مراحل آماده شدن برای ملاقات با مشتری چگونه برای یک جلسه کاری آماده شویم

عامل کلیدی که تاکتیک ها به آن بستگی دارد عزت نفس است. اگر باثبات و باثبات باشد، آنگاه فرد سعی خواهد کرد که به طور سازنده و متقابلا سودمند مذاکره کند. اگر فردی احساس ناامنی کند، "در دفاع پنهان می شود" و از شکست می ترسد. اگر قدش بی‌دلیل باشد، سعی می‌کند رقابت کند و «پتو را روی خودش بکشد». در این دو مورد خود فرد رفتار مخربی از خود نشان می دهد. اما در هر دو مورد معتقد است که مشکل در طرف مذاکره کننده است. یک نوع اصل "نقطه کور" وجود دارد، زمانی که فرد قادر است همه چیز را بفهمد و متوجه شود، به جز دلیلی که باعث ایجاد مشکل در مذاکرات می شود.

عزت نفس کافی با احاطه شدن توسط تعداد زیادی از افرادی که می توانند و می خواهند حقیقت خود را به شما بگویند، ایجاد می شود. آنها نه کارمندان شرکت شما، نه مدیران و نه همکاران، بلکه دوستان و رفقای شما هستند که با آنها در ارتباط هستید. روابط خوب. اگر از نظر عزت نفس کافی هستید، هم در مذاکره با شرکا و هم در ارتباطات شخصی کافی هستید.

چیزهایی که باید زودتر به آن فکر کنید

به طور مشروط می توان سبک مذاکره را به دو نوع عاطفی و عقلانی تقسیم کرد. وقتی به یک جلسه می روید، به این فکر کنید که همسرتان ترجیح می دهد چگونه رفتار کند.

اگر بتوان سبک ارتباطی او را منطقی نامید، باید روی شاخص‌های قابل اندازه‌گیری مذاکرات تمرکز کنید و در ابتدا به آنچه محاسبه آسان‌تر است تکیه کنید. و تنها پس از آن به سراغ چیزی بروید که اندازه گیری آن دشوارتر است.

اگر او از سبک ارتباط عاطفی استفاده می کند، پس باید روی زمینه احساسی مذاکرات تمرکز کنید. چه استدلال هایی برای متقاعد کردن فرد مستقر در مقابل شما لازم است که حق با شماست؟ عملا هیچکدام. اگه ازت متنفر باشه چی؟ همچنین هیچکدام - بعید است که چیزی در اینجا کمک کند. مهم است که گام های کوچکی بردارید تا مذاکره برای شریکتان آسان و لذت بخش باشد.

لازم است از قبل برای گزینه های مختلف برای رفتار یک شریک مذاکره آماده شود. اگر او از تاکتیک های حمله استفاده می کند، باید در نظر داشت که چگونه به سرزنش ها، ادعاها و محدودیت های تهاجمی و نه همیشه کافی پاسخ دهد. اگر او دفاع می کند، باید به این فکر کنیم که از چه استدلال هایی می توان برای "کشیدن" شریک از حالت انتظار اقدامات فقط از طرف ما استفاده کرد.

همیشه بهتر است به تنهایی مذاکره کنید. کسی نیست که بهش تکیه کنه
فقط برای خودت و آماده باش
به حداکثر برسد

در اینجا مهم است که با "روش تقریب تدریجی" عمل کنیم: تثبیت حداقل اقدامات مشترک به عنوان تقریبی به نتیجه کلی. این ممکن است توافقی در مورد مدت زمان مذاکرات و فهرستی از موضوعات مورد بحث و ترتیب آنها باشد.

هرچه اطلاعات بیشتری در مورد شریک زندگی خود از قبل جمع آوری کنید، بهتر است. اما مهم است که قبل از شروع مذاکرات علاقه خود را نشان ندهید. علاوه بر این، سعی کنید تا حد امکان آگاهی خود را پنهان کنید.

اگر اطلاعاتی (بله، به طور آزمایشی) در مورد علایق شریک و سبک مذاکره جمع آوری کرده اید، احتمالاً می توانید تعیین کنید که شریک ابتدا چه پارامترهایی از معامله را از شما پنهان کند. و شاید به طور کلی در مورد برخی از واقعیت ها و فرآیندها فریب می دهد یا فریب می خورد.

به هیچ وجه نباید شریک زندگی خود را به خاطر اشتباهات خود جلب کنید یا آگاهی خود را "نشان دهید". از این گذشته ، اگر او بخواهد چیزی را پنهان کند ، و شما "آن را در نور روز بیرون بیاورید" ، نه تنها این روند مذاکره را برای خود پیچیده می کنید ، بلکه رابطه را برای مدت طولانی خراب می کنید. مردم می توانند بسیاری از اشتباهات را ببخشند، اما این واقعیت که کسی از آنها باهوش تر، باسوادتر یا آگاه تر است هرگز اینطور نیست.

آئین نامه

در ابتدای مذاکرات باید در مورد قوانین، موضوع و زمان تصمیم گیری شود. اغلب سعی می کنند ابتدا زمان را تعیین کنند. و سپس معلوم می شود که آنها وقت نداشتند در مورد سؤالات "هم این و هم آن" بحث کنند. عجله شروع می شود. و در پشت آن - بی توجهی به سخنان، مواضع و پیشنهادات شریک. بنابراین، مهم است که دنباله را دنبال کنید.

مدت زمان مذاکرات می تواند متفاوت باشد - بسته به اینکه چند موضوع در حال بحث هستید: از یک موضوع برای چهل دقیقه تا یک ساعت و نیم برای 3-5 موضوع. صرف زمان بیشتر در یک دور منطقی نیست. پس از مدت زمان توافق شده، باید برای رفع هر نتیجه ای آماده باشید.

بهتر است جلسه بعدی را برای یک روز دیگر برنامه ریزی کنید. مردم هم از همدیگر خسته می شوند، حتی اگر با هم دوست باشند. و در مذاکرات، مردم به طور مشترک بر اختلافات و مناطق درگیری غلبه می کنند. استثنا مذاکرات در مورد سفرهای کاری است. سپس باید چندین دور را با استراحت بگذرانید. سپس به شما توصیه می کنم که محل مذاکرات را به صورت فیزیکی تغییر دهید.

لیست شرکت کنندگان

همیشه بهتر است به تنهایی مذاکره کنید: هیچ کس برای تکیه کردن وجود ندارد، شما فقط به خودتان تکیه کنید و حداکثر آماده شوید. در عین حال، تعداد زیادی از افراد هستند که سعی می کنند به قول خودشان "به عنوان یک تیم" مذاکره کنند.

اما کار روی تیم های مذاکره کننده زمان زیادی می برد تا کار آنها هماهنگ و موثر باشد. در حالی که معمولا مذاکرات توسط گروهی از کارمندان انجام می شود که منافع آنها اغلب با یکدیگر در تضاد است. تنها شانس به چنین شبه فرمان هایی کمک می کند تا با اعمال خود خسارات زیادی ایجاد نکنند. تمام تناقضات آنها، دخالت متقابل، ناهماهنگی آنها در دقیقه اول برای متخصص قابل مشاهده است. آنها به سادگی با نشستن بر سر میز مذاکره شکست می خورند. اما در ابتدا اینطور فکر نمی کنند.

خنده با خنده، اما هنگام برنامه ریزی مذاکره با یک زن،

من سعی می کنم اطلاعات جمع آوری کنم - آیا او ازدواج کرده است، زندگی خانوادگی او چگونه است

گاهی اوقات مذاکره نیاز به مشارکت یک متخصص متخصص دارد. سپس باید از قبل با او توافق کرد که چه سوالاتی ممکن است برای او پیش بیاید. فقط کسی که از طرف ما مذاکره می کند به او می دهد. او حق ندارد مستقیماً به سؤالات شریک پاسخ دهد.

بهترین کار زمانی است که تنها هستید و چندین نفر در مقابل شما هستند - می توانید متوجه تناقضات در موقعیت آنها شوید. در عین حال، شما خودتان همیشه می توانید به این واقعیت اشاره کنید که ممکن است حل کردن موضوع مورد بحث زمان بر باشد (بالاخره، چندین مورد از آنها وجود دارد و شما همچنین نیاز به مشورت دارید) و هیچ تصمیمی نگیرید تا زمانی که دور بعدی مذاکرات چنین بهانه ای مخصوصاً زمانی مفید است که چیزی برای پوشاندن ندارید.

نکته اصلی که باید به خاطر بسپارید: اگر در مقابل همه هستید، زمان دارید، به این معنی که باید فوراً چندین دور مذاکره را برنامه ریزی کنید. برای انجام این کار، بهتر است بلافاصله هشدار دهید که در ابتدا می خواهید نیازهای متقابل و رویکردهای حل مشکل را مطالعه کنید و در دور بعدی مذاکرات آماده گفتگو خواهید بود. گزینه های ممکنمشارکت.

مذاکره با یک زن

زنان به طور شهودی نسبت به درست و نادرست بودن حساسیت بیشتری دارند. اما وقتی با اطلاعات غیر قابل اعتماد مواجه می شوند، عجله ای برای «حمله» یا «ترک» ندارند، همانطور که مردان انجام می دهند. آنها علاقه مند هستند حدس خود را آزمایش کنند. در این شرایط زنان بیشتر از مردان مستعد دستکاری هستند. اما اگر به آنها ملحق شوید گفتگوی باز، هیچ دستکاری از طرف آنها نیز وجود نخواهد داشت.

گاهی اوقات استثناهایی از این قاعده وجود دارد، اما به ندرت. این مربوط به این واقعیت است که زنان بر اساس وضعیت عاطفی خود مذاکره می کنند. چیزی یک زن را نگران می کند، او می تواند شروع به رفتار عاطفی بی ثبات، "عصبی" و حتی دستکاری کند.

بنابراین، خنده با خنده، اما هنگام برنامه ریزی برای مذاکره با یک زن، سعی کنید اطلاعاتی را جمع آوری کنید: آیا او ازدواج کرده است، زندگی خانوادگی او چگونه است.

حتماً در نظر داشته باشید که در مذاکره با مرد، زن قطعاً وضعیت شریک زندگی را مورد توجه قرار می دهد. و اگر او در سطح یا بالاتر باشد، ارزیابی مثبت او برای او مهم خواهد بود. می تواند نشانه های توجه و درایت و ادب ابتدایی باشد. و این برای زنان متاهل و مجرد به طور یکسان صدق می کند.

اگر وضعیت یک مرد پایین تر باشد، زنان مذاکرات باز را انجام می دهند و سعی می کنند سریعتر آنها را به پایان برسانند.

تصویر: ناتالیا اوسیپووا

ابزاری برای کسانی که در مذاکره مشکل دارند

کتاب "اول بگو نه" نوشته جیم کمپ بخشی از برنامه های آموزشی برای همه کارکنان است. به غوطه ور شدن در دنیای طرف مقابل کمک می کند و به او کمک می کند تصمیم درستی بگیرد.

اما تئوری به تنهایی کافی نیست، تمرین لازم است. وقتی می بینم کارمندی در آماده شدن برای جلسه شکست خورده است، به او پیشنهاد می کنم قبل از هر جلسه با مشتری یا تماس با همکار، کارت مذاکره را برای چند هفته پر کند.

کارت مذاکره چیست؟

من برای اولین بار در مورد کارت مذاکره از وبلاگ نیکولای تووروفسکی مطلع شدم. این ابزاری است که به آماده شدن برای مذاکره و آموزش مهارت کمک می کند. می توانید کارت را به هر روشی مناسب پر کنید: با یک خودکار در دفترچه یادداشت، در یادداشت های رایانه یا در فرم Google. نکته اصلی این است که آن را با تفکر انجام دهید.

از این کارت می توان برای آماده شدن برای ملاقات با مشتری، جلسات شخصی، ملاقات با همکاران و هر مذاکره دیگری استفاده کرد. در مرحله آماده سازی، فرد مأموریت را تنظیم می کند، بودجه و چمدان را تعیین می کند، برنامه گفتگو را تنظیم می کند و نتیجه مطلوب مذاکرات را یادداشت می کند. در نتیجه، مذاکرات برای همه شرکت‌کنندگان شفاف‌تر و مؤثرتر است.

با گذشت زمان، نیاز به کارت مذاکره از بین می رود. این زمانی اتفاق می افتد که فرد عادت به آماده شدن برای جلسات را در خود ایجاد می کند و طبق برنامه پیش می رود.

ماموریت مذاکره

مأموریت، راهنما در مذاکرات است. این به متقاعد کردن مخاطب کمک می کند که با کمک شما زندگی او بهتر می شود. در طول مذاکرات دشوار، این ماموریت به از بین بردن ترس ها و ماندن در مسیر درست کمک می کند.

اگر ببینم که بحث ناگهان متوقف می شود، اما به نظر می رسد که خود جلسه با کندی پیش می رود، این زنگ خطری است که شرکت کنندگان مأموریتی ندارند یا کاملاً از آن آگاه نیستند. به همین دلیل، آنها به طور کامل نمی فهمند که چرا اینجا هستند، چه چیزی را می خواهند به یکدیگر منتقل کنند و چه تصمیمی باید بگیرند.

برای تعریف ماموریت، باید سود خود را برای طرف مقابل درک کنید و سپس به او کمک کنید تا این مزیت را ببیند. به عنوان مثال، "کمک کردن به همکار که ببیند چقدر برای او مفید هستم" یک مأموریت کاملاً انتزاعی است. اما بهتر است، البته، ماموریت تا حد امکان به طور خاص تدوین شود.

در مورد اهمیت یک برنامه عملیاتی در کار یک مرکز تماس بگویید

در صورتی که هیچ کس اجرای برنامه عملیاتی را کنترل نکرد، به دیدن خطرات کمک کنید

مهم این است که ماموریت برای نمایش نباشد، بلکه به عنوان تلقی شود ابزار ضروری. در غیر این صورت، مذاکره کننده آن را دنبال نخواهد کرد.

بار سفر

چمدان به هر شرایطی گفته می شود که ممکن است شما را از انجام آنچه توافق کرده اید باز دارد. به عنوان مثال، شما در حال مذاکره با یک همکار در مورد زمان بندی یک پروژه هستید. می دانید که در میانه یک پروژه، یک متخصص کلیدی به تعطیلات می رود و این خطر وجود دارد که پروژه به موقع به پایان نرسد. در همان ابتدای مذاکرات، باید به طرف مقابل در این مورد اطلاع دهید تا سوء تفاهم پیش نیاید.

برای یافتن چمدان، در نظر بگیرید که چه شرایطی مشکوک به نظر می رسد و در کجا ممکن است مشکلات ایجاد شود. به عنوان مثال: "این ترس وجود دارد که از عهده وظیفه برناییم، زیرا قبلاً این کار را انجام نداده ایم." آن را روی یک کارت یادداشت کنید و فراموش نکنید که درباره آن بحث کنید.

یه جوری خودمو فشار میدم پروژه جدیدبه برنامه شما

من فقط می توانم پنج ساعت در هفته را به یک پروژه جدید اختصاص دهم. آیا این کافی است؟ اگر نه، بیایید به چیزی فکر کنیم.

مهم است که چمدان صادق باشد. وظیفه شما این است که هنگام بحث در مورد پروژه ها و وظایف، خطرات احتمالی را به شرکت کننده منتقل کنید و سوء تفاهم ها را به حداقل برسانید.

بودجه: زمان، انرژی، پول و احساسات

بودجه مذاکره به این معناست که چقدر زمان، انرژی، پول و احساسات می توانید برای آن صرف کنید. تا زمانی که بودجه خرج نمی شود، می توانید با هوشیاری شرایط را ارزیابی کنید و مذاکرات را کنترل کنید.

چقدر طول خواهد کشید

زمان جلسه 20 دقیقه

به این فکر کنید که چقدر منابع را می خواهید خرج کنید و در این مورد با تیم به توافق برسید. اگر بودجه تمام شد، باید این موضوع را مطرح کنید و تصمیم بگیرید که آیا اکنون امکان تصمیم گیری نهایی وجود دارد یا به زمان بیشتری نیاز است. در صورت نیاز به زمان بیشتر، آیا امکان اختصاص آن در حال حاضر وجود دارد یا بهتر است برای یک جلسه اضافی برنامه ریزی کنید.

در مذاکره با همکاران به راحتی می توان از آن منحرف شد موضوع اصلیو بودجه را صرف صحبت های پوچ کنید. برای اینکه مذاکرات از هدر رفتن بودجه شما جلوگیری کند، مودبانه از همکاران بخواهید که اگر از موضوع دور شده اند به موضوع بازگردند.

به گفتگوهای بیهوده ادامه دهید

دوستان ما انحراف داریم و فقط 20 دقیقه فرصت داریم

تصمیمی که می خواهید بگیرید

یک تصمیم کتبی به شما کمک می کند تا به خاطر بیاورید که چرا به این مذاکرات آمدید. این اتفاق می‌افتد که حواس مخاطبان به مشکلات دیگری که برایشان مهم‌تر است، پرت می‌شوند. به همین دلیل آنها به راحتی در فکر فرو می روند و به موضوع دیگری روی می آورند. در نتیجه برای حل نیمی از مسائل وقت ندارند.

برای رسیدن به نتیجه، تصمیمی را که می خواهید در پایان مذاکرات بگیرید، از قبل فرموله کنید و آن را روی کارت یادداشت کنید.

درجا بفهمید

با مدیر در مورد یک برنامه اقدام خاص برای توسعه مرکز تماس توافق کنید: چه کسی چه کاری و تا چه تاریخی انجام می دهد

خلاصه سازی - کلمه زیبا. در روسی، آنالوگ هایی وجود دارد که واضح تر و آشناتر هستند: جلسه توجیهی، مصاحبه، مقدماتی.

معمولاً بلافاصله پس از انعقاد قرارداد، جلسه توجیهی انجام می شود که طبق آن روی پروژه کار خواهید کرد. و مقدم بر مرحله اول توسعه بسته بندی، کمپین تبلیغاتی یا استراتژی ارتباطی - تحقیق است.

این یک مرحله بسیار مهم در هر پروژه است. و نه تنها به این دلیل که شما برای اولین بار توانایی خود را نشان می دهید. بلکه به این دلیل که نتیجه نهایی کار کل تیم به مقدار اطلاعات اولیه دریافت شده بستگی دارد.

آماده شدن برای جلسه

اولا، برای یک جلسه توجیهی موفق، شما و سرپرستتان گروه کاریاز طرف مشتری، شما باید به خوبی آماده باشید.

حتماً فهرستی از سؤالات را برای بحث قبل از جلسه توجیهی تهیه کنید. شما باید در مورد موارد زیر به توافق برسید:

• محل برگزاری جلسه توجیهی
• که شرکت خواهند کرد
• لیست مسائلی که باید در نظر گرفته شود
• زمان تقریبی برای کل جلسه توجیهی و بحث در مورد مسائل فردی
• تجهیزات لازم

مهم است که از قبل در مورد اینکه چه کسی در جلسه حضور خواهد داشت فکر کنید. در جلسه باید افرادی که تصمیمات کلیدی در مورد پروژه می گیرند حضور داشته باشند. این می تواند مدیر شرکت یا نوعی معاون رئیس جمهور باشد. به اندازه کافی و مدیر بازاریابی. اگر این متخصص در تصمیم گیری های کلیدی در مورد طراحی، متون، استراتژی و چشم انداز ارتقاء به عنوان یک کل، شایسته و مورد اعتماد مدیر باشد. عاقلانه است که از قبل سؤالاتی را که رهبر اول باید مستقیماً به آنها پاسخ دهد کنار بگذارید. بنابراین قبل از هر چیز می توان بدون به تأخیر انداختن رئیس در مورد مهمترین آنها بحث کرد. و سپس، در حالتی آرام تر، ارتباط را در مورد موضوعات دیگر ادامه دهید.

تیم ایده آل در سمت مشتری افرادی هستند که هم از نظر ایده و استراتژی و هم از نظر بودجه تصمیم نهایی را در مورد پروژه خواهند گرفت.

اگر چنین افرادی در جلسه حضور نداشته باشند، این دلیلی جدی است، حداقل برای پرسیدن سوال در مورد حضور بیشتر آنها در پروژه و حداکثر امتناع از جلسه.

غالباً موقعیت‌هایی پیش می‌آید که تیم برند به آژانس گزارش می‌دهد، و خلاصه با مدیریت بالاتر موافقت نمی‌شود - این منجر به موقعیت‌های احمقانه در ارائه نهایی می‌شود، زمانی که مدیر بازاریابی ایده‌ها و استراتژی‌ها را نمی‌خرد، زیرا او ایده‌های شرکت خود را می‌بیند. مختصر برای اولین بار

این لازم نیست که مالک شرکت باشد، خیلی به ساختار داخلی مشتری بستگی دارد. اگر تیم برند از اختیارات داخلی کافی برای انتخاب آژانس یا ایده ها و استراتژی ها برخوردار باشد، به هیچ یک از تاپ ها نیاز نیست.

مشتری را آماده کنید

بهتر است لیستی از سوالات را از قبل برای بررسی برای مشتری ارسال کنید. و بخواهید موادی را که برای کار نیاز دارید آماده کنید. اینها می توانند جداول دارای نشانگرها، نمودارها، تصاویر و موارد مشابه باشند.

چرا مهم است؟ اغلب اتفاق می افتد که یک مشتری برای یک جلسه آماده نمی شود و در جریان بحث در مورد مسائل، شروع به یادآوری برخی اعداد می کند، اغلب حواسش پرت می شود و به مطالبی که در پوشه ها یا حتی کابینت های مختلف قرار دارد اشاره می کند. و در پایان، تقریباً کل جلسه را صرف نوشتن آنچه از مشتری در پست «در طول روز» دارید، صرف می‌کنید.

سعی نکنید خلاصه های خود را یکسان کنید. هر خلاصه باید دارای یک انتخاب خاص متناسب با موضوع و اهداف پروژه باشد. و نه لیستی از 40-50 مورد مشترک در همه موارد. اگر مشتری یک شرکت ساختمانی است و شما در حال توسعه یک برند و کمپین تبلیغاتی هستید، این یک لیست از سوالات خواهد بود. اگر مشتری یک کافه است و تنها چیزی که او نیاز دارد یک هویت شرکتی است، این لیست دیگری از سوالات خواهد بود.

به یاد داشته باشید، هرگز از مشتری نخواهید که خلاصه پروژه رسمی را پر کند، به خصوص به تنهایی. اصولاً در مرحله راه اندازی یک پروژه، ارتباط از طریق اینترنت یا تلفن باید به حداقل ممکن برسد. جلسات حضوری و ارتباط زنده را به حداکثر برسانید. مشتری هرگز نمی تواند زمانی برای پر کردن دقیق پرسشنامه های شما پیدا کند. و حتی اگر با یک CMO پیشرفته کار می کنید، باید بدانید که فقط شما در سوالاتی که برای پاسخ می خواهید خوب هستید. مهم است که متخصصان کلیدی در جلسات در کنار شما حضور داشته باشند. اگر اینطور نیست، در عمل یک بار ممکن است با یک گوشی ناشنوا یا تنظیم نشده مواجه شوید سوالات درستبه موقع.

در جلسه

می توانید جلسه را با ضبط صدا ضبط کنید. اگر در جلسه توجیهی ارتباط زنده ایجاد کنید و جزئیات زیادی را مورد بحث قرار دهید، راحت است. در چنین شرایطی یادداشت برداری برای شما سخت خواهد بود. ضبط مکالمات روی دیکتافون و سپس خلاصه سازی مفیدتر خواهد بود. فقط از قبل به مشتری هشدار دهید و اطمینان حاصل کنید که ضبط به اشخاص ثالث نمی رسد و فقط برای اهداف پروژه فعلی استفاده می شود.

در حالت ایده آل، اگر مشتری قبل از جلسه یک ارائه ویژه برای شما آماده کرده باشد. و آن را با مواد اضافی همراه کرد.

مشتری باید چه بگوید؟به طور معمول، یک جلسه توجیهی، چه شفاهی یا کتبی، شامل چند نکته کلی است:

• اطلاعات مختصر در مورد شرکت مشتری به عنوان یک کل: تاریخچه، اصول اصلی، دستاوردها.
• اطلاعات در مورد محصول / نام تجاری: چیست، چقدر هزینه دارد، کجا فروخته می شود، مزایای اصلی، تصویر برند (مواد بصری معمولاً در اینجا نشان داده می شود، قبلی کمپین های تبلیغاتی) همانطور که توسط مصرف کنندگان درک می شود.
• اطلاعات در مورد رقبا / دسته ها. معمولاً آنها رقبای اصلی، مارک هایشان (بدون نمونه های تبلیغاتی)، مزیت های اصلی، ویژگی های دسته بندی (رشد یا سقوط، روندهای اصلی خرید) را فهرست می کنند.
• اطلاعات در مورد مخاطب هدف. به عنوان یک قاعده، در این مرحله مشتری دارای حداقل دانش یا فقط آنهایی است که مخاطب را از نظر قدرت خرید (سن، درآمد، تعداد فرزندان) مشخص می کند. گاهی اوقات توصیف عاطفی مختصری از افراد ارائه می شود (عادات، سرگرمی ها، ویژگی های شخصیت)، اما، به عنوان یک قاعده، اینها همه کلمات کلی هستند و هیچ چیز مفیدی نمی توان از آن استخراج کرد.
• وظیفه آژانس، بودجه، ضرب الاجل. در اینجا آنها توضیح می دهند که آژانس دقیقاً چه چیزی را باید توسعه دهد، در چه چارچوب زمانی و چه بودجه ای شرکت برای این کار در نظر گرفته است.

می توانید به لیست پیشنهادی اضافه کنید:

• تجزیه و تحلیل ماموریت یک شرکت یا سازمان
• تثبیت موقعیت
• تعیین وضعیت مطلوب شرکت و برند (کیفیت ها، چرخه زندگیشرکت ها، مزیت های رقابتی)
• فرمول بندی پارامترهای قابل اندازه گیری برند (KPI) (با در نظر گرفتن نیازهای خاص مشتری)
• تعیین قیف فروش (واقعی و هدف)، اگر در مورد تبلیغات صحبت می کنیم
• تعریف تیمی متشکل از مشتریان، شرکت کنندگان و مجریان (تشکیل کارگروه)
• تجزیه و تحلیل منابع موجود (مالی، انسانی، فکری و ...)
• شناسایی شرایط مهم یا عوامل محدود کننده (از جمله بودجه)

به طور کلی سعی کنید بیشترین بهره را از مشتری ببرید. حتی بی اهمیت ترین، در نگاه اول، چیزهای کوچک می توانند کلید تصمیم گیری شوند. و حداکثر اطلاعات به شما در دفاع از ایده های خود کمک می کند.

کانتر بریف

جلسه توجیهی می تواند در یک یا دو جلسه انجام شود. و حتی بیشتر. در سازماندهی مناسببرای اولین بار، مشتری تضمین می کند که اطلاعات زیادی را در اختیار شما قرار می دهد که نمی توانید به سرعت به آنها مسلط و تجزیه و تحلیل کنید.

به احتمال زیاد، پس از جلسه، باید در داخل شرکت خود ارتباط برقرار کنید. و مطمئناً دیدگاه خود را از کار خواهید داشت. با او می توانید برای بار دوم به مراجعه کننده مراجعه کنید تا مسائل پیش آمده را بهتر درک کنید.

در اینجا یک مورد از تمرین است. در اولین نشست پروژه جدید در حوزه املاک حومه شهر، یکی از بزرگترین شرکت های توسعه منطقه ای در نظر گرفته شد. مسائل کلی: چشم انداز استراتژی ارتقاء مجتمع مسکونی، برنامه زمان بندی و بودجه پروژه استراتژی ارتباطی، سبک یک کمپین تبلیغاتی بلند مدت.

مشتری یک منحصر به فرد را شناسایی کرد پیشنهاد تجاریپروژه او به شرح زیر است: املاک و مستغلات کلاس راحتی در یک منطقه زیست محیطی. ما این اطلاعات را در نظر گرفتیم، تعدادی توضیحات و مقدار زیادی اطلاعات اضافی را درخواست کردیم و دریافت کردیم.

در طول بحث در داخل کارگروه، ما تعدادی سوال در مورد امکان پذیر بودن پیامی مانند "املاک کلاس راحتی در یک منطقه زیست محیطی" در رابطه با محصولمان داشتیم: کلاس راحتی در مورد ما چیست، چه ویژگی هایی از محصول آن را تایید می کند؛ موقعیت یابی به عنوان یک پروژه کلاس راحتی در مفهوم بصری برند چقدر مصلحت است.

در تصویر پروژه ما نقاط سفید وجود داشت. بزرگ یعنی تعدادی از تناقضات به ما اجازه نداد که پروژه را که تقریباً از همه جهات متواضع است، کلاس راحتی بنامیم.

و ما مجموعه ای از سوالات جدید را برای شناسایی شکاف ها در خلاصه اصلی فرموله کردیم. و از مشتری خواستند جلسه دوم را برای روشن شدن وظایف و تصحیح اطلاعات مقدماتی تشکیل دهند.

مشتری به این پیشنهاد واکنش بسیار مثبتی نشان داد و جلسه برگزار شد. در نتیجه، خیلی سریع، موقعیت یابی را کمی تنظیم کردیم و محتوای محصول را نهایی کردیم.

البته از قبل، حتی قبل از جلسه، همه موضوعاتی را که می‌خواهیم در میان بگذاریم، از راه دور بحث کردیم. و معلوم شد که در زمان برگزاری دومین جلسه توجیهی، بازاریابان از طرف مشتری نیز درک کمی متفاوت از محصول داشتند. و سوالات مطرح شده توسط ما در پر شدن پروژه تاثیر گذاشت و ناهماهنگی ها برطرف شد.

و در اینجا مهم نیست که دقیقاً در مورد چه چیزی بحث شده یا مشکلات محصول چیست. درک این نکته مهم است که هر کار مقدماتیو حتی بیشتر از آن تشکیل یک پایگاه اطلاعاتی برای پروژه می باشد نقطه عطفنیاز به تعامل فعال

دقیقاً باید همینطور باشد. پس از اولین جلسه توجیهی، مشکل را به دقت بررسی می کنید و پیشنهاداتی برای اصلاح آن ارائه می دهید.

این ترتیب شما را از خطر کار روی پروژه ای با داده های ورودی ناکافی یا نادرست یا با یک فرضیه عمداً غیرقابل دفاع نجات می دهد. و این حذف را می توان یک اشتباه کاملاً کلاسیک بسیاری از مدیران و بازاریابان بی تجربه نامید.

سلام! در این مقاله در مورد نحوه انجام اولین جلسه با مشتری صحبت خواهیم کرد تا به یک همکاری طولانی مدت تبدیل شود.

امروز یاد خواهید گرفت:

1. مراحل ملاقات با مشتری چیست؟
2. نحوه آماده شدن برای مذاکرات آتی؛
3. چند ترفند آداب تجارتکه به شما کمک می کند تا به سرعت با یک مشتری بالقوه ارتباط برقرار کنید.

اهمیت جلسه اول و هدف آن

برای مردی که همانطور که خودش را برآورده می کند وظایف رسمیباید مشتریان جدیدی پیدا کرد و با آنها ملاقات کرد، اولین جلسه از اهمیت بالایی برخوردار است. امضای قرارداد و غالباً اندازه توافق به موفقیت مذاکرات بستگی دارد. بنابراین، باید با چنین رویدادی بسیار مسئولانه برخورد کرد.

هنگام رفتن به مذاکره با مشتری، باید درک کنید که اولین جلسه همیشه با امضای یک قرارداد همکاری نزدیک به پایان نمی رسد. این تنها اولین قدم در راه رسیدن به یک رابطه تجاری موفق است.

هنگام ملاقات با مشتری بالقوه برای اولین بار، قبل از هر چیز، لازم است اهداف زیر را دنبال کنید:

• تعیین کنید که آیا مشتری امیدوار و آماده برای همکاری است.
• نیازهای اولیه مخاطب را تشکیل دهید.
• محدوده کالاها و خدمات مورد علاقه مشتری را تعیین کنید.
• پیشنهاد استفاده کنید نمونه های مجانیمحصولات (کاوشگر)؛
• از طرف صحبت بخواهید نظر خود را در مورد محصولی که ارائه می دهید بیان کند.

هدف اصلی جلسه این است که نه یک محصول، بلکه خودتان را بفروشید. شما باید هر کاری که در توان دارید انجام دهید تا به یک مکان خوب و علاقه مشتری برسید.

آماده شدن برای ملاقات با مشتری

برای اینکه اولین مذاکرات موفقیت آمیز باشد، باید به دقت برای آنها آماده شود. شما باید به تمام جزئیات فکر کنید. در محل به جهت گیری خود تکیه نکنید. شما باید برای همه چیز آماده باشید. برای انجام این کار، باید چندین برنامه برای توسعه رویدادها ایجاد کنید.

تمام آماده سازی را می توان به 2 مرحله - اطلاعاتی و سازمانی تقسیم کرد.

مرحله اطلاعات

قبل از برنامه ریزی یک جلسه، باید تا حد امکان اطلاعات بیشتری در مورد مشتری بالقوه جمع آوری کنید.

اولا، اطلاعاتی را در مورد زمینه فعالیت مخاطب آینده جمع آوری کنید. ادبیات تخصصی بیشتری بخوانید، سعی کنید تا حد امکان عبارات خاصی را که ممکن است در طول مکالمه مفید باشند، به خاطر بسپارید.

دوما، به وب سایت سازمانی که مشتری نمایندگی می کند بروید و با محتوای آن آشنا شوید. تیم رهبری را مطالعه کنید و تمام اطلاعات موجود را تجزیه و تحلیل کنید.

ثالثا، به فعالیت های رقبا و همچنین پیشنهادات احتمالی آنها علاقه مند شوند. با تشکر از این، می توانید شرایط مطلوب تری را برای همکاری به همکار ارائه دهید.

چهارمخوب محصولی را که ارائه می دهید مطالعه کنید. شما باید تمام جزئیات محصولات یا خدماتی را که به مشتری ارائه می دهید بدانید. اگر در مذاکرات آتی نتوانید کالاها را به اندازه کافی ارائه دهید، بعید است که کسی بخواهد با چنین کارمند بی تجربه ای برخورد کند.

مرحله سازمانی

در این مرحله باید مشغول سازماندهی جلسه پیش رو باشید. ابتدا باید آن را اختصاص دهید.

برای انجام این کار، با یک مشتری بالقوه تماس بگیرید و دریابید که ملاقات با شما در کجا، چه زمانی و چه زمانی برای او راحت است. تاریخ های خاصی را تعیین کنید هنگام تنظیم یک جلسه، خواسته های طرف مقابل را در نظر بگیرید.

نمونه هایی از مکان های ملاقات را در نظر بگیرید.

قلمرو مشتری	این بیشتر اوقات دفتر مشتری است. آماده شدن برای چنین جلسه ای امکان پذیر است، اما اغلب باید طبق شرایط عمل کنید.
قلمرو شما	میتونه مال تو باشه منطقه شخصییا اتاق جلسه در اتاقی که چشم های اضافی زیادی وجود دارد و حواس شما پرت می شود، نباید قرار ملاقات بگذارید. به هیچ وجه مذاکرات را در راهروها و در راه جایی شروع نکنید
قلمرو بی طرف	این می تواند یک اتاق کنفرانس اجاره ای یا در موارد شدید، یک کافی شاپ آرام باشد. هرگز در رستوران جلسه ای برگزار نکنید. شما و مشتری باید حواس شما به غذا پرت شود و منتظر بمانید تا کسی غذا را بجود. وعده های غذایی و جلسات کاری جداگانه

هر مکان ملاقات باید ساکت و شلوغ نباشد.

پس از اینکه مشتری پیشنهاد جلسه را پذیرفت، لازم است کاملاً برای آن آماده شود. در نظر بگیرید که به چه ابزارها و مواد نمایشی نیاز دارید.

باید همراه خود داشته باشید:

• یک دفتر خاطرات یا دفترچه کسب و کار که در آن اطلاعات مهم به نظر خود را یادداشت خواهید کرد.
• کارت ویزیت - باید معنی دار، اما در عین حال مختصر باشد.
• رسیدگی؛
• برگه های کاغذ خالی (اگر جلسه در کافی شاپ برگزار شود و مشتری دفتر خاطرات خود را نداشته باشد).
• قراردادهای تمیز، پرسشنامه ها یا فرم های سفارش (در صورتی که جلسه مناسبی را ترتیب دهید و مشتری بلافاصله بخواهد قراردادی منعقد کند).
• بروشورها - مشتری باید با اطلاعات بصری ارائه شود و در مورد محصولات "روی انگشتان" صحبت نکند.

پس از آماده کردن ویژگی های لازم برای مذاکره، باید خود را آماده کنید. همانطور که ضرب المثل می گوید "آنها با لباس ملاقات می کنند ..."، بنابراین شما ظاهرممکن است نقش کلیدی داشته باشد.

هنگام رفتن به یک قرار ملاقات، باید:

1. لباس های تجاری را در کمد لباس خود پیدا کنید. این می تواند کت و شلوار + پیراهن + کراوات باشد. یا کت و شلوار و یقه اسکی. خانم ها می توانند دامن و بلوز یا کت و شلوار بپوشند. در این لباس ها باید احساس راحتی کنید.
2. از لباس های عجیب و غریب، فوق مدرن و سرکش خودداری کنید.
3. دست و موهای خود را مرتب کنید. آرایش زنان نباید روشن و سرکش باشد.
4. به کفش ها توجه کنید و در صورت لزوم آنها را تمیز کنید.
5. از لوازم جانبی ارزان و تقلبی خودداری کنید برندهای معروف. بسیاری از افراد ثروتمند در یک نگاه، ساعت‌های تقلبی چینی، فندک و سایر لوازم جانبی ارزان قیمت را از اصل تشخیص می‌دهند. اگر توانایی خرید اقلام مارک دار گران قیمت را ندارید، بهتر است آنها را به کلی کنار بگذارید.

دستورالعمل های گام به گام یا اسکریپت جلسه

شما به عنوان فردی که می خواهید، باید درک کنید که آماده سازی به تنهایی برای مذاکرات موفق کافی نیست. باید صورتجلسه و اصول آداب تجارت را به خوبی بشناسید.

ما الگوریتمی از اقدامات را برای شما گردآوری کرده ایم که به لطف آن اولین جلسه با مشتری در تاریخ انجام می شود. بالاترین سطح، و بهترین برداشت ها در مورد شما به عنوان یک متخصص باقی خواهد ماند.

1. وارد دفتر شوید. اگر با مشتری در دفتر او ملاقات می کنید و ورود شما گزارش شده است، با در زدن وارد دفتر شوید. برای ورود مجدد نیازی به درخواست مجوز ندارید.
2. اگر جلسه در قلمرو بی طرف برگزار می شود، باید 5-10 دقیقه قبل از زمان تعیین شده برسید.
3. به مشتری سلام کنید. با خطاب به نام و نام خانوادگی سلام کنید.

• در قلمرو مشتری، مشتری باید اولین کسی باشد که دست خود را برای احوالپرسی دراز می کند. اگر این کار را نکرد، دست دادن اتفاق نمی افتد.
• در قلمرو خود، ابتدا باید دست دراز کنید.
• در یک کافی شاپ، مردان دست خود را به سوی زنان دراز می کنند، بزرگترها به سوی جوان ترها.

1. مبادله کارت ویزیت. کارت کسب و کارباید شخصا تحویل داده شود. اگر مشتری کارت ویزیت خود را به شما پیشنهاد می دهد، باید آن را با صدای بلند بخوانید. شما نمی توانید بدون نگاه کردن و آشنایی آن را در جیب خود بگذارید.
2. روی یک صندلی بنشینید. اگر مذاکرات در دفتر مشتری انجام شد، صبر کنید تا به شما پیشنهاد بنشیند. اگر پیشنهادی وجود ندارد، بپرسید کجا می توانید بنشینید. اگر جلسه در قلمرو بی طرف برگزار می شود، دیگر نیازی نیست منتظر دعوت نامه بمانید تا صندلی بگیرید.
3. یک مکالمه را شروع کنید. باید مذاکرات را با موضوعات انتزاعی آغاز کرد. بهتر است از شرکت مشتری تعریف کنید. فقط او باید صادق باشد. به موضوعات مربوط به دین، سیاست، اعتیاد به ورزش دست نزنید. همچنین بهتر است از موضوعات پیش پا افتاده درباره آب و هوا و فضای داخلی زیبای دفتر خودداری کنید.
4. بعد از صحبت با موضوعات مشترک، به صحنه سازی بروید سوالات موقعیتی. با دقت از آنها بپرسید، "زمین را بررسی کنید".
5. سپس به سراغ موارد جدی تر بروید. مسائل مشکل سازو راهکارهایی برای حل مشکلات شناسایی شده پیشنهاد می کند. پیش بینی کوچکی از همکاری بیشتر داشته باشید.
6. در صورت تمایل مشتری، می توانید قرارداد همکاری امضا کنند. اما روی آن اصرار نکنید. اغلب یک فرد نیاز به "هضم" اطلاعات دریافت شده دارد.
7. بهتر است جلسه با توافق بر سر تاریخ و ساعت جلسه بعدی به پایان برسد. حتی اگر معلوم شد که مشتری علاقه ای به او ندارد، باز هم از او بخواهید که دوباره با شما ملاقات کند.
8. با طرف مقابل خداحافظی کنیدممنون از وقتی که گذاشتید و اتاق را ترک کنید.
9. پس از مذاکرات، در دفتر خاطرات خود بنویسید نکات مهمو جزئیات جلسه

شرایطی وجود دارد که جلسه در بالاترین سطح آماده و سازماندهی می شود و همه چیز خوب پیش می رود، اما در یک نقطه اتفاقی می افتد و مشتری به خود می بندد. پس از آن نمی توان مذاکرات را موفق تلقی کرد.

به احتمال زیاد اشتباهی رخ داده که نقش تعیین کننده ای داشته است.

برای از بین بردن احتمال چنین سناریویی، پیشنهاد می کنیم با توصیه های زیر آشنا شوید و همیشه به آنها پایبند باشید:

1. غیر فعال کردن تلفن همراه. تماس ها به هر طریق ممکن حواس شما را پرت می کند و اگر تصمیم گرفتید در بحبوحه مذاکرات تلفن را بردارید، به طرف مقابل بی احترامی کنید.
2. سعی نکنید سیگار بکشید.
3. اگر مشتری به شما پیشنهاد نوشیدن چای، قهوه یا آب را می دهد، آب را انتخاب کنید. پس از درخواست قهوه، چند سوال دیگر دریافت خواهید کرد (مثلاً چند قاشق شکر در آن قرار دهید یا چه نوع قهوه ای را ترجیح می دهید). آنها حواس شما را پرت می کنند و زمان گرانبهایی را می گیرند.
4. مستقیم در چشمان طرف مقابل نگاه کنید. شما باید تماس چشمی برقرار کنید.
5. در طول فرآیند مذاکره، به صورت دوره ای یادداشت برداری و یادداشت بردارید.
6. حنایی نکشید و حنایی نکنید. با وقار رفتار کنید، فقط در این صورت مشتری با شما برابر رفتار می کند.
7. به مشتری اطلاع دهید که به نظر او در مورد طرف مقابل احترام می گذارید و آماده دفاع از منافع او هستید.

نتیجه

اولین جلسه مرحله ای جدی و مسئولانه در مسیر همکاری بلندمدت است. اغلب این اوست که در مورد سرنوشت بیشتر تصمیم می گیرد روابط تجاری. بنابراین، سازمان دهنده چنین نشستی با کار دشواری روبرو است - آماده سازی، سازماندهی و انجام مذاکرات آتی در بالاترین سطح.