ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе организационной работы и делопроизводства Организационного управления Министерства культуры Московской области

1. Общие положения

1.1. Положение об отделе организационной работы и делопроизводства Организационного управления Министерства культуры Московской области

Министерства культуры Московской области (далее по тексту «Положение») определяет основные задачи Отдела и функции его деятельности.

1.2. Отдел организационной работы и делопроизводства (далее по тексту «Отдел») является структурным подразделением, входящим в состав Организационного управления (далее по тексту - «Управление») Министерства культуры Московской области (далее – Министерство).

1.3. Отдел организует и осуществляет свою деятельность в интересах Министерства и подведомственных ему организаций.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации , законодательством Российской Федерации и Московской области, Уставом Московской области, Положением о Министерстве, Положением об Управлении и настоящим Положением, а также локальными актами, действующими в Министерстве.

1.5. Положение, изменение и дополнения к нему утверждаются распоряжением Министерства культуры Московской области.

2. Основные задачи Отдела

2. Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организационное обеспечение деятельности Министерства;

2.2. Документационное, контрольно-аналитическое и техническое обеспечение деятельности Министерства.

3. Функции Отдела

3. В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Подготовка планов работы Министерства на месяц и полугодие в соответствии с предложениями структурных подразделений и контроль за ходом их выполнения;

3.2. Подготовка предложений Министерства в календарный план основных мероприятий Правительства Московской области на полугодие, месяц, неделю и в план заседаний Правительства Московской области на месяц, полугодие и осуществление контроля за ходом их выполнения;

3.3. Подготовка поздравительной корреспонденции к юбилейным и памятным датам, установленным в Российской Федерации и Московской области;

3.4. Обеспечение деятельности коллегии Министерства, координация работ по подготовке структурными подразделениями Министерства необходимых для заседания документов и материалов, выпуск итоговых документов и контроль выполнения принятых решений;

3.5. Организационное обеспечение мероприятий, проводимых Министерством, в том числе с участием Губернатора Московской области;

3.6. Организация и обеспечение единой системы делопроизводства и документооборота в Министерстве;

3.7. Участие в осуществлении контроля за соблюдением структурными подразделениями Министерства требований Инструкции Министерства по делопроизводству, Регламента Министерства, административного регламента исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в Министерстве при подготовке нормативных правовых актов Министерства, ответов на обращения государственных органов, органов местного самоуправления , подведомственных организаций, юридических лиц и граждан.

3.8. Осуществление контроля за исполнением постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области, протокольных поручений Губернатора Московской области и Правительства Московской области, приказов и распоряжений Министерства;

Координирует работу Отдела с другими подразделениями Министерства и подведомственными организациями;

Осуществляет контроль за исполнением поручений руководства Министерства и Управления, прохождением документации, ведением делопроизводства в Отделе;

Визирует распоряжения Министерства и приказы министра культуры Правительства Московской области, локальные акты по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

Участвует в заседаниях Коллегии Министерства;

Осуществляет иные полномочия, отнесенные к его компетенции должностным регламентом.

Заведующий Отделом несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и осуществление им своих функций.

5.3. Отдел комплектуется из числа специалистов, имеющих высшее образование и отвечающих квалификационным требованиям, утвержденным приказом Министра.

5.4. Должностные обязанности, квалификационные требования и требования к личностным качествам специалистов Отдела определяются их должностными регламентами.

5.5. Материально-техническое, документационное и информационное обеспечение деятельности Отдела по выполнению функций, предусмотренных настоящим Положением, осуществляется в порядке, установленном в Министерстве.

Миссия, цели, задачи

Основная цель управления делами администрации города Кемерово, его общественная необходимость, выражена в его миссии. Это своевременная организация мероприятий, связанных с улучшением деятельности администрации города в целом и её взаимодействия с населением.

В связи с исполнением вопросов местного значения в сфере организации работы администрации основными задачами Управления являются:

* организация документационного, технического и хозяйственного обеспечения деятельности администрации города, городского Совета народных депутатов;

* организация взаимодействия с населением, общественно-политическими, национальными и религиозными организациями по вопросам участия их в решении городских проблем.

Основные задачи организационного отдела

Организационный отдел как структурное подразделение управления делами администрации г. Кемерово выполняет следующие задачи:

* перспективное и текущее планирование работы администрации города, контроль за выполнением планов;

* подготовка и проведение заседаний совещательных органов при Главе города;

* контроль за выполнением критических замечаний, поручений, обращений граждан, высказанных на встречах Главы города с населением;

* работа с депутатскими запросами;

* организационно-методическая помощь муниципальным, окружным и участковым комиссиям в проведении избирательных кампаний;

* содействие развитию территориального общественного самоуправления населения, других общественных объединений, деятельности ЦРН;

* организация поздравления с юбилейными, профессиональными и общенародными праздниками;

* оказание организационно-методической помощи отделам организационно-массовой работы с населением ТУ.

За период своего существования управление делами неоднократно претерпевало структурные изменения. Периодически изменялось количество кадрового состава, происходило изменение или перераспределение функций кадрового состава, реформация отделов и т. д., что говорит о непосредственном совершенствовании организационной структуры управления.

Произошедшие изменения практически не повлияли на способность управления решать поставленные перед ним задачи и осуществлять свои функции (Рис.1)

Организационная структура управления структурного подразделения Администрации г. Кемерово - Управление делами

Рис. 1

На основании Положения «Об управлении делами администрации города Кемерово» от 20.11.2007г., управление возглавляет начальник, который руководит его деятельностью, осуществляет права и обязанности, вытекающие из данного положения (см. Приложение 1).

Начальник управления имеет заместителей (см. Рис.1) и делит с ними обязанности. Также начальник управления направляет предложения о предельной численности и фонде оплаты труда работников управления, смете расходов на содержание управления в пределах утвержденных на соответствующий период субвенций, предусмотренных в федеральном бюджете. Утверждает должностные инструкции работников управления. Осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации и Кемеровской области. В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законодательством РФ, Уставом г. Кемерово, нормативно - правовыми актами Кемеровской области и г. Кемерово.

Данная организационная структура линейного типа.

Линейная организационная структура относится к простейшему виду бюрократических структур, в ней воплощены принципы централизма и единоначалия.

Достоинствами организационной структуры подразделения являются:

1. Иерархичность. Вид организационной структуры управления имеет форму пирамиды с высшим руководителем в верхней точке, который несет всю ответственность за результаты деятельности службы, распределяет весь объем и делегирует ответственность за каждую часть общей задачи своим заместителям. Те, в свою очередь, распределяют ответственность на более низкие уровни управления по «цепочке команд», доходящей до каждого работника.

2. Централизованность. Высокая доля централизованно осуществляемых функций (назначаемость руководителей и специалистов, жесткое нормирование условий и оплаты труда, планирование, распределение финансовых ресурсов, управление имуществом и т.д.).

3. Логичность и обоснованность процедур, направлений деятельности и видов работы.

4. Согласованность действий исполнителей.

5. Высокая результативность и слаженность в деятельности работников управления, что говорит о высокой квалификации и мотивации к трудовой деятельности.

Недостатки заключаются в:

1. Долговременности принятия решения в виду чрезмерной замкнутости на начальнике управления.

2. Четкой регламентации функций (должностные обязанности, задачи, функции формализованы и доведены до каждого работника), создающей трудности адаптации к различным условиям.

КРАСНОПОЛЬСКИЙ ВЛАДИСЛАВ ИВАНОВИЧ

Доктор медицинских наук, профессор РАН

В 1961 г. окончил 2-й Московский государственный медицинский институт имени Н.И. Пирогова. С августа 1961 г. и по настоящее время работает в МОНИИАГ. С 1961 по 1963 гг. обучался в клинической ординатуре по акушерству и гинекологии, после чего работал младшим научным сотрудником, с 1967 г. - старшим научным сотрудником, с 1973 г. - руководителем гинекологической клиники. С 1985 г. директор ГБУЗ МО МОНИИАГ. На ученом Совете института 16 марта 2017 г. избран Президентом МОНИИАГ.

С 1990 г. В.И. Краснопольский возглавляет кафедру акушерства и гинекологии факультета усовершенствования врачей Московской области при ГБУЗ МО МОНИКИ имени М.Ф. Владимирского.

Трудовая деятельность В.И. Краснопольского многогранна и сочетает в себе лечебную, научно-исследовательскую, организационно-методическую работы. В 1967 г. Владислав Иванович защитил кандидатскую диссертацию на тему «Кесарево сечение после излития вод», в 1978 г. - докторскую диссертацию на тему «Современные аспекты диагностики, хирургического лечения и профилактики гнойных образований придатков матки».

В области гинекологии научные исследования В.И. Краснопольского позволили сформировать концепцию несостоятельности соединительной ткани при выпадении внутренних половых органов. Им предложены оригинальные методы хирургического лечения недержания мочи при напряжении, пересадки мочеточников, коррекции несостоятельности мышц тазового дна, опущения и выпадения матки и стенок влагалища, способов профилактики тяжелых послеоперационных осложнений при гнойных поражениях органов малого таза, перитонитах, при обширном эндометриозе, на которые получены авторские свидетельства и патенты.

В области акушерства под руководством В.И. Краснопольского разрабатывались проблемы диагностики, лечения и профилактики послеродовых гнойно-септических осложнений, а также различные аспекты операции кесарева сечения. Проводятся фундаментальные исследования при сахарном диабете у беременных, диабетической фетопатии, разработаны клеточно-молекулярные и патофизиологические основы дисметаболизма и ангиопатий, методы их предупреждения и коррекции.

В.И. Краснопольский и его ученики разработали и представили научные данные по ведению беременности, родов и послеродового периода у женщин в экологически неблагоприятных районах, подвергшихся радиоактивному загрязнению в результате аварии на ЧАЭС. Предложили схему организации акушерской помощи женщинам этих регионов, предусматривающую профилактику осложнений у матери, плода и новорожденного, а также реабилитацию репродуктивного здоровья женского населения.

В.И. Краснопольским создана школа акушеров-гинекологов, разрабатывающая не только актуальные вопросы гинекологических и лапароскопических операций, кесарева сечения, но и важнейшие вопросы самопроизвольных родов у женщин групп высокого риска.

Автор 350 научных работ, в том числе 14 монографий, множества методических рекомендаций и пособий для практических врачей. Под его руководством выполнено и защищено 16 докторских и 32 кандидатских диссертаций.

В 2012 году В.И. Краснопольский избран Академиком Российской Академии Наук.

Член Межведомственного научного совета РАМН (1993), член бюро Ученого медицинского совета Министерства здравоохранения РФ (1993), председатель секции и член экспертного совета по акушерству и гинекологии Проблемного научного центра Минздрава РФ (1993), председатель ученого совета МОНИИАГ (1995), председатель диссертационного совета при МОНИИАГ (1990), вице-президент Российской ассоциации акушеров-гинекологов (1993), член Координационного совета по здравоохранению при Президенте РФ в Центральном федеральном округе (2001), член бюро Отделения клинической медицины РАН (2002), член научно-экспертного совета при председателе Совета Федерального Собрания РФ (2002), член редколлегии журнала «Акушерство и гинекология» (1989), член редакционного совета журнала «Вестник Российской ассоциации акушеров-гинекологов» (1994-2000), главный редактор журнала «Российский вестник акушера-гинеколога» (2001), член редколлегии журнала «Акушерство и женские болезни» (1997), заведующий кафедрой акушерства и гинекологии ФУВ при ГБУЗ МО МОНИКИ имени М.Ф. Владимирского (1990).

Лауреат премии Правительства Российской Федерации (2002) за разработку и внедрение в практику эндоскопических методов в гинекологии, Заслуженный врач России (1995). Награжден орденом «За заслуги перед Отечеством» IV степени (1998), орденом «За заслуги перед Отечеством» III степени (2007). Почетный гражданин Московской области (2003).

Структурное подразделение организации – это определенная часть предприятия, которая сосредоточена на выполнении отдельных задач в соответствии с должностными инструкциями, уставом и иными локальными нормативными актами. О том, что такое структурное подразделение организации, зачем они необходимы и как обеспечивается их правовое регулирование, следует знать каждому работодателю и специалисту.

Что такое структурное подразделение организации – правовое регулирование

Понятие структурного подразделения предприятия определяет его в качестве отдельной единицы, объединяющей определенные рабочие места и занимающих их сотрудников, которое обладает определенной самостоятельностью в рамках организации. Разделение на структурные подразделения позволяет реализовать эффективное делегирование труда, упрощает управление персоналом и всем предприятием в целом. Именно поэтому без разделения на структурные подразделения эффективное ведение деятельности возможно только в организациях, относящихся к малому бизнесу.

Законодательство, в свою очередь, никак не регламентирует деятельность отдельных структурных подразделений, не выделяет особенности их и не предоставляет никаких правовых механизмов, связанных с данным аспектом трудовых взаимоотношений. Поэтому работодатели вправе самостоятельно организовывать разделение различных коллективов и структур в рамках предприятия, без излишних ограничений в нормативных и процессуальных вопросах.

Филиалы и дочерние компании не считаются структурными подразделениями организации. Ключевая особенность структурных подразделений заключается именно в том, что они выделяются строго внутри компании, не являются самостоятельными и не могут существовать в отрыве от субъекта хозяйствования в целом.

Соответственно, структурные подразделения организации не могут обладать признаками самостоятельного субъекта хозяйствования. То есть, в их отношении должны соблюдаться определенные принципы:

• О создании или расформировании структурных подразделений, их переформатировании, работодатель не должен извещать контролирующие органы или профсоюзы, пока не проводятся изменения в фактических рабочих местах.
• Структурные подразделения не ставятся на учет в налоговых органах и страховых фондах.
• Отдельная бухгалтерская отчетность в отношении структурных подразделений предприятия не ведётся. Также, им не присваиваются отдельные статистические коды. Деятельность структурных подразделений отражается в общем балансе предприятия.

Законодательство не предусматривает и не допускает возможности открывать отдельные банковские счета для отдельных структурных подразделений компании.

Виды структурных подразделений организации

Так как понятие структурных подразделений организации не закреплено в законодательстве, вопросы названия, а также конкретных целей и задач, стоящих перед данными подразделениями, могут иметь различные ответы. Но в большинстве случаев в кадровом делопроизводстве используются устоявшиеся основные названия, что может значительно упростить создание эффективной системы распределения обязанностей и управления персоналом на предприятии. Так, примеры названий структурных подразделений организации вместе с их основными задачами и функциями могут выглядеть следующим образом:

Кроме этого, могут также выделяться и другие виды структурных подразделений в рамках предприятия. Так, для производств часто имеет место разделение на отдельные цеха. Также имеет место и разделение на секторы, участки и группы – данные структурные подразделения определяют конкретные работы и направления работ, равно как и зоны ответственности сотрудников.

Разделение на структурные подразделения на предприятии предполагает, что многие сотрудники одновременно могут включаться в состав различных подразделений и одновременно быть членами нескольких из них. Так, например, строитель-ремонтник может относиться к отделу капитального ремонта, который, в свою очередь, будет входить в хозяйственный департамент предприятия. При этом коллега данного строителя, в аналогичной должности, может работать на первом участке обслуживания с одной бригадой, а сам строитель – на ином участке с иными ответственными лицами.

Как создать структурное подразделение – порядок действий

Работодатель, как упоминалось ранее, самостоятельно принимает решение о внедрении различных структурных подразделений и о регулировании их деятельности. При этом основным документом, на основании которого будет функционировать данная система управления персоналом, является положение о структурном подразделении или иной аналогичный по смыслу внутренний документ. Содержание данного положения не регламентировано, но традиционно включает в себя:

• Общие сведения о предприятии и о планируемых действиях, целях создания организационных структур.
• Конкретные сведения о численности работников – как по предприятию в целом, так и по планируемым подразделениям.
• Задачи и функции создаваемых структурных подразделений.
• Непосредственное назначение руководства в них или же создание механизмов назначения руководства.
• Порядок, по которому осуществляется взаимосвязь между различными подразделениями.
• Определение коллективной ответственности и ответственности руководителей подразделений в рамках организации.
• Порядок ликвидации, слияния и иных действий, изменяющих структурные подразделения.

Положение о структурном подразделении может создаваться как разово, при внедрении данной системы, так и дополняться впоследствии или приниматься заново при создании дополнительных подразделений. Наиболее удобным будет способ, когда основной документ содержит лишь главные принципы работы системы структурных подразделений, а каждое отдельное подразделение вводится в действие и регулируется в рамках предприятия отдельными локальными актами .

Основной задачей работодателя при создании структурных подразделений на предприятии, является наиболее точное и четкое указание функций данной структуры. Так, при указании функций, следует обратить внимание на следующие нюансы:

Чтобы избежать самых распространенных ошибок, не лишним будет обратить внимание работодателей и на основные, предъявляемые к структурным подразделениям, требования:

• Каждое подразделение должно иметь четко обозначенную иерархическую структуру, обеспечивающую субординацию на предприятии.
• Правовые основания деятельности подразделения должны предоставлять данному подразделению возможность действовать гибко и не фиксироваться в жестких рамках – иначе никакого смысла от разделения труда не будет.
• Размер подразделений должен соответствовать возможностям руководителя. При этом необходимо понимать, что оптимальным в большинстве случаев является размер структурных подразделений от 5 до 20 человек, но не больше, и не меньше.