Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя .
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?» .
Общие сведения о журнале учета движения путевых листов
Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.
Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.
О том, как оформляют такой приказ, читайте .
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.
Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов
Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из двух частей:
- Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
- Табличная часть, в которой указываются:
- номер путевого листа и дата его выдачи;
- данные водителя и его табельный номер;
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
- водителя — о получении путевого листа;
- диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
- бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.
Также при необходимости делается примечание.
В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.
Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.
Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)
Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.
Итоги
Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.
Собственники автотранспортных предприятий часто задают вопрос про журнал учета путевых листов: обязательно ли вести в 2019 году его. В каком виде он должен быть и где лучше скачать бесплатно образец журнала учета путевых листов. Собственники знают, что любое предприятие, на балансе которого находятся легковые или грузовые автомобили, обязано фиксировать их движение. Поэтому часто спрашивают и образец книги регистрации путевых листов. О том, как организовать учет и как правильно фиксировать движение, подробно рассмотрим ниже с возможностью скачать бесплатно журнал учета выдачи путевых листов 2019 г.
Для чего нужен журнал учета выдачи водителям путевых листов
Поскольку налогоплательщикам позволено списывать часть производственных расходов, организациям нужна документация, подтверждающая затраты на движение и расход активов. В транспортной сфере одним из таких первичных документов является путевой лист. Вся информация, которая касается маршрута поездки, водителя, используемого транспортного средства, перевозки грузов или пассажиров, должен содержать журнал учета путевых листов 2019 и предшествующих лет. Исходя из норм Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и «Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», утвержденных Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152, этот документ или журнал является обязательным для всех собственников транспортных средств. Помимо этого, в отдельном журнале должен производиться учет путевых листов.
Образец заполнения журнала учета путевых листов
Шаг первый. Титульный лист
Скачать образец журнала регистрации путевых листов 2019 г. Титульный лист.
При заполнении титульного листа журнала учета указывается наименование и форма собственности организации, форма ОКПО, в обязательном порядке указывается месяц и год (период) ведения журнала. Печать ставить не нужно.
Пример заполнения титульного листа журнала
Шаг 2. Основная часть
Специально, чтобы учитывать движение путевых листов, была разработана форма № 8 (код по ОКУД 0345008), призванная унифицировать необходимые данные. Она утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако в законе о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 прописано, что применение формы № 8 не является обязательным. Организация вправе самостоятельно создать образец книги учета путевых листов при условии, что в ней будет отражена вся необходимая информация.
Скачать журнал учета движения путевых листов, форма 8
В таблицу должны быть вписаны:
- номер и дата, когда выдан путевой лист;
- данные о водителе, его табельный номер;
- гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять эту колонку).
Пункт назначения и прочую информацию прописывают в столбце Примечание.
Эта обязательная информация должна содержаться, даже если организация самостоятельно определяла, как должен выглядеть путевой лист и журнал учета.
Скачать журнал учета путевых листов, форма 8 (2019 год) можно в нашей статье. Пример заполнения табличных данных.
Шаг 3. Завершение оформления
Записи в форме подтверждают сразу три работника:
- водитель;
- тот, кто занес сведения (например, диспетчер);
- а также бухгалтер, получивший документ.
Образец журнала выдачи путевых листов 2019 г. Завершение оформления путевки:
Периодичность ведения
Приведенный образец журнала выдачи путевых листов 2019 г. составлялся из расчета на месяц и каждый раз на новой странице. Но организации и ИП могут делать иначе: уточнять периоды, за которые ведется учет, и заполнять его, не оставляя пустых строк.
Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на срок до 1 месяца. Если за это время транспортным средством будет пользоваться не один, а два водителя, то разрешается выдавать каждому из работников свою «путевку» на движение.
В таком случае по факту их возвращения в форму учета вписываются все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации при этом будет одинаковой, но это не страшно.
Где купить
В продаже имеются готовые книжечки, чтобы контролировать движение транспортных средств. Страницы такого журнальчика обязательно должны быть пронумерованы.
Когда он закончится, его необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:
- тому, кто его вел;
- директору или бухгалтеру.
Те же самые требования к распечатанному реестру. Скачать бесплатно журнал выдачи путевых листов можно по ссылке в нашей статье. Если он заводится на месяц, то обязательно в конце периода его надо пронумеровать, прошнуровать и подписать.
Сроки хранения
В законе нет указаний на то, сколько времени надо хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. На основании путевых листов и их движения складывается зарплата водителей, налог и база производственных расходов. Подобные первичные документы, сведения о которых заносятся в журнал учета, хранятся в организации не менее 5 лет. Очевидно, что и сам реестр должен храниться столько же.
До того, как его уничтожить, важно убедиться, что срок хранения последнего учетного документа еще не истек. Иначе при необходимости вы не сможете подтвердить наличие и ведение контроля. Скачать бесплатно журнал путевых листов на следующий период можно на нашем сайте.
Изменения в оформлении путевых листов в 2017 году, а также пример заполнения путевого листа мы рассматривали в наших отдельных консультациях. В этом материале расскажем о журнале учета движения путевых листов.
Кто должен вести журнал учета путевых листов
Организации и ИП, оказывающие транспортные услуги, обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1 , п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ , п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Остальные лица, использующие транспортные средства, журнал регистрации путевых листов могут вести по своему усмотрению. Применение такого журнала позволит контролировать своевременность оформления путевых листов и, следовательно, списания горюче-смазочных материалов, израсходованных транспортными средствами, информация об использовании которых была отражена в соответствующих путевых листах.
Форма журнала регистрации путевых листов
Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Журнал учета путевых листов (форма 8): скачать в Excel
Указывается, что это журнал ведется для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.
Организация и ИП при необходимости могут разработать форму журнала самостоятельно.
Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки.
ФАЙЛЫ
Важность ведения документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.
Способ ведения
Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).
С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.
В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.
Составные части журнала
Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).
В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.
Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:
- Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
- Когда был выдан путевой лист (дата).
- Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
- Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
- Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
- «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
- Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
- Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.
Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.
Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.
Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.
Кто заполняет
Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:
- Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
- Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.
Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.
Законодательная база
Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.
Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.
Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.
Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.
Возможные дополнения
Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:
- Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
- Какие грузы доставляет транспортное средство.
- Пробег.
- Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.
Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.
Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.
Каждая организация, у которой в служебном пользовании есть транспортные средства, должна вести учет движения выдаваемых путевых листов. Для этого предусмотрена специальная форма, которая так и называется - "Журнал учета движения путевых листов". О том, как должен выглядеть этот документ и как заполнить его без ошибок, расскажет сайт
Организации и предприниматели, которые оказывают транспортные услуги или просто используют в работе служебные автомобили, обязаны регулярно регистрировать все оформленные путевые листы в специальном журнале. Это определено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 . Форма журнала учета движения путевых листов утверждена достаточно давно постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 . За эти двадцаль лет ни разу не изменялись ни сама форма № 8, ни порядок ее ведения. Хотя в заполнение путевых листов законодатели вносили поправки ни один раз, последние из которых пришлись на начало 2019 года. Кроме формы № 8 постановлением Госкомстата были утверждены еще несколько форм, предназначенных для выдачи соответствующих путевых листов (для грузовых и легковых автомобилей, а также автобусов). О них пойдет речь в другой статье, а сейчас мы остановимся подробнее на учетной документации первичного типа, предназначенной для контроля за движением путевых листов, выданных водителям, а также сдачей отработанных листов обратно в бухгалтерию организации.
Что собой представляет журнал учета движения путевых листов
Применение такого учетного документа обладает сразу несколькими преимуществами, которые делают использование журнала полезным даже для тех фирм, которые не обязаны это делать. В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8(ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги листы, на которых нанесена таблица из девяти колонок. Каждая организация может разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные. В типовом бланке, в частности, указывается:
- номера путевого листа и даты его выдачи;
- табельный номер и ФИО водителя транспортного средства;
- гаражный номер транспортного средства (указание регистрационного государственного номера в типовой форме не предусмотрено, но его можно учесть в своем бланке);
- подпись водителя о получении путевки;
- подпись лица, уполномоченного на выдачу и приемку путевки (диспетчера);
- дата приемки листа и подпись бухгалтера;
- графа для примечаний.
Заполнять журнал учета путевых листов, скачать типовой бланк которого можно в конце статьи, необходимо в порядке, установленном приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г., № 152 . Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств.
Журнал учета путевых листов: образец заполнения
В заполнении этой типовой формы обычно не возникает проблем. Записи можно делать от руки или заполнять бланк на компьютере, а в конце дня распечатывать листы для того, чтобы все уполномоченные лица могли расписаться. В рукописном варианте вести документ удобнее, если машин в организации много и диспетчер постоянно выдает и принимает путевки. Титульный лист документа, как обычно, должен содержать наименование организации, ее ОКПО и период, на который заведен бланк. Никаких подписей и печатей на титульном листе проставлять не нужно. Страницы документа должны быть пронумерованы, и их количество указано на его задней стороне. Прошивать и заверять печатью бланк не обязательно.
Внутри бланка достаточно заполнять графы по мере надобности. Никакого подведения итога при этом не требуется. Образец заполнения типового журнала выдачи путевых листов выглядит так:
После того, как в журнале закончатся свободные листы и графы, его следует хранить в архиве организации не менее трех лет, после чего можно уничтожить.
