A kötelező személyi nyilvántartási naplók listája. Személyi iratkezelés: személyi nyilvántartás

KÖTELEZŐ HELYI ELŐÍRÁSOK

Először is emlékezni kell arra, hogy a hatályos Munka Törvénykönyve Orosz Föderáció(a továbbiakban: az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve) megköveteli, hogy a szervezet hozzon létre számos helyi (azaz helyi) szabályozási dokumentumot.

A kötelező helyi előírások a következők:

  • Belső szabályok munkaügyi előírásokat(PVTR).
  • Szabályzat (vagy utasítás) a munkavállalók személyes adatainak védelméről.
  • Biztonsági utasítások.
  • Személyzeti asztal (egységes forma T-3).

Mindezek a dokumentumok mindaddig érvényesek, amíg újakkal nem helyettesítik.

  • A munka törvénykönyve 123. cikkének megfelelően a szabadságolási ütemtervet (egységes T-7 formanyomtatvány) évente, legkésőbb a naptári év kezdete előtt két héttel állítják össze, és mind a munkáltató, mind a munkavállaló számára kötelező dokumentum. (a kedvezményes alkalmazotti kategóriák kivételével) .
  • Műszaki beosztás szükséges azokban a szervezetekben, ahol műszakos munkát alkalmaznak.
  • A munkaügyi normákról és a termelési szabványokról szóló rendeleteket kell kidolgozni azokban a szervezetekben, amelyek a munkavállalók részére darabbéres fizetési formát alkalmaznak.

VÁLASZTHATÓ HELYI SZABÁLYZAT

A felsorolt ​​dokumentumokon kívül a szervezet saját belátása szerint további dokumentumokat is készíthet - opcionális helyi előírásokat. Ezek különösen a következők lehetnek:

  • a szervezet igazgatója által jóváhagyott szerkezeti felosztásokra vonatkozó szabályzat;
  • munkaköri leírások munkavállalók számára és munkaügyi (vagy munka) utasítások a munkavállalók számára;
  • A személyzeti iratkezelésre vonatkozó utasítások nagyon hasznos eszközt jelentenek a személyzeti tisztviselői feladatokat ellátó alkalmazott számára, mivel jelentősen megkönnyítik az interakciót a vonali és funkcionális vezetőkkel;
  • Dokumentuműrlapok albuma személyi nyilvántartásokhoz;
  • tanúsításra vonatkozó rendelkezések - ha a szervezet időszakos tanúsítást vagy vizsgálati eredmények alapján tanúsítást végez;
  • személyzeti szabályzat;
  • kollektív megállapodás.

Ezek a dokumentumok mindaddig érvényesek, amíg újakkal nem helyettesítik.

ALKALMAZOTTAKHOZ FELTÉTELEZŐ KAPCSOLATOT BEJELENTKEZŐ DOKUMENTUMOK ÉS AZOKRA VONATKOZÓ INFORMÁCIÓT TARTALMAZÓ DOKUMENTUMOK

Ilyen dokumentumok a következők:

  • Először is, ez egy munkaszerződés, amelyet az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. és 67. cikkével összhangban, írásban, két példányban állítottak össze. A munkaszerződés egyik példányát aláírás ellenében adják ki a munkavállalónak, a másodikat pedig a munkáltató őrzi - vagy a munkavállaló személyes aktájában, vagy a „Munkaszerződések a munkavállalókkal” fájlban;
  • majd minden alkalmazotthoz személyi kártya készül (T-2 egységes formanyomtatvány). A személyes kártyák csak külön fájlban tárolhatók;
  • Az alkalmazottak személyes aktáira nincs szükség, de mivel ez nagyon kényelmes dosszié minden alkalmazott számára, a legtöbb személyzeti tiszt elkészíti azokat. Ismételjük meg, hogy nem vagyunk kötelesek személyes ügyeket intézni, de ha ilyen döntés születik, akkor azt a személyes ügyek intézésére előírt szigorú szabályok szerint kell lefolytatni. Azonban egyszerűen létrehozhat fájlokat vagy mappákat minden alkalmazott számára a HR-es kényelmét szolgálva. Ezek a mappák az adott alkalmazottakkal kapcsolatos összes dokumentum másolatát tárolják;
  • A dolgozók munkakönyvei szigorú számviteli és beszámolási okmányok, ezért azokat páncélszekrényben, kulccsal tartósan lezárva kell tárolni. A munkafüzetek a Karbantartási és tárolási Szabályzat szigorú és szigorú betartásával készülnek munkanyilvántartások, az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-án kelt 225. számú rendeletével jóváhagyott munkafüzet-űrlapok elkészítése és a munkáltatók rendelkezésére bocsátása, valamint a Munkaügyi Minisztérium Munkaügyi Minisztériumának rendeletével jóváhagyott munkafüzetek kitöltési útmutatója. Az Orosz Föderáció 2003. október 10-én kelt. 69. sz.

HR-RENDELÉSEK

A személyi nyilvántartás vezetéséért felelős munkatárs köteles a személyi állományra vonatkozó megbízás tervezetét elkészíteni és megszervezni azok illetékes tisztségviselői általi jóváhagyását és a szervezet vezetőjének aláírását. A személyi megbízásokat a személyi megrendelésektől elkülönítve kell tárolni és regisztrálni. Ide tartoznak a Goskomstat által kidolgozott megrendelések egységes formák:

  • alkalmazott felvételéről - T-1 űrlap;
  • alkalmazottak felvételéről - T-1a nyomtatvány;
  • a munkavállaló másik munkahelyre történő áthelyezése esetén - T-5 űrlap;
  • Az alkalmazottak másik munkakörbe történő áthelyezéséről - T-5a formanyomtatvány;
  • szabadság kiadása munkavállalónak - T-6 nyomtatvány;
  • a munkavállalók szabadságának kiadásáról - T-6a formanyomtatvány;
  • a munkavállalóval kötött munkaszerződés felmondása (felmondása) (elbocsátás) - T-8 nyomtatvány;
  • a munkavállalókkal kötött munkaszerződés felmondása (felmondása) (elbocsátás) - T-8a formanyomtatvány;
  • munkavállaló üzleti útra küldéséről - T-9 űrlap;
  • az alkalmazottak üzleti útra küldéséről - T-9a nyomtatvány;
  • a munkavállalói ösztönzőkről - T-11 nyomtatvány;
  • a munkavállalói ösztönzésről - T-11a nyomtatvány.

Ezen utasításokon kívül a személyzeti tiszteknek tetszőleges formában kell elkészíteniük (vagy saját egységes nyomtatványt kell készíteniük számukra) a következő típusú rendelések:

  • a pozíciók (szakmák) összevonásáról;
  • ideiglenesen távollévő munkavállaló pótlásáról az alapfeladatok alóli felmentés nélkül;
  • a szankciók kiszabásáról;
  • a büntetések korai eltörléséről;
  • a munkavállaló személyes adataiban bekövetkezett változásokról;
  • rang kiosztásáról;
  • a részvételről túlóra;
  • a hétvégi (szüneti) foglalkoztatásról;
  • a kötelességről;
  • személyi juttatások megállapításáról vagy megszüntetéséről;
  • az üzemmód megváltoztatásáról.

MEGRENDELÉSEK A FŐ TEVÉKENYSÉGEKRE ÉS EGYÉB DOKUMENTUMOKRA

Külön szeretném elmondani, hogy a személyzeti tiszteknek számos parancsot kell elkészíteniük fő tevékenységükhöz. Természetesen ezeket a megbízásokat az ebbe a kategóriába tartozó egyéb megbízásokkal együtt rögzítjük és tároljuk, de ezek elkészítése és a velük való további munkavégzés a személyzeti referens feladata. Ezek különösen a megrendelések:

  • a jóváhagyásról személyzeti asztal;
  • a létszámtáblázat változásairól;
  • a szabadság ütemezésének módosításáról (kiegészítéséről);
  • a helyi szabályozás változásainak (kiegészítéseinek) bevezetéséről;
  • a személyi állományra vonatkozó jogellenesen vagy tévesen kiadott parancsok visszavonásáról stb.

A személyi nyilvántartásokhoz már megneveztünk néhány egységes nyomtatványt, amelyeknek minden szervezetben meg kell lenniük. (Ne feledje, hogy a cikkben azoknak az olvasóknak szól, akik részt vesznek személyzeti munka, nem vizsgáljuk át a bérdokumentumokat. Ez a könyvelőkkel folytatott beszélgetés témája). Rajtuk kívül azonban minden személyzeti tisztnek képesnek kell lennie a kidolgozásra

  • utazási igazolás - T-10 nyomtatvány;
  • hivatalos megbízás - T-10a nyomtatvány;
  • jegyzetszámítás a munkavállaló szabadságának kiadásáról - T-60 nyomtatvány ( elülső oldal);
  • elszámolási nyilatkozat a munkavállalóval kötött munkaszerződés felmondásakor (felmondásakor) (elbocsátás) - T-61 nyomtatvány (előlap);
  • meghatározott munkakör időtartamára kötött munkaszerződés alapján végzett munka átvételének aktusa - T-73 forma (ez a fajta határozott idejű munkaszerződés rendkívül ritka, ezért még a sok éves munkatapasztalattal rendelkező tapasztalt személyzeti tisztek sem a T-73 nyomtatványt kell kezelnie).

DOKUMENTUMOK NYILVÁNTARTÁSA

Manapság háromféleképpen lehet regisztrálni:

  • a legegyszerűbb - a magazinokban;
  • fejlettebb - kártyamutató segítségével;
  • és a legfejlettebb, kényelmes, gyors - megfelelő számítógépes programok segítségével.

A titkárok minden esetben szabadon választhatják meg a számukra legmegfelelőbb módszert a társaság fő tevékenységével kapcsolatos dokumentumok nyilvántartására. A személyi dokumentumok nyilvántartása azonban csak naplók segítségével történhet. Munkaügyi vita esetén bíróság vagy állami munkaügyi felügyelőség nem ismerheti el a számítógépes nyilvántartást. De bizonyítani kell, hogy ez vagy az a dokumentum valóban a „dátum”-ban megjelölt napon készült! Az ügy kimenetele ettől függ.

Tehát milyen HR dokumentumnaplókkal kell rendelkeznie egy szervezetnek:

  • Munkaszerződés-nyilvántartási napló (mely megrendelésként rögzíthető - naptári év közben, új évtől kezdődően, a számozást újrakezdve. Vagy megteheti ugyanúgy, ahogy pl. a létszámtáblázatokat rögzítik - a a szervezet tevékenységének teljes időszaka, azaz a legelső munkaszerződéstől kezdve, amelyet az első munkavállalóval kötöttek, és az utolsóig, amely valamikor, úgy tűnik, röviddel a cég felszámolása előtt meg fog kötni);
  • személyi igazolványok nyilvántartása (T-2);
  • az alkalmazottak személyes aktáinak naplója (ha vezetik);
  • naplók rendelése (a rönkök számát a mérettől függően határozzuk meg személyzeti dokumentumfolyamat. Minden személyi megrendelés egy vagy több naplóban rögzíthető - egészen a regisztrációig különböző típusok megrendelések használhatók fel különféle magazinok);
  • cselekmények naplója (a dokumentumok megismerésének megtagadásáról, a távollétekről, a belső munkaügyi szabályok megsértéséről stb.);
  • a munkafüzetek mozgását rögzítő könyv és a hozzájuk tartozó betétlapok (a munkafüzetekhez hasonlóan széfben tárolva).

Opcionálisan (de ez bizonyítási szempontból nagyon hasznos) naplót vezetünk a munkavállalói nyilatkozatok, jelentések, ill. magyarázó megjegyzések személyi munkával kapcsolatos.

Számviteli könyvek szükségesek a következők rögzítéséhez:

  • Túlóra;
  • használt és kihasználatlan napokéves fizetett szabadság
  • az alkalmazottaknak biztosított szabadság stb.

Figyelmeztető kártya

A Munka Törvénykönyve sok esetben előírja, hogy bizonyos események bekövetkezéséről időben figyelmeztetni kell a munkavállalókat. Ezért rendkívül hasznos a figyelmeztetéseket tartalmazó fájl vezetése (papíron vagy bent elektronikus formában) ezekről az eseményekről:

  • a tesztidőszak vége (a tesztet sikertelen dolgozók elbocsátása csak akkor lehetséges, ha erről írásban, az okok megjelölésével, legalább három nappal korábban figyelmeztették őket - az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 71. cikke);
  • a munkaszerződés lejárta (az elbocsátás előtt legalább három nappal írásban is figyelmeztetni kell a munkavállalót - az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 79. cikke);
  • éves fizetett szabadság (a munkavállalót a szabadság kezdete előtt legalább két héttel értesíteni kell - az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke);
  • Ezen kívül a munka kényelmét szolgáló egyéb eseményekről (munkavállalók születésnapja stb.) is készíthet „emlékeztetőt”.

A személyzeti dokumentáció fő funkciója az jogi regisztráció valamint a munkaadó és a munkavállaló közötti munkaviszony megszilárdítása.

Bármely jogi személy, függetlenül a szervezeti és jogi formától, a megvalósítás folyamatában gazdasági aktivitás köteles a személyi dokumentáció nyilvántartásával, karbantartásával és megőrzésével kapcsolatos munkát végezni. A személyzeti dokumentáció vezetésének követelményeit a hatályos munkaügyi jogszabályok írják elő. A személyzeti dokumentáció összetétele a munkaügyi szabályozások változásától, különösen a Munkaügyi és Szociális Védelmi Minisztérium törvényeitől függ.

A legtöbb szervezetben nem tulajdonítanak komoly jelentőséget a személyi dokumentáció elkészítésének, aminek következtében a személyi dokumentumok áramlása a megállapított követelmények jelentős megsértésével történik.

Tájékoztatásul: A HR dokumentáció olyan dokumentumok összessége, amelyek biztosítják a munkaügyi és a kapcsolódó munkaviszony szabályozását a munkáltató és a munkavállaló között a szervezeten belül.

Célszerű a teljes személyi dokumentumok rendszerét 2 nagy blokkra osztani: kötelező személyi dokumentumok, amelyek elérhetőségét a munkaügyi jogszabályok előírják, és választható személyi dokumentumok.

Belső munkaügyi szabályzat

Minden szervezetnek ki kell dolgoznia belső munkaügyi szabályzatot (a továbbiakban: ILR). Ezeket a munkáltató rendeletével hagyják jóvá, figyelembe véve a képviselő testület (szakszervezet - ha van ilyen) véleményét (a Fehérorosz Köztársaság Munka Törvénykönyvének (a továbbiakban: Munka Törvénykönyve) 54. és 194. cikkei) ).

Tájékoztatásul: A PVTR egy szervezet helyi szabályozási jogi aktusa, amely szabályozza a munkavállalók felvételének és elbocsátásának eljárását, a munkaszerződésben részes felek alapvető jogait, kötelességeit és felelősségét, a munkaidőt, a pihenőidőt, a munkavállalókra vonatkozó ösztönzőket és szankciókat, valamint mint a munkaügyi kapcsolatok szabályozásának egyéb kérdései a szervezetben.

Személyzeti asztal

A személyzeti táblázat elkészítése és jóváhagyása megelőzi a szervezet dolgozóinak kiválasztását, mivel ez a dokumentum meghatározza a létszámot, valamint a pozíciók és szakmák listáját (amelyet a szervezet tevékenységének irányától függően határoznak meg), hivatalos fizetések, pótlékok és alap jön létre bérek. A létszámtáblázat tartalmazza a szerkezeti egységek listáját. A munkáltató vagy meghatalmazottja végzésével hagyja jóvá.

Ez a dokumentum lehetővé teszi a rendelkezésre álló szám meghatározását Ebben a pillanatban megüresedett állások toborzásra. Felhívjuk figyelmét, hogy az egyik munkavállaló létszámleépítés miatti elbocsátása esetén (Mt. 42. § 1. pont) a munkáltató a létszámtáblázatra hivatkozva bíróság előtt bizonyíthatja az elbocsátás jogszerűségét. a munkavállaló helyzete és az újbóli foglalkoztatásának lehetetlensége.

Munkaszerződés (szerződés)

A munkaszerződés írásban jön létre, és a munkavállaló és a munkáltató írja alá (Munka Törvénykönyve 18. és 25. cikke). Mint kötelező feltételek V munkaszerződés feltüntetik a munkakörülményeket és azok fizetését, amelyeket a hatályos szabályozási jogszabályok alapján a munkavállaló és a munkáltató megállapodása alapján állapítanak meg.

Megrendelés (utasítás) a felvételről

A munkaerő-felvétel a munkáltató utasításával (utasításával) történik megkötött munkaszerződés alapján történő felvételről (Mt. 24., 54. cikk). Vagyis a megbízás kiadásáig munkaszerződést kell aláírni a munkavállalóval. A munkáltatói utasítás (utasítás) tartalmának meg kell felelnie a megkötött munkaszerződésben foglaltaknak. A felvételről szóló utasítást (utasítást) a munkavállaló aláírás ellenében bejelenti. A munkavállaló kérésére a munkáltató köteles átadni számára a meghatározott megbízás (utasítás) hiteles másolatát (Munka Törvénykönyve 51. cikk).

Felvételkor feltétlenül ismerje meg a munkavállalót a szervezetben érvényben lévő PVTR-vel, a munkavállaló munkavégzésével kapcsolatos egyéb helyi szabályozási jogszabályokkal és a kollektív szerződéssel (Munka Törvénykönyve 54. cikk).

Ha egy alkalmazottat felvesznek vezető pozícióba, például igazgatót, humánerőforrás-vezetőt vagy főkönyvelőt, akkor a megbízásra a munkáltató valamennyi strukturális részlegének figyelmét felhívják.

A megbízás az alapja a munkavállaló munkahely biztosításának, a munkáltató szükséges vagyonának átruházásának, a belső dokumentumok megismertetésének, üzleti levelezés stb. A munkavégzési megbízás tervezete a munkaszerződéssel egyidejűleg készül.

A személyzetre vonatkozó megrendelések (kivéve a szabadság kiadására és az alkalmazottak kiküldésére vonatkozó utasításokat (kivéve külföldi üzleti utak) - 3 évig tárolják) és a személyi kártyák eltarthatósága 75 év.

A munkavállaló munkakönyve

A munkakönyv a fő dokumentum a munkavállaló munkatevékenységéről és szolgálati idejéről (a Munka Törvénykönyve 50. cikke). A munkanaplót a munkavállalónak a munkába lépéskor be kell mutatnia. Kivételt képez, ha a munkavállaló először kap munkát, vagy részmunkaidőben kell vele munkaszerződést kötni. A munkáltató köteles munkakönyvet vezetni minden olyan munkavállalóról, aki 5 napon túl a szervezetben dolgozott.

A munkakönyvet első alkalommal a munkáltató tisztviselője tölti ki a munkavállaló jelenlétében. A munkafüzetek kitöltésének, vezetésének és tárolásának eljárását a Fehérorosz Köztársaság Munkaügyi Minisztériumának 1998.09.03-i 30. számú határozatával jóváhagyott, az alkalmazottak munkakönyveinek vezetésére vonatkozó utasítások határozzák meg. az utolsó munkahelyen a munkakönyvbe tett bejegyzéseket a munkáltató és a pecsétszervezetek vezetője vagy tisztviselője aláírásával igazolja. A bejegyzések a végzés kiadása után (felmondás esetén - az elbocsátás napján) történnek. Indokként a Munka Törvénykönyve rendelkezései szerint kell végrehajtani.

A munkavállaló elbocsátásakor a munkaviszony időtartama alatt minden munkával kapcsolatos bejegyzés, jutalom bekerül a munkakönyvbe ezt a vállalkozást, vezetőjének aláírásával és pecsétjével hitelesített.

A munkakönyvek és a bennük lévő betétek könyvelési könyve

Az elbocsátással kapcsolatos munkakönyv átvételekor a munkavállalónak alá kell írnia a munkakönyvi nyilvántartásba és az abban található betéteket, valamint a T-2 űrlapkártyát (az űrlapot a szervezet önállóan dolgozza ki). A számviteli könyvet számozni, befűzve és a munkáltató aláírásával és pecsétjével le kell zárni.

Egyetértés teljes pénzügyi felelősség

A munkáltató által elkészítendő dokumentumok között figyelmet kell fordítani a teljes vagyoni felelősségre, valamint a kollektív (csapat) pénzügyi felelősségre vonatkozó megállapodásokra (Munka Törvénykönyve 405., 406. cikk). A 18. életévét betöltött munkavállalóval kell megkötni, értéktárgyak részére tárolás, feldolgozás, értékesítés (üdülés), szállítás vagy gyártási folyamatban történő felhasználás céljából történő átadása esetén.

A teljes pénzügyi felelősségre vonatkozó szabványmegállapodást a Fehérorosz Köztársaság Minisztertanácsának 2000. május 26-án kelt 764. számú határozata hagyta jóvá „A munkáltató által helyettesített vagy elvégzett alkalmazottak által helyettesített vagy elvégzett munkakörök hozzávetőleges listájának jóváhagyásáról”. a teljes egyéni anyagi felelősségre vonatkozó írásbeli megállapodásokat, valamint a teljes egyéni anyagi felelősségről szóló szerződésmintát” (2011.09.07. módosítás).

A kollektív (csapat) felelősséggel kapcsolatos kérdéseket a Fehérorosz Köztársaság Munkaügyi Minisztériumának 2000. április 14-i 54. számú rendelete szabályozza „A kollektív (csapat) pénzügyi felelősségről szóló szabályzat jóváhagyásáról, a munkák hozzávetőleges listája amelynek teljesítése kollektív (csapat)pénzügyi felelősség bevezethető, mintaszerződés a kollektív (csapat)felelősség brigád) pénzügyi felelősségéről".

Nyaralás menetrendje

A munkáltató köteles szabadságolási ütemtervet készíteni (Munka Törvénykönyve 168. cikk). Ennek megfelelően kerül meghatározásra a fizetett szabadság kiadásának rendje. A szabadság ütemezését a munkáltató a szervezet választott szakszervezeti testületének (ha van ilyen) véleményének figyelembevételével legkésőbb január 5-ig hagyja jóvá. A munkavállalót a szabadság kezdete előtt legkésőbb 2 héttel írásban értesíteni kell (Munka Törvénykönyve 169. cikk).

Az ütemterv összeállításakor biztosítani kell a jogszabályi előírások betartását a munkavállalók bizonyos kategóriáira vonatkozóan, akiknek joguk van a számukra megfelelő időpontban vagy egy bizonyos időpontban távozni (például 18 év alatti munkavállalók, veteránok). háborús és harci műveletek más államok területén stb.) . Ezen túlmenően a részmunkaidőben dolgozó személyek a főállásuk szabadságával egyidejűleg kapnak szabadságot.

A javadalmazási szabályzat

Megvalósítás a szervezetben hatékony rendszer a munkaerő megfizetése és szabványosítása, annak sajátosságait figyelembe véve, lehetővé teszi az emberi erőforrások racionálisabb felhasználását és elfogadását optimális megoldások meghatározott termelési környezetben. Fő belső dokumentum a szervezetben alkalmazott munkavállalói javadalmazási rendszert szabályozza a Javadalmazási Szabályzat. E rendelet tartalma és szerkezete számos körülménytől függ, amelyek meghatározzák a munkáltató kompetenciáját a fizetési feltételek kialakításában, pl. a gyakorlatban ezeknek a dokumentumoknak a tartalma szigorúan egyedi.

A bónuszok szabályai

A bónuszok az alkalmazottaknak az alapkeresetüket meghaladó pénzösszeg kifizetését jelentik ösztönzés céljából. sikereket ért el a munkára és további növekedésük ösztönzésére. A javadalmazás bónuszrendszere magában foglalja a bónuszok kifizetését egy bizonyos körnek az alapján megállapított feltételeket bónuszok.

A jutalmakra vonatkozó szabályozást (Munka Törvénykönyve 63. cikk) a munkáltató rendeletével hagyja jóvá. Jelzi a jutalmazandók körét, a bónuszok mutatóit és feltételeit, a bónuszok nagyságát (limit vagy specifikus szakmánként, pozíciónként). E rendelet alapján, ha a munkavállaló teljesíti a prémium mutatóit és feltételeit, jogosult prémium kifizetését követelni, a munkáltatót pedig köteles kifizetni. A jutalmakra vonatkozó szabályokat a munkavállalói kategóriák szerint alakítják ki.

Óratáblázatok

A munkaidő íveket rögzítik munkaidő minden alkalmazott egy hónapig, és amikor együtt dolgozik rugalmas időbeosztás munkavégzés - a munkaidő összesített rögzítése. A munkaidő-nyilvántartás általában tartalmazza az egyes alkalmazottak személyi számát, vezetéknevét, keresztnevét, családnevét és a munkaidőre vonatkozó információkat a hónap minden napjára. Vezetője az időmérő vagy a vezető megbízásából kinevezett munkaidő-nyilvántartásért felelős személy, és a vállalkozás számviteli osztályán a személyi ellenőrzést és díjazást szolgálja.

Munkaköri leírások

A jogi személy személyi dokumentációjának kialakításának fontos szakasza a munkavállalók munkaköri leírásának kidolgozása (a Munka Törvénykönyve 194. cikke).

Tájékoztatásul: munkaköri leírás - az egyes munkakörök tevékenységét szabályozó, az ezt a pozíciót betöltő munkavállalóra vonatkozó követelményeket tartalmazó dokumentum. A munkaköri leírást a szervezet vezetője hagyja jóvá, és aláírás ellenében közli a munkavállalóval.

A munkaköri leírások kidolgozása nagyon fontos, mert egyértelműen meghatározza a munkavállaló felelősségét. A munkaköri leírás elkészítési kötelezettsége valójában csak a munkakört betöltő munkavállalók számára keletkezik. A dolgozók munkaköri leírásának elkészítésére nincs lehetőség.

A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a különböző szakmákhoz tartozó munkautasítás nem lesz felesleges, különösen abban az esetben, ha lehetséges. pereskedés aktív és elbocsátott dolgozókkal egyaránt.

A munkaköri leírások lehetővé teszik a munkaszerződés felmondását a munkavállaló alkalmatlansága miatt a betöltött munkakör betöltésére; a munkavállalói bizonyítvány alapjául szolgálnak; segít elkerülni a felelősségek megkettőzését a hasonló beosztású alkalmazottak között; lehetővé teszi a jogszerűség bíróság előtti bizonyítását fegyelmi eljárás kötelezettségének elmulasztásával összefüggésben kiszabott munkavállalóra munkaköri kötelezettségek. Így a munkáltató válaszolhat a bíróság kérdésére: „Mi vezérelte Önt, amikor elbocsátotta a munkavállalót, és arra a következtetésre jutott, hogy nem megfelelően látta el a feladatait?”

Magánvállalkozás

A munkavállaló személyes aktája olyan dokumentumok halmaza, amelyek információkat tartalmaznak a munkavállalóról és munkatevékenységeiről. A személyi aktát a munkavégzési megbízás kiadását követően állítják ki, és a következőket tartalmazza: személyi ív a személyi nyilvántartásokhoz; önéletrajz; oktatási dokumentumok másolatai; jellemzői ill ajánlólevelek(ha szükséges); jelentkezés egy állásra; munkaszerződés; munkavégzési megbízás másolata stb.

A személyes iratokkal való munkavégzés eljárását nem szabályozzák általános szabványok, ezért a szervezetek különböző módon oldják meg kialakításuk és kezelésük kérdéseit. A személyes ügyeket rendszerint tovább intézik vezetők, szakemberek, pénzügyileg felelős személyek stb.

Kezdetben a felvételi folyamatot formalizáló dokumentumokat egy személyes aktába csoportosítják, majd az összes fő dokumentumot, amely a munkavállalónak a szervezeten belüli munkája során keletkezik.

A HR osztály csak dolgozó alkalmazottak személyes aktáit tárolja. Az elbocsátott munkavállalók személyes iratait levéltárba kell vinni és 75 évig meg kell őrizni. A személyi ügyiratokról belső leltár készül.

Személyes nyilvántartási napló

A személyes ügyeket a személyes ügyek naplójában rögzítik, amely a fő számviteli bizonylat.

Munkavállalói személyi kártya

A munkafüzetbe (beillesztés) a megbízás (utasítás) alapján tett minden bejegyzés esetén a személyzeti szolgálat munkatársa köteles a könyv tulajdonosát aláírással megismertetni a T-2 személyi kártya nyomtatványon. A munkavállaló személyi kártyája megkettőzi a munkavállaló munkakönyvébe tett bejegyzéseket, és tartalmazza a munkavállaló egyéb személyes adatait is, pl. egy adott munkavállalóra vonatkozó, a munkaviszonnyal összefüggésben a munkáltató számára szükséges és rögzítendő információ.

-ról szóló rendeletek szerkezeti egység

A strukturális divízióról szóló szabályozás meghatározza a divízió helyét a társaság felépítésében, a divízió felépítését, az általa ellátott funkciókat, a társaság más részlegeivel való interakciót, ill. külső szervezetek, az osztályok tisztségviselőinek jogai és kötelezettségei. Jelenléte a szervezet számára nem kötelező.

Ahogy a gyakorlat azt mutatja, A személyzeti dokumentáció hiánya egy szervezetben a következő kockázatokkal jár:

Az ellenőrző és felügyeleti hatóságok által egy szervezetben a munkaügyi jogszabályoknak való megfelelés ellenőrzésének eredményeként közigazgatási bírságot szabnak ki (a Fehérorosz Köztársaság közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 9.19. cikke) mind a munkáltatóra, mind annak tisztviselőire, valamint a kötelező érvényű végzés kiadása a jogsértések megszüntetésére;

Hiány szükséges dokumentumokat, amely egyértelműen szabályozza a munkavállaló és a munkáltató viszonyát, megteremti a terepet a munkavállalókkal való esetleges konfliktusoknak, ebből adódóan a munkaügyi felügyelőséghez vagy a bírósághoz történő panasztételhez.

Az optimális HR-dokumentumáramlás beállításakor viszont több párhuzamos probléma is hatékonyan megoldható egyszerre:

A személyi dokumentumok áramlásának megfelelő megszervezésére irányuló intézkedések garantálják az állami ellenőrző és felügyeleti hatóságok által végzett ellenőrzések pozitív eredményét, és lépést jelentenek a szervezet imázsának kialakítása felé;

Így lehetőség nyílik a szervezetben meglévő személyi eljárások formalizálására (alkalmazott felvétele, elbocsátása, fegyelmi büntetés kiszabása, a munkavállaló anyagi felelősségre vonása stb.);

A személyi dokumentumok bevezetése lehetővé teszi a szervezet és a dolgozók „érdekegyensúlyának” elérését azáltal, hogy egyértelműen szabályozza, hogy pontosan mit kell tennie az egyes alkalmazottaknak (például a munkaköri leírásokban), és mik a szervezet feladatai.

Natalia Vladyko, ügyvéd

Fontos, hogy minden alkalmazott rendelkezzen okiratokkal a vállalkozásnál végzett tevékenységéről. Először is segíthet megerősíteni a szolgálati időt. Minél magasabb, annál magasabb a betegszabadság kifizetése, és a jövőben - a nyugdíj összege. A munkaviszony megkötésekor kötelezően elkészítendő személyi dokumentumok listája a következő:

  • munkaszerződés. A szerződéskötéssel kapcsolatos információkért lásd az anyagot;
  • foglalkoztatási előzmények. A kitöltés szabályairól a cikkben írtunk;
  • orvosi könyv. Szükséges, ha a munkavállaló munkája káros vagy veszélyes munkakörülményekkel jár. Erről és a linkek követésével megtudhatja;.
  • oktatási dokumentumokat annak megállapítására, hogy a leendő alkalmazott iskolai végzettsége megfelel-e a követelményeknek. Azt is javasoljuk, hogy ismerkedjen meg a letétbe helyezéssel kapcsolatos anyagokkal;
  • a T-1 forma szerint;
  • munkavállalói személyi igazolvány (T-2 nyomtatvány). Ennek az űrlapnak az űrlapja cikkünkben található.

Ne felejtse el, hogy minden új alkalmazottat meg kell ismerni az aláírásával, és időben ki kell képezni őket!

Dokumentumok a munkafolyamat során

A munkavállaló a munkaviszonya alatt új munkakörbe helyezhető át. Ebben az esetben a következő papírokat készítik:

  • végzés, amely alapján a munkavállaló áthelyezésre kerül (T-5 nyomtatvány). Megtekintheti, hogyan néz ki az űrlap kitöltési mintája;
  • további megállapodás. Például mikor vagy .

A munkavállaló szabadságon való elengedéséhez a munkáltató a T-6 nyomtatványon kiadja a szabadság kiadását. Tudja meg, hogyan kell kitölteni a cikkben. Kérjük, olvassa el a jelentkezéssel kapcsolatos információkat is.

Iratok az elbocsátáskor

Mert dokumentáció A munkaszerződés felmondásához a következő dokumentumok szükségesek:

  • felmondólevél (ha a munkavállaló úgy döntött, hogy saját kezdeményezésére elhagyja a céget). , olvasható szövegünkben;
  • végkielégítés. Meghívjuk Önt, hogy ismerkedjen meg a szerződés felmondásával;
  • T-8 vagy T-8a formanyomtatványon elkészített felmondó végzés (ha több alkalmazottal kötött szerződés megszűnik). A kitöltés szabályait az anyagból ismerheti meg.

Helyi cselekmények

Bármely vállalat elfogadhatja saját helyi szabályozását, amely nem lehet ellentétes az Orosz Föderáció törvényeivel. Az ilyen dokumentumok célja a munkakörülmények javítása és a fegyelem szintjének növelése a vállalatnál. A helyi aktusok hiánya, valamint azok hiánya helyes kialakítás hátrányos következményekkel járhat a munkáltatóra nézve. Milyen kötelező személyzeti dokumentumokat kell elkészíteni a szervezetben:

  • létszámtáblázat (T-3 nyomtatvány). További részletek a cikkben „;
  • , amely alapján figyelemmel kísérik a ledolgozott órák számát és a bérszámításokat (T-12 és T-13 nyomtatványok), stb.

Ezeket a kötelező dokumentumokat a vezetőségnek el kell fogadnia nagy szervezetek, hiszen ezek alapozzák meg a munkaügyi kapcsolatokat.

A mikrovállalkozások megengedhetik maguknak az egyszerűsített személyi nyilvántartást. Szabványos munkaszerződést alkalmazhatnak.

Felelősség a személyzeti dokumentáció nem megfelelő karbantartásáért

A személyi dokumentumok helyes és időben történő elkészítése a munkáltató közvetlen felelőssége. Ha a kötelező személyzeti papírokat nem töltik ki megfelelően, felelősségre vonható.

A személyzeti szektorban az irodai munkához kapcsolódó büntetés-végrehajtási módok a következők:

  • előírt fegyelmi szankciók Művészet. 193 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve, amelynek maximális intézkedése az elbocsátás;
  • az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének rendelkezéseivel összhangban - a dokumentumok hiánya miatti adminisztratív felelősségre vonás normáit a cikk tükrözi. 5.27., 5.27.1. Közigazgatási szabálysértési kódex.

Kívül:

  • Művészet. 13.20 A közigazgatási szabálysértési törvénykönyv 300-500 rubelt büntet. tisztviselők az iratok tárolására vonatkozó szabályok megsértése miatt;
  • Művészet. 5.39 1000-3000 rubel bírságot szab ki. a kért információ megadásának elmulasztásáért felelős személyekkel szemben személyzeti nyilvántartások a munkavállalónak például azért, mert megtagadta a munkakönyvi másolat kiadását.

Az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyve szerint:

  • Művészet. Az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyvének 137. cikke 350 000 rubelig terjedő pénzbírság formájában írja elő. vagy javító munka egy alkalmazottra vonatkozó személyes adatok terjesztéséért;
  • Művészet. Az Orosz Föderáció Btk. 183. cikke intézkedéseket alkalmaz az üzleti titkok felfedése esetén.

Feje ki véleményét a cikkről, vagy tegyen fel kérdést a szakértőknek, hogy választ kapjon

A HR osztály munkája elsősorban jelentős számú dokumentum elkészítéséhez kapcsolódik. A törvény előírja, hogy az összes dokumentumot meghatározott ideig a szervezetben kell tárolni, majd tárolás céljából át kell vinni az archívumba. A személyzeti osztályon vezetendő dokumentumok egységes listája nem került kialakításra egyes fajok a személyi nyilvántartásokhoz szükséges dokumentumok. A legtöbb teljes lista szükséges láthatja a Rosarkhiv által 2000.10.06-án jóváhagyott (2003.10.27-én módosított) szervezetek tevékenysége során keletkezett, tárolási időszakokat megjelölő szabványos irányítási dokumentumok listájában.

Minden dokumentum több csoportra osztható, amelyeket a személyi nyilvántartások vezetésekor javasolunk:

1. Helyi előírások:

Kollektív megállapodás(ha erről megállapodás születik a munkavállaló és a munkáltató között). A lezárás és módosítás rendje, valamint tartalom, szerkezet kollektív megállapodásés működésének egyéb feltételeit a Ch. 7 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve.

Belső munkaügyi előírások és egyéb helyi előírások(a próbaidő letételének, az igazolás lebonyolításának, a képzés lebonyolításának, stb. rendjére vonatkozó rendelkezések). Ezeket a dokumentumokat az Art. 8 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. A munkáltató köteles megismertetni velük a munkavállalót, amikor felveszi a munkaszerződés aláírása előtt (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke).

Munkaköri leírás. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve nem említi ezt a dokumentumot, azonban Rostrud 2007. október 31-i N 4412-6 „Az alkalmazottak munkaköri leírásának módosítására vonatkozó eljárásról” című levelében jelezte, hogy ez egy fontos dokumentum. , melynek tartalma nemcsak a munkavállaló munkavégzési funkciója, a kör munkaköri feladatai, felelősségi korlátai, hanem képesítési követelmények a pozícióra vonatkozó követelmények. Különösen fontos, ha olyan intézményekbe vesznek fel, ahol helyettesítési versenyt rendeznek. megüresedett hely, mivel lehetővé teszi annak igazolását, hogy milyen szempontok alapján részesítették előnyben valamelyik jelöltet. A munkaköri leírások fontos dokumentumot jelentenek az igazoltatás során és abban az esetben is, ha a munkaszerződést nem kielégítő teszteredmény miatt kell felmondani.

2. Szervezeti dokumentumok:

A helyi előírások megismerésének folyóirata. Megvalósításának szükségessége a Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke, amely előírja a munkáltató kötelezettségét, hogy aláírás ellenében megismertesse a munkavállalókkal a helyi előírásokat. Ilyen napló hiányában a helyi szabályozás ismeretét a munkavállalók igazoló lapja igazolja, amelyet a vonatkozó dokumentummal együtt iktatnak be, amely tartalmazza az azt ismerő alkalmazottak nevét, aláírását és a megismerés dátumát.

Munkaszerződések naplója. Ez a napló segít rendszerezni az újdonságokkal kapcsolatos információkat felvett alkalmazottakat. Ha egy szervezetnél kevés a dolgozói létszám, a munkaszerződésekkel kapcsolatos információkat az alább felsorolt ​​személyi rendelési naplóba lehet bevinni. Ha a létszám elég nagy, javasoljuk, hogy vezessen külön naplót.

A személyi rendelések naplója. Karbantartás ennek a magazinnak a személyi rendelések sorszámának pontos rögzítésének igénye diktálja. Kis létszám esetén az összes rendelésről egy naplót lehet vezetni a személyzet mozgásának rögzítésére, ellenkező esetben minden rendeléstípushoz külön naplót lehet vezetni.

Személyzeti asztal. Ennek a dokumentumnak a jelzéseit az Art. Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 15. és 57. cikke. A létszámtáblázat fontos az intézményvezető számára, hiszen konszolidálja a jelenlegi szervezeti felépítést, valamint a számvitel szempontjából is, hiszen a szervezeten belüli egyes beosztások és az általános béralap béreire vonatkozó információkat tartalmaz.

Nyaralás menetrendje. Fenntartásának szükségességét a Kbt. 123 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. A munkaügyi felügyelőség ellenőrzésekor a szabadságolási rend és létszámtáblázat hiánya közigazgatási bírság kiszabását vonhatja maga után a Kbt. 5.27 Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexe.

Munkaidő és bérszámfejtés. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. cikke kimondja, hogy a munkáltató köteles nyilvántartást vezetni az egyes munkavállalók által ténylegesen ledolgozott időről.

Nyugta és költségkönyv a munkafüzet nyomtatványok és benne betétlapok elszámolásához, a munkafüzetek és a bennük lévő betétek mozgásának elszámolási könyve. A könyvek formáit az Oroszországi Munkaügyi Minisztérium 2003. október 10-i N 69 „A munkafüzetek kitöltési útmutatójának jóváhagyásáról” szóló határozata (a továbbiakban: N 69. határozat) hagyta jóvá. szakasz előírja ezek végrehajtását. VI. Az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i N 225 „A munkafüzetekről” szóló rendelete (a továbbiakban: N 225. rendelet). A munkakönyvek és a bennük lévő betétek mozgatásának elszámolási könyve engedélyezéskor szükséges vitatott kérdések szerinti felmondás időpontjával és az utolsó munkanapon a munkakönyv kiállításával kapcsolatos. 84.1 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve.

Menetnapló a távozó alkalmazottak számára üzleti utak a küldő szervezettől, valamint azon alkalmazottak naplója, akik ahhoz a szervezethez érkeztek, ahová küldték. Ezeknek a naplóknak az űrlapjait az Oroszországi Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztérium 2009. szeptember 11-i, N 739n „A küldő szervezettől üzleti útra induló és a szervezetbe érkező alkalmazottak nyilvántartására vonatkozó eljárás és űrlapok jóváhagyásáról szóló rendelete” állapítja meg. ahová küldik őket."

3. A személyi nyilvántartáshoz és a munkaügyi kapcsolatok nyilvántartásához szükséges dokumentumok:

Munkaszerződések. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének III. szakasza tartalmazza a munkaszerződés megkötésére, módosítására és megszüntetésére vonatkozó szabályokat. Művészet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 67. cikke kötelezővé teszi írott formában munkaszerződés. Ilyen munkaszerződés hiányában megkötöttnek minősül, ha a munkavállaló a munkáltató vagy képviselője tudtával vagy megbízásából kezdte meg a munkát.

Megrendelések a személyzet számára(a munkavállalók felvételéről, áthelyezéséről, elbocsátásáról, szabadság kiadásáról stb.). Ezek az egységes formái az elsődleges számviteli dokumentáció számú határozattal megállapított, és tulajdonosi formájuktól függetlenül az Orosz Föderáció területén működő szervezetekre vonatkoznak, beleértve a költségvetési szervezeteket is.

Üzleti úti dokumentumok(hivatalos megbízás, megrendelés, úti igazolvány).

Személyi kártya N T-2 nyomtatvány. Ezt a dokumentumot minden olyan munkavállaló esetében kötelező kitölteni, akivel munkaszerződést kötöttek. A személyi igazolványt a HR osztály munkatársa tölti ki a munkavállaló által benyújtott dokumentumok alapján.

Munkakönyvek. Fenntartásuk szükségességét a Kbt. 66 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. Különösen kimondják, hogy a munkáltató minden olyan munkavállalóról vezet munkakönyvet, aki több mint öt napot dolgozott nála, ha az ennél a munkáltatónál végzett munka a munkavállaló számára a fő munka. A munkafüzet kitöltésének rendjét a 69. és a 225. számú határozat állapítja meg.

Egyéb dokumentumok(kérelmek, igazolások, feljegyzések, fegyelmi kihágási aktusok, magyarázó megjegyzések).

Svetlana Domkina, HR adminisztrációs osztályvezető

Az egyéni vállalkozóvá válás után minden munkáltató köteles munkakapcsolatot fenntartani az alkalmazottakkal, amelyek tükröződnek a személyi dokumentumokban. Ezt a dokumentációt a jogi személynek maradéktalanul meg kell őriznie. Ez a cikk részletesen tárgyalja, hogy milyen dokumentáció vonatkozik a személyzetre.

A személyi dokumentumok fő célja a munkaügyi kapcsolatok átláthatóságának biztosítása. Ebből a célból a jogi személy (LLC, CJSC stb.) által tárolt személyzeti dokumentációra bizonyos szabályok vonatkoznak, amelyek betartása garantálja a rendet és a stabilitást. Segítségével a vállalati adminisztráció könnyebben kezelheti a személyzetet. Ezeknek a dokumentumoknak köszönhetően a felelősségi és jogosítványok pontosabb szabályozása biztosított, amely maradéktalanul megfelel a munkaügyi kapcsolatokban érdekelt felek minden követelményének.

Ezért a személyi dokumentáció helyes elkészítése és karbantartása lehetővé teszi az egyéni vállalkozó számára, hogy a kérdés jogi oldala szempontjából megfelelően kapcsolatot építsen ki valamennyi alkalmazottjával, valamint elkerülje a kockázatokat bizonyos megoldások során. munkaügyi viták. Ne felejtse el, hogy a különböző szabályozó hatóságok alkalmazottai erre a dokumentációra figyelnek. Ezek közé tartozik a Belügyminisztérium, Nyugdíjpénztár, Munkaügyi Felügyelőség Adóhivatal satöbbi.

Jelenleg nehéz lehet meghatározni a jogi személyhez (legyen az LLC, CJSC stb.) szükséges személyi dokumentációk teljes listáját. Az ilyen típusú dokumentációk végleges listáját számos tényező határozza meg, többek között:

  • a jogi személy tevékenységi területe;
  • a munkakörülmények listája;
  • vidék;
  • a munkáltató személyes kívánságai.

Ennek ellenére van egy bizonyos lista azokról a dokumentumokról, amelyek kötelezőek, és a fenti körülményektől függetlenül jelen kell lenniük.

A személyzeti dokumentumok kötelező listája a következőket tartalmazza:

  1. személyzeti dokumentáció;
  2. könyvek és folyóiratok a számvitelről;
  3. előírások;
  4. adminisztratív dokumentáció.

Nézzük meg mindegyiket közelebbről.

A személyzet által

Ez a dokumentumcsoport a végrehajtás eredményeként jön létre HR osztály közvetlen felelősségük. Az ilyen dokumentáció bizonyos kapcsolatban áll egy adott munkavállalóval, és ezért tükrözi beosztásának, szakmájának, munkaeredményeinek, foglalkoztatási feltételeinek stb.

  • adminisztratív dokumentáció;
  • dokumentumok, amelyek megerősítik egy adott munkavállaló munkatevékenységét;
  • belső és hivatalos levelezés;
  • elszámolási és információs dokumentumok;
  • könyvek vagy folyóiratok a könyvelésről és a dokumentációk nyilvántartásáról.

Ezen túlmenően a fenti csoportok mindegyikébe besorolt ​​összes dokumentum rendelkezik bizonyos sajátosságokkal. Ezeket meghatározott célokra szánják, ezért különböző módon tervezték, hajtják végre és hagyják jóvá.

Mindegyik a lehető legpontosabban tükrözi a munkavállaló munkatapasztalatát. Ez a körülmény nagyon fontos, mivel a jövőbeni nyugdíj kiszámításakor bármilyen típusú szolgálati időt figyelembe kell venni állami rendelkezés munkavállaló, valamint olyan kifizetések hozzárendelésekor, amelyeket korlátozott rokkantság miatt adnak ki a munkahely fenntartása mellett. A részmunkaidős munkával kapcsolatos információk megadására is szolgálnak.

Az elszámolási és információs dokumentáció, amely az egyes munkavállalók egyéni adatairól tartalmaz számviteli információkat, a következőket tartalmazza:


Itt rögzítésre kerül minden olyan információ, amely egy adott munkavállaló munkatevékenységével kapcsolatos. Formájuk egységes.

Leggyakrabban a személyzetre vonatkozó személyzeti dokumentáció kötelező listája a következőket tartalmazza:

  1. munkaszerződés;
  2. személyzet;
  3. belső munkaügyi szabályzatokra elfogadott szabályok;
  4. díjazásra kidolgozott szabályzatok;
  5. a megrendelések okai;
  6. katonai regisztrációs dokumentáció;
  7. az oktatási terv dokumentálása (oklevelek, bizonyítványok stb.);
  8. a nyugdíjpénztár által megkövetelt dokumentumok;
  9. egységes és szabad formájú megrendelések;
  10. szabadság ütemezése;
  11. munkaköri leírások az alkalmazottak számára. Ha a vállalkozó a megkötött munkaszerződésben ezeket nem írta ki, hanem csak konkrét munkaköri leírásra tett utalást;
  12. ütemterv, amely jelzi az alkalmazotti műszakokat. Szükséges, ha a tevékenység műszak jellegű;
  13. a rendszertelen munkaidőben dolgozó munkavállalók számára létrehozott beosztások listája;
  14. a személyes adatok védelmét szolgáló rendelkezések és kötelezettségek;
  15. megállapodás a kollektív egyéni/teljes anyagi felelősségről – szükséges, ha a dolgozók anyagilag felelősek.

A sajátosságokhoz kapcsolódó személyi állományhoz használt személyi dokumentumok listájában gyakorlati tevékenységek tartalmazhat:

  • munkaügyi normák;
  • a szükséges időszakos/előzetes orvosi vizsgálatok elvégzését igazoló dokumentumok;
  • a meglévő üzleti titkok védelmére vonatkozó információkat tartalmazó rendelkezések;
  • a prémiumok, pótlékok, stb.

A fenti felsorolás nem végleges és nem kimerítő, hiszen a jogi személy és a munkavállalók közötti munkaügyi kapcsolatok kialakításakor más típusú dokumentumok elkészítésére is szükség lehet.

Folyóiratok és számviteli könyvek

A jogi személy (különösen az LLC) által készített egyik fontos személyi dokumentum az ellenőrzési és számviteli könyvek és folyóiratok.

A vállalkozásnál kell lenniük, hogy nyilvántartsák az összes személyi dokumentációt: személyi akták, személyi igazolványok, munkakönyvek, különféle személyzeti megbízások stb.

Csak az adott számmal ellátott és a regisztráció dátumán feltüntetett dokumentáció tekinthető helyesnek. Csak így lesz jogi erejük. Entitásérvként használhatja fel őket, amikor munkaügyi viták merülnek fel.

A regisztrációs napló segítségével a HR osztály az alábbi dokumentumcsoportokról vezet nyilvántartást:


A könyvek és folyóiratok vezetésének formáját hivatalos szervek hagyják jóvá. Bár lehetséges, hogy egy szervezet önállóan is kialakítson megfelelő formát.

Szabályozó aktusok

Egy másik fontos személyi dokumentumok típusa, amelynek minden esetben szerepelnie kell magánszervezet, előírások.

A jelenlegi szerint Munka Törvénykönyve Oroszországban a jogi személyek számára kötelező helyi szabályozási aktusok listája a következőket tartalmazza:


Ezeket a cselekményeket az elsők között kell ellenőrizni a munkavédelmi felügyelők. Egyes előírások a „személyzet” kategória dokumentációjában is szerepelhetnek. Mindez egy adott vállalkozás működésének sajátosságaitól függ.

Adminisztratív dokumentumok

A lista utolsó helyén, de nem utolsósorban az adminisztratív dokumentumok állnak. Ezek magukban foglalják az esetleges megrendeléseket, valamint a menedzsertől kapott megrendeléseket. Nekik köszönhetően gyakorolhatja a vállalkozás működésének biztosítására irányuló jogkörét.

Kétféle megrendelés létezik:

  1. a vállalkozás tevékenysége alapján állítják ki. Ide tartoznak az egyes gyártási kérdésekben kiadott megrendelések, a tanúsítások végrehajtásának rendje, az irodai munkára kiadott utasítások;
  2. személyi állomány részére kiadva. Ide tartoznak a munkavállaló áthelyezése/felvétele/elbocsátása esetén kiadott végzések, fegyelmi szankciók/ösztönzők.

Az első típus a szervezet egészének munkáját fedi le, a második pedig magához a szervezethez közvetlenül kapcsolódó területet. munkaügyi tevékenység alkalmazottak. Az ilyen dokumentációt szabványos és szokásos formában vezetik, amelyet a hatályos törvények hagynak jóvá.

A személyi dokumentáció megfelelő kitöltésével számos probléma elkerülhető, mind a saját alkalmazottaival, mind az állami szervek ellenőrzésével.

Videó „Hogyan kell helyesen kitölteni a személyi dokumentumokat”

A videóban egy ügyvéd beszél arról, hogyan kell munkavégzési megbízást kiadni, és hogyan kell személyi igazolványt kiállítani egy alkalmazott számára.