Artikkel 6. Tingimused elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide samaväärseks tunnistamiseks käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud paberdokumentidega
1. Elektrooniline teave, mis on allkirjastatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga, tunnistatakse elektrooniliseks dokumendiks, mis on samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud paberdokumendiga, välja arvatud juhul, kui nende alusel vastu võetud föderaalseadused või määrused näevad ette joonistamise vajaduse. dokumendi ainult paberkandjale.
2. Lihtsa elektroonilise allkirjaga või kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilisel kujul olevat teavet tunnustatakse föderaalseadustega, aastal vastu võetud normatiivaktidega kehtestatud juhtudel, kui käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud paberdokumendiga samaväärne elektrooniline dokument. kooskõlas nendega või elektroonilises suhtluses osalejate vahelise kokkuleppega. Reguleerivad õigusaktid ja elektroonilises suhtluses osalejate vahelised lepingud, mis kehtestavad kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide käsitatava allkirjaga allkirjastatud paberdokumentidega samaväärseks tunnistamise juhud, peavad sätestama elektroonilise allkirja kontrollimise korra. Regulatiivsed õigusaktid ja elektroonilises suhtluses osalejate vahelised kokkulepped, millega nähakse ette lihtsa elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide samaväärseks tunnistamine käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud dokumentidega, peavad vastama käesoleva föderaalseaduse artikli 9 nõuetele.
3. Kui föderaalseaduste, nende kohaselt vastu võetud normatiivaktide või äritavade kohaselt peab dokument olema kinnitatud pitseriga, tugevdatud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilise dokumendiga ja tunnustatud samaväärsena paberdokumendiga, mis on allkirjastatud käsitsi kirjutatud allkiri tunnistatakse samaväärseks paberkandjal, omakäelise allkirjaga allkirjastatud ja pitseriga kinnitatud dokumendiga. Föderaalseadused, nende alusel vastu võetud määrused või elektroonilises suhtluses osalejate vaheline leping võivad elektroonilisele dokumendile ette näha lisanõuded, et tunnistada see samaväärseks pitsatiga kinnitatud paberdokumendiga.
4. Ühe elektroonilise allkirjaga saab allkirjastada mitu omavahel seotud elektroonilist dokumenti (elektrooniliste dokumentide pakett). Elektrooniliste dokumentide paketi allkirjastamisel elektroonilise allkirjaga loetakse kõik selles paketis sisalduvad elektroonilised dokumendid allkirjastatuks seda tüüpi elektroonilise allkirjaga, millega elektrooniliste dokumentide pakett allkirjastati.
Koos paberdokumentidega kasutatakse äripraktikas üha enam elektroonilisi dokumente. Nende haldamise ja hoidmise teatud küsimusi selgitati Venemaa Rahandusministeeriumi 06.03.2014 kirjas nr 02-07-05/26571. Vaatame neid üksikasjalikumalt.
Printimine pole vajalik
Vastavalt artikli 1. osale. 04/06/2011 föderaalseaduse nr 63-FZ "Elektrooniliste allkirjade kohta" (edaspidi seadus nr 63-FZ) artikli 6 kohaselt tunnistatakse kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud teave elektroonilisel kujul elektrooniliseks dokumendiks. võrdväärne oma käega allkirjastatud paberil dokumendiga. Lihtsa või kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga allkirjastatud dokumente saab tunnistada samaväärseks ka omakäelise allkirjaga allkirjastatud dokumentidega seaduses või elektroonilises suhtluses osalejate vahelises kokkuleppes sätestatud juhtudel (seaduse nr 6 artikli 6 2. osa, 9. osa 2. osa). 63-FZ).
Elektrooniliselt koostatud, vastuvõetud ja edastatud ning elektroonilist dokumendihaldussüsteemi kasutades elektroonilise allkirjaga allkirjastatud dokumentidest, sealhulgas kassadokumentidest, paberkoopiate valmistamine üldreeglina ei ole nõutav. Sellest reeglist on aga mitmeid erandeid.
Vastavalt juhendi nr 157n punktile 7 teeb elektroonilise dokumendi koostanud asutus sellest oma kulul paberkoopiad:
- reguleerivate asutuste nõudmisel;
- kohtu ja prokuratuuri taotlusel;
- teiste majanduselu faktidest osaliste kirjalikul nõudmisel.
Majanduselu faktina mõistetakse tehingut, sündmust, toimingut, millel on või on võimalik mõjutada majandusüksuse finantsseisundit, tema tegevuse finantstulemust ja (või) rahavoogu. See määratlus on esitatud artikli lõikes 8. 6. detsembri 2011. aasta föderaalseaduse nr 402-FZ "Raamatupidamise kohta" (edaspidi seadus nr 402-FZ) artikkel 3.
Kuid mõiste “majanduselus osaleja” ei ole seaduses määratletud. Selle mõiste sõnasõnalise tõlgenduse põhjal võime aga järeldada, et jutt on teatud õigussuhetega seotud osapooltest, näiteks organisatsioonidest, kes on sõlminud omavahel lepingud või kaugjuhtimise korral töötaja ja tööandja. töö ja elektrooniline dokumendihaldus töösuhete raames.
Venemaa rahandusministeerium soovitab elektroonilise dokumendi paberile printimisel panna märki “Elektroonilise dokumendi koopia”. Vastavalt GOST R 6.30-2003 punktile 3.26 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide koostamisele”, mis on vastu võetud Venemaa riikliku standardi 03.03.2003 dekreediga nr 65-st (edaspidi GOST R 6.30-2003), on silt kinnitatud rekvisiidi “Allkiri” alla. Koopia peab olema kinnitatud vastutava töötaja allkirjaga.
Tekib küsimus: milline organisatsiooni töötaja on vastutav töötaja ja kas see peaks olema sama isik, kes allkirjastas elektroonilise dokumendi.
Oluline on mõista, et algselt dokumendile elektroonilise allkirja andnud töötaja koopiat pole vaja kinnitada. Vastasel juhul kaob koopia loomise mõte. Juht või tema määratud töötaja võib kinnitada mis tahes elektroonilise dokumendi koopia. Seega saame koostada loetelu küsimustest (aspektidest), mis on elektrooniliste dokumentidega töö korraldamisel mõttekas läbi mõelda (vt tabel).
Organisatsioonilised probleemid, mis vajavad lahendamist
elektrooniliste dokumentidega töötamisel
Vaadeldavas kirjas märgib Venemaa rahandusministeerium, et elektroonilistest dokumentidest paberkoopiate tegemise korra kehtestab juht osana arvestuspõhimõtete kujundamisest.
Meie hinnangul ei tähenda see tingimata seda, et see protseduur peaks olema üksikasjalikult välja toodud otse arvestuspoliitikas. Võite piirduda viitega kohalikule seadusele, mis kinnitab elektrooniliste dokumentide paberkoopiate tegemise korra, näiteks järgmiselt:
Selle valikuga on halduri kehtestatud järjekorda lihtsam muuta. Elektrooniliste dokumentide koopiate tegemise korra kinnitamise korralduse saab anda mis tahes vormis (näidis on toodud allpool).
Säilitamise reeglid
Vastavalt juhendi nr 157n punktile 14, art. 1. osale. Seaduse nr 402-FZ artikli 29 kohaselt on asutus kohustatud tagama esmaste (konsolideeritud) raamatupidamisdokumentide, raamatupidamisregistrite ja finantsaruannete säilitamise perioodide jooksul, mis on kehtestatud vastavalt riigiarhiiviasjade korraldamise eeskirjadele, kuid mitte vähem kui viis aastat. . Lisaks määratakse dokumentide säilitusajad sõltumata nende säilitamise vormist (paber või elektrooniline).
Venemaa Rahandusministeeriumi kommenteeritud kiri 06/03/2014 nr 02-07-05/26571 sisaldab kahte olulist teesi:
- elektrooniliste dokumentide ja elektrooniliste registrite säilitamise korra kehtestab organisatsiooni juht raamatupidamispõhimõtete kujundamise osana (vormingu näidis on toodud allpool);
- elektroonilistes arhiivides sisalduv teave ja selle töötlemise (säilitamise) vahendid on kaitstud volitamata juurdepääsu eest vastavalt riigiarhiivinduse eeskirjadele.
Vastavalt organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglite (kinnitatud Rosarkhivi juhatuse 02.06.2002 otsusega) punktile 2.1.4 toimub elektrooniliste dokumentide valik arhiivi säilitamiseks. nende väärtuse ekspertiisi, mille viib läbi organisatsiooni ekspertkomisjon. Seega on säilitamise vajalik tingimus ekspertkomisjoni moodustamine.
Venemaa rahandusministeeriumi eelarvemetoodika osakonna andmetel on soovitatav elektrooniliste dokumentide säilitamisega kaasneda vastavad elektroonilised või paberarvestuspäevikud, samuti allkirjavõtmete ja tööriistade sertifikaadid, mis võimaldavad töötada elektrooniliste dokumentide ja elektrooniliste allkirjadega.
Need formulatsioonid võimaldavad meil teha mitmeid järeldusi:
- Elektrooniliste dokumentide päevikut on võimalik, kuid mitte vajalik, pidada paberkandjal. Meie arvates raskendab selline korraldus ainult dokumentide liikumist ja sellel andmekandjal saadaolevate dokumentide loetelust, mis on lisatud materiaalsele andmekandjale, piisab;
- elektrooniliste dokumentide logi on võimalik, kuid mitte vajalik, pidada elektroonilisel kujul;
- Allkirjavõtme sertifikaate ei ole vaja keskselt salvestada. Volitatud isik saab allkirjavõtme sertifikaadi koos andmekandjaga ja saab neid objekte seejärel iseseisvalt salvestada.
1. Elektrooniline teave, mis on allkirjastatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga, tunnistatakse elektrooniliseks dokumendiks, mis on samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud paberdokumendiga ja seda saab kasutada mis tahes õigussuhtes vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele, v.a. kui föderaalseadused või nende regulatiivsete õigusaktide kohaselt vastu võetud seadused näevad ette nõude koostada dokument ainult paberkandjal.
(vt eelmise väljaande teksti)
2. Lihtsa elektroonilise allkirjaga või kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilisel kujul olevat teavet tunnustatakse föderaalseadustega, aastal vastu võetud normatiivaktidega kehtestatud juhtudel, kui käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud paberdokumendiga samaväärne elektrooniline dokument. kooskõlas nendega või elektroonilises suhtluses osalejate vahelise kokkuleppega. Reguleerivad õigusaktid ja elektroonilises suhtluses osalejate vahelised lepingud, mis kehtestavad kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide käsitatava allkirjaga allkirjastatud paberdokumentidega samaväärseks tunnistamise juhud, peavad sätestama elektroonilise allkirja kontrollimise korra. Regulatiivsed õigusaktid ja elektroonilises suhtluses osalejate vahelised kokkulepped, millega nähakse ette lihtsa elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide samaväärseks tunnistamine käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud dokumentidega, peavad vastama käesoleva föderaalseaduse artikli 9 nõuetele.
3. Kui föderaalseaduste, nende kohaselt vastu võetud normatiivaktide või äritavade kohaselt peab dokument olema kinnitatud pitseriga, tugevdatud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilise dokumendiga ja tunnustatud samaväärsena paberdokumendiga, mis on allkirjastatud omakäeline allkiri tunnistatakse samaväärseks paberkandjal, omakäelise allkirjaga allkirjastatud ja pitseriga kinnitatud dokumendiga. Föderaalseadused, nende alusel vastu võetud määrused või elektroonilises suhtluses osalejate vaheline leping võivad elektroonilisele dokumendile ette näha lisanõuded, et tunnistada see samaväärseks pitsatiga kinnitatud paberdokumendiga.
3.1. Kui nende alusel vastu võetud föderaalseadused ja määrused näevad ette, et dokumendile peab alla kirjutama mitu isikut, peavad elektroonilisele dokumendile alla kirjutama isikud (asutuse, organisatsiooni volitatud ametnikud), kes selle dokumendi koostasid, kasutades selleks kehtestatud allkirjatüüpi. Vene Föderatsiooni õigusaktidega valmistatud elektroonilise dokumendi allkirjastamiseks elektroonilise allkirjaga.
4. Ühe elektroonilise allkirjaga saab allkirjastada mitu omavahel seotud elektroonilist dokumenti (elektrooniliste dokumentide pakett). Elektrooniliste dokumentide paketi allkirjastamisel elektroonilise allkirjaga loetakse kõik selles paketis sisalduvad elektroonilised dokumendid allkirjastatuks seda tüüpi elektroonilise allkirjaga, millega elektrooniliste dokumentide pakett allkirjastati. Erandiks on juhud, kui paki allkirjastanud isiku elektrooniliste dokumentide pakett sisaldab elektroonilisi dokumente, mille on loonud teised isikud (asutused, organisatsioonid) ja mis on nende poolt allkirjastatud Vene Föderatsiooni õigusaktidega selliste allkirjastamiseks kehtestatud elektroonilise allkirja tüübiga. dokumente. Nendel juhtudel loetakse pakendis sisalduv elektrooniline dokument allkirjastatuks selle isiku poolt, kes sellise elektroonilise dokumendi algselt koostas, selle elektroonilise allkirja tüübi järgi, millega see dokument loomisel allkirjastati, olenemata sellest, millist elektroonilist allkirja pakett sisaldab. elektroonilised dokumendid allkirjastati.
1. Elektrooniline teave, mis on allkirjastatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga, tunnistatakse elektrooniliseks dokumendiks, mis on samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud paberdokumendiga ja seda saab kasutada mis tahes õigussuhtes vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele, v.a. kui föderaalseadused või nende regulatiivsete õigusaktide kohaselt vastu võetud seadused näevad ette nõude koostada dokument ainult paberkandjal.
2. Lihtsa elektroonilise allkirjaga või kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilisel kujul olevat teavet tunnustatakse föderaalseadustega, aastal vastu võetud normatiivaktidega kehtestatud juhtudel, kui käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud paberdokumendiga samaväärne elektrooniline dokument. kooskõlas nendega või elektroonilises suhtluses osalejate vahelise kokkuleppega. Reguleerivad õigusaktid ja elektroonilises suhtluses osalejate vahelised lepingud, mis kehtestavad kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide käsitatava allkirjaga allkirjastatud paberdokumentidega samaväärseks tunnistamise juhud, peavad sätestama elektroonilise allkirja kontrollimise korra. Regulatiivsed õigusaktid ja elektroonilises suhtluses osalejate vahelised kokkulepped, millega nähakse ette lihtsa elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide samaväärseks tunnistamine käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud dokumentidega, peavad vastama käesoleva föderaalseaduse artikli 9 nõuetele.
3. Kui föderaalseaduste, nende kohaselt vastu võetud normatiivaktide või äritavade kohaselt peab dokument olema kinnitatud pitseriga, tugevdatud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilise dokumendiga ja tunnustatud samaväärsena paberdokumendiga, mis on allkirjastatud käsitsi kirjutatud allkiri tunnistatakse samaväärseks paberkandjal, omakäelise allkirjaga allkirjastatud ja pitseriga kinnitatud dokumendiga. Föderaalseadused, nende alusel vastu võetud määrused või elektroonilises suhtluses osalejate vaheline leping võivad elektroonilisele dokumendile ette näha lisanõuded, et tunnistada see samaväärseks pitsatiga kinnitatud paberdokumendiga.
3.1. Kui nende alusel vastu võetud föderaalseadused ja määrused näevad ette, et dokumendile peab alla kirjutama mitu isikut, peavad elektroonilisele dokumendile alla kirjutama isikud (asutuse, organisatsiooni volitatud ametnikud), kes selle dokumendi koostasid, kasutades selleks kehtestatud allkirjatüüpi. Vene Föderatsiooni õigusaktidega valmistatud elektroonilise dokumendi allkirjastamiseks elektroonilise allkirjaga.
4. Ühe elektroonilise allkirjaga saab allkirjastada mitu omavahel seotud elektroonilist dokumenti (elektrooniliste dokumentide pakett). Elektrooniliste dokumentide paketi allkirjastamisel elektroonilise allkirjaga loetakse kõik selles paketis sisalduvad elektroonilised dokumendid allkirjastatuks seda tüüpi elektroonilise allkirjaga, millega elektrooniliste dokumentide pakett allkirjastati. Erandiks on juhud, kui paki allkirjastanud isiku elektrooniliste dokumentide pakett sisaldab elektroonilisi dokumente, mille on loonud teised isikud (asutused, organisatsioonid) ja mis on nende poolt allkirjastatud Vene Föderatsiooni õigusaktidega selliste allkirjastamiseks kehtestatud elektroonilise allkirja tüübiga. dokumente. Nendel juhtudel loetakse pakendis sisalduv elektrooniline dokument allkirjastatuks selle isiku poolt, kes sellise elektroonilise dokumendi algselt koostas, selle elektroonilise allkirja tüübi järgi, millega see dokument loomisel allkirjastati, olenemata sellest, millist elektroonilist allkirja pakett sisaldab. elektroonilised dokumendid allkirjastati.
