Где в 2017 году скачать актуальный бланк журнала учета движения путевых листов по форме № 8? Изменилась ли форма этого журнала. Приведем актуальные на 2017 год бланк и образец заполнения журнала.
Обязательно ли вести журнал
Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов. См. « ».
Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 <Обязательных реквизитов>, утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.
Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2017 году.
Журнал предназначен для контроля за движением путевых листов. По нему можно проследить, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли они их сдали в бухгалтерию.
Форма журнала: своя или государственная
Для контроля движения выданных путевых листов в организации может вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако хотим акцентировать внимание, что с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированная форма перестала быть обязательной.
Читайте также Надбавки или скидки к тарифу ФСС: показатели по ОКВЭД на 2019 год
Организация или ИП вправе разработать свою форму журнала или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены.
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.
Пример журнала
Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.
Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Ведение в электронном виде
В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п. При этом желательно, чтобы этот журнал, при необходимости, можно было распечатать.
Изменения в оформлении путевых листов в 2017 году, а также пример заполнения путевого листа мы рассматривали в наших отдельных консультациях. В этом материале расскажем о журнале учета движения путевых листов.
Кто должен вести журнал учета путевых листов
Организации и ИП, оказывающие транспортные услуги, обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1 , п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ , п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Остальные лица, использующие транспортные средства, журнал регистрации путевых листов могут вести по своему усмотрению. Применение такого журнала позволит контролировать своевременность оформления путевых листов и, следовательно, списания горюче-смазочных материалов, израсходованных транспортными средствами, информация об использовании которых была отражена в соответствующих путевых листах.
Форма журнала регистрации путевых листов
Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Журнал учета путевых листов (форма 8): скачать в Excel
Указывается, что это журнал ведется для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.
Организация и ИП при необходимости могут разработать форму журнала самостоятельно.
Одним из наиболее важных журналов на автопредприятии, является журнал учета движения путевых листов . При правильном ведении данного журнала вы всегда сможете получить информацию о проделанных или текущих рейсах любого из автомобилей.
Правила заполнения журнала учета путевых листов на автопредприятии.
Сам журнал не несет большой информационной нагрузки, но с его помощью можно слегкостью найти путевой лист где имеется полная информацию по завершенным рейсам.
Заполнять журнал движения путевых листов не имеет большого труда. В зависимости от парка транспортных средств вам потребуется несколько журналов на разные промежутки времени. При наличии 50 автомобилей в парке мы используем один журнал на квартал. По оконачанию квартала в журнале остается еще несколько чистих листов, но для удобства лучше начинать новый.
Первая страница журанала учета путевых листов несет минимальную информацию о вашем предприятии и заполняется следующим образом:
Далее приступаем к заполнению самого журнала процесс которго расделен на две части. Столбцы с 1 по 6 заполняется при выдаче путевого листа водителю перед рейсом, а столбцы с 7 по 9 при его возвращении в гараж.
— Номер путевого листа — это порядковый номер путевого листа в организации. Начинается с еденицы в начале каждого нового календарного года. Заполняется строго по порядку
— Дата выдачи путевого листа — это дата когда водитель получает путевой лист на руки.
— Фамилия, имя, отчество водителя — заполняется соответственно
— Табельным номер — присваивается отделом кадров при трудоустройстве
— Гаражный номер автомобиля — в большенстве случаях используется государственный регистрационный знак, но возможно использовть собственные внутренние гаражные номера присвоенные автомобилям собственной органицией.
— В шестой графе водитель своей подписью подтвержадет факт получения путевого листа.
— После рейса диспетчер принимает от водителя путевой лист и документы о проделанной работе. При отсутствии нареканий по заполнению путевого листа и сопроводительных документов диспечтер ставит подпись и дату приемки в графе 7.
— Заключительный шаг в движении путевого листа делает ответственный бухгалтер. После проверки и сверки данных путевого листа и прилагаемых документов бухгалтер ставит подпись и дату в 9 графе.
*** Опыт показывает, что не будет лишним прописывать время приняти путевых листов рядом с датой в графах 7 и 8
Как и было написано ранее, журнал несет самую малую часть информации о рейсе. Более подробно о перевозке можно узнать из путевого листа, но он должен быть правильно заполнен. Правила заполнение путевого листа грузового автомобиля в международном сообщении
Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8) Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке. Скачать образец заполнения журнала путевых листов Итоги Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.
Заполняем журнал учета путевых листов
В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя. Для автотранспортных предприятий установлена обязанность выдавать путевой лист ежедневно, за исключением случаев, когда водитель направляется в командировку. Что касается организаций и ИП, не относящихся к автотранспортным предприятиям, то они могут выдавать путевой лист на срок от 1 дня до месяца.
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?». Внимание! С 15.12.2017 обязательным реквизитом путевого листа стал ОГРН. Подробности и обновленный бланк см. здесь. Общие сведения о журнале учета движения путевых листов Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Как осуществляется учет путевых листов
Внимание
Есть ли документы, которые могут заменить путевые листы? Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный транспортом путь. Например, бумагами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением машин. Таким прибором может быть оборудование с встроенной системой спутниковой навигации (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г.
№ 03-03-06/1/354). Что нужно для учета НДС при покупке бензина за наличные? Чтобы поставить НДС к вычету, понадобятся кассовый чек и счет-фактура. При этом счет-фактуру заправка выдаст, только если у подотчетника (работника, покупающего топливо) будет доверенность на получение ТМЦ. Когда же доверенности нет, счет-фактуру не оформят. В этом случае посмотрите, упомянут ли НДС в чеке.
Если нет, топливо можно учесть по цене приобретения.
Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?
- Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).
- Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка. ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.
Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2018 году». Бланк путевки Скачать Журнал учета путевых листов, образец заполнения Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан».
Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке.
В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.
Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов. Для журнала учета характерна сквозная нумерация.
Журнал учета движения путевых листов. Образец.
Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.
Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.
Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:
- Название документа.
- Номер документа в хронологическом порядке.
- Срок действия.
- Сведения об организации - собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак авто.
- Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
- Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
- Ф.И.О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
- Штамп, подпись и Ф.И.О.
Типовая межотраслевая форма №8 "Журнал учета движения путевых листов"
Файл документа «Журнал учета выдачи водителям путевых листов» .doc
Источник страницы с документом: https://dogovor-obrazets.ru/образец/Журнал/10429
Приложение 8 (рекомендуемое) к Межотраслевым правилам по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта (напольный безрельсовый колесный транспорт), утвержденным Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 7 июля 1999 г. N 18
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ВЫДАЧИ ВОДИТЕЛЯМ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ
—-T——T——T——T———-T—-T————T————¬¦Да-¦Фами-¦Номер ¦Тип, ¦Должность ¦Но- ¦При выпуске ¦ При ¦¦та ¦лия, ¦удос- ¦завод-¦и Ф.И.О. ¦мер ¦ на линию ¦возвращени覦 ¦имя, ¦тове- ¦ской ¦ответст- ¦пу- ¦ ¦ с линии ¦¦ ¦от- ¦рения ¦номер ¦венного за¦те- +——T——+——T——+¦ ¦чест-¦на ¦транс-¦безопасную¦вого¦под- ¦под- ¦под- ¦под- ¦¦ ¦во ¦право ¦порт. ¦эксплуата-¦лис-¦пись ¦пись ¦пись ¦пись ¦¦ ¦води-¦управ-¦средс-¦цию транс-¦та ¦выдав-¦води-¦при- ¦води-¦¦ ¦теля ¦ления ¦тва ¦портного ¦ ¦шего ¦теля,¦няв- ¦теля,¦¦ ¦ ¦транс-¦ ¦средства ¦ ¦путе- ¦полу-¦шего ¦сдав-¦¦ ¦ ¦порт- ¦ ¦ ¦ ¦вой ¦чив- ¦путе-¦шего ¦¦ ¦ ¦ным ¦ ¦ ¦ ¦лист ¦шего ¦вой ¦путе-¦¦ ¦ ¦средс-¦ ¦ ¦ ¦ ¦путе-¦лист ¦вой ¦¦ ¦ ¦твом ¦ ¦ ¦ ¦ ¦вой ¦ ¦лист ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦лист ¦ ¦ ¦+—+——+——+——+———-+—-+——+——+——+——+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+——+——+——+———-+—-+——+——+——+——+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+——+——+——+———-+—-+——+——+——+——+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—+——+——+——+———-+—-+——+——+——+——
Образец документа "Журнал учета выдачи водителям путевых листов" подготовлен сайтом https://dogovor-obrazets.ru
У нас можно приобрести типовые журналы для автотранспортных предприятий (транспортных отделов). Ниже приведен список имеющихся в наличии на складе журналов. Здесь Вы можете ознакомиться с содержанием интересующего Вас журнала.
1. Журнал
предрейсового, предсменного
·Содержание журнала·
2. Журнал
послерейсового, послесменного
медицинского осмотра водителей
·Содержание журнала·
3. Журнал инструктажа водителей по безопасности дорожного движения
·Содержание журнала·
4. Журнал учета инструктажей водителей по технике
безопасности и безопасности дорожного движения
·Содержание журнала·
5. Журнал инструктажа водителей убывающих в командировку
·Содержание журнала·
6. Журнал контроля технического состояния при выпуске
и возвращении автомобилей с линии
7. Журнал регистрации результатов предрейсового контроля
технического состояния транспортных средств
8. Журнал учета движения путевых листов ·Содержание журнала·
9. Журнал учета ДТП владельцами транспортных средств
·Содержание журнала·
10. Журнал учета нарушений ПДД ·Содержание журнала·
11. Журнал учета проведения ТО и РР ·Содержание журнала·
12. Журнал учета измерения дымности ·Содержание журнала·
13. Журнал записи результатов проверок автомобилей
на содержание окиси углерода и углеводородов
·Содержание журнала·
14. Журнал учета стажировки водителей ·Содержание журнала·
15. Журнал регистрации сообщений водителей
16. Журнал регистрации вводного инструктажа
Образцы и бланки документов
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
·Содержание журнала·
18. Журнал учета выдачи инструкций по охране
труда для работников
·Содержание журнала·
19. Журнал регистрации инструктажей по пожарной безопасности
·Содержание журнала·
20. Журнал регистрации инструктажа по электробезопасности
21. Журнал регистрации вводного инструктажа по гражданской обороне (ГО и ЧС)
В каждом журнале по 40 листов, бумага офс. 65 г/м2, обложка — ватман или хромэрзац
Вы также можете заказать печать вашего индивидуального журнала. Стоимость зависит от тиража.
Оформление путевого листа – трудоемкий процесс. У многих водителей возникают проблемы, если они не имеют бланков специальной, утвержденной формы. Работодатели же тоже страдают от этого – могут заплатить штраф в размере 100 тысяч рублей. Чтобы не возникало вопросов, следует вести не только путевые листы, но и журнал учета их движения.
Перечислим верные бланки, образцы этих документов.
- Журнал учёта движения путевых листов
- Бланк для легкового автомобиля — форма № 3
- Путевой лист для специального автомобиля – форма № 3 спец
- Путевой лист для легкового такси — форма № 4
- Путевой лист для грузового автомобиля – форма № 4 С
- Межотраслевой путевой лист для грузового автомобиля № 4 П
- Путевой лист для автобуса — форма № 6
- Путевой лист для автобуса необщего пользования – форма № 6 спец
Правила заполнения журнала учёта движения путевых листов
Чтобы контролировать движение путевых листов, которые выдают водителям организации, руководство или бухгалтер должен вести специальный журнал, в котором будут записаны все выданные документы.
Обложка журнала должна быть заполнена по форме №8. Она включает в себя наименование компании, коды форм, а также дату начала и конца учета, либо период, за который отчитываетесь.
На обложке не ставится печать. Ее проставляют в конце документа, скрепляя и подтверждая все записи.
После названия документа следует оформить таблицу из 9 глав. Кстати, бухгалтер-профессионал знает, что журнал учета можно вести в программе «1С: Предприятие».
Журнал учета движения путевых листов — форма 8
Вносить записи в базу данных не составляет большого труда. Но есть одно но: журнал должен быть распечатанным, чтобы водитель, диспетчер и бухгалтер могли поставить свою подпись.
Журнал может быть оформлен на любой период – не больше 1 года. Если ваша компания осуществляет достаточное количество перевозок в месяц, то лучше ежемесячно заводить новый журнал. При закрытии документа следует сверять все данные с путевыми листами и ставить печать, подпись руководителя компании. Если же в организации проходит всего лишь несколько поездок за год, то вести контроль можно ежегодно.
Скачать бланк страницы журнала учёта движения путевых листов в формате Exel
Образец, бланк путевого листа для легкового автомобиля – форма № 3
Скачать бланк путевого листа для легкового автомобиля форма № 3 в формате Word
Путевой лист для специального автомобиля – образец и бланк формы № 3 спец
Скачать бланк путевого листа специального автомобиля форма №3 спец в формате Exel
Образец и бланк путевого листа для легкового автомобиля такси — форма № 4
Скачать бланк путевого листа для легкового автомобиля такси форма № 4 в формате Word
Путевой лист для грузового автомобиля – образец и бланк формы № 4 С
Скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля № 4 С в формате Exel
Образец и бланк межотраслевой формы путевого листа для грузового автомобиля № 4 П
Скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля № 4 П в формате Word
Образец и бланк путевого листа для автобуса – форма № 6
Скачать бланк путевого листа для автобуса форма № 6 в формате Exel
Образец и бланк путевого листа для автобуса необщего пользования – форма № 6 спец
Скачать бланк путевого листа для автобуса форма № 6 спец в формате Word
Журнал учета путевых листов должны вести все организации, использующие в работе транспортные средства. Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье.
Общее понятие путевого листа
Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя .
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?» .
Общие сведения о журнале учета движения путевых листов
Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.
Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.
О том, как оформляют такой приказ, читайте .
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.
Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов
Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из двух частей:
- Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
- Табличная часть, в которой указываются:
- номер путевого листа и дата его выдачи;
- данные водителя и его табельный номер;
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
- водителя — о получении путевого листа;
- диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
- бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.
Также при необходимости делается примечание.
В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.
Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.
Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)
Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.
Итоги
Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.
Собственники автотранспортных предприятий часто задают вопрос про журнал учета путевых листов: обязательно ли вести в 2019 году его. В каком виде он должен быть и где лучше скачать бесплатно образец журнала учета путевых листов. Собственники знают, что любое предприятие, на балансе которого находятся легковые или грузовые автомобили, обязано фиксировать их движение. Поэтому часто спрашивают и образец книги регистрации путевых листов. О том, как организовать учет и как правильно фиксировать движение, подробно рассмотрим ниже с возможностью скачать бесплатно журнал учета выдачи путевых листов 2019 г.
Для чего нужен журнал учета выдачи водителям путевых листов
Поскольку налогоплательщикам позволено списывать часть производственных расходов, организациям нужна документация, подтверждающая затраты на движение и расход активов. В транспортной сфере одним из таких первичных документов является путевой лист. Вся информация, которая касается маршрута поездки, водителя, используемого транспортного средства, перевозки грузов или пассажиров, должен содержать журнал учета путевых листов 2019 и предшествующих лет. Исходя из норм Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и «Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», утвержденных Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152, этот документ или журнал является обязательным для всех собственников транспортных средств. Помимо этого, в отдельном журнале должен производиться учет путевых листов.
Образец заполнения журнала учета путевых листов
Шаг первый. Титульный лист
Скачать образец журнала регистрации путевых листов 2019 г. Титульный лист.
При заполнении титульного листа журнала учета указывается наименование и форма собственности организации, форма ОКПО, в обязательном порядке указывается месяц и год (период) ведения журнала. Печать ставить не нужно.
Пример заполнения титульного листа журнала
Шаг 2. Основная часть
Специально, чтобы учитывать движение путевых листов, была разработана форма № 8 (код по ОКУД 0345008), призванная унифицировать необходимые данные. Она утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако в законе о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 прописано, что применение формы № 8 не является обязательным. Организация вправе самостоятельно создать образец книги учета путевых листов при условии, что в ней будет отражена вся необходимая информация.
Скачать журнал учета движения путевых листов, форма 8
В таблицу должны быть вписаны:
- номер и дата, когда выдан путевой лист;
- данные о водителе, его табельный номер;
- гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять эту колонку).
Пункт назначения и прочую информацию прописывают в столбце Примечание.
Эта обязательная информация должна содержаться, даже если организация самостоятельно определяла, как должен выглядеть путевой лист и журнал учета.
Скачать журнал учета путевых листов, форма 8 (2019 год) можно в нашей статье. Пример заполнения табличных данных.
Шаг 3. Завершение оформления
Записи в форме подтверждают сразу три работника:
- водитель;
- тот, кто занес сведения (например, диспетчер);
- а также бухгалтер, получивший документ.
Образец журнала выдачи путевых листов 2019 г. Завершение оформления путевки:
Периодичность ведения
Приведенный образец журнала выдачи путевых листов 2019 г. составлялся из расчета на месяц и каждый раз на новой странице. Но организации и ИП могут делать иначе: уточнять периоды, за которые ведется учет, и заполнять его, не оставляя пустых строк.
Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на срок до 1 месяца. Если за это время транспортным средством будет пользоваться не один, а два водителя, то разрешается выдавать каждому из работников свою «путевку» на движение.
В таком случае по факту их возвращения в форму учета вписываются все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации при этом будет одинаковой, но это не страшно.
Где купить
В продаже имеются готовые книжечки, чтобы контролировать движение транспортных средств. Страницы такого журнальчика обязательно должны быть пронумерованы.
Когда он закончится, его необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:
- тому, кто его вел;
- директору или бухгалтеру.
Те же самые требования к распечатанному реестру. Скачать бесплатно журнал выдачи путевых листов можно по ссылке в нашей статье. Если он заводится на месяц, то обязательно в конце периода его надо пронумеровать, прошнуровать и подписать.
Сроки хранения
В законе нет указаний на то, сколько времени надо хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. На основании путевых листов и их движения складывается зарплата водителей, налог и база производственных расходов. Подобные первичные документы, сведения о которых заносятся в журнал учета, хранятся в организации не менее 5 лет. Очевидно, что и сам реестр должен храниться столько же.
До того, как его уничтожить, важно убедиться, что срок хранения последнего учетного документа еще не истек. Иначе при необходимости вы не сможете подтвердить наличие и ведение контроля. Скачать бесплатно журнал путевых листов на следующий период можно на нашем сайте.
