Tänapäeval aktsepteerivad kohtud sageli elektroonilist kirjavahetust kirjaliku tõendina. Selleks peab sellel aga olema juriidiline jõud. Vahepeal ei ole veel välja töötatud selgeid ja ühtseid reegleid ja meetodeid virtuaalse kirjavahetuse legitiimsuse kindlakstegemiseks, mis toob kaasa suure hulga probleeme.
Vaatame mõningaid viise, kuidas e-kirjadele juriidilist jõudu anda.
Möödas on ajad, mil paberil kirjad olid ainsaks suhtlusvahendiks. Majandusüksuste vaheliste majandussuhete arendamine on juba mõeldamatu ilma infotehnoloogia kasutamiseta. See kehtib eriti siis, kui vastaspooled asuvad erinevates linnades või isegi riikides.
Elektroonilise side kaudu suhtlemine aitab vähendada materiaalseid kulusid, samuti võimaldab teil konkreetsetes küsimustes kiiresti ühise seisukoha kujundada.
Selliseid edusamme ei tohiks aga vaadelda ainult positiivse poole pealt. Sageli tekivad majandussuhete subjektide vahel erinevad vaidlused, mille lahendamiseks pöördutakse kohtusse. Kohus teeb otsuse poolte esitatud tõendite hindamise põhjal.
Seejuures analüüsitakse iga tõendi asjakohasust, lubatavust, usaldusväärsust eraldi, aga ka tõendite piisavust ja omavahelist seotust nende tervikuna. See reegel on fikseeritud nii Vene Föderatsiooni APC-s (artikli 71 punkt 2) kui ka Vene Föderatsiooni tsiviilkohtumenetluse seadustikus (artikli 67 punkt 3). Esitatud tõendite lubatavuse ja usaldusväärsuse väljaselgitamise käigus esitab kohus sageli küsimusi, mille lahendamine mõjutab oluliselt kohtuasja tulemust.
Elektroonilise dokumendihalduse kasutamist majandusüksuste vahelistes suhetes reguleerivad Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku normid. Eelkõige artikli lõikes 2 434 ütleb: kirjaliku lepingu saab sõlmida dokumente vahetades elektroonilise side teel, mis võimaldab usaldusväärselt tuvastada, et dokument on pärit lepingupoolelt.
Vastavalt artikli lõikele 1 71 Vene Föderatsiooni tsiviilkohtumenetluse seadustik ja artikli lõige 1. Vene Föderatsiooni vahekohtumenetluse seadustiku artikli 75 kohaselt on kirjalik tõend ärikirjavahetus, mis sisaldab teavet kohtuasja läbivaatamise ja lahendamise seisukohalt oluliste asjaolude kohta, mis on koostatud digitaalse dokumendina ja saadud elektroonilise side kaudu.
Elektrooniliste dokumentide kasutamiseks kohtumenetluses peavad olema täidetud kaks tingimust. Esiteks, nagu juba märgitud, peab neil olema juriidiline jõud. Teiseks peab dokument olema loetav ehk sisaldama üldiselt arusaadavat ja tajule kättesaadavat teavet.
See nõue tuleneb kohtumenetluse üldreeglitest, mis eeldavad tõendite allikatest pärineva teabe vahetut tajumist kohtunike poolt.
Tihti keeldub kohus asja materjalidele tõendina lisamast eelnimetatud tingimustele mittevastavat elektroonilist kirjavahetust ning teeb hiljem otsuse, mis ei vasta huvitatud isiku õigustatud nõuetele.
Kaaluge peamisi viise elektroonilise kirjavahetuse seadustamiseks enne ja pärast menetluse algust.
Töö notari juures
Kui asi pole veel alanud, siis elektroonilisele kirjavahetusele juriidilise jõu andmiseks tuleb kaasata notar. Artikli lõikes 1 Notariaalõigusaktide aluste (põhialuste) artikkel 102 sätestab, et huvitatud isikute nõudmisel esitab notar kohtus või haldusorganis nõutud tõendid, kui on alust arvata, et tõendite esitamine muutub hiljem võimatuks või keeruliseks. Ja artikli lõikes 1 Põhialuste artikkel 103 sätestab, et tõendite tagamiseks uurib notar kirjalikke ja asitõendeid.
Vastavalt artikli lõikele 2 Põhialuste 102 kohaselt ei esita notar tõendeid asjas, mis on huvitatud isikute tema poole pöördumise hetkel kohtu- või haldusorgani menetluses. Vastasel juhul tunnistavad kohtud notariaalselt kinnitatud elektroonilist kirjavahetust vastuvõetamatuks tõendiks (Üheksanda AAC resolutsioon 11. märts 2010 nr 09AP-656 / 2010-GK).
Tasub meenutada, et artikli 4. osa põhjal. 103 Põhimõtted, tõendite esitamine ilma üht osapoolt ja huvitatud isikut teavitamata toimub ainult kiireloomulistel juhtudel.
Tõendite uurimiseks koostatakse protokoll, mis peab lisaks notari tegevuse üksikasjalikule kirjeldusele sisaldama ka andmeid kontrollimise kuupäeva ja koha, kontrolli läbiviiva notari, huvitatud isikute kohta. selles osalevad isikud, samuti kontrolli käigus avastatud asjaolude loetelu. E-kirjad ise prinditakse välja ja koostatakse protokolliga, millele on alla kirjutanud kontrollis osalevad isikud, notar ja pitseeritud oma pitseriga. Vene Föderatsiooni kõrgeima arbitraažikohtu 23. aprilli 2010. aasta otsusega nr VAC-4481/10 on elektroonilise postkasti kontrollimise notariaalselt kinnitatud protokoll tunnistatud nõuetekohaseks tõendiks.
Praegu ei paku kõik notarid e-posti tõestamisteenust ja nende maksumus on üsna kõrge. Näiteks: üks Moskva linna notar võtab protokolli ühe lehekülje eest 2 tuhat rubla.
Tõendite tagamisest huvitatud isik pöördub vastavasisulise avaldusega notari poole. See peaks näitama:
- tagatavad tõendid;
- asjaolud, mida need tõendid toetavad;
- tõendite esitamise nõudmise põhjused;
- puudumine notari poole pöördumise ajal asja üldalluvuskohtu, vahekohtu või haldusorgani menetluses.
Notarid kontrollivad elektronkasti sisu kas kaugjuurdepääsu teel ehk kasutavad kaugjuurdepääsu meiliserverile (see võib olla lepingu alusel elektroonilist sideteenust osutava pakkuja server, domeeninimede registripidaja meiliserver või tasuta Interneti-meiliserver) või otse asjaomase isiku arvutist, kuhu on installitud e-posti programm (Microsoft Outlook, Netscape Messenger jne).
Kaugvaatluseks võib notar vajada lisaks avaldusele ka domeeninimede registripidaja või internetipakkuja luba. Kõik oleneb sellest, kes täpselt lepingu alusel postkastide või elektronpostiserveri tööd toetab.
Pakkuja kinnitus
Üheksanda AAC-i resolutsioonid 04.06.2009 nr 09AP-3703/2009-AK, 04.27.2009 nr 09AP-5209/2009, FAS MO 05.13.2010 nr KG-A8-pulss kohus/0413. tunnistama ka elektroonilise kirjavahetuse lubatavust, kui selle on sertifitseerinud Interneti-teenuse pakkuja või domeeninimede registripidaja, kes vastutab meiliserveri haldamise eest.
Domeeninime pakkuja või registripidaja tõendab huvitatud isiku nõudmisel elektroonilist kirjavahetust ainult siis, kui ta haldab meiliserverit ja selline õigus on märgitud teenuselepingus.
Elektroonilise kirjavahetuse maht võib aga olla päris suur, mis omakorda võib paberdokumentide esitamise protsessi keerulisemaks muuta. Sellega seoses lubab kohus mõnikord ka elektroonilisel teabekandjal elektroonilist kirjavahetust. Seega viitas Moskva oblasti arbitraažikohus 1. augusti 2008. a otsuses asjas nr A41-2326/08 kohtule neljal CD-l esitatud elektroonilise kirjavahetuse lubatavusele.
Kuid asja apellatsiooniastmes käsitlemisel tunnistas kümnes AAC oma 09.10.2008 otsusega asjas nr A41-2326 / 08 alusetuks linki elektroonilisele kirjavahetusele ja tühistas esimese astme kohtu otsuse märkides, et huvitatud isik ei esitanud sõlmitud poolte lepingus ette nähtud dokumente.
Seega tuleb vaidluse esemega seotud e-kirjad kohtule esitada kirjalikult ning kõik muud dokumendid saab esitada elektrooniliselt.
Virtuaalses kirjavahetuses välja toodud faktide tõestamiseks aitab kirjade sisu kinnitamine neile viidates järgnevas paberkirjavahetuses. Muude kirjalike tõendite kasutamine on kajastatud üheksanda AAC 20. detsembri 2010 resolutsioonis nr 09AP-27221/2010-GK. Seejuures on kohtul õigus asja arutades ja poolte esitatud tõendeid hinnates mitte lugeda vastuvõetavaks paberkandjal kirjavahetust koos linkidega elektroonilisele kirjavahetusele.
Ta võtab seda ainult arvesse ja teeb otsuse kõigi esitatud tõendite põhjaliku analüüsi põhjal.
Hankige abi eksperdilt
Kui juhtum on juba alanud, siis elektroonilisele kirjavahetusele õigusliku jõu andmiseks on vaja kasutada eksperdi kaasamise õigust. Artikli lõikes 1 Vene Föderatsiooni vahekohtumenetluse seadustiku artikkel 82 on reguleeritud, et eriteadmisi nõudvate kohtuasja arutamisel tekkivate küsimuste selgitamiseks määrab vahekohus asjas osaleva isiku taotlusel ekspertiisi. või selles osalevate isikute nõusolekul.
Kui ekspertiisi määramine on ette nähtud seaduse või lepinguga või on kohustatud kontrollima väidet esitatud tõendite võltsimise kohta või kui on vajalik täiendav või korduv ekspertiis, võib vahekohus määrata ekspertiisi. omal algatusel. Esitatud tõendite kontrollimiseks ekspertiisi määramine on samuti sätestatud artiklis. 79 Vene Föderatsiooni tsiviilkohtumenetluse seadustik.
Kohtuarstliku ekspertiisi määramise avalduses tuleb ära märkida organisatsioon ja konkreetsed eksperdid, kes seda teevad, samuti küsimuste ring, mille osas huvitatud isik otsustas pöörduda kohtusse ekspertiisi määramiseks. läbivaatus. Lisaks tuleks esitada teave sellise läbivaatuse kulude ja aja kohta ning kogu summa tasumiseks kohtule hoiule anda. Kaasatud ekspert peab vastama talle Art. Föderaalseaduse "Riikliku kohtuekspertiisi tegevuse kohta Vene Föderatsioonis" artikkel 13.
Asja toimiku lisamist elektroonilise kirjavahetuse autentsust käsitleva eksperdi arvamuse tõendina kinnitab kohtupraktika (Moskva linna vahekohtu 21. augusti 2009. a otsus asjas nr A40-13210 / 09-110- 153; FAS MO 20. jaanuari 2010. aasta resolutsioon nr KG-A40 /14271-09).
Kokkuleppe alusel
Artikli lõikes 3 Vene Föderatsiooni vahekohtumenetluse seadustiku artiklis 75 märgitakse, et elektroonilise side kaudu saadud dokumente tunnustatakse kirjalike tõenditena, kui see on pooltevahelises lepingus ette nähtud. Sellest lähtuvalt tuleb märkida, et pooled tunnustavad faksi, Interneti ja muude elektrooniliste sidevahendite kaudu saadud kirjade ja dokumentide originaalidega võrdset õigusjõudu. Samas peab lepingus olema märgitud e-posti aadress, millelt elektrooniline kirjavahetus läheb, ja andmed seda pidama volitatud isiku kohta.
Lepingus peab olema kirjas, et määratud e-posti aadressi kasutavad pooled mitte ainult tööalase kirjavahetuse, vaid ka töötulemuste ülekandmiseks, mida kinnitab FAS MO seisukoht resolutsioonis nr KG-A40 / 12090 -08 kuupäev 12.01.2009. Üheksanda AAC-i 24. detsembri 2010. aasta dekreet nr 09AP-31261 / 2010-GK rõhutab, et lepingus tuleks sätestada e-posti kasutamise võimalus lähteülesannete kinnitamiseks ja osutatavate teenuste kvaliteedi kohta pretensioonide esitamiseks ning tehtud tööd.
Lisaks võivad pooled lepingus sätestada, et e-posti teel saadetud teated ja sõnumid on nende poolt tunnustatud, kuid need tuleb teatud aja jooksul täiendavalt kinnitada kulleriga või tähtkirjaga (Kolmeteistkümnenda AAC resolutsioon 25.04.2008 nr. A56-42419 / 2007).
Kokkuvõtteks võib öelda, et hetkel on praktika, mille kohaselt kasutatakse kohtute poolt kirjaliku tõendina elektroonilist kirjavahetust. Arvestades aga menetlusõiguse nõudeid tõendite lubatavuse ja usaldusväärsuse osas, võtab kohus virtuaalset kirjavahetust arvesse vaid siis, kui sellel on juriidiline jõud.
Sellega seoses kerkib esile suur hulk probleeme, kuna ühtset metoodikat elektroonilise kirjavahetuse legitiimsuse määramiseks pole veel välja kujunenud. Huvitatud isiku õigus pöörduda tõendite esitamiseks notari poole on fikseeritud, kuid puudub Vene Föderatsiooni Justiitsministeeriumi normatiivakt, mis reguleeriks notarite selliste teenuste osutamise korda. Sellest tulenevalt puudub nende väärtuse kindlaksmääramiseks ja selle õiguse rakendamiseks selge mehhanismi kujundamiseks ühtne lähenemisviis.
E-kirjade juriidiliseks kinnitamiseks kohtus tõendite saamiseks on mitu võimalust: e-kirjade kaitsmine notari juures, Interneti-teenuse pakkujaga notariaalne kinnitamine, edaspidises pabersuhtluses e-kirjade linkimine ja kohtuekspertiisi tõend nende autentsuse kohta.
Pädev lähenemine elektroonilise kirjavahetuse õigeaegsele esitamisele kirjaliku tõendina võimaldab ettevõtjatel täielikult taastada oma rikutud õigused vaidluste lahendamisel.
Alison Garrido on rahvusvahelise treenerite föderatsiooni poolt akrediteeritud professionaalne sertifitseeritud treener (PCC), juhendaja ja esineja. Aitab kliente nende tugevustest lähtuvalt tööotsingutel ja karjääriredelil. Nõustada karjääri kujundamise, intervjuudeks ettevalmistamise, palgaläbirääkimiste ja tulemuslikkuse hindamiste ning individuaalsete suhtlemis- ja juhtimisstrateegiate osas. Ta on Uus-Meremaa Systems Coachingu akadeemia asutajapartner.
Selles artiklis kasutatud allikate arv: . Nende loendi leiate lehe allservast.
Meilisuhtluses, nagu ka teistes valdkondades, on oma etiketireeglid ja sotsiaalne protokoll. Kui tööl või koolis on vaja kirjutada tagasisidet küsiv kiri või saada tagasisidet oma kirjalikule tööle, tuleks läbi mõelda kirja sõnastus, struktuur ning valida ka õige hetk. See võimaldab teil muuta kirja võimalikult tõhusaks. Olge viisakas, täpne ja täpne, et saada vajalikku teavet.
Sammud
Kuidas küsida klientidelt tagasisidet
- Arvustusele vastates olge aus ja käituge nagu professionaal. Tänapäeva maailmas võid interneti võimaluste tõttu inimestega ebaprofessionaalselt käitudes oma maine ühe hetkega kaotada.
-
Ärge kasutage flash-graafikat ega muid objekte, mille laadimine võtab kaua aega. Kui inimesel on aeglane ühendus, kustutab ta tõenäoliselt sõnumi, kui mõistab, et selle laadimine võtab liiga kaua aega. Pidage meeles: tagasisidet on vaja, mitte klienti.
Valige õige font ja formaat. Kiri peaks välja nägema korralik ja professionaalne. Ebakvaliteetse graafikaga Comic Sansi e-kiri tõenäoliselt teie klientidele muljet ei avalda. Parem on kasutada standardseid fonte (Times New Roman, Arial), kui te ei ole fontidega hea, ja vältige palju graafikat.
Veenduge, et teie meilisõnumid loeksid hästi kõigis seadmetes.Üheveeruline tekst on mugavam kui mitmeveeruline tekst. Font ei tohiks olla liiga väike. Kiri peaks olema loetav sülearvutis, telefonis ja tahvelarvutis. Kuna tänapäeva maailmas loevad paljud inimesed oma telefonist kirju, peab kiri sellele vormingule vastama.
Kiri tuleb tagasihoidlik. Järgige oma töökohas aktsepteeritud kirjavahetuse reegleid. Alandlikkus aitab teil saada tagasisidet, kuid ärge minge liiale, vastasel juhul võib teie ülemus arvata, et te ei tea oma tööst midagi. Sõnastage küsimused nii, et kõik näeksid teie edusamme mis tahes projekti või ülesande täitmisel. See annab teie juhendajale teada, et te ei jama. Allpool on mõned olulisemad soovitused.
- Võite öelda nii: "Töötasin homme vajamineva esitluse kallal ja mul tekkis vormingu kohta küsimus. Ma pole kindel, kas saan meie ettevõttes vastuvõetud standarditest õigesti aru. Lisan esitluse sellele kirjale ja ma olen väga tänulik, kui vaatate ja kommenteerite, kas kõik on korras. Tänan teid abi eest."
- Ärge unustage inimest tänada.
-
Rääkige konkreetsetest asjadest. See väldib levinud fraase, mis on kasutud. Ärge esitage küsimusi, millele saab vastata "jah" või "ei", välja arvatud juhul, kui see on hädavajalik. Püüa mitte esitada juhile või kolleegile korraga liiga palju küsimusi.
Tänan inimest, kui ta vastab. Kui teile soovitatakse rohkem tööd teha või teile öeldakse, et teie töö ei ole ikka veel tasemel, selgitage, mida kavatsete selle parandamiseks ette võtta. Ära vasta kohe – anna endale võimalus rahuneda ja infot töödelda.
- Palun vastake hiljemalt 1-2 päeva jooksul.
Ärge esitage liiga palju küsimusi. Kliendid saavad igasugustelt ettevõtetelt tohutul hulgal taotlusi küsitluse läbiviimiseks. Kui soovite, et klient kustutaks teie meili kättesaamisel, lisage sellele suur hulk küsimusi. Kui soovite inimesele huvi pakkuda, piirduge paari küsimusega.
Esitage küsimusi, mis nõuavad üksikasjalikku vastust.Ärge esitage küsimusi, millele saab vastata "jah" või "ei". Selle asemel, et "Kas soovitaksite meid oma sõpradele?", esitage järgmine küsimus: "Kuidas kirjeldaksite meid teisele inimesele?" Need küsimused aitavad teil saada rohkem teavet.
Lubage kliendil esimesel võimalusel vastata. Tänu sellele tunneb klient, et tema arvamus võib midagi mõjutada. Kui inimene teab, et talle vastatakse, kirjutab ta siirama ülevaate.
Kuidas tööl ülevaadet küsida
-
Tutvusta end.Õpetajal võib olla sadu õpilasi, eriti kui tegemist on ülikooliga. Peaksite märkima oma ees- ja perekonnanime, rühma numbri ja õppejõud. Kui olete keskkoolis ja käite ettevalmistuskursustel, astuge klassi. Nii ei pea õpetaja ära arvama, kes sa oled, ja tal on lihtsam arvustust kirjutada.
Ärge minge ärisuhtlusest kaugemale. Mõnikord on õpilastel raske õpetajatele kirjutada, sest nad ei suuda stiili üle otsustada. Kui teie õpetaja on teile juba ise kirjutanud, jääge temaga samasse stiili. Parem on oma mõtted sõnastada nii: "Ma pole kindel, et sain ülesandest õigesti aru. Mul on töö kohta paar küsimust."
Kirjutage lühidalt.Ärge püüdke selgitada oma küsimuste täielikku konteksti, välja arvatud juhul, kui kontekst on küsimuste mõistmiseks vajalik. Näiteks kui soovite paluda töö tegemise tähtaega pikendada, võib õpetaja vajada üksikasjalikke selgitusi, kuid kui soovite lihtsalt küsida töö kohta küsimust, siis ärge öelge, miks te ei jõudnud varem kirjutada, kuna oma koera ja miks sa praegu kirjutad (kui ainult tähtaeg ei tule niipea). Ärge rääkige asjadest, mis praegu ei oma tähtsust.
Ärge lükake tagasiside küsimist viimasele minutile. Tõenäoliselt ei taha teie õpetaja teid testi eelõhtul aidata ja on tõenäoliselt õnnetu, et te ei vaevunud varem kandideerima. Kui tunnete, et olete sunnitud viimasel minutil küsimusi esitama, jätke see lühidalt, konkreetselt ja vabandage, et teid häirisite. Tänu sellele on tõenäosus, et õpetaja teile vastab, suurem (kuid tingimusel, et ta loeb kirja õigel ajal).
Kasutage juhendaja määratud vormingut. Sageli määravad õpetajad konkreetse vormingu, milles ülesanne tuleks täita. Näiteks kui teie juhendaja palus teil saata oma töö .doc-vormingus, ärge saatke seda PDF- või lehekülgede kujul. Kui te ei tea, millist vormingut kasutada, kasutage .rtf- või .pdf-vormingut või esitage oma õpetajale küsimus.
Küsige tagasisidet juba esitatud tööde või eksami sooritamise kohta. Kirjutage õpetajale viisakas kiri. Kui õpetajal on külastusajad, minge tema juurde isiklikult. Öelge midagi sellist: "Mul ei läinud eksamil nii hästi, kui arvasin. Kas saaksite palun juhtida tähelepanu minu vigadele, et saaksin järgmiseks eksamiks paremini valmistuda?" Reeglina on õpetajad valmis sellistel juhtudel soovitusi andma.
Kuidas küsida tagasisidet kirjalikule tööle
- Saate oma kirja lisada lühikese väljavõtte või kirjelduse. Oleneb, kas kirjutad sõbrale või kolleegile.
-
Kirjutage oma ala spetsialistile. Kui vajate professionaalset arvamust, kirjutage tuttavale professionaalile ja selgitage, mis on teie projekt ja miks vajate tagasisidet. Ärge avaldage inimesele survet – paluge tal lihtsalt viisakalt mõelda. Öelge midagi sellist: "Ma saan aru, kui teil pole selleks aega." Võib-olla tasub inimeselt küsida, kas ta oskab teile teist asjatundjat soovitada.
Ärge saatke oma tööd esimeses kirjas. Tõenäoliselt jääb selline kiri vastuseta, kui te ei anna märku, et see töö on tasuline. Kui võtate mõne kuulsa inimesega ühendust, ei vasta ta teile tõenäoliselt, sest ta saab hunniku sarnaseid kirju. Parem on enne küsida sõpradelt, kolleegidelt, õpetajatelt. Kindlasti on nad valmis teid aitama ja edasi minema.
Selgitage, millist tagasisidet vajate. Kui soovite kuulda ainult positiivseid asju, öelge seda. Selgitage inimesele, kas vajate üksikasjalikku analüüsi ja kui üldised peaksid fraasid olema. Märkige, kas isikut tuleb hinnata töö stiili, grammatika ja ülesehituse osas. See võimaldab lugejal mõista, mida te vajate.
Kõigepealt kirjutage kellelegi, keda tunnete isiklikult. Kui soovite üksikasjalikku tagasisidet, võtke ühendust kellegagi, keda hästi tunnete (näiteks sõbra või kolleegiga). Kirjutage nii, nagu tavaliselt. Kui helistate tavaliselt inimesele, tehke seda. Ärge saatke oma tööd esimese e-kirjaga, välja arvatud juhul, kui olete kindel, et inimene on nõus teid aitama (näiteks kui te pole veel palunud inimesel teost lugeda või kui inimene pole seda pakkunud nii).
Kõik allpool toodud põhireeglid puudutavad peamiselt ärilist kirjavahetust teie partnerite, kolleegide, klientide ja esinejatega. Nende kasutamine isiklikus kirjavahetuses on igaühe isiklik asi. Nende reeglite järgimine isiklikus kirjavahetuses jätab aga endast vaid hea mulje.
Ärimeili eetika
Kui te äkki ei soovi edasi lugeda, piirduge vähemalt järgmiste põhireeglitega:
- Palun kasutage vastamisel nuppu "Vasta kõigile". See säilitab esialgse meili adressaatide koopiad, et teie vastus neist mööda ei läheks. Soovitan tungivalt peita liidese seadetes nupp "Vasta". Vajadusel saate soovimatud adressaadid "käsitsi" kustutada.
- Ärge jätke välja "Teema" tühjaks. Inimesed, kellega suhtlete, võivad saada sadu e-kirju päevas ning nad kasutavad seda välja, et kiiresti hinnata meili tähtsust ja sisu.
- Tsiteeri kirju.Ärge alustage oma vastamist uue meiliga, klõpsake saabunud meilil "Vasta kõigile" ja ärge lülitage oma meilikliendi seadetes pakkumise funktsiooni vastamisel ja edastamisel välja.
- Täielikult tsiteeritud(kui vastus on tervele kirjale) kirjuta vastuse tekst kirja ALGUSSE, mitte lõppu, alla.
KAS ME JATKAME?
Kirjade vastuvõtmine
- Saabunud kirjad tuleb läbi lugeda. Kui saite kirja, tähendab see, et keegi saatis selle mingil põhjusel (spämmi siin muidugi ei arvestata). Kui inimesel on kirju märgitud lugemata ja need on vanemad kui üks päev, ei tea ta, kuidas postiga töötada. Siiski on see andestatav, kui:
- isik suri või haigestus ootamatult;
- postiga töötamine ei kuulu tema ametiülesannete hulka (siis ei vaja ta teeninduse-posti).
- Kui te ei ole juht, kontrollige oma kirju vähemalt 2 korda päevas: hommikul ja pärastlõunal. Kui te ei vasta tootmisküsimusele, võib teiste inimeste töö seiskuda ja probleemide lahendamine edasi lükata.
- Kui olete juht, peaks teie tööpäev algama meilikliendi käivitamisega, mis ei laadi kogu päeva maha ja kontrollib automaatselt kirju. Seadistage automaatne posti kohaletoimetamine/vastuvõtt vähemalt iga 10 minuti järel (soovitavalt 1-3 minuti järel).
- Olete saanud kirja. Kui olete väga hõivatud, hinnake kohe, kellelt see on, teema ja sirvige see läbi – see aitab teil kiiresti otsustada, kas kiri nõuab kiiret vastust või võib veidi oodata.
- Kui saate, vastake kohe. See on lihtsaim ja tõhusaim viis asjad liikuma panna ja mitte kirju kuhjata.
- Kui saate aru, et te ei saa päeva jooksul vastata, on parem kirjutada kohe "vastan paari päeva jooksul" või vähemalt "vastan veidi hiljem".
Saaja, Koopia, Pimekoopia väljad
- Tuleb meeles pidada, et on olemas väljad "To" ("To"), "CC" ("Copy") ja "BCC" ("Bcc"). Nendest sõltuvad teie edasised toimingud (ja kirjavahetuspartnerite tegevused) kirja saamisel:
- "To" ("To") - kiri ja selles sisalduv teave või küsimused on suunatud otse adressaadile. Kui saadate küsimuse, ootate vastust väljale "Saaja" märgitud adressaadilt. Kui olete adressaat, peate vastama.
- "SS" ("Koopia") - koopiates seisvad adressaadid saavad kirja "teabe saamiseks", teabe saamiseks või on "kutsutud tunnistama". Koopiate saaja ei peaks üldjuhul kirjale vastama; pealegi peetakse viisakaks, kui vajadusel alustate fraasiga "Vabandan, et segan".
- "BCC" ("Pimekoopia") - "palee intriigide" väli. Määrates sellel väljal adressaadi, saadate selle kirja talle "salaja": peamine saaja ega koopiates olevad ei saa teada sellele isikule kirja saatmise faktist. Seda kasutatakse ka hulgipostituse jaoks, et kõik adressaadid ei teaks teie aadressiraamatut.
- Palun kasutage vastamisel nuppu "Vasta kõigile". See säilitab esialgse e-kirja saajate koopiad ja teie vastus ei jää neist ilma.
- ÄRGE kustutage kirjade koopiatest, mille inimesed on sinna oma korrespondendi poolt lisatud. Kui soovite vastata midagi isiklikku, et teised korrespondendid teie vastust ei saaks, siis kustutage koopiatest kõik, välja arvatud see, kes kirja kirjutas (jah, me ei kasuta kunagi nuppu "Vasta").
- Kui saabunud kirjas on väljal “Saaja” rohkem kui kaks adressaati, tähendab see, et vastama peavad mõlemad või mõni neist. Arvesta, et MÕLEMAD peaksid vastama - kui kiri on adresseeritud sulle ja kellelegi teisele, siis vasta ka sellele (isegi kui see on vastus nagu “See küsimus ei ole kindlasti minu jaoks, vastake nii ja naa”).
- Omakorda on tungivalt soovitatav MITTE lisada väljale "To" rohkem kui ühte adressaati. Kahele saadetud kirjale ei saa te vastust kummaltki, sest kumbki arvab, et teine vastab. Kõik pole seda artiklit lugenud.
- Erakirjavahetuse edastamine meililisti ilma kirjavahetuses osalejate nõusolekuta on ebaeetiline!
Teema väli
- Ärge jätke seda tühjaks.
- Kirja teema peaks olema lühike, kuid kajastama põhisisu, kirja teemat. Pealkirjad nagu "Küsimus", "Tere!" või tühjad pealkirjad reedavad sind kui algajat, kellel puuduvad elementaarsed ärikirjutamise oskused.
- Kui vastate ühele mitmest erineva teemaga meilist, vastake õigetele. Vasta kirjale teemaga "Kohtumine teisipäeval, 18.04" koosoleku kohta ja kirjale "Trükimaterjalid" trükimaterjalide kohta. Selle põhjuseks on varasema kirjavahetuse tsiteerimine (vt kirja kirjutamise jaotist allpool).
- Kui teil on vaja perioodiliselt saata e-kirju, näiteks iganädalasi aruandeid, proovige hoida päis konstantsena või vähemalt osa sellest peaks olema konstantne, et adressaat saaks seadistada selliste kirjade sortimiseks automaatsed reeglid (reeglid).
Kirjutamise tähtsus
- Kui kiri sisaldab teavet kiireloomuliste muudatuste kohta, lepingu teksti või muud teavet, millele peate ennekõike tähelepanu pöörama - kasutage "kõrge" tähtsust, see tõstab kirja sisendkausta kaustas esile.
- Ärge kasutage "kõrget" tähtsust asjata – "kärakad" on tüütud, ole tagasihoidlikum.
- Märkige madalaks isiklik kiri ärikorrespondendile või naljaka pildi või lingiga kiri.
Kirjade (vastuste) kirjutamine
- Alusta tervitusega, see on viisakas. "Tere gria!" ütleb, et sa oled liiga laisk, et inimese nime kirjutada. Isegi lihtsalt "Andrey!" või "Tere pärastlõunal!" üsna viisakas ja piisav.
- Rääkige inimesega sama keelt. See ei kehti ainult vene/inglise keele, vaid ka teksti vormi kohta. Kui saite ametliku kirja, on sellele mitteametlik vastus vastaja suhtes lugupidamatu ja teie enda madala kultuuri demonstreerimine. Ametlik vastus mitteametlikule pöördumisele on kas üleskutse järgida eeskirju või seda nõuavad lihtsalt ettevõtte eeskirjad.
- Proovige alati vastata kirjavahetuse viimasele kirjale, mitte mõnele vahepealsele kirjale.
- Ärge kasutage transliiti välja arvatud kirjade saatmisel tingimustest, kus teksti teistmoodi sisestamine on keeruline (näiteks mobiiltelefonist või venekeelse klaviatuuripaigutuseta arvutist).
- Kui teie meiliklient ei toeta vene keelt või rikub kodeeringut, lisage vastuse tekst manusena.
- Ärikiri peaks olema täpne, lühike ja konkreetne:
- Täpsus – täpsustage täpsed andmed, millele viitate (teise meili kuupäev ja teema, koosoleku kuupäev, koosoleku päevakorrapunkt, faili nimi, link veebis olevale dokumendile jne).
- Kokkuvõtlikkus – mõnel on kolmel leheküljel kirjas, mida võiks kolme lausega kirja panna. See, kes mõtleb selgelt, see ütleb selgelt ja teie korrespondent näeb seda.
- Konkreetsus - kirjast peaks täpselt selguma, MIDA TÄPSELT saajalt nõutakse, milliseid toiminguid temalt tahetakse.
- Ärikirjavahetus ei ole epistolaarharjutuste ja emotsioonide väljendamise koht. Selleks on olemas foorumid, jututoad ja muud elektroonilised inimestevahelise suhtluse vahendid. Kokkuvõtlik äritekst ei ole kuivus, vaid aja kokkuhoid ja mõttetäpsus.
- Kui kiri sisaldab mitut küsimust, teemat või ülesannet, struktureerige need ja eraldage need nummerdatud või nummerdamata lõikudega. Pidevat "mõttevoolu" on raske lugeda, samas kui kirja põhipunktist on lihtne mööda vaadata. Pealegi kipuvad mõned inimesed halvasti struktureeritud kirja kohe prügikasti saatma (kuigi see on ilmselt äärmuslus).
- Pidage meeles, et päringu või ülesande vastus on "Teeme ära!" mittetäielik "Teeme seda selliseks ja selliseks kuupäevaks", "nii mitme päeva pärast", "pärast sellist ja sellist sündmust" - need on konkreetsemad ja täpsemad vastused.
- Kui kiri on sõnastatud nii, et sellele saab vastata lihtsalt “ok”, siis saab vastuse tõenäoliselt palju kiiremini. Näiteks kui on mitu valikut, mida teha, soovitage mõnda vaikevalikut.
- Tekst ei tohi sisaldada vigu. Otšepjatki pole hirmutav, aga kui kirjutate ja kirjutate sõna igas tähes valesti, muutub see väga kiiresti märgatavaks ja teie venekeelse miinusega "troika" tuleb ilmsiks (nagu ka spekulatiivsed edasised järeldused teie üldise haridus- ja kultuuritaseme kohta) .
- Proovige mitte kasutada meili html-vormingut. Kahjuks on selline kirjade kirjutamise formaat Outlookis vaikimisi, kuid seda kasutades, eriti tsiteerimisel (vastusteks ja edasisaatmiseks), tekib palju küsimusi.
- Kui saite kirja html-vormingus, ÄRGE muutke seda lihttekstiks, see rikub saatja teabetaju teie vastuse saamisel. Mida olulisem on teie korrespondent teile, seda olulisem on säilitada temast adekvaatne ettekujutus. Saate hakkama oma vastuste esiletõstmisega html-i värviga tsiteerides või võite kasutada html-vormingu paneeli nuppu "Vähenda taanet" (kuigi siin on kapriisseid nüansse).
- Tsiteeri originaalkirja teksti. Mida see teie arvates tähendaks? Ma ka ei tea: Saaja: AIST on loominguline lind Teema: Re: Re: Re: Küsimus Ok! Vasja
- Ärge kunagi parandage teise inimese teksti tsiteerides! See on omamoodi võltskiri.
- Täielikult tsiteerides (kui vastus on tervele kirjale), kirjuta vastuse tekst kirja ALGUSSE, mitte lõppu.
- Kui vastate punkthaaval tsitaat kasutades, eraldage tsitaat tühjade ridadega ÜLAL JA ALL ning kasutage lause alguses suurtähti. Proovige vastuseid leida siit: > soovitame logo asendada lisatud logoga, > kuna see taustal olev väga värvikas ei leidnud manuses olevat logo üles > paranda kiri - "kala" asemel tuleb kirjutada "ori" "! > muidu saadakse valesti aru, kiri on parandatud, vabandust > ja viimane...
Erinevat tüüpi ärikirjade koostamine on vajalik osa ettevõtete esindajate tööst. Tänu sellistele sõnumitele omandavad nad võimaluse lahendada äriprobleeme kõige kättesaadavamal, kiiremal ja optimaalsemal viisil.
FAILID
Mis on ärikirjad
Tavaliselt võib ärikirjad jagada mitmeks põhikategooriaks:
- õnnitluskiri;
- infopost;
- jne.
Kõigi nende kirjade vastusteks saab märkida eraldi kirje, mis on samuti osa ametlikust ärikirjavahetusest ja on samuti kirjutatud teatud kaanonite järgi.
Kes peaks tegutsema kirja autorina
Ärikirjad peavad alati sisaldama allkirja. Samas saab kirja koostamisse vahetult kaasata iga ettevõtte töötaja, kelle pädevusse see funktsioon kuulub või direktori korraldusega selleks volitatud. Tavaliselt on selleks sõnumi teema eest vastutav spetsialist või struktuuriüksuse juht. Kuid olenemata sellest, kes kirja kirjutab, tuleb kiri igal juhul esitada juhile kinnitamiseks, pidades silmas, et see on kirjutatud ettevõtte nimel.
Ärikirjade kirjutamise üldreeglid
Kõik ärisõnumid peaksid puudutama ainult ettevõtte tegevust või sellega seotud asjaolusid. Samas peavad need olenemata sisust vastama teatud nõuetele.
Esiteks on see teatud struktuur. Sõnum peaks alati sisaldama:
- kirjutamise kuupäev,
- saatja ja saaja andmed,
- viisakas pöördumine (sõnaga "Kallis Ivan Petrovitš", "Kallis Jelena Grigorjevna"),
Tuleb märkida, et kirju saab adresseerida nii üksikutele töötajatele kui ka tervetele meeskondadele (sel juhul piisab, kui piirduda tervitusega "Tere pärastlõunal!").
- teabekomponent, mis sisaldab kirja kirjutamise aluseks olnud põhjuseid ja eesmärke,
- palved ja selgitused
- järeldus.
- Esimene, kõige kaasaegsem ja kiireim, toimub elektrooniliste sidevahendite kaudu. See on mugav ja kiire, lisaks võimaldab see saata peaaegu piiramatus mahus teavet.
Siin on ainult üks miinus - suure hulga postiga adressaadilt võib kiri kergesti kaduma minna või sattuda rämpsposti kausta, seetõttu on sellisel viisil kirjade saatmisel soovitatav lisaks veenduda, et kirjal on vastu võetud (lihtsa telefonikõnega).
- Teine viis: konservatiivne, mis võimaldab saata sõnumit Vene Postiga. Samas on soovitatav kasutada väljastusteatega tähtkirjaga saatmise funktsiooni – see vorm garanteerib kirja jõudmise adressaadini, mille kohta saab saaja eriteate.
Tavaliselt kasutatakse tavapostiga saatmist juhtudel, kui saadetakse originaaldokumente, elava allkirjaga kinnitatud kirju ja pitsereid.
- Samuti saab kirja saata faksi või erinevate kiirsõnumite kaudu, kuid ainult tingimusel, et partnerite suhted on piisavalt tihedad ja võimaldavad täielikult sellist kirjavahetust.
- isiklik - oma lähedastele, pereliikmetele, lähedastele sõpradele ja mitte nii väga (kasutage mitteametlikku stiili),
- poolametlik - kirjavahetus erinevate organisatsioonidega teiega isiklikult seotud küsimustes (näiteks pangaga teie konto seisu kohta, sotsiaalkindlustusasutusega vajalike hüvitiste kohta, turustusvõrguga kaupade vastuvõtmise kohta jne),
- äri(teenindus)kirjad - vajate ametlikku ärilist esitusstiili ja registreerimisel on ranged nõuded.
- perekonnanimi, nimi, isanimi,
- teie aadress vastuse saatmiseks,
- number ja isiklik allkiri.
Kirjale võib lisada erinevaid lisadokumente, foto- ja videotõendeid – kui neid on, siis see peab kajastuma põhitekstis.
Kirja saab koostada nii tavalisele A4-formaadis standardlehele kui ka organisatsiooni kirjaplangile. Eelistatav on teine variant, kuna sellega ei pea te ettevõtte andmeid käsitsi sisestama, lisaks näeb selline kiri soliidsem välja ja viitab veel kord, et sõnum kuulub ametlikku kirjavahetusse. Seda saab kirjutada käsitsi kirjutatud kujul (eriti õnnestuvad kalligraafilise käekirjaga kirjutatud tähed) või trükkida arvutis (see on mugav, kui peate koostama kirja mitu koopiat).
Kiri peab olema allkirjaga kinnitatud, aga templi panemine pole vajalik, sest. Alates 2016. aastast on juriidilised isikud vabastatud oma tegevuses pitsatite kasutamise vajadusest.
Enne saatmist registreeritakse sõnum vajadusel väljamineva dokumentatsiooni ajakirjas, kus sellele omistatakse number ja määratakse väljumiskuupäev.
Mida otsida kirja kirjutamisel
Kirja koostamisel peate hoolikalt jälgima õigekirja, järgima vene keele reegleid ja norme sõnavara, grammatika, kirjavahemärkide jms osas. Saajad pööravad alati tähelepanu sellele, kui hästi mõtted sõnumis väljendatud ja raamitud on.
Ärge unustage, et läbiviidud uuringud näitavad selgelt, et inimesed ei ole valmis selliste kirjade lugemisele kulutama rohkem kui ühe minuti.
Kiri tuleb kirjutada õiges vormis, ilma “mõtet mööda puud laiali ajamata”, pigem lühidalt ja kokkuvõtlikult, asjalikult. Iga uus teema tuleks kujundada eraldi lõiguna, mis vajadusel jagada lõikudeks. Lisaks teeb lühike ja selge kiri adressaadile selgeks, et autor väärtustab oma aega. Siin on paigas ütlus “lühisus on andekuse õde”.
Mida ärikirjas mitte teha
Ärikirjades on jube või kergemeelne toon täiesti vastuvõetamatu, nagu ka liiga kuiv tekst ja banaalsed “templid”. Vältida tuleks ka keerulisi sõnastusi, osa- ja osastava pöörete rohkust, kitsale spetsialistide ringile arusaadavat spetsiaalset terminoloogiat.
Kiri ei tohiks sisaldada kontrollimata, ebausaldusväärset ja veelgi enam tahtlikult valeandmeid.
Tuleb meeles pidada, et seda tüüpi sõnumid ei ole ainult osa tavapärasest ärikirjavahetusest, vaid paljudel juhtudel viitavad ametlikele dokumentidele, mis võivad hiljem omandada juriidiliselt olulise staatuse.
Kuidas kirja saata
Iga ametlikku sõnumit saab saata mitmel põhilisel viisil.
1. Kiri trükitakse valgele või heledale paberile formaadis A4 (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm).
2. Lehel peavad olema vähemalt järgmised väljad:
Kirja kuupäev on selle allkirjastamise kuupäev. Kuupäev kirjutatakse araabia numbritega järjestuses: kuu päev, kuu, aasta. Kuu päev ja kuu on tähistatud kahe paari araabia numbritega, mis on eraldatud punktiga; aasta nelja araabia numbriga.
4. Väljuv number.
Kirja registreerimis- (väljamineva) number koosneb selle järjekorranumbrist, mida saab oma äranägemisel täiendada indeksiga (näiteks osakonnajuhataja initsiaalid). Kahe või enama osakonna ühiselt koostatud kirja registreerimisnumber koosneb iga osakonna kirja registreerimisnumbritest, mis on eraldatud kaldkriipsuga.
Adressaadiks võivad olla organisatsioonid, nende struktuurilised allüksused, ametnikud või üksikisikud. Ametniku poole pöördudes märgitakse initsiaalid ENNE perekonnanime. Organisatsiooni ja selle struktuuriüksuse nimi märgitakse nimetavas käändes.
LLC "Ettevõtte "nimi"
Daatiivi käändes näidatakse selle isiku asukoht, kellele kiri on adresseeritud, Näiteks:
LLC "Ettevõtte "nimi"
LLC "Ettevõtte "nimi"
Kirjas ei tohi olla rohkem kui neli adressaati. Sõna "Koopia" teise, kolmanda, neljanda adressaadi ees ei märgita. Suurema saajate arvu korral moodustavad nad kirjade meililisti.
Nõutav "Aadress" võib sisaldada postiaadressi. Postiaadressi elemendid märgitakse postiteenuste osutamise eeskirjadega kehtestatud järjekorras.
Kui adresseerite kirja organisatsioonile, märkige selle nimi ja seejärel postiaadress, Näiteks:
Jaroslavski pr-kt, 12, Jaroslavl, 150001
Kui adresseerite kirja eraisikule, märkige saaja nimi ja initsiaalid ning seejärel postiaadress, Näiteks:
St. Svobody, elukoht 5, apt. 12,
Jaroslavl, 150 000
Kirja tekst on koostatud tabelina, sidusa tekstina või nende struktuuride kombinatsioonina.
Tabeli veergudel ja ridadel peavad olema pealkirjad, mis on väljendatud nimisõnaga nimetavas käändes. Veergude ja ridade alampealkirjad peavad olema pealkirjadega kooskõlas. Kui tabel on trükitud rohkem kui ühele lehele, tuleb tabeli veerud nummerdada ja järgmistele lehtedele tuleb trükkida ainult nende veergude numbrid.
Seotud tekst koosneb tavaliselt kahest osast. Esimeses osas märgitakse kirja kirjutamise põhjused, põhjused, eesmärgid, teises (lõplik) - otsused, järeldused, taotlused, ettepanekud, soovitused. Tekst võib sisaldada ühte viimast osa (näiteks taotlus ilma selgitusteta).
Teiste organisatsioonide dokumentide alusel koostatud kirja tekstis märgitakse nende andmed: dokumendi nimi, organisatsiooni nimi - dokumendi autor, dokumendi kuupäev, organisatsiooni registreerimisnumber. dokument, teksti päis.
Kirjas kasutatakse järgmisi esitusviise:
- mitmuse esimene isik "palun saatke", "saatke kaalumiseks");
- ainsuse esimene isik "Pean seda vajalikuks", "Palun esile tõsta");
- ainsuse kolmas isik "ühiskond ei vaidle vastu", "LLC "Nimi" peab seda võimalikuks").
Kirja tekstis nimetatud taotluse olemasolu kohta tehakse märge järgmisel viisil:
Kasutamine: 5 liitri kohta. 2 eksemplaris.
Kui kirjal on tekstis nimetamata manus, siis märkida selle nimi, lehtede arv ja eksemplaride arv; kui taotlusi on mitu, on need nummerdatud, Näiteks:
Lisa: 1. Rendileping 5 liitri kohta. 2 eksemplaris.
2. Vastuvõtu-üleandmise akt 1 liitri kohta. 2 eksemplaris.
Kui taotlused on köidetud, siis lehtede arvu ei märgita.
Kui kirjale on lisatud mõni muu dokument, millel on ka manus, koostatakse märge manuse olemasolu kohta järgmisel viisil:
Manus: Vene Föderatsiooni Siseministeeriumi kiri 05.05.2007 N 02-6 / 172 ja selle lisa, ainult 3 lehte.
Kui taotlust ei saadeta kõigile dokumendis märgitud aadressidele, tehakse selle olemasolu kohta märge järgmisel viisil:
Kasutamine: 3 liitri kohta. 5 eksemplaris. ainult esimesele aadressile.
"Allkiri" rekvisiidi koosseis sisaldab: kirjale alla kirjutanud isiku ametikoha nime (täislik, kui kiri ei ole kirjaplangil ja lühendatult - blanketile antud kirjal) ja selle ärakirja. allkiri (initsiaalid, perekonnanimi), Näiteks:
Kuidas kirja õigesti kirjutada
Tänapäeval on lihtsalt vaja osata kirja õigesti kirjutada, olenemata sellest, kellele sinu sõnum on adresseeritud (võimalik tööandja, üleolev ametnik või lähedane sõber) ja kirjavahetuse saatmise viisist (tava- või e-postiga, võib-olla faks).
Näidistähtedega valikuid saab vaadata selle saidi jaotises "näidisdokumentide". Nüüd räägime mõnest kirjutamise ja vormindamise reeglist. Tähed jagunevad kolme üldkategooriasse:
Kuidas kirjutada isiklikku kirja
Isiklikud kirjad kirjutamine on enamasti meeldiv, sest suhtled pere ja lähedaste sõpradega. Kõigepealt tuleb öelda tere, lihtsalt sõna "Tere!" on hea.
Kui jääte vastusega hiljaks, on viisakas vabandada ja põhjused mainida. Kui olete juba adressaadiga kirjavahetuses ja teile on esitatud küsimusi, siis on aeg neile vastata. Seejärel saate pärast sissejuhatavat fraasi "Mul läheb hästi" jätkata sündmuste esitlusega, kirjutada sellest, mis teile muret valmistab.
Kuna suhtlusstiil on mitteametlik, siis sobivad naljad, klatšimine (oma hinnang sündmustele või teiste arvamuste kirjeldus) ja moeajakirja artikli ümberjutustamine. Ühesõnaga kasutage kõike, mis teie kirjutamise huvitavaks teeb. Emotikonid, küsimused nagu "noh, kuidas?", "Tõesti, suurepärane?" elustavad isikliku kirja hästi.
Püüdke olla siiras. Küsige, kuidas teie adressaadil läheb, küsige kordamööda küsimusi kirjavahetuse jätkamiseks. Lõpus väljenda oma tundeid, nagu "armastus", "tahaks kohtuda", "ootan kuulmist" jne. Kindlasti pane oma allkiri (meilile jääb see sageli kahe silma vahele), kuid adressaat ei pruugi kunagi arvata, kellelt see kiri pärit on (e-posti aadressi järgi pole see alati arusaadav). Lugege kiri uuesti läbi ja vajadusel parandage vead. Tavaliselt ärritavad nad inimesi ja näitavad üles austuse puudumist.
Kuidas kirjutada poolametlikku kirja
poolformaalsed tähed peaks olema võimalikult lühike ja esitama teema selgelt. Lihtne ja loogiline on teretulnud. Halva tujuga ei saa head kirja kirjutada. Ja parem on välistada kõik lüürilised kõrvalekalded teemast ja emotsioonide avaldumine ning keskenduda tõendusbaasile (eriti oluline kaebuste puhul).
Soovitan kirjutada kiri arvuti abil, seejärel printida see tavalisele valgele A4 lehele ja allkirjastada pastakaga. Käsitsi kirjutatud kirjad on lubatud. Sel juhul kirjutage loetavalt ja täpselt, eriti perekonnanimi.
Kui see on loetav, on seda lihtne lugeda. Nüüd registreeritakse tõsistes organisatsioonides dokumendid sageli elektrooniliselt. Teie perekonnanimi (see võib olla ilus, kuid keeruline) on hästi teada ainult teile. Kui teie kirja registreerimisel asendatakse perekonnanimes vähemalt üks täht, siis ei leia elektrooniline otsing suures andmebaasis teie pöördumist. Ja teil on problemaatiline teada saada, kas see on üldse registreeritud, kuigi hiljem võib vastus teieni jõuda.
Adressaat on tavaks märkida alati kirja paremas ülanurgas. Annan teile abiks mõned võimalused, need kõik kehtivad. Kõik sõltub teie eelistustest ja sellest, kas teate adressaadi struktuuriüksuse või ametnike nime:
föderaalteenistus
tööle ja tööle
Föderaalteenistuse juht
selline või selline
JA KOHTA. Perekonnanimi
Volgogradi administratsioon
Osakond selline ja selline - selle nimi
Peatoimetaja
Kirjastus "Pshik"
E.F. Kagailovski
OÜ "Perepolokh"
Pearaamatupidaja
A.I. Kvochinskaja
ükskõik milline üksikisik
Tugrikov S.M.
St. Lusnaya, 207, apt. 1375,
Voronež, 400 001
Adressaadi alla kirjutage oma perekonnanimi, eesnimi, isanimi, täielik aadress tavapostiga vastuse saatmiseks, parem on esitada ka telefoninumber.
Kui juba kuhugi uuesti kandideerid, siis kindlasti tuleb märkida link saabunud kirja numbrile ja kuupäevale (võib-olla mitu). See hõlbustab oluliselt kirjavahetuse töötlemist ja kindlasti saate vastuse, võttes arvesse varasemat kirjavahetust kõnealusel teemal. Seal on kirjas "31.08.2014 nr (numbrite) peal". See link on paigutatud vasakule teksti kohale, seda näete joonisel koos kirja elementide diagrammiga.
Kui teate, kelle poole pöördute, võite alustada teksti "Kallis ...!", seejärel lõpetage see sõnadega "Lugupidamisega".
Kui on mingeid tõendavaid dokumente, siis tuleb see asjaolu teksti alla märkida. Siis saate edaspidi hõlpsasti tõestada, mida täpselt koos kirjaga saatsite. Millised konkreetsed dokumendid (või koopiad) saadetakse, saab märkida tekstis või otse avalduste olemasolu märki. See asetatakse põhiteksti alla, näiteks:
Kasutamine: 2 liitri kohta. 1 eksemplaris.
Manus: maksekviitungite koopiad ... 2 lehele. 1 eksemplaris.
Tuleb meeles pidada, et apellatsioonis peaksite alati märkima:
Vastasel juhul võidakse teie kiri lugeda anonüümseks. Selliseid kirju ei käsitleta, mis tähendab, et te ei saa oma apellatsioonile vastust. Ametiasutused on kohustatud vastama hiljemalt ühe kuu jooksul alates teie kirja registreerimise kuupäevast.
Kiri tuleb teie poolt kirjutada kahes eksemplaris. Vajaliku organisatsiooniga saate isiklikult ühendust võtta. Sel juhul küsige kantseleist (sekretär, büroo või üldosakond) kindlasti oma kirja koopiat, et märkida kättesaamise kuupäev. Parem on kohe panna registreerimisnumber, kuid suurtes organisatsioonides ei pruugi nad oma suure arvu tõttu kirju kohe registreerida. Seetõttu piisab taotluse esitamise ajal sellest, et teie kirja koopiale pannakse organisatsiooni nimi ja kuupäev. See on väga oluline, kui peate tähtajast kinni pidama või hiljem kinnitama apellatsiooni fakti.
Kuid pole vaja kuhugi isiklikult minna. Teil võib olla lihtsam minna lähimasse postkontorisse. Sel juhul saatke tähitud kirjaga koos teatega. Mõju on sama. Mõne aja pärast võite helistada organisatsiooni ja uurida oma kirja saatust. Ja te ei saa kuhugi helistada, lihtsalt oodake vastust.
Kui lõpuks saite arusaadava vastuse asemel tellimusest loobumise, võtke uuesti ühendust. Ametiasutustes jälgitakse näiteks samas küsimuses korduva pöördumise fakti. Või kirjutage kiri kaebuse vormis, võite proovida saata selle kõrgemale organisatsioonile. Ka sellistesse pöördumistesse suhtutakse suure tähelepanuga.
Mis puudutab ärikirjavahetuse reegleid, siis see on kontoritöö üks olulisemaid teemasid ja väärib sellele eraldi artiklit.
"Personaliohvitser. Personalidokumentide haldamine”, 2008, N 3
Ärikiri: disainifunktsioonid
Välisturule sisenemine on seotud teatud välismaal omaksvõetud eetiliste äristandardite järgimisega. Need reeglid sisaldavad ka ärikirjavahetuse reeglid, mille järgimine aitab tutvustada teie ettevõtte tegevust, vältida arusaamatusi, luua pikaajalisi kontakte ja kokkuvõttes aidata kaasa ärilisele edule.
Hoolimata selliste kaasaegsete sidevahendite nagu satelliit, arvuti jne esilekerkimisest võtab kirjavahetus kuni 80% dokumentatsiooni kogumahust ja on peamine juhtimissuhtlusvahend.
Ärikirjavahetus on peamine ametlik suhtlusvahend organisatsioonide, organisatsioonide ja üksikisikute vahel. Seega tuleks selle ettevalmistamisel arvestada kehtestatud reeglitega. Esiteks tagab see dokumentide juriidilise jõu ja teiseks aitab see saavutada eesmärki - julgustada adressaati tegema teatud toiminguid, mida vajate.
Mõiste "ärikirjavahetus" ühendab erinevat tüüpi dokumente: ametlikud kirjad, telegrammid, telefoniteated, memod jne.
Levinuim ärikirjavahetus on äri(teenistus)kirjad. Nende sisu omadused sõltuvad suuresti eesmärgist, milleks need on koostatud. Siiski on koostamisel ja vormistamisel üldised nõuded, mis on kohustuslikud iga kirja puhul. Ärikirja koostamise reeglitest rääkides tuleks need jagada dokumendi vormiga seotud reegliteks, s.o. kujundusreeglid ja sisunõuded.
Venemaa asutustes, organisatsioonides ja ettevõtetes koostatakse kolmandate isikute organisatsioonidele saadetavad ärikirjad spetsiaalsetel kirjaplangidel. Need on standardsed paberilehed, tavaliselt A4 formaadis (väikeste tähtede puhul võib kasutada A5 formaadis). Need kuvavad üksikasju koos püsiva teabega asutuse, ettevõtte jne kohta, mis võimaldab neid tuvastada. Vastavalt standardile GOST R 6.30-2003 sisaldavad vormi üksikasjad järgmist: Vene Föderatsiooni või Vene Föderatsiooni moodustava üksuse riigi embleem; organisatsiooni embleem; organisatsiooni kood - kirja autor; kirja autori nimi; viiteandmed organisatsiooni kohta - kirja autor. Lisaks märgitakse koht järgmiste andmete jaoks: kuupäev, registreerimisindeks, viide registreerimisindeksile ja saabuva dokumendi kuupäev, adressaat, teksti pealkiri.
Kõigil kirja detailidel on kasutus- ja kujundusfunktsioonid.
Riigisümboleid (Vene Föderatsiooni moodustava üksuse riigiembleem või vapp) kasutatakse ainult riigi omandis olevate organisatsioonide jaoks ja neid reguleerib 25. detsembri 2000. aasta föderaalne põhiseadusseadus N 2-FKZ, samuti seadusandlik ja regulatiivne seadus. Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste aktid. Embleemi saab panna kõigi omandivormide ettevõtete ja organisatsioonide kirjaplangile.
Kirja autor (rekvisiit "Organisatsiooni nimi") on reeglina organisatsioon, kelle nimel kiri konkreetsele aadressile saadetakse (kuigi mõnikord võib autoriks olla ka struktuuriüksus).
Dokumendi juriidilise jõu saamiseks märgitakse vormile kõrgema organisatsiooni nimi, tööstusharu alluvuse korral organisatsiooni või ettevõtte täpne (vastavalt põhikirjale või määrusele) ja täisnimi. Esimene on tüüpiline riigiorganisatsioonidele. Kui lühendatud nimi on hartas fikseeritud, asetatakse see vormile täisnime alla ja kirjutatakse sulgudesse.
Vene Föderatsiooni tsiviilseadustik sisaldab reeglit, mille kohaselt juriidiliste isikute ärinimed sisaldavad nende organisatsioonilist ja juriidilist vormi (näiteks piiratud vastutusega äriühing, kinnine aktsiaselts jne). Üks nõudeid organisatsiooni nimele - kirja autor on juriidilise vormi paigutamine vormile.
Vajalik "Viiteandmed organisatsiooni kohta" on lisatud tagasiside saamiseks kirjavormile. Organisatsiooni viiteandmed on vajalikud posti-, telegraafi-, telefoni-, elektrooniliseks suhtlemiseks organisatsiooniga, samuti sularahatehingute tegemiseks pangas, mille konto on dokumendil märgitud.
Posti- ja telegraafiaadressid koostatakse vastavalt Vene Föderatsiooni valitsuse 26. septembri 2000. aasta dekreediga N 725 kinnitatud postiteenuste osutamise eeskirjade nõuetele. Sel juhul tuleb esitada järgmine aadressi järjekord. täheldatud:
- tänava nimi, maja number, korteri number;
- asula nimi (linn, linn jne);
- piirkonna, territooriumi, autonoomse ringkonna (piirkonna), vabariigi nimetus;
— riik (rahvusvaheliste postisaadetiste puhul);
Pangarekvisiidid on nõutavad ainult arveldus- ja sularahatehingute kirjadel, näiteks garantiikirjadel.
Üksikasjad "Organisatsiooni kood", "Juriidilise isiku esmane riiginumber" ja "Maksumaksja identifitseerimisnumber/registrikood" on autoriorganisatsiooni identifitseerivad tunnused. Need võimaldavad tuvastada, et organisatsioon - dokumendi autor on riigiorganite poolt registreeritud juriidilise isikuna, see on majandusüksus ja on registreeritud maksuhalduris.
Andmed "Dokumendi kuupäev" ja "Dokumendi registreerimisnumber" on andmed, mis annavad dokumendile juriidilise jõu. Need võimaldavad teil tõestada ametliku dokumendi olemasolu. Kehtestada organisatsiooni-autori vastutus teabe õigsuse ja dokumendi autentsuse eest.
Kirja kuupäev sisestatakse digitaalselt, araabia numbritega, ühele reale; kaks numbripaari, mis tähistavad kuu päeva, kuud ja aasta täiskirja, näiteks 25.12.2005; sel juhul ei panda sõna "aasta", tähte "g" koos punktiga ega punkti, välja arvatud juhul, kui lause lõpeb kuupäevaga.
Vastavalt rahvusvahelistele standarditele võib kuupäevaelementidel olla erinev järjestus: aasta, kuu, päev (2005.09.01).
Finantssisu kirjades kasutatakse kuupäeva sõnalist-numbrilist kujundust, milles aastat tähistavate numbrite järele tuleb panna täht “g” koos punktiga või sõna “aasta”, näiteks 05. detsember 2005 / aastas.
Kuupäeva kinnitab dokumendile allakirjutanud ametnik kohe pärast allkirjastamist.
Kirja registreerimisindeksisse on soovitatav lisada selle struktuuriüksuse või tegevusala register, kus dokumendi eelnõu koostati, asja number (vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile), kuhu kiri paigutatakse pärast töö sellega on lõpetatud ja kirja seerianumber. Näiteks: 02-08/24, kus 02 on kirja koostanud struktuuriüksuse indeks; 08 - juhtumi number (toimik); 24 on tähe seerianumber.
Väikestes ettevõtetes, millel puuduvad struktuuriüksused, saab vastava elemendi asendada tegevusala indeksiga (personalitöö, reklaam, transporditeenuste korraldamine jne) või konkreetse töövõtja indeksiga.
Nõutav "Saaja" tagab adresseerimise õigsuse ja sellest tulenevalt kättetoimetamise garantii. Kirjad on adresseeritud organisatsioonidele (nimelises käändes), struktuuriüksusele (nimelises käändes), ametnikele või üksikisikutele (daattiivis).
Kirja pöördumisel organisatsiooni juhi või tema asetäitja poole lisatakse adressaadi ametikoha nimetusse organisatsiooni nimi. Ametniku initsiaalid pannakse perekonnanime ette, näiteks:
Struktuuriüksuste juhtide või spetsialistide poole pöördumine algab organisatsiooni nimega, näiteks:
Müügiosakonna juhataja
Ametniku poole pöördumisel võib kasutada spetsiaalset sõna-aadressi (magister, akadeemik, professor jne). Sel juhul pannakse initsiaalid perekonnanime järele, näiteks:
JSCB "Investcredit" president
Hr Prokhorov G.A.
Atribuudi "Aadress" iga rida on lubatud tsentreerida pikima rea suhtes.
Kui kiri saadetakse mitmele homogeensele organisatsioonile, märgitakse need üldistatult, näiteks:
Erinevatele organisatsioonidele kirja saatmisel ei tohi atribuut "Aadress" sisaldada rohkem kui nelja aadressi. Sõna "Koopia" enne teist, kolmandat ja neljandat aadressi ei kirjutata. Kui kiri saadetakse rohkem kui neljale aadressile, koostatakse meililist ja igale kirjale märgitakse ainult üks aadress.
Nõutav "Aadress" võib sisaldada postiaadressi. Aadressi ei märgita riigiasutustele ja püsikorrespondentidele saadetud kirjadele, näiteks:
JSC "Yantar" direktor
Dokumendi adresseerimisel üksikisikule märgitakse saaja perekonnanimi ja initsiaalid ning seejärel postiaadress, näiteks:
Boitsovaya tn., 5, apt. 3,
Himki, Moskva piirkond,
Rekvisiidid "Teksti pealkiri". Peaaegu igal tähel peaks olema pealkiri. Selle koostab esitaja pärast kirja koostamist. Pealkiri on kohustuslik A4-formaadis kirjaplangile koostatud kirjade puhul. Väikese tekstiga tähtedel, mis on koostatud A5 vormidele, päist ei koostata. Pealkirja põhinõue on sisutihe, kuid täpselt kirja sisu kajastamine. Kirja teksti pealkiri peaks vastama küsimusele: "Mille kohta?", Näiteks:
— Teaduskonverentsi korraldamisest
- 10.02.2005 lepingu N 21 tingimuste rikkumise kohta
— laenu andmise kohta
- Ruumide rentimisest.
Pealkiri asub kirja teksti kohal vormi üksikasjade all. Trükitakse see ilma jutumärkideta ja ilma alljoonteta ühele või mitmele reale, rea pikkus ei ületa 28 tähemärki.
Pealkiri on kirja otsingufunktsioon. See koos kuupäeva, registreerimisnumbri ja autori perekonnanimega kantakse registreerimisel ja kontrolli alla võtmisel dokumendibaasi. See võimaldab kiiresti leida kirja sisu järgi. Seetõttu on oluline sõnastada ärikirja tekstile pealkiri.
Atribuut "Dokumendi tekst" on dokumendi peamine atribuut, mis annab sellele juriidilise jõu. See võimaldab paika panna dokumendi loomise eesmärgid ja põhjused (motiivid), analüüsida salvestatud fakte, olukordi, järeldusi, taotlusi, autori ettepanekuid.
Ärikirjad trükitakse pooleteise intervalliga ainult lehe esiküljele. GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Dokumendi kujundusnõuded” ei kehtesta nõudeid dokumentide koostamisel kasutatavatele fontidele. Fontide põhinõue on, et need peavad olema hästi loetavad.
Tähtsamad kirjatüübi näitajad on: kirjatüüp (joonise iseloom) ja suurus (prinditud tähe suurus piki vertikaaltelge, mõõdetuna punktides (punkt - 0,376 mm)).
Kirjutusmasina font on inimsilmale kõige õrnem. Seetõttu on enamikus kontoritöö juhistes Word for Windowsi tekstiredaktoris dokumentide ettevalmistamisel soovitatav kasutada fonte, mis on kirjutusmasina fondi lähedal:
— kirjatüüp Times New Roman, suurus — 13, 14, 15;
- kirjatüüp Arial, suurus 12, 13, 14.
Nägemiseks on optimaalne font Times New Roman 14. suurus. Tabelite tegemisel võib kasutada väiksema suurusega fonte, kuid mitte vähem kui 10. Trüki kontrastsus peaks tagama dokumendi kvaliteetse reprodutseerimise paljundus- ja paljundusseadmete abil.
Rakenduse olemasolu märkimine. See rekvisiit on valikuline. See kinnitatakse, kui kirjal on manuseid. Sõna "Rakendus" trükitakse vasakust veerisest koos alltekstiga. Selle rekvisiidi kujundamiseks on mitu võimalust.
Kui kirja tekstis on märgitud avalduse nimetus (näiteks „Saadame Sulle kontoritöö juhendi kavandi.“), siis vormistatakse selle kohta märge järgmiselt:
Kasutamine: 10 l kohta. 2 eksemplaris.
Kui manust kirja tekstis ei nimetata, on manuse märkuses selle täisnimi, lehekülgede arv ja koopiad:
Tarnelepingu projekt
N 02-08/24 5 liitri kohta. 2 eksemplaris.
Kui kirjale on lisatud mitu dokumenti, on manusdokumendid nummerdatud ja igaühel on märgitud lehekülgede ja koopiate arv:
1. Juhend kontoritööks
10 l eest. 2 eksemplaris.
2. Tarnelepingu projekt
Juhul, kui kiri saadetakse mitmele adressaadile ja manus on mõeldud ainult ühele neist, sisaldab manusemärk järgmist teavet:
Kasutamine: 5 liitri kohta. 2 eksemplaris. esimesele aadressile.
Kui taotlus on köidetud, siis lehtede arvu selles ei märgita, näiteks:
Taotlus: 1 eksemplaris.
Rekvisiit "Allkiri" on rekvisiit, mis annab dokumendile juriidilise jõu. Võimaldab määrata, kas kirjale on alla kirjutanud otsuseid langetama volitatud ametnik. Allkirjaõigus on reeglina organisatsiooni juhi või tema asetäitjate eesõigus. Sellise õiguse võib anda ka struktuuriüksuste juhtidele. Allkirjaõigus peab olema sätestatud siseriiklikus õigusaktis, näiteks põhikirjas, ettevõtte või struktuuriüksuse määrustes vms.
Nõutav "Allkiri" asub kirja teksti järel ja piirdub vasaku ja parema veerisega. See koosneb dokumendile allakirjutanud isiku ametinimetusest, tema isiklikust allkirjast ja allkirja ärakirjast. Allkirja dešifreerimisel märkige esmalt initsiaalid, seejärel perekonnanimi, kusjuures sulgusid ega kaldjooni ei kinnitata.
Teenuskirjad kirjutatakse peaaegu alati kirjaplangile. Sel juhul ei lisata organisatsiooni nime kirjale alla kirjutanud isiku ametikohale, näiteks:
Režissöör N.I. Popov
Siiski on juhtumeid, kui kirjaplangile tähti ei kirjutata (näiteks kahe organisatsiooni koostatud kiri), siis näeb allkiri välja selline:
Agat LLC direktor N.I. Popov
Asepresident L.P. Sokolov
Ametniku kirjaplangile kirja kirjutamisel selle isiku ametikohta allkirjas ei märgita.
Kui kirjale on alla kirjutanud mõlema organisatsiooni juhid, s.o. võrdsetel ametikohtadel olevate isikute allkirjad asetatakse samale tasemele, näiteks:
Tegevjuht Juhatuse esimees
CJSC "Edelweiss" AB "Mechta"
N.P. Grishin ________ A.M. Slavkin
Ühes organisatsioonis koostatud kirja all võib olla ka mitu allkirja. See kehtib peamiselt rahalist laadi kirjade kohta. Neile kirjutavad alla organisatsiooni juht ja pearaamatupidaja. Sel juhul paigutatakse nende allkirjad nende ametikohtadele vastavas järjestuses:
Direktor K.T. Morozov
Pearaamatupidaja G.I. Fedotov
Tuleb märkida, et kehtiv määrus ei näe ette faksimiili kinnitamist dokumentidele, s.o. nikerdatud templile, pea allkiri. Vastavalt standardile GOST R 6.30-2003 on vaja pea isiklikku allkirja, mis on kinnitatud käsitsi.
Rekvisiit "Plomm" on rekvisiit, mis annab dokumendile juriidilise jõu. Kõigile dokumentidele pole printimine vajalik. Pitseri jäljend tõendab ametniku allkirja õigsust rahaliste vahenditega seotud fakte fikseerivate isikute õigusi tõendavatel dokumentidel, samuti muudel ehtsa allkirja tõendamist võimaldavatel dokumentidel.
Riigiasutustes kasutatakse organisatsiooni ametlikku pitsatit ja struktuuriüksuse pitsatit (näiteks personaliosakonna pitsatit), valitsusvälistes organisatsioonides - ametliku templiga võrdsustatud organisatsiooni korporatiivset ümarpitsatit. Iga organisatsioon peab kehtivate õigusaktide ja muude eeskirjade alusel välja töötama oma dokumentide loetelu, mis peab olema pitseeritud.
Ärikirjavahetuses kasutatakse pitsereid harva. Autentimiseks on vaja rahalist laadi kirju. Garantiikirjad on alati kinnitatud pitseriga. Muude kirjade kinnitamiseks piisab blanketi olemasolust ja pädeva isiku allkirjast.
Pitseri jäljend tuleks kinnitada nii, et see jäädvustaks dokumendile allakirjutanud isiku ametinimetuse lõpu (allkirja algust ei tohiks jäädvustada, kuna mõnel juhul on vaja allkirja selgelt eristada edasine tuvastamine).
Kunstniku tunnustus on sageli tähelepanuta jäetud atribuut, kuigi see võib töö palju lihtsamaks teha, eriti kui kirja on kirjutanud suur organisatsioon. See nõue sisaldab otseselt dokumendi koostanud spetsialisti perekonnanime ja telefoninumbrit või perekonnanime, eesnime, isanime ja telefoninumbrit ning on seetõttu probleemiga hästi kursis, näiteks:
Mihhailov Ivan Sergejevitš
Määratud telefoninumbrilt saate kogu vajaliku teabe hõlpsalt kätte ilma organisatsiooni juhtkonnaga ühendust võtmata ja pikka õiget töötajat otsimata. Samas on eelistatavam teine võimalus kunstniku kohta märkmete tegemiseks, kuna kunstniku nime teadmine hõlbustab temaga kontakti.
Märkus kunstniku kohta asetatakse kirja viimase lehe esi- või tagakülje vasakusse alumisse nurka.
Välismaal pööratakse rohkem tähelepanu kirjavahetuse vormilistele aspektidele kui meil. Et mitte rikkuda häid suhteid partnerite või sõpradega välismaal, tuleb alati rangelt järgida kirjavahetuse etiketti.
Esimene kiri peaks looma soodsa mulje ettevõttest, selle tegevusest ja sinust isiklikult. Sõnumi kättesaamisega algab esimene isikupäratu kohtumine teiega. See kohtumine võib tulevikus viia vastastikku kasuliku tehingu sõlmimiseni või, vastupidi, viimaseks.
Ärikiri peab olema igati laitmatu: isegi väike kõrvalekaldumine reeglitest võib muuta selle juriidilisest seisukohast ebaseaduslikuks. See on eriti oluline, kui arvestada, et välismaal ei ole kombeks äridokumentidele pitserit panna, piisab ühest volitatud isiku allkirjast isegi tellimustel, aruannetel ja garantiikirjadel.
Kirjad tuleks kirjutada nii, et saajal oleks lihtne teha seda, mida temalt nõutakse. Vastuse saate kiiremini, kui saadate valmis ümbrikud aadressiga ja adressaadil tuleb lihtsalt sobivad valikud ära märkida, kui siis, kui ta peaks kirja ise kirjutama.
Juhul, kui käsitletavas küsimuses on tehtud positiivne otsus, on soovitav alustada kirja otsuse vormistamisega ja vastupidi, eitav otsus on parem teha psühholoogide nõuandel aadressil kirja lõppu.
Keeldumise sõnastamisel peate olema võimalikult korrektne, et mitte kaotada partnerit.
Lisage oma kirjale järelsõna (P.S.) ja pange sellesse jaotisesse kõige olulisem teave. Psühholoogid usuvad, et kui inimesed saavad kirja, loevad nad kõigepealt tervitust ja seejärel järelsõna. Seetõttu P.S. peaksite visandama kõige ahvatlevamad hüved, kutsed tegutseda, kõik, mis inspireerib, inspireerib, tekitab vajaduse ja kiireloomulisuse tunde. Kirjutage P.S. - suur kunst. Mõnes kirjas P.S. käsitsi kirjutatud, tõestamaks adressaadile, et saatja saatis talle isikliku, individuaalse kirja, mitte tuhandetele teistele inimestele saadetud prinditud paberitüki.
Alusta iga uut mõtet või ideed punase joonega ning väljenda seda mõtet võimalikult lihtsalt ja lühidalt. Pidage meeles, et pikad fraasid kõlavad ametlikumalt kui lühikesed. Järgige reeglit: lühikesed sõnad - lühikesed fraasid (10–12 sõna) - lühikesed lõigud (kaks kuni neli lauset). Suurima visuaalse efekti saavutate, kui säilitate selle proportsioonid nii, et lõigu laius peaks olema pikem kui pikkus. Ei ole soovitatav:
- katke lõik nii, et üks rida jääks esimesele lehele ja kõik ülejäänud - teisele;
- viige üks rida lõigust järgmisele lehele - rida peab olema vähemalt kaks;
lõpetage lehekülg sidekriipsuga eraldatud sõnaga või sidekriipsuga sõnaga.
Kiri ei tohiks olla pikk, tavaliselt kulub selleks üks lehekülg. Kõik andmed toote kohta, selle tehniline kirjeldus jne. tuleks märkida kirjale lisatud spetsiaalses brošüüris. Kirja maksimaalne suurus on kaks lehekülge. Psühholoogid usuvad, et suuremat mahtu adressaat ei taju.
Ära mine põldudele. Pidage meeles, et laiad veerised muudavad kirjutamise hõlpsamini loetavaks ja atraktiivsemaks. Laiad veerised loovad lehel "vaba ruumi" mulje, mis ühtlasi juhib tähelepanu tekstile, annab sellele tähenduse. Ideaalis ei tohiks dokumendi veeris olla range (ehk kõigi joonte parempoolsed otsad ei tohiks olla samal sirgel); see annab dokumendile sõbralikuma ja ligipääsetavama välimuse. Kui aga dokument peab välja nägema karm ja formaalne, kui olete mures, et leht tundub lohakas, loob range parem veeris lehele korrastava efekti.
Teie kiri ei tohiks sisaldada vigu, kirjavigu, valesti või kohmakalt koostatud fraase. Grammatikavead, puuduvad kirjavahemärgid või nende vale kasutamine võivad kõik teie jõupingutused rikkuda.
Ärikirjad kirjutatakse korralikult lõigatud, ainult valgele paberile (erakirjade jaoks võib soovi korral võtta ka teist värvi paberit). Ümbrik peab olema paberiga sama värvi ja kaaluga. Ärge kunagi kasutage oma kirjavahetuseks mittestandardseid ümbrikke ja paberit. Kui ümbrik on läbipaistev, pannakse kiri esmalt pooleks volditud puhtale paberilehele ja seejärel ümbrikusse. Kiri volditakse koos tekstiga kokku, mitte rohkem kui kaks korda. Tähtsamaid ärikirju on soovitav mitte kokku voltida, vaid saata need suures paksus ümbrikus. Kirja saatmisel kulleriga või kolmanda isiku kaudu ümbrikut ei pitsita.
Professionaalse maine ja etiketi eest hoolitsemine nõuavad väga hoolikat suhtumist kirjatarvetesse. Loomulikult jäävad Sinu kirja sõnad samaks sõltumata sellest, kas Sinu kirjutusmasina lint on uus või vana, kas kasutad printimiseks laserprinteriga arvutit või maatriksprinterit. Kuid ühel juhul räägivad nad sinust kui ärimehest, kes püüab oma mainet isegi väikestes asjades tugevdada, ja teisel juhul otsustavad nad, et te ei taha mõelda loetavusele ja muudele "pisiasjadele".
Allkirjastage kiri tindivärviga, mis erineb teksti printimisel kasutatavast värvist.
Saabunud kirjadele või isegi postkaartidele on soovitatav vastata esimesel võimalusel, hiljemalt kolme kuni viie päeva jooksul pärast nende kättesaamist. Hilinemise korral teatage kättesaamisest, vabandage ja selgitage hilinenud vastuse põhjust.
Niisiis on ärikirjade kirjutamisel teatud kaanonid, mille täitmata jätmine ei mõjuta mitte ainult ettevõtte prestiiži, vaid takistab ka tulusate lepingute sõlmimist. Nende reeglite järgimine on teie ettevõtte edu võti ja annab tunnistust sellest, et olete kindel partner, kellel on stabiilne finantsseisund ja tõsised kavatsused.
