زمان مناسب برای آنها یا در یک زمان خاص (به عنوان مثال، کارمندان زیر 18 سال، جانبازان عملیات جنگی و جنگی در قلمرو ایالت های دیگر و غیره). علاوه بر این، به افرادی که به صورت پاره وقت کار می کنند، همزمان با مرخصی برای شغل اصلی خود مرخصی اعطا می شود.

مقررات مربوط به حقوق و دستمزد

پیاده سازی در سازمان سیستم موثرپرداخت و استانداردسازی نیروی کار، با در نظر گرفتن ویژگی های آن، امکان استفاده منطقی تر از منابع انسانی و پذیرش را فراهم می کند. راه حل های بهینهدر یک محیط تولید خاص اصلی سند داخلیتنظیم سیستم پاداش کارکنان مورد استفاده در سازمان، آیین نامه حقوق و دستمزد است. محتوا و ساختار این آیین نامه به شرایط بسیاری بستگی دارد که صلاحیت کارفرما را در توسعه شرایط پرداخت تعیین می کند. در عمل، محتوای این اسناد کاملاً فردی است.

مقررات مربوط به پاداش

جوایز به عنوان پرداخت مبالغی به کارمندان مازاد بر درآمد اصلی آنها به منظور ایجاد انگیزه در نظر گرفته می شود. به موفقیت هایی دست یافتروی کار و تحریک رشد بیشتر آنها. سیستم پاداش پاداش شامل پرداخت پاداش به حلقه خاصی از افراد بر اساس است شرایط ایجاد شدهپاداش ها

آیین نامه پاداش (ماده 63 قانون کار) به دستور کارفرما تصویب می شود. نشان دهنده دایره افرادی است که باید پاداش داده شوند، شاخص ها و شرایط پاداش ها، اندازه پاداش ها (محدود یا خاص برای هر حرفه، موقعیت). بر اساس این آیین نامه، کارکنان در صورت احراز شاخص ها و شرایط پاداش، حق مطالبه پرداخت پاداش را دارند و کارفرما مکلف به پرداخت این مبلغ است. مقررات مربوط به پاداش ها بر اساس دسته های کارمندان تنظیم می شود.

برگه های زمان

برگه های زمان ثبت می شود زمان کاریهر کارمند به مدت یک ماه و هنگام کار با زمانبندی انعطافپذیرکار - حسابداری خلاصه زمان کار. برگه زمانی معمولاً شامل شماره پرسنل هر کارمند، نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی و اطلاعات مربوط به ساعات کار برای هر روز از ماه است. توسط یک وقت نگهدار یا شخص مسئول جدول زمانی که به دستور مدیر تعیین می شود نگهداری می شود و برای کنترل پرسنل و پاداش در بخش حسابداری شرکت خدمت می کند.

شرح شغل

یک مرحله مهم در تشکیل اسناد پرسنلی برای یک شخص حقوقی، تهیه شرح شغل برای کارکنان است (ماده 194 قانون کار).

برای مرجع:شرح شغل - سندی است که فعالیت های هر موقعیت را تنظیم می کند و شامل الزامات کارمندی است که این موقعیت را دارد. شرح وظایف به تایید رئیس سازمان می رسد و در مقابل امضا به کارمند ابلاغ می شود.

تدوین شرح وظایف بسیار مهم است زیرا به وضوح مسئولیت های کارمند را مشخص می کند. الزام به تنظیم شرح شغل در واقع فقط برای کارکنان دارای موقعیت ایجاد می شود. هیچ پیش بینی ای برای تنظیم شرح وظایف کارگران وجود ندارد.

با این حال، همانطور که عمل نشان داده است، داشتن دستورالعمل های کاری برای مشاغل مختلف کارگران، به ویژه در صورت امکان، اضافی نخواهد بود. دعوی قضاییبا کارگران فعال و اخراج شده

شرح شغل به شما این امکان را می دهد که قرارداد کار را به دلیل عدم کفایت کارمند برای موقعیت شغلی فسخ کنید. به عنوان مبنایی برای صدور گواهینامه کارکنان خدمت می کند. کمک به جلوگیری از تکرار مسئولیت ها بین کارکنان با موقعیت های مشابه؛ به شما اجازه می دهد قانونی بودن را در دادگاه اثبات کنید اقدام انضباطیدر رابطه با عدم انجام کار به کارمند تحمیل می شود وظایف شغلی. بنابراین، کارفرما می تواند به سوال دادگاه پاسخ دهد: "در هنگام اخراج کارمند چه چیزی را راهنمایی کردید و به این نتیجه رسیدید که او وظایف خود را نادرست انجام داده است؟"

کسب و کار خصوصی

پرونده شخصی یک کارمند مجموعه ای از اسناد است که حاوی اطلاعاتی در مورد کارمند و فعالیت های کاری او است. پرونده شخصی پس از صدور حکم استخدام تشکیل می شود و شامل: برگه شخصی برای سوابق پرسنل. زندگی نامه؛ کپی مدارک تحصیلی؛ خصوصیات یا توصیهنامهها(در صورت لزوم)؛ درخواست برای شغل؛ قرارداد استخدام؛ کپی حکم استخدامی و غیره

روش کار با پرونده های شخصی با استانداردهای عمومی تنظیم نمی شود و بنابراین سازمان ها مسائل تشکیل و مدیریت خود را به روش های مختلف حل می کنند. به عنوان یک قاعده، امور شخصی انجام می شود مدیران اجرایی، متخصصان، افراد مسئول مالی و غیره.

در ابتدا، اسنادی که فرآیند استخدام را رسمی می کند در یک پرونده شخصی و متعاقباً تمام اسناد اصلی که در طول زندگی کاری کارمند در سازمان ایجاد می شود، گروه بندی می شوند.

بخش منابع انسانی فایل های شخصی فقط کارمندان شاغل را ذخیره می کند. پرونده های شخصی کارکنان اخراج شده باید به انبار بایگانی منتقل شود و به مدت 75 سال ذخیره شود. یک موجودی داخلی برای اسناد پرونده شخصی تهیه می شود.

ثبت سوابق شخصی

امور شخصی در مجله امور شخصی که سند اصلی حسابداری است ثبت می شود.

کارت شخصی کارمند

هر ورودی که بر اساس یک سفارش (دستورالعمل) در دفتر کار (درج) انجام می شود، کارمند خدمات پرسنلی موظف است صاحب این کتاب را با امضا در فرم کارت شخصی T-2 آشنا کند. کارت شخصی کارمند ورودی های انجام شده در دفتر کار کارمند را کپی می کند و همچنین حاوی سایر اطلاعات شخصی کارمند است، به عنوان مثال. اطلاعات مربوط به یک کارمند خاص که برای کارفرما در رابطه با روابط کاری ضروری است و باید ثبت شود.

مقررات در واحد ساختاری

مقررات مربوط به یک واحد ساختاری، جایگاه واحد را در ساختار شرکت، ساختار واحد، وظایفی که انجام می دهد، تعامل با سایر بخش های شرکت و سازمان های خارجی، حقوق و مسئولیت های مقامات بخش. حضور آن برای سازمان اجباری نیست.

همانطور که تمرین نشان می دهد، فقدان اسناد پرسنلی در یک سازمان با خطرات زیر همراه است:

نتیجه بررسی انطباق با قانون کار در یک سازمان توسط مقامات کنترل و نظارت، اعمال جریمه اداری (ماده 9.19 قانون جمهوری بلاروس در مورد تخلفات اداری) هم برای کارفرما و هم برای مقامات آن و همچنین صدور دستور الزام آور برای رفع تخلفات؛

غیبت مدارک لازمبا تنظیم واضح روابط بین کارمند و کارفرما، زمینه درگیری احتمالی با کارکنان و در نتیجه شکایت به بازرسی کار یا دادگاه را فراهم می کند.

به نوبه خود، هنگام تنظیم جریان اسناد منابع انسانی بهینه، می توانید به طور موثر چندین مشکل موازی را همزمان حل کنید:

اقدامات برای سازماندهی مناسب جریان اسناد پرسنل تضمین نتیجه مثبت در بازرسی توسط مقامات کنترل و نظارت دولتی و گامی در جهت ایجاد تصویر سازمان است.

از این طریق می توان رویه های پرسنلی موجود در سازمان (استخدام و اخراج کارمند، اعمال مجازات انضباطی، مسئولیت مالی کارمند و ...) را رسمیت داد.

معرفی اسناد پرسنلی با تنظیم واضح آنچه که هر کارمند باید دقیقاً انجام دهد (مثلاً در شرح وظایف) و وظایف سازمان، دستیابی به "تعادل منافع" سازمان و کارکنان آن را ممکن می سازد.

ناتالیا ولادیکو، وکیل

برای هر کارمند مهم است که شواهد مستندی از فعالیت کاری خود در شرکت داشته باشد. اول از همه، می تواند به تأیید طول خدمت کمک کند. هرچه بالاتر باشد، پرداخت مرخصی استعلاجی بالاتر است و در آینده - میزان مستمری. لیست اسناد پرسنل اجباری که هنگام انعقاد یک رابطه کاری تهیه می شود به شرح زیر است:

قرارداد استخدام. برای اطلاعات در مورد تنظیم قرارداد، به مطالب مراجعه کنید.
سابقه اشتغال ما در مورد قوانین پر کردن در مقاله نوشتیم.
کتاب پزشکی. اگر کار کارمند شامل شرایط کاری مضر یا خطرناک باشد، ضروری است. با دنبال کردن پیوندها با آن آشنا خواهید شد.
اسناد آموزشی برای تعیین اینکه آیا تحصیلات کارمند آینده مطابق با الزامات است یا خیر. همچنین از شما دعوت می کنیم مطالب مربوط به نحوه واریز را مطالعه کنید.
مطابق فرم T-1؛
کارت شخصی کارمند (فرم T-2). فرم این فرم را می توانید در مقاله ما پیدا کنید.

فراموش نکنید که هر کارمند جدید باید با امضای خود آشنا شده و به موقع آموزش داده شود!

مدارک در طول فرآیند کار

در طول دوره استخدام، یک کارمند ممکن است به یک موقعیت جدید منتقل شود. در این مورد، اوراق زیر تنظیم می شود:

دستوری که بر اساس آن کارمند منتقل می شود (فرم T-5). می توانید ببینید که نمونه ای از پر کردن این فرم چگونه است.
توافق اضافی به عنوان مثال، چه زمانی یا .

برای آزاد کردن کارمند در تعطیلات، کارفرما دستور اعطای مرخصی را صادر می کند که در فرم T-6 تهیه شده است. نحوه پر کردن آن را در مقاله بیابید. همچنین از شما دعوت می کنیم تا اطلاعات مربوط به نحوه درخواست را مطالعه کنید.

مدارک پس از اخراج

برای مستنداتبرای فسخ قرارداد کار، مدارک زیر مورد نیاز است:

نامه استعفا (اگر کارمند تصمیم گرفت به ابتکار خود شرکت را ترک کند). ، در متن ما بخوانید;
قرارداد جدایی از شما دعوت می کنیم تا با و همچنین فسخ قرارداد آشنا شوید.
دستور اخراج به شکل T-8 یا T-8a (در صورت فسخ قرارداد با چندین کارمند) تنظیم شده است. شما می توانید در مورد قوانین پر کردن از مواد یاد بگیرید.

اعمال محلی

هر شرکتی می تواند مقررات محلی خود را اتخاذ کند که نباید با قوانین فدراسیون روسیه مغایرت داشته باشد. هدف از چنین اسنادی بهبود شرایط کاری و افزایش سطح نظم و انضباط در شرکت است. عدم وجود اعمال محلی و همچنین عدم وجود آنها طراحی صحیحممکن است منجر به عواقب نامطلوب برای کارفرما شود. چه مدارک اجباری پرسنلی باید در سازمان تهیه شود:

جدول پرسنل (فرم T-3). جزئیات بیشتر در مقاله “;
، که بر اساس آن بر تعداد ساعات کار و محاسبه حقوق نظارت می شود (فرم های T-12 و T-13) و غیره.

این اسناد اجباری باید توسط مدیریت پذیرفته شود سازمان های بزرگاز آنجایی که آنها پایه و اساس روابط کار را می گذارند.

شرکت‌های خرد می‌توانند سوابق پرسنل ساده‌شده را تهیه کنند. آنها مجاز به استفاده از قرارداد کار استاندارد هستند.

مسئولیت نگهداری نادرست اسناد پرسنل

تهیه صحیح و به موقع مدارک پرسنلی بر عهده کارفرما می باشد. اگر مدارک اجباری پرسنل به درستی تکمیل نشود، ممکن است او پاسخگو باشد.

روش های مجازات زیر مربوط به کار اداری در بخش پرسنل قابل تشخیص است:

مجازات های انضباطی پیش بینی شده است هنر 193 قانون کار فدراسیون روسیهحداکثر اقدامی که برای آن اخراج است.
مطابق با مفاد قانون جرائم اداری فدراسیون روسیه - هنجارهای مسئولیت اداری برای فقدان اسناد در هنر منعکس شده است. 5.27، 5.27.1 قانون تخلفات اداری.

بعلاوه:

هنر 13.20 قانون تخلفات اداری 300-500 روبل مجازات می کند. مقامات به دلیل نقض قوانین نگهداری اسناد؛
هنر 5.39 جریمه 1000-3000 روبل را اعمال می کند. علیه افراد مسئول به دلیل عدم ارائه اطلاعات درخواستی سوابق پرسنلیبه یک کارمند، به عنوان مثال، به دلیل امتناع از صدور یک کپی از دفتر کار.

مطابق با قانون جنایی فدراسیون روسیه:

هنر 137 قانون جزایی فدراسیون روسیه مجازاتی را در قالب جریمه تا 350000 روبل پیش بینی می کند. یا کار اصلاحی برای انتشار اطلاعات شخصی در مورد یک کارمند؛
هنر 183 قانون جزایی فدراسیون روسیه اقداماتی را در صورت افشای اسرار تجاری اعمال می کند.

نظر خود را در مورد مقاله بیان کنید یا برای دریافت پاسخ از کارشناسان سوال بپرسید

کار بخش منابع انسانی در درجه اول با تهیه تعداد قابل توجهی از اسناد مرتبط است. قانون مقرر می دارد که کلیه اسناد باید برای مدت معینی در سازمان نگهداری شود و سپس برای نگهداری به بایگانی منتقل شود. لیست واحدی از اسنادی که باید در بخش پرسنل نگهداری شوند، قوانین قانونی نظارتی مختلفی را تعیین نکرده اند گونه های منفردمدارک مورد نیاز برای سوابق پرسنلی اکثر لیست کاملمورد نیاز می توانید در فهرست اسناد مدیریت استاندارد تولید شده در فعالیت های سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی، مصوب 10/06/2000 Rosarkhiv (در تاریخ 10/27/2003 اصلاح شده) را مشاهده کنید.

تمام اسناد را می توان به چندین گروه تقسیم کرد که هنگام انجام سوابق پرسنل توصیه می کنیم:

1. مقررات محلی:

	قرارداد جمعی(در صورت توافق بین کارمند و کارفرما). ترتیب نتیجه گیری و اصلاح، و همچنین محتوا، ساختار قرارداد جمعیو سایر شرایط عملکرد آن توسط Ch. 7 قانون کار فدراسیون روسیه.
	مقررات داخلی کار و سایر مقررات محلی(مقررات نحوه گذراندن دوره آزمایشی، صدور گواهینامه، انجام آموزش و غیره). این اسناد در هنر مشخص شده است. 8 قانون کار فدراسیون روسیه. کارفرما موظف است قبل از امضای قرارداد کار هنگام استخدام کارمند را با آنها آشنا کند (ماده 68 قانون کار فدراسیون روسیه).
	شرح شغل. قانون کار فدراسیون روسیه هیچ اشاره ای به این سند ندارد، با این حال، روسترود در نامه مورخ 31 اکتبر 2007 N 4412-6 "در مورد رویه ایجاد تغییرات در شرح وظایف کارمندان" نشان داد که این یک سند مهم است. ، که محتوای آن نه تنها عملکرد کار کارمند، دایره مسئولیت های شغلی، محدودیت های مسئولیت است، بلکه همچنین الزامات صلاحیتالزامات برای موقعیت این امر به ویژه هنگام استخدام در مؤسساتی که در آن مسابقه برای جایگزینی برگزار می شود بسیار مهم است. موقعیت خالی، از آنجایی که به شما امکان می دهد توجیه کنید که بر اساس چه معیارهایی اولویت به یکی از نامزدها داده شده است. همچنین شرح وظایف در حین صدور گواهینامه و در صورت نیاز به فسخ قرارداد کاری به دلیل نامطلوب بودن نتیجه آزمون، سند مهمی است.

2. اسناد سازمانی:

	مجله آشنایی با مقررات محلی. نیاز به اجرای آن از هنر ناشی می شود. 68 قانون کار فدراسیون روسیه، که وظیفه کارفرما را برای آشنایی کارکنان با مقررات محلی در برابر امضا تعیین می کند. در صورت عدم وجود چنین ژورنالی، تاییدیه آشنایی کارکنان با مقررات محلی، برگه گواهینامه ای خواهد بود که همراه با سند مربوطه حاوی نام، امضای کارمندان آشنا با آن و تاریخ آشنایی است.
	دفترچه یادداشت قراردادهای کاری. این مجله به سازماندهی اطلاعات در مورد جدید کمک می کند کارکنان استخدام شده. اگر تعداد کارکنان یک سازمان کم باشد، اطلاعات مربوط به قراردادهای کاری را می توان در فهرست سفارشات پرسنل فهرست شده در زیر وارد کرد. اگر پرسنل به اندازه کافی بزرگ هستند، توصیه می کنیم یک مجله جداگانه نگه دارید.
	دفترچه ثبت سفارشات پرسنل. نگهداری از این مجلهدیکته شده توسط نیاز به ثبت دقیق شماره سریال سفارشات پرسنل. با تعداد کمی از کارمندان، می توان برای همه سفارشات یک دفترچه نگه داشت تا حرکت پرسنل را ثبت کند، در غیر این صورت، می توان مجلات جداگانه ای را برای هر نوع سفارش نگهداری کرد.
	میز پرسنل. نشانه های این سند در هنر موجود است. هنر 15 و 57 قانون کار فدراسیون روسیه. جدول کارکنان برای رئیس مؤسسه مهم است، زیرا ساختار فعلی سازمان و همچنین حسابداری را ادغام می کند، زیرا حاوی اطلاعاتی در مورد دستمزد برای هر موقعیت در سازمان و صندوق دستمزد عمومی است.
	برنامه تعطیلات. نیاز به نگهداری آن توسط هنر دیکته شده است. 123 قانون کار فدراسیون روسیه. در صورت بازرسی توسط بازرسی کار، عدم وجود برنامه تعطیلات و جدول کارکنان ممکن است منجر به اعمال جریمه اداری مطابق با هنر شود. 5.27 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه.
	برگه زمان و محاسبه حقوق و دستمزد. در هنر. 91 قانون کار فدراسیون روسیه بیان می کند که کارفرما موظف است سوابق مربوط به زمان واقعی کار هر کارمند را نگه دارد.
	دفترچه رسید و هزینه حسابداری فرمهای دفتر کار و درج در آن، دفتر حسابداری حرکت دفتر کار و درج در آنها. فرم های کتاب توسط قطعنامه وزارت کار روسیه مورخ 10 اکتبر 2003 N 69 "در مورد تصویب دستورالعمل پر کردن کتاب های کار" (از این پس به عنوان قطعنامه N 69 شناخته می شود) تأیید شده است. بخش مستلزم انجام آنهاست. VI فرمان دولت فدراسیون روسیه در تاریخ 16 آوریل 2003 N 225 "در مورد کتابهای کار" (از این پس به عنوان فرمان N 225 نامیده می شود). داشتن دفتر حسابداری برای جابجایی دفاتر کار و درج در آنها هنگام اجازه الزامی است مسائل بحث بر انگیزمربوط به تاریخ اخراج و صدور دفترچه کار در آخرین روز کار مطابق ماده. 84.1 قانون کار فدراسیون روسیه.
	دفترچه ثبت نام برای کارکنان ترک سفرهای تجاریاز سازمان فرستنده و دفترچه ثبت نام کارکنانی که به سازمانی که به آن اعزام شده اند رسیده اند. فرم های این سیاهه ها به دستور وزارت بهداشت و توسعه اجتماعی روسیه مورخ 11 سپتامبر 2009 N 739n "در مورد تصویب رویه و فرم های ضبط کارمندان در سفرهای کاری از سازمان فرستنده و ورود به سازمان تنظیم شده است. که به آنجا فرستاده می شوند.»

3. مدارک سوابق پرسنلی و ثبت روابط کار:

	قراردادهای کاری. بخش سوم قانون کار فدراسیون روسیه شامل قوانینی برای انعقاد، اصلاح و خاتمه قرارداد کار است. هنر 67 قانون کار فدراسیون روسیه اجباری را تعیین می کند به صورت مکتوبقرارداد استخدام. در صورت عدم وجود چنین قرارداد کاری منعقد تلقی می شود که کارمند با آگاهی یا از طرف کارفرما یا نماینده وی شروع به کار کرده باشد.
	سفارشات برای پرسنل(در مورد استخدام، انتقال، اخراج کارکنان، اعطای مرخصی و غیره). این اشکال یکپارچه اولیه اسناد حسابداریتوسط قطعنامه شماره 1 ایجاد شده است و برای سازمانها، صرف نظر از شکل مالکیت آنها، اعمال می شود که در قلمرو فدراسیون روسیه، از جمله بودجه، فعالیت می کنند.
	اسناد سفر کاری( ماموریت رسمی، سفارش، گواهی سفر).
	فرم کارت شخصی N T-2. این سند برای هر کارمندی که با آنها قرارداد کار منعقد شده است لازم است تکمیل شود. کارت شخصی توسط کارمند بخش منابع انسانی بر اساس مدارک ارائه شده توسط کارمند پر می شود.
	سوابق کاری. نیاز به نگهداری آنها توسط هنر ایجاد شده است. 66 قانون کار فدراسیون روسیه. به ویژه گفته می شود که کارفرما برای هر کارمندی که بیش از پنج روز برای او کار کرده است، دفترچه های کار را نگه می دارد، در صورتی که کار این کارفرما برای کارمند اصلی باشد. نحوه پرکردن دفترچه کار با مصوبات شماره 69 و 225 تعیین شده است.
	اسناد دیگر(درخواست، گواهی، یادداشت، تخلفات انضباطی، تبصره های توضیحی).

سوتلانا دومکینا، مدیر بخش مدیریت منابع انسانی

پس از تبدیل شدن به یک کارآفرین خصوصی ، هر کارفرما موظف است روابط کاری را با کارمندان حفظ کند که در اسناد پرسنلی منعکس شده است. تمام این اسناد باید به طور کامل توسط شخص حقوقی نگهداری شود. اینکه چه اسنادی به پرسنل مربوط می شود در این مقاله به تفصیل مورد بحث قرار خواهد گرفت.

هدف اصلی اسناد پرسنلی تضمین شفافیت روابط کار است. با توجه به این هدف، اسناد پرسنلی موجود توسط یک شخص حقوقی (LLC، CJSC، و غیره) تابع قوانین خاصی است که رعایت آنها نظم و ثبات را تضمین می کند. با کمک آن، مدیریت شرکت برای مدیریت پرسنل آسان تر است. به لطف این اسناد، تنظیم دقیق تری از لیست مسئولیت ها و حقوق تضمین می شود که به طور کامل تمام الزامات طرف های علاقه مند به روابط کار را برآورده می کند.

بنابراین، اجرای صحیح و نگهداری اسناد پرسنلی به یک کارآفرین خصوصی این امکان را می دهد که از نظر جنبه حقوقی موضوع، به اندازه کافی با همه کارکنان خود ارتباط برقرار کند و همچنین از خطرات در هنگام حل و فصل مواردی اجتناب کند. اختلافات کارگری. فراموش نکنید که این اسناد است که مورد توجه کارمندان مقامات مختلف نظارتی است. اینها شامل وزارت امور داخلی، صندوق بازنشستگی, بازرسی کار اداره مالیاتو غیره.

در حال حاضر، تعیین لیست کاملی از اسناد پرسنلی مورد نیاز برای یک شخص حقوقی (چه LLC، CJSC و غیره) می تواند دشوار باشد. فهرست نهایی این نوع اسناد توسط تعدادی از عوامل تعیین می شود که عبارتند از:

حوزه فعالیت شخص حقوقی؛
لیست شرایط کار؛
منطقه؛
خواسته های شخصی کارفرما

با این حال، با وجود این، لیست خاصی از مدارک وجود دارد که اجباری هستند و بدون توجه به شرایط فوق باید وجود داشته باشند.

لیست اجباری اسناد پرسنلی شامل:

اسناد پرسنلی؛
کتاب ها و مجلات حسابداری؛
آئین نامه؛
اسناد اداری

بیایید نگاهی دقیق تر به هر یک از آنها بیندازیم.

توسط پرسنل

این گروه از اسناد در نتیجه اجرا تنظیم می شود بخش منابع انسانیمسئولیت های مستقیم آنها چنین اسنادی ارتباط خاصی با یک کارمند خاص دارد و بنابراین تمام مشخصات موقعیت، حرفه، نتایج کار، شرایط استخدام و غیره را منعکس می کند.

اسناد اداری؛
اسنادی که فعالیت کاری یک کارمند خاص را تأیید می کند.
مکاتبات داخلی و رسمی؛
اسناد تسویه حساب و اطلاعات؛
کتب یا مجلات حسابداری و ثبت اسناد.

علاوه بر این، تمام اسناد طبقه بندی شده در هر یک از گروه های فوق دارای مشخصات خاصی هستند. آنها برای اهداف خاصی در نظر گرفته شده اند و بنابراین به روش های مختلف طراحی، اجرا و تایید می شوند.

همه آنها منعکس کننده تجربه کاری کارمند تا حد امکان دقیق هستند. این شرایط بسیار مهم است، زیرا هر نوع سابقه خدمت در محاسبه مستمری آینده در نظر گرفته می شود. تامین دولتیکارمند، و همچنین هنگام تخصیص پرداخت هایی که برای ناتوانی محدود در حین حفظ شغل صادر می شود. آنها همچنین برای وارد کردن اطلاعات مربوط به کار پاره وقت استفاده می شوند.

اسناد تسویه حساب و اطلاعات، که حاوی اطلاعات حسابداری در مورد داده های فردی هر کارمند است، شامل موارد زیر است:

تمام اطلاعات مربوط به فعالیت کاری یک کارمند خاص در اینجا ثبت می شود. شکل آنها یکپارچه است.

اغلب، فهرست اجباری اسناد پرسنل مربوط به پرسنل شامل موارد زیر است:

قرارداد استخدام؛
کارکنان؛
قوانین تصویب شده برای مقررات داخلی کار؛
مقررات تدوین شده برای پاداش؛
دلایل سفارشات؛
اسناد ثبت نام نظامی؛
اسناد برنامه آموزشی (دیپلم، گواهینامه و غیره)؛
مدارک مورد نیاز صندوق بازنشستگی؛
دستورات به شکل یکپارچه و رایگان؛
برنامه تعطیلات؛
شرح شغل برای کارکنان اگر کارآفرین آنها را در قرارداد کاری منعقد شده قید نکرده باشد، بلکه فقط به یک شرح شغل خاص اشاره کرده باشد.
برنامه ای که شیفت کارمندان را نشان می دهد. در صورتی که فعالیت ماهیت شیفتی داشته باشد، الزامی است.
لیستی از موقعیت های ایجاد شده برای کارمندانی که ساعات کاری نامنظم دارند.
مقررات و تعهدات طراحی شده برای محافظت از داده های شخصی؛
یک توافقنامه در مورد مسئولیت جمعی فردی / مالی کامل - در صورتی که افراد شاغل از نظر مالی مسئول باشند لازم است.

در لیست اسناد پرسنلی مورد استفاده برای پرسنل مربوط به مشخصات فعالیت های عملیممکن است در بربگیرد:

استانداردهای کار؛
مدارک تأیید تکمیل معاینات پزشکی دوره ای / مقدماتی لازم؛
مقررات حاوی اطلاعات در مورد حفاظت از اسرار تجاری موجود؛
مقررات مربوط به تعیین پاداش، کمک هزینه و غیره.

فهرست فوق نهایی و جامع نیست، زیرا هنگام تشکیل روابط کار بین یک شخص حقوقی و کارکنان، ممکن است نیاز به تهیه انواع دیگر اسناد باشد.

مجلات و دفاتر حسابداری

یکی از اسناد مهم پرسنلی که توسط یک شخص حقوقی (به ویژه LLC) تهیه می شود، کتاب ها و مجلات برای کنترل و حسابداری است.

آنها باید در شرکت باشند تا سوابق کلیه اسناد پرسنل را نگه دارند: پرونده های شخصی، کارت های شناسایی، دفترچه های کار، سفارش های مختلف پرسنل و غیره.

فقط مدارکی که شماره خاصی به آن اختصاص داده شده و دارای علامت در تاریخ ثبت باشد صحیح تلقی می شود. تنها در این صورت است که آنها قدرت قانونی خواهند داشت. وجود، موجودیتمی تواند از آنها به عنوان استدلال در هنگام بروز اختلافات کارگری استفاده کند.

با استفاده از گزارش ثبت نام، بخش منابع انسانی سوابق گروه های اسناد زیر را نگه می دارد:

فرم نگهداری کتب و مجلات مورد تایید مراجع رسمی است. اگرچه ممکن است یک سازمان به طور مستقل یک فرم مناسب را توسعه دهد.

اقدامات نظارتی

نوع مهم دیگری از اسناد پرسنلی، که باید در هر سازمان خصوصی، مقررات هستند.

با توجه به فعلی قانون کارروسیه، فهرست اقدامات نظارتی محلی مورد نیاز برای اشخاص حقوقی شامل موارد زیر است:

این اقدامات جزو اولین مواردی است که توسط بازرسان ایمنی کار بررسی می شود. برخی از مقررات نیز ممکن است در فهرست اسناد برای دسته «پرسنل» گنجانده شود. این همه به ویژگی های عملکرد یک شرکت خاص بستگی دارد.

اسناد اداری

آخرین لیست، اما از نظر اهمیت، اسناد اداری هستند. اینها شامل هر گونه سفارش و همچنین سفارشات مدیر می شود. به لطف آنها، او می تواند از اختیارات خود با هدف اطمینان از عملکرد شرکت استفاده کند.

دو نوع سفارش وجود دارد:

بر اساس فعالیت های شرکت صادر شده است. این شامل دستورات صادر شده در مورد مسائل خاص تولید، روش اجرای گواهینامه ها، دستورالعمل های صادر شده در مورد کارهای اداری است.
برای پرسنل صادر شده است. این شامل احکام صادر شده در هنگام انتقال / استخدام / اخراج یک کارمند، مجازات های انضباطی / مشوق ها می شود.

نوع اول کار سازمان را به عنوان یک کل پوشش می دهد و دوم - حوزه ای که مستقیماً با خود سازمان مرتبط است. فعالیت کارگریکارمندان چنین اسنادی به شکل استاندارد و معمولی نگهداری می شوند که توسط قانون فعلی تأیید شده است.