Hány csodálatos ötlet nem vár a megvalósításra, hány betű törlődik 3 másodpercnyi figyelem után, mennyi félreértés merül fel nap mint nap amiatt, hogy képtelenség egyértelműen kifejezni gondolatait írásban! Zseniális cikk, amelyet érdemes elolvasni, hogy megértsük, hogyan a legjobb módüzleti leveleket írni. Az MBA-n ezt a készséget egyszerűen tanítottuk: írásbeli dolgozatok írásakor limitálták a szavak számát. Például 3000. A többletért pontokat vontak le. És így írsz egy zseniális, pompás művet, és kapsz 4000-et... aztán sok időt töltesz a szerkesztéssel, azon gondolkodsz, hogy mi az igazán fontos, és mi az, amit nélkülözhetsz. Minden szónak célba kell érnie.
Valószínűleg folyamatosan írsz a munkahelyeden: javaslatokat teszel az ügyfeleknek, emlékeztetőket a főnököknek, folyamatos e-maileket a kollégáknak. Hogyan biztosíthatja tehát, hogy üzenetei világosak és jól strukturáltak legyenek? Hogyan lehet megkülönböztetni őket az általános információáramlástól?
Amit a szakértők mondanak
A túlhajszolt, korlátozott idejû menedzserek azt gondolhatják, hogy üzleti írási képességeik fejlesztése fárasztó, sőt, hiábavaló gyakorlat. Mindazonáltal egy érdekes és jól megírt javaslat felépítésének képessége az, amely lehetővé teszi a hatékony kommunikációt, a vállalkozás fejlesztését és a helyes pozicionálást. „Ahogyan Marvin Swift egykor olyan találóan megjegyezte, az írás tisztasága a gondolatok tisztaságát jelenti” – mondja Cara Blackburn, az MIT Sloan School of Business kommunikációs vezető oktatója. „Lehetnek a világ legjobb ötletei, de ha nem tud kommunikálni, senki sem fog tudni róluk” – teszi hozzá. „Szerencsére mindenkinek megvan a lehetősége arra, hogy fejlődjön az üzleti írás terén” – mondja Brian Garner, a The HBR Guide to Business Writing szerzője. „A levélírás képessége nem olyan adottság, amellyel az emberek születnek” – mondja. "Ez egy olyan készség, amelyet magad fejleszthetsz." Így írhat egyszerűen, világosan és pontosan.
Gondolkozz, mielőtt írni kezdesz
Mielőtt felveszi a tollat vagy az ujjait a billentyűzetre helyezi, gondolja át, mit szeretne mondani. – Azonnal elkezdek írni tipikus hiba nagyon sok” – mondja Garner. „Írás közben ötletelnek, ezért bizonyul egy ilyen üzenet rosszul felépítettnek, a gondolatok tárgyról témára ugrálnak és ismétlődnek. Kérdezd meg magadtól: mi az e-mailem mögött meghúzódó gondolat, amelyre a címzett emlékezni fog, miután elolvasta ezt az e-mailt, Üzleti ajánlat vagy jelenteni? Ha maga nem tud gyorsan és egyszerűen válaszolni kérdésére, akkor nyilvánvalóan sietett a szöveg megírásakor.”
„Szánjon egy kis időt, hogy kitisztítsa a fejét” – ért egyet Blackburn.
Írj konkrétan
Térjen egyenesen a lényegre. Sokan úgy találják, hogy az írás szerkezete és stílusa, amelyet az iskolában tanítottak nekik, nem igazán felel meg a való életben való kommunikációnak. üzleti világ. „A legrosszabb hiba, amit az üzleti írásban elkövethetünk, ha az üzenet fő gondolatát a levél közepén hagyjuk” – mondja Garner. Ha a levél legelején egyszerűen és röviden ismerteti a kulcsötletet, azzal időt takarít meg a címzettnek, és a további érvelésed meggyőzőbbnek tűnik, még mielőtt az illető elolvasná az üzenetedet. Hosszú feljegyzések vagy javaslatok készítésekor a Garner azt javasolja, hogy a fő gondolatot vagy a javasolt megoldást „legfeljebb 150 szóban” írja le az első oldal legelején. „Javítsa az általánosítási és az ötletek tömör közlésének képességét” – mondja. "Ha a levél bevezető része sikertelen, ugyanez elmondható az egész levél egészéről."
Ne öntsön vizet
„Ne használjon három szót, ahol egy is elég” – javasolja Blackburn. Olvasás után kritikusan értékelje saját írását, és győződjön meg arról, hogy minden szó a levél lényegének közvetítésére irányul. Távolítson el minden felesleges szót vagy mondatot. Például nem szabad azt mondani, hogy „a vélemény univerzális egyhangúsága”, mert elég egyszerűen azt mondani, hogy „egyhangúság”.
„Amint az olvasó rájön, hogy az üzenet túl bőbeszédűvé válik, a figyelem kezd kikapcsolódni” – mondja Garner. Azt javasolja, hogy egy szót használjunk kifejezés helyett (jobb, ha a „szempont” kifejezést egy szóra cseréljük - „vélemény”), az összetett szerkezetek helyettesítését konkrét igékkel (védelmet nyújtani valakinek - megvédeni), rövidítések használatával (angolul: don't a don't helyett és we're ahelyett, hogy mi vagyunk), és lehetőség szerint használjunk aktív igéket a passzívak helyett („do” helyett „be done”).
Kerülje a zsargont és a tudományos stílust
Az üzleti levelezést a szleng és a rövidítések használata kíséri. Bár gyakran előfordul, hogy a levelezésben nem kerülhető meg a használatuk, sőt néha hasznosnak bizonyulnak, mégis lustaságot, gondolati zavart jeleznek. Ha túl sok a szleng, a címzett elkezdi azt hinni, hogy ezt az üzenetet robotpilóta segítségével írta, és akkor teljesen nem fogja megérteni, miről beszél. "A szakzsargon nem ad értelmet" - mondja Blackburn - "míg a világosság és a tömörség soha nem megy ki a divatból." Garner azt javasolja, hogy hozzon létre egy „fekete listát” azokból a szlengszavakból és kifejezésekből, amelyeket el kell kerülni, mint például az ellenőrzőlista, sapka, díj stb. A szerzők gyakran tévesen úgy vélik, hogy a komplex és a szép szavak egyszerűek helyett - az intelligencia jele. Sajnos ez messze nem így van.
Olvasd el újra amit írsz
Helyezze magát olvasója helyébe. Világos neki a gondolata, világosan fejeződik ki? A szöveged egyszerű és érthető mondatokból áll? A Blackburn javasolja a bekezdések hangos felolvasását. „Így derülnek ki a hiányosságok: nehézkes mondat, szükségtelenül hosszú bekezdéseket tartalmazó rész” – mondja. Ne féljen megkérni egy kollégáját vagy barátját a munkája szerkesztésére, vagy ami még jobb, több kollégáját vagy barátját. Adj nekik egy esélyt a véleménynyilvánításra, és ne sértődj meg tőle. „A munka javítása barátságos szolgáltatás – mondja Garner –, nem agresszió.
Gyakorolj minden nap
„Az írás készség” – mondja Blackburn. "És a képességek javulnak a gyakorlással." Garner azt javasolja, hogy minden nap olvass el jól megírt anyagokat, és légy óvatos a szavak kiválasztásában, a mondatok felépítésében és az ötletek kifejezésében. "Kezdj el figyelni a The Wall Street Journal stílusára" - mondja. Vásároljon stílus- és nyelvtani útmutatót: Garner a Fowler's Modern English Usage-t ajánlja. A legfontosabb, hogy az ütemtervben szánjon időt a lektorálásra és a szerkesztésre. „Egy dolgozat írása, majd lektorálása javítja a stílusát. Csak ne számíts gyors változásokra – tanácsolja Blackburn. „Ezt az időt a megfelelő dologra fordítjuk, mert aki jó minőségű szöveget ír, az is jól végzi a munkáját, és ez észrevehető.”
Ne feledje a következőket:
Mit kell tenni:
- Gondolja át előre, mit kell mondania, hogy üzenete a lehető legpontosabb és leghatékonyabb legyen.
- Ne vesztegesd a szavakat, használj rövid mondatokat, és mindig a lényegre írj.
- Kerülje a zsargont és a hívószavakat. Ehelyett törekednie kell a bemutatás egyszerűségére és egyértelműségére.
Mit ne tegyünk:
- Ne állítsa, hogy nem tud szöveget írni. Folyamatos gyakorlással bárki fejlesztheti íráskészségét.
- Ne feltételezze, hogy a levél legelső vázlata a legjobb, vagy legalábbis megfelelő. Bármely dokumentum módosítható.
- Ne temesse el az üzenet kulcsgondolatát. Az üzenet lényegét már az elején meg kell fogalmazni.
1. esettanulmány: Ne féljen segítséget kérni valakitől.
Amikor David McCombie vezető tanácsadóként dolgozott a McKinsey & Company-nál, azonnal rájött, hogy a Harvard Law School-on elsajátított írási stílusa teljesen alkalmatlan. üzleti kommunikáció a cégvezetés szintjén. „A probléma az érvelésem szerkezetével volt” – emlékszik vissza David. „A szükséges külső nézőpont megismerése megtanított arra, hogyan juthatok el gyorsabban a dolog lényegéhez.”
„A jogi vagy akadémiai stílust az jellemzi, hogy az egész folyamat hosszú és fárasztó leírásából építik fel az anyagot, miközben a befejezést a legvégére halasztják” – magyarázza. "Az üzleti levelezésben azonban a legjobb a következtetésekkel kezdeni, és nem fordítva."
David áthelyezte ezt a munkamódszert az általa létrehozott magáncégbe. befektetési társaság Miamiban – A McCombie-csoport. „Az általam legfontosabbnak tartott leveleket elküldöm a páromnak, hogy újra elolvashassa” – mondja David, ami szerinte hatékonyabb, mintha saját maga szerkesztené őket. Most arról beszélünk, hogyan lehet ezt vagy azt a gondolatot a legjobban közvetíteni, pontosabban kifejezni.
A szövegeken való munka közvetlen kapcsolatban áll David véleményével fontos azon a területen, ahol elismert szakember. Jelenleg a The Family Office Practitioner's Guide to Direct Investments című könyv írásával van elfoglalva, amely különleges helyet foglal el abban a környezetben, amelyben cége meghonosodott.
„Még akkor is, ha minden világos volt számomra írásban üzleti levelek, szívesebben folytatnám a fejlődést ebben a témában, mert az önmagadon és a képességeiden való munka a siker kulcsa” – mondja David. Minél több gyakorlat, annál jobb.
2. esettanulmány: Ismerje meg, hogyan kell helyesen írni
Tim Glovának sikerült megépítenie sikeres karrier a területen stratégiai marketing, de úgy döntött, tovább megy. „Azt akartam, hogy ne csak technokratának, hanem megfontolt vezetőnek is tekintsenek” – mondja Tim. "Ehhez nyilvánosan kellett beszélnem, és bemutatnom nekik az ötleteimet."
Tudta, hogy a beszédnek világosnak, könnyen érthetőnek és helyesen felépítettnek kell lennie, és akkor hírneve még jobban megnő. nagyobb súly. Leveleit durván fogadták a vele azonos szintű kollégák, szakemberek, de tapasztalatai inkább a tudományos síkon feküdtek. Tim ezért elkezdett mindenféle üzleti szakirodalmat olvasni, például a McKinsey Quarterlyt, hogy ráérezzen a stílusra. „Tanulmányoztam, hogyan kommunikálnak – mondja Tim –, és igyekeztem úgy írni, hogy a szövegem világosan és meggyőzően hangzott.
Tim nemcsak az üzeneteit tudta javítani, hanem az e-mailjeit és a hangpostaüzeneteit is. „Ez a képesség az egész kommunikációs stílusát áthatja” – mondják kollégái. Tim művei pedig megtalálták olvasóikat. Néhány művét 100 000 alkalommal töltötték le, és egy Fortune 50 szervezet nemrégiben használta egyik művét belső programként a személyzet képzésére és fejlesztésére.
Tim elégedett a fejlődésével, ugyanakkor úgy gondolja, hogy nem szabad itt megállnia. „Soha nem szabad abbahagynunk az önmagunkon való munkát” – összegzi. "Ha egyszer elsajátítottál egy képességet, azt meg kell erősíteni."
Amiről még nem esik szó a cikkben, de mindenképpen hozzátenném, az a helyes, szép, megfelelő dizájn fontossága. Az ilyen dokumentumok könnyen olvashatók. Felsoroláspontok, a sorok közötti távolságok igazítása, betűméret - mindezt azért találták ki, hogy a dokumentum érthető legyen, ne elegáns. A dokumentum megjelenése ugyanolyan fontos, mint az ügyes és elegáns kinézet amikor üzleti találkozóra jön.
Az üzleti levél, mint az üzleti kommunikáció fő eszköze, mindenekelőtt a konkrétság és a racionalitás követelményeinek van kitéve. Ez mind magának a környezetnek, mind a benne kialakult normáknak köszönhető. Úgy tűnik, mi köze van a szépséghez, és hogyan kapcsolódhat az üzleti levélhez?
A szépség az általánosan elfogadott felfogás szerint egy tárgy vagy jelenség összes összetevőjének harmóniája. Ebben az értelemben az üzleti írás szépsége a stílus, a tartalom és a jelentés harmonikus kombinációjában rejlik. Egy szép üzleti levél jobban felkelti a címzett figyelmét. A szépség esztétikai és érzelmi elégedettséget okozó képessége régóta ismert. Figyelemfelkeltéssel a szigorú normák és követelmények ellenére egy szép üzleti levél nagyobb mértékben érheti el céljait, mint egy szabványosított.
Tehát hogyan lehet elérni az üzleti levél szépségét és ugyanakkor tömörségét?
Először is - stílus. A formális üzleti stílust jellemző bevált kifejezések használata a legegyszerűbb módja annak, hogy megfeleljen ennek. „Tájékoztatjuk, hogy...”, „Javaslatát az alábbi okok miatt elutasítjuk...”, „Tisztelettel kérjük (válaszoljon, ne késleltesse a döntést)” és hasonlók. Úgy tűnik, semmi sem egyszerűbb, mint a három fent említett jellemző kombinálása általánosan elfogadott vagy akár GOST által jóváhagyott megfogalmazások és kifejezések segítségével. És ez nagyszerűen működik, különösen, ha egyszerű szöveget kell írnia.
Amikor egy üzleti levél többfeladatossá válik, vagyis egyszerre szükséges tájékoztatást adni, hozzáállást kifejezni, személyes kérést tenni, akkor az írott klisék megléte megkönnyíti a munkát, de nem szabad teljesen rájuk hagyatkozni. Először is, bőségük befolyásolhatja az információérzékelés élességét, vagy a köznyelvben „vizet” önthet a szövegbe: „Az elmaradt fizetések visszafizetésének megszervezésével a vállalat az ügyfélszolgálati kultúra javulását érte el, ami viszont befolyásolta a forgalom és a bruttó profit mutatóinak növekedését.” Ugyanez sokkal konkrétabban és egyszerűbben kifejezhető: „Időben történő fizetés bérek befolyásolta az ügyfélszolgálat minőségét, ami a forgalom növekedésében és a bruttó profit növekedésében is megmutatkozott.”
Másodszor, még az üzleti környezetben egyértelműen észlelhető szabványos kifejezések is különös figyelmet igényelnek, különösen a hivatalos levelek érzelmi töltetű szemantikai blokkjaiban. Az üzleti levelezés érzelmi hangvétele inkább az udvariasság és a meglehetősen száraz hivatalos üzleti stílus „humanizálása”. Nem szabad félni tőle, de visszaélni sem.
Az érzelmi töltetű szavak és kifejezések a helyzettől és a céloktól függően pozitív vagy negatív hangsúlyt adhatnak a szövegnek.
Formalizált megfogalmazás: „Köszönetünket fejezzük ki Önnek és a JSC Flipper szakembereinek az építési és szerelési munkákra vonatkozó szerződéstervezetünk alapos tanulmányozásáért.”
Érzelmileg színes megfogalmazás (pozitív): „Rendkívül hálásak vagyunk Önnek és a JSC Flipper szakembereinek, hogy gondosan tanulmányozták az építési és szerelési munkákra vonatkozó szerződéstervezetünket.”
Formalizált megfogalmazás: „Ha a Függelék meghatározott pontjaival kapcsolatos álláspontját nem módosítják, kénytelenek leszünk megtagadni az együttműködést az Ön kereskedelmi társaságával.”
Érzelmileg terhelt megfogalmazás (negatív): „Ha megtagadja a Függelék meghatározott pontjainak felülvizsgálatát, sajnos kénytelenek leszünk megtagadni az együttműködést az Ön kereskedelmi vállalatával.”
Mindkét példában megmarad a hivatalos üzleti levelezés stílusa. Ugyanakkor az ehhez a stílushoz használt szabványos kifejezésekkel az eseményekhez való hozzáállást közvetítik.
A különböző érzelmi konnotációkat tartalmazó szemantikai blokkok egy betűben való jelenléte már régóta norma, illusztrálva az üzleti etikett szabályainak ismeretét és betartását.
Például pozitív módon fejezze ki tiszteletét a címzett iránt, és kifejezze a sajátját valódi problémákat vagy már negatív félelmek: „Nagyon hálásak vagyunk a munkájukban végzett hatékonyságért, kívánságaink figyelembevételéért, valamint az előleg összegének kérdésében aktív kompromisszumkeresésért. Sajnos az új lehetőség az előleg nagyságára (a teljes költség...%-a) szállítási szolgáltatások) számunkra elfogadhatatlan. Ez az összeg indokolatlanul magasnak tűnik. Véleményünk szerint a jelenlegi gyakorlat szerződéses kapcsolatok Az ilyen jellegű szolgáltatások nyújtása során nem működik...%-ot meghaladó előleggel.”
Az írás tartalmi pontossága a tömörség és a tökéletesség egyik fontos összetevője. Tények, érvelés, logika - mindez ismerős a vezetőknek üzleti levelezés. A bemutatás egyszerűsége segít a maximális információtartalom és az egyértelműség elérésében. Indokolt formális üzleti stílus, a „tárgy + állítmány” séma nehezebbé tétele természetesen nem változtat a tartalomon és a jelentésen, de nem mindig teszi konkrétsá és könnyen érthetővé a szöveget.
Az „Ez bonyolítja és összezavarja a könyvelést, növeli a költségeket” mondat világosabb és harmonikusabb, mint az „Ez bonyolítja és zavart okoz a számvitelben, és növeli a költségeket is”. Kiagyalt, többszótagú beszédszerkezetek, sok olyan szó, ahol teljesen lehetséges egyet használni, betölti az amúgy is nehéz hivatalos üzleti szöveget: „Alkalmazottaink végzik a munkát” - „Alkalmazottaink dolgoznak”; „A helyiség azon része, amely az irodai részt képviseli” - „A helyiség irodai része”; „Visszaküldéssel” - „Visszaküldéssel (Visszaküldéssel).” Ezenkívül a nyelvi sokszínűség lehetővé teszi, hogy olyan semleges helyettesítőket találjanak, amelyek stílusában meglehetősen megfelelőek: „előre - előre”, „incidens történt - történt”, „incidens - incidens”, „megfelelően - egyenértékű”. Ha éppen ellenkezőleg, fontosságot és jelentőséget kell adni a betűnek, akkor nem kell egyszerűsítéshez folyamodni. A lényeg az, hogy elkerüljük a nagyon súlyos szóhasználati hibákat, és figyeljük a hivatalos nyelveken leggyakrabban használt szavak helyes használatát. üzleti stílus. Íme példák, amelyekre különös figyelmet kell fordítania: „üres állás” (az üresedés szabad, betöltetlen állás); „árlista” (árlista - árlista); „furcsa paradoxon” (a paradoxon furcsa jelenség vagy vélemény); „április hónapban” (az április szó már tartalmazza a hónap fogalmát); „első ismerkedés” (az ismerkedés az első találkozás).
A levél célja vagy jelentése egyaránt meghatározza a tartalmat és a stílust. Annak ellenére, hogy számos komoly követelmény van a kereskedelmi és nem kereskedelmi jellegű üzleti levelekkel szemben, nem lehet őket egyetlen merev komplexummá egyesíteni. A helyzet céljai, célkitűzései és árnyalatai minden alkalommal megszabják saját feltételeiket az üzleti üzenet létrehozásához. A nyelvészek és pszicholingvisták azt javasolják, hogy minden írás előtt tedd fel magadnak a kérdést: „Mit akarok mondani ezzel a levéllel?” vagy „Mit kell mondanom a címzettnek ezzel a levéllel?” A szöveg befejeztével jó lenne újra elolvasni és megpróbálni a címzett helyébe helyezkedni. Vajon pontosan elolvassa, amit mondani akart? Ha minden egyezik, elküldheti. De ha egy dolog a cél, de az eredmény egészen más, akkor érdemes odafigyelni az üzenet jelentését megváltoztató szavakra, kifejezésekre. Az ördög, ahogy mondani szokás, a részletekben rejlik. Vegyünk két olyan mondatot, amelyet olyan ügyfélnek írnak, amelyet a cég nem hajlandó elveszíteni: „Sajnos a kérését nem lehet teljesíteni” és „Kérését nem lehet teljesíteni”. Elolvasásuk után nyilvánvalóvá válik, hogy az első mondat előnyösebb, mind az üzleti etikett, mind a cél szempontjából. Nagyobb tiszteletet fejez ki a címzett iránt, „humanizálja” az üzenetet, hangsúlyozza a megrendelő fontosságát és jelentőségét, kommunikálja az író helyzethez való viszonyulását. A második kifejezés használata inkább olyan levelekre alkalmas, ahol nem a címzett ügyfél megtartása a cél. A bevezető szavak és a helyesen kiválasztott igék különösen fontosak az úgynevezett kereskedelmi levelekben vagy szándéknyilatkozatokban: ajánlati levélben, bemutatkozó levélben, kérőlevélben, panaszlevélben, amelyek várhatóan valamilyen cselekvésre ösztönzik a címzettet. A „Kérjük, hogy vegye fontolóra kereskedelmi ajánlatunkat” és „Megkérjük, hogy vegye fontolóra kereskedelmi ajánlatunkat” kifejezések egy szónak köszönhetően teljesen eltérő szemantikai és érzelmi üzeneteket hordoznak. Előfordul, hogy egy rosszul választott szó eltorzíthatja egy betű jelentését, kettős értelmezés lehetőségét teremtheti meg, vagy nemkívánatos hangot ad a szövegnek. „Nem teljesíti a kötelezettségeit” – élesen, vádlón, kategorikusan. „Az Ön által vállalt kötelezettségek nem teljesülnek” – a tény továbbra is fennáll, és a kifejezés semleges színe jobban segíti a kompromisszum megtalálását egy munkahelyi helyzetben. Az üzleti levelezésben használt címek különös figyelmet igényelnek. Bekerült Utóbbi időben a divatos egyszerűsítési vágy és az alárendeltség elvesztése egy üzleti levél keretein belül teljesen elfogadhatatlan. Még akkor is, ha a „Helló!” köszöntésre hagyatkozik. a külföldi kollégákkal folytatott levelezés során ne felejtse el, hogy ezt a szót nem csak „hello” vagy „hello”, hanem „hello”-nak is fordítják. Ha a címzettet a „hello” szóval szólítja meg, az teljesen elveszíti az üzleti üzenet értelmét.
Mind a nyelvelmélet, mind a gyakorlat által alkotottak legjobb minták Az üzleti levelek azt mutatják, hogy a modern orosz nyelv erőforrása meglehetősen széles, és lehetővé teszi gyönyörű, elegáns és ugyanakkor informatív és konkrét szövegek létrehozását az üzleti levelezésben.
Ez több gyakorlás, kommunikatív és nyelvi intuíció, valamint a példákra való hagyatkozás kérdése. Emellett a rendszeresség és a kiválóság iránti vágy kiváló segítséget jelent a gyönyörű üzleti levelek elkészítésében.
Szakértői vélemények:
Úgy gondolom, hogy egy üzleti levél szépsége mindenekelőtt összetevőinek harmóniájában rejlik. Az üzleti levél szépsége a tömörség, a pontosság és a letisztult szöveg.
A rövidség követelménye arra kényszeríti a levél íróját, hogy pontosabban fogalmazza meg a dokumentum témáját és tartalmát, kizárva a felesleges információkat, amelyek nem tartalmaznak felesleges információkat. És itt a „rövidség a tehetség testvére” elv tükrözi legjobban az üzleti levelek írásának követelményeit. És minél világosabban fejezi ki gondolatait egy levélben, annál gyorsabban fogja megérteni a címzett, hogy mit akar tőle. A jól megtervezett és megszerkesztett levél professzionalizmusának és válaszadója iránti tiszteletének a jele.
Úgy gondolják, hogy egy jól megírt üzleti levél terjedelme nem haladhatja meg a nyomtatott szöveg egy oldalát.
Emellett nem szabad elfelejtenünk, hogy az orosz üzleti írás iskola különbözik a nyugatitól. Az üzleti levelezés hazai gyakorlatára az úgynevezett „közelítünk” (többes számú igék) jellemző. Az üzleti írás nyugati iskolájában az „én megközelítés” elterjedtebb. Ez az „én” személyes névmás, egyes számú igék használatában nyilvánul meg. beleértve az első személyű alakot és az egyéni fellebbezéseket is.
Az üzleti levelek írása bizonyos szintű műveltséget és szakmai készségeket igényel, amelyek folyamatos gyakorlással vagy tematikus képzések elvégzésével könnyen megszerezhetők.
De az üzleti írás tréning kiválasztásakor kérdezze meg a szervezőket: milyen betűket tanítanak meg írni? Gyakran előfordul, hogy az ilyen tréningeken adják az írás szerkezetét, stílusát reklámlevelek, és nem hivatalos ügy. És ez teljesen két különböző típusú írás!
Ignatieva Elena Sergeevna, üzleti tanácsadó etikett- és imázskérdésekkel, edző. vezérigazgató„Ardis” tanácsadó csoport.
Tagja a Protokoll Szakértők Országos Szövetségének. MBA tanár a „Nemzetközi Üzleti etikett", "A cég irodai vezetése" "Üzleti levelezés szabályai." Több mint 70 publikáció szerzője a gazdasági sajtóban.
Számomra, amikor kapok egy üzleti levelet, annak szépsége nem igazán számít. Nem is figyelek a stílusra. Az évek során eltöltött munka során megtanultam, hogy minden szövegtől elkülönítsem a szükséges információkat, csak a tényeket olvassam el. Ami azt a helyzetet illeti, amikor magamnak kell üzleti levelet írnom, bevált sablonokat használok. Természetesen ismerem az üzleti levelezés stílusát és szabályait. A műszaki dokumentáció elkészítésének követelményei után azonban számomra némileg feltételesnek tűnnek az üzleti levelek írásának követelményei, természetesen kizárva a kivitelezésüket, ahol minden elég komoly. Mindenekelőtt ügyelek arra, hogy a levél komolynak tűnjön, és csak konkrét információkat tartalmazzon. Talán az időhiány miatt, talán azért, mert ez csak egy segédkészség számomra. A tevékenység típusa, amely ebben az esetben meghatározó. Számomra műszaki szakemberként és vezetőként a számok és a tények a fontosabbak.
Kepper Dmitry Nikolaevich, a műszaki tudományok kandidátusa Az irányítási rendszerek ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 auditora, az Innovatív műszaki megoldások CJSC műszaki igazgatója.
Ne veszítsd el. Iratkozzon fel, és e-mailben megkapja a cikk linkjét.
Ma már ritka az az ember, aki azzal büszkélkedhet, hogy gondolatait írásban és hibátlan írásban fejezi ki. Ha el akarsz érni valamit az életben, folyamatosan tanulj, fejleszd magad, még akkor is, ha a siker csúcsán vagy. Az egyik filmben a főszereplő azt mondta: "Mielőtt döntene valami mellett, gondolja át, megéri-e a játék a gyertyát." Ebben az esetben habozás nélkül „a játék megéri a gyertyát”. Mert a tanult ember hasznos ember, és a hasznos ember előtt minden út megnyílik.
Légy türelmes és szellemileg éber
Ha nincs vágy az orosz nyelv fejlesztésére, akkor nem lesz eredmény. Minél írástudóbb az ember, minél magasabb a helye az életben, annál függetlenebb és menedzserebb lesz. Tartsa ezeket a gondolatokat a fejében minden alkalommal, amikor fel akar lépni.
Sokat olvasni
Vegyen részt orosz nyelvtanfolyamunkon
Az orosz nyelven nincs olyan sok téma, amelyben az emberek leggyakrabban hibáznak - körülbelül 20. Úgy döntöttünk, hogy a tanfolyamot ezeknek a témáknak szenteljük. Az órákon lehetőség nyílik a hozzáértő íráskészség gyakorlására az anyag többszörös elosztott ismétlésének speciális rendszerével, egyszerű gyakorlatok és speciális memorizálási technikák segítségével.
Minden embernek van különböző képességek. Az egyik ember vizuális memóriája jól fejlett, egy másiknak hallási, a harmadiknak motoros memóriája van. Gyakrabban a vegyes dominál: vagy vizuális-auditív, vagy vizuális-motoros stb. Ezért válassza ki az Ön számára leghatékonyabb tippeket. Ez az alapszabály és a jövőbeni siker titka az orosz nyelv tanulásában.
A leveleket időtlen idők óta írják, és írják a mai napig. Eszközként szolgálnak az emberek közötti kommunikációhoz, segítve a lényeget világosan átadni a beszélgetőpartnernek, ami az írás oka volt. Ebben a cikkben megvizsgáljuk az üzleti levelezés többféle típusát, és megtanuljuk, hogyan kell helyesen összeállítani az üzleti leveleket.
Bármely üzleti levél helyes összeállításához képesnek kell lennie arra, hogy egyértelműen kifejezze annak lényegét és helyesen strukturálja azt. Az üzleti levelezés a cég által jóváhagyott fejléces papíron, saját logóval és címmel történik. A jobb felső sarokban töltsön ki egy fejlécet, amely a címzett cég vezetőjének pozícióját és nevét tartalmazza. A fejléc végén ez áll rövid tájékoztatás a feladóról. A levélírás következő szakasza a fellebbezés megírása. A címzett ismeretének fokától függően eltérően hangozhat. Ha személyesen ismeri, akkor így szólíthatja meg: „Kedves Szergej Jurjevics!” Ha a címzett idegen, a megszólítás így nézhet ki: „Tisztelt Ivanov úr!” Nem szabad megfeledkezni arról, hogy ezekben az esetekben elfogadhatatlan a Mr. szó rövidítése, illetve a vezeték- és keresztnév helyett kezdőbetűk feltüntetése. A levél lényegének tömör közvetítése a preambulum feladata. Leggyakrabban egy bekezdésből áll. A preambulum elolvasása után a címzettnek már röviden meg kell értenie a levél tartalmát. Utána kezdődik a több bekezdést tartalmazó főszöveg. A szövegnek tömören kell kifejeznie a helyzettel kapcsolatos gondolatait. Célszerű, hogy a fő szöveg ne haladja meg a négy bekezdést. A levél záradékkal záruljon, amely röviden összefoglalja a levél eredményét, dátummal és aláírással jelzi a feladó nevét és beosztását. A fellebbezés megírásának okától függően esetenként célszerű a következő szavakkal zárni: „Tisztelettel!”, „További együttműködés reményében” stb. Az üzleti levelek egyik leggyakoribb típusa az garancia levél. Főszövegében a szerző garanciát vállal egyik vagy másik ígéret teljesítésére, meghirdeti a garanciák teljesítésének határidejét, és megállapítja a jótállási kötelezettségek megszegése esetén fizetendő kötbér összegét.Letölthető innen.
Hálaadás levelei szintén az üzlettípusok közé tartoznak, de már a személyes kategóriából. Kiadhatók céges levélpapíron ill üdvözlőlap. A főszövegnek tartalmaznia kell a címzettnek szóló gratulációt, megjelölve a levél okát kiváltó eseményt és felsorolva a címzett kiemelkedő teljesítményeit.Weboldalunkon.
Töltse le itt.
