شرح شغل - کارشناس اسناد پرسنلی. نمونه ای از شرح شغل برای یک کارمند خدمات dow شرح شغل برای یک متخصص پشتیبانی اسناد

مقرر می دارد که فعالیت های مدیریت اسناد در یک سازمان باید مبتنی بر «تاسیس، اجرا و انتشار دستورالعمل ها و مقررات کار با اسناد» باشد. دستورالعمل ها و مقررات هستند آئین نامهایجاد قوانین برای کار با اسناد: قوانینی برای مستندسازی، سازماندهی گردش کار، ذخیره اسناد و استفاده از آنها، حفاظت از اطلاعات مستند و غیره. چرخه زندگی، دستورالعملی برای پشتیبانی مستند از مدیریت (کار اداری) است.

چه کسی کتابچه راهنمای کاربر را توسعه می دهد؟

توسعه دستورالعمل ها برای DOW تابعی از خدمات پشتیبانی اسناد است. در سازمان هایی که سرویس DOW ندارند، توسعه این سند توسط کارمندی که مسئول سازماندهی کار با اسناد است انجام می شود. دستورالعمل DOW قوانین یکسانی را برای کار با اسناد در یک سازمان ایجاد می کند، از جمله مستندسازی فعالیت ها، حفظ مدیریت اسناد، ثبت نام، کنترل بر اجرا و ذخیره اسناد. این دستورالعمل یک سند تنظیمی سازمان است که به تأیید رئیس مؤسسه رسیده و برای کلیه کارکنان لازم الاجرا است.

در سازمان‌هایی با سازمان‌های زیرمجموعه (شاخه‌ها، بخش‌ها)، توصیه می‌شود دستورالعمل‌هایی برای DOW ایجاد شود تا بتوان از آن در سازمان‌های زیرمجموعه نیز استفاده کرد، زیرا این امر به انجام کارهای اداری بر اساس اصول یکسان اجازه می‌دهد و تبادل اطلاعات را تسهیل می‌کند. بین سازمان های یک سیستم

این دستورالعمل بر اساس قوانین قانونی و سایر قوانین قانونی نظارتی تنظیم شده است که حوزه اطلاعات و اسناد را تنظیم می کند. در همان زمان، دستورالعمل منعکس می کند ویژگی های خاصکار با اسناد خاص یک سازمان خاص.

مقامات فدرال قدرت اجراییو ارگانهای سرزمینی دستگاههای اجرایی فدرال دستورالعملهای خود را برای مؤسسات آموزشی پیش دبستانی بر اساس دستورالعمل مدلدر مورد کاغذبازی در دستگاه های اجرایی فدرال، مصوب 8 نوامبر 2005 وزارت فرهنگ روسیه به شماره 536. سایر سازمان ها نیز می توانند از دستورالعمل استاندارد مشخص شده استفاده کنند تا جایی که با ویژگی های کار با اسناد در این سازمان مغایرت نداشته باشد. .

دستورالعمل های DOW نه تنها و نه چندان برای خدمات DOW، بلکه برای کارمندان بخش های سازمان که با اسناد کار می کنند در نظر گرفته شده است.

چندین مرحله در فرآیند توسعه وجود دارد:

جمع آوری و تجزیه و تحلیل مواد؛

تدوین پیش نویس دستورالعمل، هماهنگی و تصویب آن؛

اجرای دستورالعمل ها در سازمان.

مرحله مقدماتی

توسعه دهندگان دستورالعمل بر اساس اسناد نظارتی است که فعالیت های سازمان و مسائل کار با اسناد را تنظیم می کند. علاوه بر دستورالعمل های مدل مشخص شده برای کارهای اداری در مقامات اجرایی فدرال، لازم است از مقررات استفاده شود. استانداردهای ملی، به ویژه GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات برای کارهای اداری."

هنگام تدوین دستورالعمل ها، دستورالعمل های مربوط به کارهای اداری سایر سازمان ها در صورتی که با مفاد قانون در زمینه اطلاعات و اسناد مغایرت نداشته باشد، می توانند مورد استفاده قرار گیرند.

پس از مطالعه اسناد نظارتی، پشتیبانی اسنادی سازمان مورد بررسی قرار می گیرد که عبارتند از:

ساختار سازمان (بر اساس ساختار، تعداد کارمندانو نیروی انسانی)

ساختار دستگاه مدیریت و توزیع مسئولیت ها بین مدیریت (بر اساس دستور توزیع مسئولیت ها بین مدیریت و سایر اسناد سازمانی، قانونی و اداری)؛

وظایف سازمان به عنوان یک کل (بر اساس اساسنامه سازمان یا آیین نامه تأسیس، مقررات مربوط به بخش ها، مقررات مربوط به متخصصان اصلی و پیشرو)؛

وظایف نهادهای حاکمیتی فردی (هیئت‌ها، شوراها، هیأت‌ها و غیره) (بر اساس اسناد سازمانی و قانونی تنظیم‌کننده فعالیت‌های آنها (مقررات، مقررات، دستورالعمل‌ها و غیره)).

مسئولیت های عملکردیکارکنان فردی (بر اساس شرح شغل)؛

ترکیب اسناد (بر اساس نوع، مخاطب، موضوع) ثبت شده در امور سازمان؛

سازماندهی کار برای دریافت و ارسال اسناد؛

سامانه ثبت و حسابداری اسناد در صورت وجود در سازمان (طبق فرمهای ثبتی و حسابداری: مجلات، کمدهای پرونده، دستی یا خودکار)؛

سازمان کنترل بر اجرای اسناد، در صورت انجام (بر اساس مجلات، کابینت پرونده که برای کنترل اجرا استفاده می شود).

سیستم نگهداری اسناد و پرونده ها در بخش های سازمان (بر اساس نام گذاری پرونده ها در صورت وجود و به روش تحلیل مستقیم پرونده ها در بخش ها).

سازماندهی کار مجریان با اسناد؛

روش استفاده، حسابداری و ذخیره مهرها، تمبرها، اشکال اسناد، روش صدور آنها به افراد مسئول برای کار، روش تخریب.

سازماندهی کار ارسال و دریافت اسناد از طریق فکس؛

نحوه استفاده از ایمیل

منابع اصلی اطلاعات در مورد سازماندهی کار با اسناد اسناد نظارتی، روش شناختی، اطلاعاتی و مرجع هستند. اما داده های به دست آمده از اسناد ممکن است کافی نباشد، به خصوص اگر سازمان با اسناد کار نکند. بنابراین، پس از مطالعه مطالب جمع آوری شده، توصیه می شود از مدیران و کارکنان بخش هایی که مستقیماً مسئول کار با اسناد هستند، نظرسنجی انجام دهید.

هنگام جمع آوری مطالب باید به سؤالات زیر توجه ویژه ای داشت:

شایستگی مدیران ( رئیس سازمانمعاونین وی، رؤسای ادارات بویژه در امر تصمیم گیری و انتشار اسناد).

انواع اسناد صادر شده توسط مدیریت (رئیس سازمان، معاونان، روسای ادارات)؛

انواع اشکال اسناد مورد استفاده در سازمان؛

روش تأیید (بازبینی) اسناد؛

مراحل امضای اسناد؛

انواع مدارک مورد تایید رئیس؛

انواع و اقسام اسناد تایید شده با مهر سازمان؛

محل نگهداری مهر و موم (یا مهر و موم، در صورت وجود چندین)؛ شخصی که مسئول نگهداری و استفاده از مهر و موم است.

مکان های ثبت اسناد و فرم های ثبت نام (مجلات، کابینت های پرونده، پایگاه های اطلاعاتی) مورد استفاده برای این امر؛

اسناد ثبت شده و ثبت نشده؛

سازمان هایی که مدارک از آنها دریافت می شود (بالا، تابع و غیره).

ساختار دستورالعمل کار اداری

مرحله بعدی در توسعه یک دستورالعمل، تعیین ساختار آن یا برنامه کاری دستورالعمل است. ترکیب بخش های دستورالعمل، توالی آنها، حضور برنامه ها توسط توسعه دهندگان آن تعیین می شود، اما لازم است که مفاد دستورالعمل به طور مداوم تمام مراحل کار با اسناد (از ایجاد یا دریافت آنها تا اجرا، ارسال را منعکس کند. یا به آرشیو منتقل کنید).

به عنوان یک قاعده، بخش های اصلی دستورالعمل ها "اسناد فعالیت های مدیریت" و "سازمان کار با اسناد" است. قبل از دستورالعمل، بخش "ضوابط عمومی" آمده است، در پایان برنامه هایی با ماهیت اطلاعاتی و مرجع قرار داده شده است.

در فصل " مقررات عمومی "دستورالعمل ها معمولا داده می شود:

هدف و هدف دستورالعمل؛

دستورالعمل های پایه تنظیمی؛

انواع اسناد و فرآیندهای تحت پوشش دستورالعمل؛

اصول کلی کار با اسناد؛

اعمال هنجاری همراه با دستورالعمل اعمال می شود.

مسئولیت ادارات، مسئولین و کارکنان سازمان نسبت به رعایت مفاد دستورالعمل.

هدف از دستورالعمل های DOW ایجاد یک رویه واحد برای کار با اسناد در سازمان است. هدف از این دستورالعمل بهبود کار با اسناد، بهبود کیفیت تهیه اسناد، ساده‌سازی گردش کار، بهینه‌سازی کار مدیریتی و به طور کلی افزایش کارایی فعالیت‌های مدیریتی است.

در بخش «مفاد کلی» نیز اشاره شده است که نگهداری سوابق به طور کلی، کنترل ثبت سوابق در بخش‌های ساختاری و سازمان‌های زیرمجموعه به خدمات پشتیبانی اسناد و مسئولیت ثبت سوابق در بخش‌های ساختاری به رؤسای بخش‌ها محول می‌شود. به منظور سازماندهی کار اداری در ادارات، رئیس کارکنانی را که مسئول کارهای اداری در ادارات هستند منصوب می کند.

در بخش "مفاد کلی" نیز اشاره شده است که کارکنان سازمان شخصاً مسئول تحقق الزامات دستورالعمل، رسیدگی و اجرای به موقع اسناد، اجرای صحیح و ایمنی آنها هستند.

V این بخشلازم است آن دسته از اسناد نظارتی که در سازمان مورد استفاده قرار می گیرند همراه با دستورالعمل های DOW و در مجموع را تشکیل می دهند، فهرست کنیم. چارچوب قانونیکار با اسناد در سازمان این ممکن است به عنوان مثال دستورالعمل کار با اسناد حاوی اطلاعات محرمانه، مقررات مربوط به حفاظت از داده های شخصی کارکنان و غیره باشد.

به بخش "مستند فعالیت های مدیریتی"توصیه می شود زیر بخش های زیر را در نظر بگیرید:

الزامات عمومی برای اسناد؛

فرم اسناد؛

ثبت جزئیات مورد استفاده در تهیه اسناد؛

ویژگی های طراحی انواع خاصییا مجموعه ای از اسناد؛

قوانین تولید اسناد با استفاده از فناوری رایانه.

تهیه اسناد اداری (فرمان ها، دستورات، دستورات، دستورالعمل ها)؛

تهیه اسناد سازمانی و قانونی (مقررات، قوانین، دستورالعمل ها).

تهیه اسناد برنامه ریزی و گزارش (طرح ها، برنامه ها، گزارش ها)؛

تنظیم و اجرای صورتجلسات هیئت های دانشگاهی (دانشکده ها، کمیسیون ها، جلسات، جلسات، شوراها، هیأت ها و غیره).

مکاتبات تجاری؛

تنظیم و اجرای اطلاعات داخلی و اسناد مرجع (گزارش ها، گواهی ها، یادداشت ها، فهرست ها، اعمال و غیره).

تهیه و اجرای قراردادها.

فصل "مدیریت اسناد"باید حاوی مقرراتی باشد که تمام مراحل کار با اسناد دریافتی و ایجاد شده در سازمان را منعکس می کند: از مدیریت اسناد تا انتقال اسناد برای ذخیره سازی در بایگانی.

این بخش باید کار را نه تنها با اسناد دریافت شده از طریق پست، بلکه با اسناد دریافت شده از طریق کانال های مخابراتی (تلگراف، تلفکس، پست الکترونیک) با اسناد دریافتی و ارسالی به سازمان ها و همچنین دریافتی از شهروندان (تجدید نظر شهروندان).

از آنجایی که هنگام کار با اسناد، از مهر (برای تأیید اسناد)، مهر (برای گذاشتن علائم رسمی در دریافت اسناد، کنترل و غیره) استفاده می شود، سازمان باید رویه ای را برای کار با مهر و مهر و همچنین تنظیم کند. روش حسابداری، ذخیره سازی و استفاده از آنها. اگر سازمان از فرم هایی از اسناد ساخته شده به روش چاپی استفاده می کند، لازم است روش حسابداری فرم ها را تنظیم کنید. در بخش "ساماندهی کار با اسناد" نیز لازم است رویه ای برای کپی و تکثیر اسناد در سازمان ایجاد شود تا کپی اسناد ساخته شده در نظر گرفته شود و کپی و تکثیر اسنادی که توسط قانون توجیه نمی شود کاهش یابد. نیاز تجاری

این بخش از دستورالعمل در واقع فناوری کار با اسناد را تنظیم می کند، از جمله سازماندهی گردش اسناد و ذخیره اسناد، ویژگی های استفاده از مهر، مهر و غیره. ساختار این بخش ممکن است به شرح زیر باشد:

سازمان گردش اسناد؛

دریافت، پردازش و ارسال اسناد دریافتی؛

ثبت و حسابداری اسناد دریافتی؛

سازماندهی کار با اسناد ارسالی؛

ثبت و ارسال مدارک داخلی؛

حسابداری حجم جریان اسناد؛

کنترل اجرای سند؛

سازماندهی کار با درخواست شهروندان؛

استفاده از وسایل فاکس؛

فتوکپی و تکثیر اسناد؛

سازماندهی ذخیره سازی اسناد؛

تدوین و نگهداری فهرست پرونده ها؛

تشکیل پرونده ها؛

ثبت پرونده؛

ذخیره سازی عملیاتی موارد؛

انتقال فایل ها برای ذخیره سازی آرشیو؛

کار مجری با اسناد؛

تولید، حسابداری، استفاده و نگهداری مهر، تمبر و فرم.

سازماندهی کار با اسناد دریافت شده توسط فاکس؛

سازماندهی کار با اسناد دریافت شده از طریق ایمیل؛

کپی و تکثیر اسناد؛

ساختار پیشنهادی دستورالعمل مثالی است. در یک سازمان خاص، بسته به ویژگی های آن، ساختار سازمانی، رویه های تصمیم گیری، رویه گذراندن اسناد، وجود مناطق مجزا برای پردازش اسناد، ابزار فنی و اتوماسیون مورد استفاده و همچنین سایر عوامل می تواند توسط بخش های دیگری تکمیل شود. به عنوان مثال، اگر سازمان دارای یک نهاد دانشگاهی باشد، دستورالعمل ممکن است شامل بخش "مستندسازی کار باشد. بدنه دانشگاهی(هیئت علمی، هیئت مدیره، شورای علمی و غیره)"؛ اگر سازمان در حال مکاتبه با خبرنگاران خارجی باشد - بخش "اجرای نامه های ارسالی به خارج از کشور"؛ اگر سازمان درخواست تجدید نظر شهروندان را دریافت کند - بخش "سازمان کار با درخواست های شهروندان» و غیره

هنگام نوشتن متن دستورالعمل، باید از اسناد نظارتی که در ابتدای مقاله ذکر شده است استفاده کنید. کمک جدی در این کار می تواند با دستورالعمل های مربوط به امور اداری سایر سازمان ها، آموزش و ادبیات روشمندبرای پشتیبانی مستندات ارزش عالی برای سازماندهی مناسبکار با اسناد دارای سیستم ثبت و حسابداری اسناد است، بنابراین باید به بخش هایی از دستورالعمل که روش ثبت اسناد را تعیین می کند توجه ویژه ای شود. دستورالعمل های DOW باید به وضوح مشخص کند که کدام اسناد در سرویس DOW ثبت شده اند و کدام یک در بخش های ساختاری. در این مورد، ایجاد ساختار ضروری است شماره ثبتبرای مجموعه های مختلف اسناد ثبت شده.

مفاد هنجاری دستورالعمل تکمیل شده است برنامه های کاربردی.در ضمیمه های دستورالعمل، به عنوان یک قاعده، آنها قرار می دهند:

نمونه فرم اسناد;

نمونه ثبت انواع اصلی مدارک (سفارش، دستورالعمل، پروتکل، نامه اداریو غیره.)؛

لیست اسناد ثبت نشده؛

لیست اسناد تایید شده؛

فهرست اسناد تأیید شده با مهر سازمان؛

فرم مجلات و کارت های مورد استفاده برای ثبت و حسابداری اسناد، انجام کار مرجع بر روی اسناد؛

فرم نام‌گذاری پرونده، الگوی جلد پرونده، فرم‌های شرح پرونده و غیره.

مفاد جداگانه دستورالعمل های DOW را می توان در سایر دستورالعمل ها، قوانین، مقررات، مقررات اختصاص داده شده به حوزه های خاصی از کار با اسناد تکمیل و مشخص کرد.

هماهنگی و تصویب

متن تهیه شده دستورالعمل با روسای بخش های ساختاری، معاونان سازمان هماهنگ شده است. بالاترین ارزشدر رویه هماهنگی، دستورالعمل هایی برای هماهنگی با خدمات حقوقی، بایگانی سازمان یا کارمند مسئول بایگانی، حسابداری، خدمات پرسنلی، مهمترین واحدهای عملکردی از نظر فعالیت های سازمان ارائه می شود. پس از موافقت و نهایی شدن دستورالعمل نظرات، به تایید رئیس می رسد. دستورالعمل های DOW را می توان به عنوان استاندارد سازمان تایید کرد.

این دستورالعمل با دستور رئیس سازمان تصویب می شود. دستور باید حاوی پاراگراف هایی با ماهیت نوآورانه باشد که در آن دستورالعمل های مناسب به خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و روسای سایر بخش های ساختاری داده می شود.

دستورالعمل باید به هر یک از کارکنان سازمان ابلاغ شود. سرویس DOW باید کارمندان مسئول کار اداری در بخش ها را در مورد قوانین جدید کار با اسناد آموزش دهد. در این درس ها، توسعه دهندگان دستورالعمل، محتوای دستورالعمل را با توجه به مهم ترین موارد اساسی توضیح می دهند. در آینده، وظیفه سرویس DOW نظارت بر انطباق با مفاد دستورالعمل ها در کار فعلی است.

ما یک مثال معمولی از شرح شغل مدیر اسناد، نمونه ای از سال 2019 را مورد توجه شما قرار می دهیم. شرح شغلمدیر اسنادباید شامل بخش های زیر باشد: موقعیت عمومی، وظایف رسمی متخصص اسناد، حقوق متخصص اسناد، مسئولیت متخصص اسناد.

موارد زیر باید در شرح وظایف متخصص اسناد منعکس شود:

مسئولیت های یک مدیر اسناد

1) وظایف شغلی. توسعه و اجرا می کند فرآیندهای تکنولوژیکیکار با اسناد و اطلاعات اسنادی مبتنی بر استفاده از فناوری سازمانی و رایانه ای (حسابداری، کنترل اجرا، ذخیره سازی عملیاتی، کار مرجع). در برنامه ریزی، سازماندهی و بهبود فعالیت های خدمات مستندسازی شرکت می کند مدیریت، بر وضعیت کار اداری نظارت می کند. پیشنهادهایی را برای اطمینان از شرایط کار ارگونومیک، منطقی کردن محل کار برای کارکنان خدمات مدیریت اسناد آماده می کند. سیستم های مستندسازی یکپارچه و برگه های زمانی را برای اهداف مختلف و سطح مدیریتیطبقه بندی اطلاعات اسناد. اجرای سیستم های مستندسازی را سازماندهی می کند. اقداماتی را برای ساده سازی ترکیب اسناد و شاخص های اطلاعاتی، کاهش تعداد آنها و بهینه سازی جریان اسناد انجام می دهد. در انتخاب اسناد منتقل شده برای ذخیره سازی دولتی، سازماندهی ذخیره سازی و بررسی ارزش اسناد شرکت می کند. در تنظیم وظایف، طراحی، عملیات و بهبود (از نظر پشتیبانی اطلاعات) به صورت خودکار شرکت می کند سیستم های اطلاعاتیو سیستم های کنترل، و همچنین در توسعه آخرین فناوری اطلاعات(از جمله بدون کاغذ) بر اساس استفاده از فناوری رایانه و ریزپردازنده، طراحی و به روز رسانی پایگاه های داده و بانک های داده. بهترین تجربه داخلی و خارجی را در زمینه پشتیبانی اسناد برای مدیریت مطالعه و تعمیم می دهد، اسناد نظارتی و روش شناختی را در مورد مسائل پشتیبانی اسناد تدوین می کند.

مستندات باید بدانند

2) مدیر اسناد در انجام وظایف خود باید بداند:قوانین قانونی و نظارتی، مصوبات، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی مقامات بالاترمربوط به مدیریت اسناد؛ روش برنامه ریزی، طراحی و فناوری کار بر اساس فناوری سازمانی و رایانه ای خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت. روش های تحقیق، تجزیه و تحلیل، طراحی و توسعه سیستم های مستندسازی؛ روش ثبت نام، طبقه بندی، ذخیره سازی، بررسی ارزش اسناد؛ سازمان آرشیو؛ اسناد نظارتی و روش شناختی در مورد طراحی و بهره برداری از سیستم های مدیریت اطلاعات خودکار؛ مبانی برنامه نویسی؛ روش‌های طراحی و به‌روزرسانی پایگاه‌های اطلاعاتی و بانک‌های اطلاعاتی؛ اصول ارگونومی، روانشناسی اجتماعی، جامعه شناسی; تشکیل سند؛ تجربه داخلی و خارجی در زمینه مدیریت اسناد؛ مبانی اقتصاد، سازماندهی کار و مدیریت؛ قانون کار؛ قوانین داخلی برنامه کاری; قوانین و مقررات حمایت از کار.

3) شرایط صلاحیت.

کارشناس اسناد: بالاتر تحصیلات حرفه ایبدون نیاز به سابقه کار

1. مقررات عمومی

1. متخصص سند متعلق به دسته متخصصان است.

2. کارشناس مدارک فردی را می پذیرد که دارای تحصیلات حرفه ای بالاتر بدون ارائه شرایط لازم برای سابقه کار باشد.

3. یک متخصص اسناد استخدام و اخراج می شود ____ (مدیر)سازمان ها در ارائه ____ (موقعیت)

4. مدیر اسناد باید بداند:

• قوانین قانونی و نظارتی، مصوبات، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی مقامات بالاتر مربوط به اسناد مدیریت.
• روش برنامه ریزی، طراحی و فناوری کار بر اساس فناوری سازمانی و رایانه ای خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت.
• روش های تحقیق، تجزیه و تحلیل، طراحی و توسعه سیستم های مستندسازی؛
• روش ثبت نام، طبقه بندی، ذخیره سازی، بررسی ارزش اسناد؛
• سازمان آرشیو؛
• اسناد نظارتی و روش شناختی در مورد طراحی و بهره برداری از سیستم های مدیریت اطلاعات خودکار؛
• مبانی برنامه نویسی؛
• روش‌های طراحی و به‌روزرسانی پایگاه‌های اطلاعاتی و بانک‌های اطلاعاتی؛
• مبانی ارگونومی، روانشناسی اجتماعی، جامعه شناسی؛
• تشکیل سند؛
• تجربه داخلی و خارجی در زمینه مدیریت اسناد؛
• مبانی اقتصاد، سازماندهی کار و مدیریت؛
• قانون کار؛
• مقررات داخلی کار؛
• قوانین و مقررات حمایت از کار.

5. متخصص اسناد در فعالیت های خود توسط:

• قانون گذاری فدراسیون روسیه,
• اساسنامه (مقررات) سازمان،
• سفارشات و سفارشات ___ (مدیر کل، مدیر، مدیر)سازمان های،
• این شرح شغل،
• مقررات داخلی کار سازمان.

6. مدیر اسناد به طور مستقیم به: ___ (موقعیت) گزارش می دهد

7. در زمان غیبت کارشناس اسناد (سفر کاری، مرخصی، بیماری و ...) وظایف وی توسط شخصی منصوب ___ ( سمت) سازمان به ترتیب مقرر انجام می شود که حقوق، وظایف مربوطه را احراز می کند و می باشد. مسئول انجام وظایف خود است.

2. مسئولیت های شغلی متخصص اسناد

مدیر اسناد:

1. توسعه و پیاده سازی فرآیندهای فناورانه برای کار با اسناد و اطلاعات اسنادی مبتنی بر استفاده از فناوری سازمانی و رایانه ای (حسابداری، کنترل اجرا، ذخیره سازی عملیاتی، کار مرجع).

2. در برنامه ریزی، سازماندهی و بهبود فعالیت های خدمات پشتیبانی اسناد مدیریت شرکت می کند، وضعیت کار اداری را نظارت می کند.

3. پیشنهادهایی را برای اطمینان از شرایط کار ارگونومیک، منطقی کردن محل کار برای کارکنان خدمات مدیریت اسناد تهیه می کند.

4. سیستم های مستندسازی یکپارچه و جداول اسناد را برای مقاصد مختلف و سطوح مدیریتی، طبقه بندی کننده اطلاعات اسناد ایجاد می کند.

5. اجرای سیستم های مستندسازی را سازماندهی می کند.

6. اقداماتی را برای ساده سازی ترکیب اسناد و شاخص های اطلاعاتی، کاهش تعداد آنها و بهینه سازی جریان اسناد انجام می دهد.

7. در انتخاب اسناد منتقل شده برای ذخیره سازی دولتی، سازماندهی ذخیره سازی و بررسی ارزش اسناد شرکت می کند.

8. در تنظیم وظایف، طراحی، بهره برداری و بهبود (از نظر پشتیبانی اطلاعات) سیستم های اطلاعاتی و سیستم های کنترل خودکار و همچنین در توسعه آخرین فناوری های اطلاعاتی (از جمله بدون کاغذ) بر اساس استفاده از فناوری کامپیوتر و ریزپردازنده، طراحی و به روز رسانی پایگاه های داده و بانک های داده.

9. مطالعه و تعمیم بهترین تجربه داخلی و خارجی در زمینه پشتیبانی اسناد برای مدیریت، تدوین اسناد نظارتی و روش شناختی در مورد مسائل پشتیبانی اسناد.

10. در کار انتخاب، استقرار و آموزش پیشرفته پرسنل خدمات مدیریت اسناد شرکت می کند.

3. حقوق متخصص سند

مدیر اسناد حق دارد:

1. ارائه پیشنهادات برای بررسی مدیریت:

• برای بهبود کارهای مربوط به مفاد این مسئولیت ها,
• با تشویق کارگران برجسته زیردست او،
• درمورد مسئولیت مادی و انضباطی کارکنانی که انضباط تولید و کار را نقض کرده اند.

2. از بخشهای ساختاری و کارکنان سازمان اطلاعات لازم برای انجام وظایف خود را درخواست کند.

3. با اسنادی که حقوق و تعهدات او را در سمت خود مشخص می کند، معیارهای ارزیابی کیفیت انجام وظایف رسمی آشنا شوید.

4. با پیش نویس تصمیمات مدیریت سازمان در خصوص فعالیت های آن آشنا شوید.

5. الزام مدیریت سازمان به ارائه مساعدت از جمله تامین شرایط سازمانی و فنی و اجرای اسناد و مدارک تعیین شده لازم برای انجام وظایف رسمی.

6. سایر حقوق مقرر در قانون کار جاری.

4. مسئولیت کارشناس اسناد

مدیر اسناد در موارد زیر مسئولیت دارد:

1. برای انجام نادرست یا عدم انجام وظایف رسمی آنها که در این شرح شغل تعیین شده است - در محدوده تعیین شده توسط قانون کار فدراسیون روسیه.

2. برای جرائمی که در جریان فعالیت آنها انجام شده است - در محدوده تعیین شده توسط قوانین اداری، کیفری و مدنی فعلی فدراسیون روسیه.

3. برای ایجاد خسارت مادی به سازمان - در حدود تعیین شده توسط قانون فعلی کار و مدنی فدراسیون روسیه.

شرح وظایف کارشناس اسناد نمونه سال 2019 می باشد. مسئولیت های شغلی مدیر اسناد، حقوق مدیر اسناد، مسئولیت مدیر اسناد.

دبیر، منشی واحد ساختاری

• 1. یک قسمت مشترک
• 1.1. دبیر یک واحد ساختاری (از این پس منشی نامیده می شود) کارمند آن واحد است. وظیفه اصلی فعالیت وی خدمات اسناد و مدارک واحد است.
• 1.2. منشی متعلق به دسته متخصصان JSC است.
• 1.3. فردی با تحصیلات متوسطه و حداقل یک سال سابقه کار اداری در سمت منشی پذیرفته می شود.
• 1.4. منشی به دستور استخدام و عزل می شود مدیر کلبه پیشنهاد رئیس واحد سازه.
• 1.5. دبیر در فعالیت های خود توسط اسناد اداری OJSC ، مقررات داخلی کار ، دستورالعمل های رئیس واحد ساختاری ، اسناد نظارتی و روش شناختی فعلی دولتی در مورد کار اداری هدایت می شود. استانداردهای دولتیتنظیم اجرای اسناد، دستورالعمل های امور اداری JSC و این شرح وظایف.
• 1.6. منشی باید بداند: ساختار OJSC، فعالیت های بخش، نام و توزیع وظایف بین کارکنان بخش، مقررات داخلی کار OJSC، قوانین تنظیم و پردازش اسناد، قوانین. ملاحضات امنیتیهنگام کار بر روی فناوری سازمانی؛ دستورالعمل های عملیاتی تجهیزات فنی، هنجارهای آداب رسمی.
• 1.7. منشی باید قادر به کار بر روی رایانه در محیط ویندوز، انجام کارهای کپی و تکثیر، تنظیم اسناد رسمی، دریافت و انتقال اسناد از طریق فاکس باشد.
• 2. توابع

برای انجام وظیفه اصلی خود، منشی وظایف زیر را انجام می دهد:

• 2.1. تحویل روزانه مدارک به دپارتمان از اعزام و دبیرخانه به موقع.
• 2.2. دریافت و ارسال مدارک از طریق فاکس و ارتباط کامپیوتری.
• 2.3. وارد کردن اطلاعات ثبت اسناد ورودی، داخلی و خروجی به رایانه.
• 2.4. حصول اطمینان از رسیدگی به موقع اسناد دریافتی توسط رئیس واحد سازه.
• 2.5. تولید متون اسناد رسمی، ویرایش و چاپ آنها، اجرای کار تایپی و کپی.
• 2.6. کنترل بر اجرای صحیح اسناد ارسالی از واحد، انتقال اسناد به اعزامی برای ارسال از طریق پست.
• 2.7. نظارت روزانه بر مهلت های اجرای اسناد در اداره.
• 2.8. بایگانی اسناد اجرا شده در پرونده ها مطابق با نام پرونده های واحد با اطمینان از ایمنی اسناد.
• 2.9. اخذ رونوشت دستورات و بخشنامه های مدیرکل از دبیرخانه و به اطلاع مدیریت واحد و کارکنان.
• 2.10. دریافت و انتقال اطلاعات به صورت تلفنی برای رئیس و کارکنان بخش.
• 2.11. حفظ صورتجلسات و جلسات برگزار شده توسط سرپرست واحد سازه، ثبت آنها و سازماندهی انبار.
• 2.12. تهیه لوازم التحریر کارمندان بخش و همچنین محل کار رئیس با کلیه لوازم مورد نیاز برای کار.
• 2.13. خدمات بدون مدرک برای رئیس بخش (تماس های تلفنی، روتین قرار کاریو مذاکرات)، اجرای دستورات و دستورات وی.
• 3. وظایف

برای انجام وظایف تعیین شده در دستورالعمل، منشی باید:

• 3.1. محرمانه بودن اطلاعات اختصاصی را حفظ کنید.
• 3.2. از ایمنی اسناد رسمی اطمینان حاصل کنید.
• 3.3. از دستورات و دستورات رئیس واحد سازه پیروی کنید.
• 3.4. قوانین مربوط به مدارک را رعایت کنید.
• 3.5. رعایت شرایط رسیدگی، تحویل، ثبت، انتقال اسناد، انجام وظایف و دستورالعمل های رئیس اداره.
• 3.6. با رعایت قوانین عملکرد رایانه، از ایمنی اطلاعات وارد شده اطمینان حاصل کنید.
• 3.7. نظارت بر وضعیت تجهیزات سازمانی و وسایل ارتباطی نصب شده در واحد ساختاری، رعایت قوانین عملکرد آنها.
• 3.8. پیروی از تابعیت، قوانین ارتباطات تجاری، هنجارهای آداب اداری.
• 4.4. اسنادی که بر خلاف قوانین و مهلت مقرر تنظیم شده است را به مجریان بازگرداند.
• 5. مسئولیت پذیری

منشی مسئول کیفیت و به موقع انجام وظایف محول شده در شرح وظایف و همچنین عدم استفاده از حقوق اعطا شده و نقض تابعیت رسمی است.

6. روابط

منشی تعامل دارد:

• 6.1. با دبیرخانه و سایر بخش های ساختاری JSC در زمینه تهیه، اجرا و اجرای اسناد.
• 6.2. با مدیر دفتر در خصوص مسائل تهیه سربرگ، کاغذ، لوازم التحریر کارکنان واحد.
• 6.3. با بخش اطلاعات - برای سوالات نگهداریتجهیزات سازمانی و کامپیوتری نصب شده در واحد.
• 6.4. با آرشیو در مورد مسائل حصول اطمینان از ایمنی اسناد، تدوین یک نامگذاری از امور واحد، بررسی ارزش اسناد، آماده سازی آنها برای ارسال به بایگانی.

سر حروف اول امضای شخصی دبیرخانه، نام خانوادگی

با دستورالعمل آشنا شد

حروف اول امضای شخصی منشی، نام خانوادگی

ضمیمه 6

GOST R 51141-98

• بعد تقسیمات هستند.
• حقوق وزیر حق دارد: 4.1. کاستی های شناسایی شده در صلاحیت خود را به رئیس واحد سازه گزارش دهند. 4.2. برای مشاوره در مورد قوانین تنظیم و اجرای اسناد و انجام عملیات اداری با دبیرخانه OJSC تماس بگیرید. 4.3. پیشنهادهایی برای بهبود کار با اسناد ارائه دهید.

1. مقررات عمومی

1.1. این شرح شغل وظایف عملکردی، حقوق و مسئولیت های مدیر اسناد را تعریف می کند.

1.2. متخصص اسناد طبق روال تعیین شده توسط قانون کار فعلی به دستور مدیر شرکت به این سمت منصوب می شود و از این سمت برکنار می شود.

1.3. مدیر اسناد مستقیماً به __________________ گزارش می دهد.

1.4. فردی که دارای:

مدیر اسناد: آموزش عالی حرفه ای بدون ارائه الزامات برای سابقه کار.

1.5. مستندات باید بدانند:

اقدامات قانونی قانونی و نظارتی، مصوبات، دستورات، دستورات، سایر اسناد حاکمیتی و نظارتی مقامات بالاتر مربوط به پشتیبانی اسناد برای مدیریت؛

ترتیب برنامه ریزی، طراحی و فناوری کار بر اساس فناوری سازمانی و کامپیوتری خدمات پشتیبانی اسناد و مدارک برای مدیریت؛

روش های تحقیق، تجزیه و تحلیل، طراحی و توسعه سیستم های مستندسازی؛

روش ثبت، طبقه بندی، ذخیره سازی، بررسی ارزش اسناد؛

سازمان آرشیو؛

اسناد نظارتی و روش شناختی برای طراحی و بهره برداری از سیستم های مدیریت اطلاعات خودکار؛

مبانی برنامه نویسی؛

روش‌های طراحی و به‌روزرسانی پایگاه‌های اطلاعاتی و بانک‌های داده؛

مبانی ارگونومی، روانشناسی اجتماعی، جامعه شناسی؛

مستندات؛

تجربه داخلی و خارجی در زمینه مدیریت اسناد؛

مبانی اقتصاد، سازماندهی کار و مدیریت؛

قانون کار؛

مقررات داخلی کار؛

قوانین و هنجارهای حمایت از کار.

1.6. در مدت غیبت موقت مدیر اسناد، وظایف وی به __________________________ محول می شود.

2. مسئولیت های عملکردی

2.1. مسئولیت‌های عملکردی افسر اسناد بر اساس و به میزان ویژگی‌های صلاحیتی برای سمت مسئول اسناد تعیین می‌شود و می‌توان آن را تکمیل کرد و در هنگام تهیه شرح وظایف بر اساس شرایط خاص مشخص کرد.

2.2. مدیر اسناد:

2.2.1. توسعه و پیاده سازی فرآیندهای فناورانه برای کار با اسناد و اطلاعات اسنادی بر اساس استفاده از فناوری سازمانی و رایانه ای (حسابداری، کنترل اجرا، ذخیره سازی عملیاتی، کار مرجع).

2.2.2. در برنامه ریزی، سازماندهی و بهبود فعالیت های خدمات مدیریت اسناد شرکت می کند، وضعیت کار اداری را نظارت می کند.

2.2.3. پیشنهادهایی را برای اطمینان از شرایط کار ارگونومیک، منطقی کردن محل کار برای کارکنان خدمات مدیریت اسناد آماده می کند.

2.2.4. سیستم های مستندسازی یکپارچه و برگه های زمانی اسناد را برای مقاصد مختلف و سطوح مدیریتی، طبقه بندی کننده اطلاعات اسناد ایجاد می کند.

2.2.5. اجرای سیستم های مستندسازی را سازماندهی می کند.

2.2.6. اقداماتی را برای ساده سازی ترکیب اسناد و شاخص های اطلاعاتی، کاهش تعداد آنها و بهینه سازی جریان اسناد انجام می دهد.

2.2.7. در انتخاب اسناد منتقل شده برای ذخیره سازی دولتی، سازماندهی ذخیره سازی و بررسی ارزش اسناد شرکت می کند.

2.2.8. در تعیین اهداف، طراحی، بهره برداری و بهبود (از نظر پشتیبانی اطلاعات) سیستم های اطلاعاتی و سیستم های کنترل خودکار، و همچنین در توسعه آخرین فناوری های اطلاعاتی (از جمله بدون کاغذ) بر اساس استفاده از فناوری رایانه و ریزپردازنده مشارکت می کند. طراحی و به روز رسانی بانک های اطلاعاتی و بانک های اطلاعاتی

2.2.9. بهترین تجربه داخلی و خارجی را در زمینه پشتیبانی اسناد برای مدیریت مطالعه و تعمیم می دهد، اسناد نظارتی و روش شناختی را در مورد مسائل پشتیبانی اسناد تدوین می کند.

2.2.10. در کار انتخاب، قرار دادن و آموزش پیشرفته پرسنل خدمات مدیریت اسناد شرکت می کند.

3. حقوق

3.1. مدیر اسناد حق دارد:

3.1.1. ارائه پیشنهادات برای بهبود سازماندهی گردش کار شرکت، منطقی سازی آن با رعایت استانداردهای تعیین شده.

3.1.2. خدمات شرکت و کارمندان درگیر در تهیه اسناد را ملزم کنید تا با استانداردها و الزامات تعیین شده مطابقت داشته باشند.

3.1.3. توسعه و پیاده سازی سیستم های مستندسازی یکپارچه، جدول زمانی اسناد برای مقاصد مختلف و سطوح مدیریتی، طبقه بندی اطلاعات اسناد.

4. مسئولیت

4.1. مدیر اسناد مسئولیت دارد:

4.1.1. عدم انجام وظایف عملکردی خود.

4.1.2. اطلاعات نادرست در مورد وضعیت وظایف و دستورالعمل های دریافتی، نقض مهلت های اجرای آنها.

4.1.3. عدم رعایت دستورات، دستورات مدیر شرکت، دستورالعمل ها و وظایف رئیس اداره.

4.1.4. نقض مقررات داخلی کار، مقررات ایمنی آتش سوزی و ایمنی تعیین شده در شرکت.

5. شرایط کار

5.1. نحوه عملکرد مدیر اسناد مطابق با مقررات داخلی کار تعیین شده در شرکت تعیین می شود.

5.2. در ارتباط با نیاز تولید، می توان به مدیر اسناد ارسال کرد سفرهای تجاری(از جمله اهمیت محلی).

سایر دستورالعمل ها در بخش:
-