Пенсионный фонд подключение к электронной отчетности. Соглашение об электронном документообороте с ПФР

Заключить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» с территориальным органом ПФР по месту учета организации.
Предоставить в региональное отделение ПФР «Заявление о подключении к электронному документообороту».

Бланки документов и схема подключения могут отличаться в различных регионах, поэтому за шаблонами документов на подключение следует обращаться непосредственно в региональное подразделение ПФР. Пример общефедеральных документов для сдачи отчетности в Пенсионный фонд:

Подробную информацию о подключении к отчетности в ПФР можно найти в разделе Электронная отчетность в Пенсионный фонд.

Как заполнить регистрационные данные

1. Выберите в Контур.Экстерн меню «ПФР».

2. Нажмите на кнопку «Регистрационная информация ПФР».

3. Заполните поля:

Код УПФР — код отделения ПФР, в которое отчитывается организация. Укажите регион с помощью раскрывающегося списка, затем выберите из справочника код Управления ПФР, в которое будет предоставляться отчетность.
Регистрационный № - регистрационный номер страхователя, присвоенный отделением ПФР.
Номер соглашения — номер, присвоенный «Соглашению об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи».
Дата соглашения — дата заключения соглашения с территориальным отделением ПФР.
Выберите сертификат для подписания отчетности. Для этого кликнуть по нужному сертификату.
Нажмите на кнопку «Отправить информацию в ПФР».

ПФР требует, чтобы отчеты подписывал руководитель организации-страхователя или лицо, действующее на основании доверенности на право подписи отчетности в ПФР.

После отправки регистрационной информации можно сразу приступать к передаче отчетности.

При смене регистрационных данных или сертификата для подписи внесите соответствующие изменения в меню «ПФР» > «Регистрационная информация ПФР» и заново отправьте регистрационную информацию.

Продолжаю серию публикаций ответов на вопросы в рамках акции .

Я предприниматель, решила сдавать отчетность через интернет, столкнулась с тем, что система просит от меня «дату и номер договора с Пенсионным фондом». Что это за договор и как его заключить? Почему в налоговую и ФСС я могу сдать отчетность без каких-либо договоров?

Начну, пожалуй, с ответа на второй вопрос, который носит скорее общефилософский характер и относится к риторическим. Да, система именно такова, что для сдачи отчетности в ФНС и ФСС никаких дополнительных действий не требуется, достаточно подключения к какой-либо системе электронного документооборота. Почему с Пенсионным фондом всё не так, я ответить не могу, однако, могу сообщить, что регламент взаимодействия Пенсионного фонда со страхователями (т.е. работодателями, плательщиками взносов на обязательное пенсионное страхование своих работников) утвержден (сейчас документ действует в редакции распоряжения от 10.06.2009 № 116р, от 19.03.2010 № 75 р), и там прямо указано, что электронный документооборот между Пенсионным фондом и страхователем осуществляется на основании соответствующего соглашения, типовая форма соглашения утверждена тем же распоряжением.

Как заключить соглашение?

Проще всего скачать с сайта ПФР типовую форму , заполнить ее, распечатать, заверить подписью уполномоченного лица, поставить печать и принести два экземпляра в отделение Пенсионного фонда по месту регистрации предпринимателя (ну или месту нахождения организации).

Инспектор, ответственный за организацию электронного документооборота, принимает у Вас оба экземпляра соглашения, регистрирует в каком-то своем специальном журнале и выдает Вам сразу дату и номер соглашения, которые Вы можете использовать при сдаче отчетности. Само соглашение, подписанное со стороны Пенсионного фонда, выдают чуть позже, но это уже не принципиально, я не помню в практике ни одного случая, чтобы страхователю понадобился бы его экземпляр Соглашения. Главное для вас — получить дату и номер соглашения, а их Вы получаете сразу.

ДОБАВЛЕНО: после публикации от моих друзей получено два полезных комментария, которые я сочла нужным обязательно отразить в данной статье.

Во-первых, комментарий от технического специалиста Александра Колыбельникова, дающий ответ на вопрос «Почему такая процедура предусмотрена только для ПФР».

…потому что в налоговую и ФСС отчетность сдается при помощи сертифицированных средств электронной подписи, а в ПФР нет. Это особенности технического решения, они влияют на юридическую значимость документооборота.

Если честно, мне как непосвященному в эти технические детали пользователю не очень понятны различия, и я прямо указала там же в комментариях, что я не замечаю разницы, никаких дополнительных ключей для сдачи отчетности именно в ПФР я не получала, лично у меня один доступ в систему «Контур» и никаких дополнительных ключей. Но если технический регламент у разных ведомств разный, пусть, нам нужно просто принять это к сведению и выполнять. Отдельно обращаю внимание, что если кто захочет детально разобраться именно в технических процедурах, я адресую Вас к Александру (перейдя по ссылке выше, Вы найдете и текст его комментария, и его профиль), он обещал рассказать что-нибудь еще по этой теме, так как он этими вопросами занимается профессионально.

И второе важное дополнение от Марины Мишуковой, оно касается практики оформления соглашения:

К сожалению, в Москве и Московской области нужно брать соглашение в своем УПФР (можно записать на флешку). В типовое соглашение сотрудникам Фонда пришлось бы лично вписывать реквизиты своего УПФР, а в «их» варианте эти данные уже напечатаны.

С учетом данного комментария видимо совсем нет смысла распечатывать текст соглашения самим, а нужно прямо идти в Пенсионный фонд, и там либо — для ускорения процедуры — от руки заполнить соглашение своими реквизитами, либо взять электронную версию у них, заполнить самим и тогда уже распечатать-привезти.

Спасибо моим дорогим друзьям-комментаторам. Любое участие в моей деятельности я очень ценю.

Берем на себя вашу ответственность перед налоговой и государственными органами

Суть проблемы:

Ответственность за ведение налогового, бухгалтерского учета, расчет налогов и своевременную сдачу отчетов в ИФНС и фонды несет генеральный директор.

При недобросовестной работе бухгалтера директору грозит административная, а в некоторых случаях и уголовная ответственность.

Как правило, взыскать с бухгалтера ущерб, причиненный непрофессионализмом штатного бухгалтера очень сложно, так как Трудовое законодательство РФ очень лояльно относится к работникам. В то время как директор будет отвечать в пределах сроков исковой давности, как единоличный исполнительный орган.

Плюсы сотрудничества с нами:

Договор бухгалтерского сопровождения с нашей компанией гарантирует нашу ответственность перед государственными органами в размере пени/штрафа возникшими по нашей вине.

ООО Практика несет ответственность в соответствии с Гражданским законодательством и своими деньгами, ответственность прописана в договоре, отдельным пунктом.

Вы экономите до 50% на штатной бухгалтерии / Вы оптимизируете затраты на бухгалтерию

Суть проблемы:

Принимая в штат бухгалтера каждый руководитель / предприниматель / собственник бизнеса должен понимать, что расходы на содержание штатного бухгалтера не ограничатся только размером заработной платы бухгалтера.

Тут важно учесть такие необходимы траты:

Зарплатные налоги, которые составляют 43% с фонда оплаты труда;

Расходы на организацию рабочего места: мебель, компьютер, принтер, расходные материалы, телефония, интернет, канцтовары.

Как правило штатному бухгалтеру требуется профессиональная поддержка, а это значит, что нужно оплачивать информационно-правовую систему, курсы повышения квалификации, семинары или профессиональную литературу.

Работа современного бухгалтера не мыслима без программных продуктов, как правило это продукты 1С: Бухгалтерия и База 1С для расчета заработной платы. Расходы на приобретение и поддержания программных продуктов 1С составляют от 40 000 рублей и часто требуют поддержки IT специалистов.

Плюсы сотрудничества с нами:

Мы предлагаем оплачивать реальный объем работ, который складывается из количества обработанных первичных документов.. Вы всегда знаете сколько и за что платите. По итогу квартала мы направляет отчет о проделанных работах.

Все косвенные расходы мы берем на себя. (расходы по приобретению, содержанию, обновлению баз данных 1С, организация рабочих мест и.т.д)

Мы предлагаем реальную экономию затрат на содержании бухгалтерии.

Вы получаете не просто бухгалтера, а целую команду специалистов

Суть проблемы:

Генеральному директору / собственнику бизнеса сложно оценить профессионализм штатного или приходящего бухгалтера, потому, как ни директор ни собственник бизнеса не являются специалистами в области налогового и бухгалтерского учета.

К примеру, для небольшой организации, с упрощенной системой налогообложения 6%, сложно найти постоянного квалифицированного специалиста или это будет стоить неоправданно дорого.

Если в вашей компании один штатный бухгалтер и он выполняет все участки учета от сбора, ввода первичных документов до подготовки отчетности и сдачи ее в государственные органы, то как правил, нагрузка бывает значительной, у бухгалтера копятся вопросы. У бухгалтера нет коллег, с которыми можно посоветоваться или делегировать полномочия. В таких случаях качество бухгалтерского и налогового учета в организации страдает.

Не редко, штатному бухгалтеру становится “тесно” в рамках небольшой организации, у него нет профессионального роста, бухгалтер “перегорает”, ищет варианты работы на стороне.

Плюсы сотрудничества с нами:

Мы занимаемся оказанием профессиональных бухгалтерских услуг, наши услуги являются высокоинтеллектуальными и мы большое значение придаем подбору специалистов. Наши специалисты проходят несколько этапов тестирования на профессиональный уровень подготовки, знание теории бухгалтерского и налогового и бухгалтерского учета, проходят практические задания и решают задачи.

Наши специалисты обучены навыкам коммуникаций, да так, что мы можем разъяснить очень сложные вопросы простым, понятным языком.

В во всех вопросах мы ищем несколько вариантов их решения, ставим себя на место нашего клиента, рекомендуем и предупреждаем о рисках.

Наша команда заботится о клиенте, максимум нужной для нашей работы информации мы добываем сами, не отвлекая руководителей от важных задач.

Наши методисты ежедневно следят за обновлением законодательства, мы подписаны на всю профессиональную литературу, мы пользуемся информационно-правовыми системами, посещаем семинары и лекции.

Вы больше не будете “заложником” бухгалтера

Суть проблемы:

Как правило руководители \ собственники бизнеса не вникают в детали учета, не знают где лежат документы, где лежит отчетность, когда нужно сдать отчетность и как именно работать в бухгалтерской базе 1С.

Очень часто при смене бухгалтера руководитель остается не с чем, бухгалтер ушел и ничего не оставил, дела не передал.

Если бухгалтер заболел или ушел в отпуск, - то фирма осталась на этот период без учета, все процессы остановились.

Плюсы сотрудничества с нами:

Наша компания оказывает бухгалтерские услуги в соответствии с договором, где подробно прописаны работы которые мы должны выполнять регулярно. В договоре прописано, что именно наш клиент получит по результату работ.

База бухгалтерского учета будет храниться на нашем сервере, по первой просьбе наших клиентов мы готовы предоставить архив бухгалтерской базы, сданную отчетность и протоколы приема отчетов.

Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Подробнее об этих тонкостях в материале.

Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.

Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.

Что нужно для подключения электронного документооборота

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день , более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

наименование организации;
ИНН, КПП;
регистрационный номер в ПФР;
данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
юридический и фактический адрес;
среднесписочная численность сотрудников.

После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.

В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.

Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.

Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.

Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.

После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.

Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности

Заявление стандартной формы

Каждый предприниматель независимо от применяемого режима налогообложения и численности сотрудников обязан сдавать в Пенсионный Фонд России различные сведения, начиная от общей отчетности по страховым взносам, заканчивая сведениями из персонифицированного учета по каждому работнику. При этом Пенсионным Фондом установлены следующие ограничения:

Компании со среднесписочной численностью штат до 25 человек могут обмениваться документами с ПФР в любом виде (бумажный или электронный). Однако, имейте в виду уточнение: если предприниматель единожды попробовал отчитаться в Фонд электронно, он уже не сможет перейти на бумажный обмен документами с ПФР;
Организации, в которых штат превышает 25 человек, обязаны сдавать отчетность только в электронном виде.

Как показывает статистика, в настоящий момент львиная доля компаний (около 80 процентов) предпочитает электронный документооборот с ПФР.

Как выполнить подключение к электронному документообороту ПФР?

Чтобы начать обмениваться с Пенсионным Фондом сведениями в электронном, а не бумажном виде, необходимо, прежде всего, заключить с данным государственным органом соглашение ПФР об электронном документообороте. Получить образец этого документа можно как в территориальном отделе ПФР по месту регистрации компании, так и скачав с официального сайта . После этого необходимо будет точно и безошибочно заполнить его, а также составить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР, обратив внимание на корректное внесение данных о компании (реквизиты), иначе сотрудники госоргана не примут ваше соглашение ПФР об электронном документообороте. Если все пройдет успешно, вашему документу сразу присвоят уникальный номер и сообщат его вам вместе с датой подписания бумаги. Само соглашение, предоставляющее право использовать с ПФР электронный документооборот, выдадут чуть позже.

После этого вам потребуется преодолеть следующие шаги на пути к подключению к системе электронного документооборота ПФР:

Шаг 1. Выбрать и купить специализированное программное обеспечение, позволяющее формировать отчетность и направлять ее в электронном виде в Фонд;
Шаг 2. Приобрести криптографическое программное обеспечение, необходимое для того, чтобы шифровать данные и работать с электронной цифровой подписью;
Шаг 3. Выбрать удостоверяющий центр и заключить с ним договор на оказание специализированных услуг (создание и постоянная поддержка ключей электронной подписи);
Шаг 4. Решить, кто из сотрудников вашей организации будет иметь право использовать электронную цифровую подпись;
Шаг 5. Позаботиться о мерах информационной и физической безопасности оборудования и программного обеспечения.

Инструкция по подключению
к системе электронного документооборота ПФР:

Когда вы преодолеете все вышеуказанные шаги, вам останется только обменяться в тестовом режиме данными с Фондом. Если все пройдет успешно, вы сможете сразу же приступить к полноценной промышленной эксплуатации системы электронного документооборота ПФР.

Как видите, в процессе подключения к электронному документообороту ПФР нет ничего сложного, вам потребуется только правильно выбрать программное обеспечение и оборудование, чтобы начать обмениваться отчетностью с Фондом в электронном виде.

Подключение к Электронному документообороту ПФР со СБИС

Какие преимущества дает ПФР электронный документооборот?

Внедрение системы электронного документооборота ПФР позволит вам не только соблюдать требования этого государственного органа, но и получить массу преимуществ:

Возможность отправлять сведения в Фонд в любое время и из любого места, что будет особенно актуально для предприятий с внештатными бухгалтерами. Вам больше не надо будет зависеть от режима работы ПФР и в период сдачи отчетности привязываться к территориальному расположению отделений Фонда;
Экономия времени, потому что ни вам, ни вашим сотрудникам не потребуется ехать в ПФР, ведь сведения будут заблаговременно направлены туда через ПФР электронный документооборот;
Гарантии подлинности, безопасности и конфиденциальности данных, передаваемых через систему;
Сокращение ошибок по вине человеческого фактора, ведь всем процессом подготовки и отправки отчетности будет заниматься автоматизированная система электронного документооборота ПФР, а не люди;
Ускоренная процедура исправления сведений в отчетах прямо из офиса. Чтобы сделать это, вам больше не придется ехать в Фонд;
Гарантия корректной регистрации входящих сообщений со стороны Фонда, отсутствие рисков, связанных со случайной потерей пакета документов.