СЗВ-М при увольнении сотрудника выдается ему на руки в соответствии с п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Мы расскажем, как при этом соблюсти все требования законодательства.
Необходима ли выдача СЗВ-М, если работник уволился
Все работодатели (организации и ИП) обязаны ежемесячно сдавать в региональный пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». В этом отчете фиксируются все граждане, с которыми заключены официальные трудовые договоры либо договоры ГПХ.
Нюансы заполнения СЗВ-М при заключении договора ГПХ см. в этой .
По мнению чиновников, этот отчет помогает отследить работающих пенсионеров.
Помимо сдачи СЗВ-М в ПФР, его необходимо выдавать сотруднику на руки.
ВАЖНО! В законе № 27-ФЗ указано, что справку СЗВ-М нужно выдавать при увольнении сотрудников , при подаче заявления застрахованными лицами при выходе на пенсию, а также ежемесячно вместе со сдачей отчета в контролирующий орган.
При этом нужно получать письменное подтверждение от застрахованного лица, что документ ему действительно передан.
Когда и в каком виде работнику нужно выдать справку СЗВ-М на уволенных
В копии СЗВ-М при увольнении сотрудника следует указать только его фамилию и его данные. Информацию по другим сотрудникам указывать нельзя, так как она относится к персональным данным и не подлежит разглашению.
В графе 3 вы в обычном порядке укажете тип «исхд», а в графе 4 — информацию по работнику.
Как правило, заполнение отчета в различных учетных программах позволяет сформировать СЗВ-М уволенным сотрудникам на одно застрахованное лицо.
Подробнее о том, как формируется отчет в 1С, например, читайте в статье .
Кроме того, необходимо получить от работника подтверждение о получении отчета на руки. Есть несколько способов сделать это.
- Можно брать с сотрудников письменное подтверждение. Примерное содержание такое: «Я, Иванов Иван Иванович, подтверждаю, что в соответствии с ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ при расторжении трудового договора получил копии СЗВ-М на 15 листах за все время работы».
- Можно распечатать все СЗВ-М по сотруднику в двух экземплярах и при выдаче попросить сотрудника расписаться на втором экземпляре. Впрочем, если этих экземпляров будет достаточно много, то это довольно затратно по времени.
- Можно завести журнал по выдаче копий СЗВ-М и брать росписи с работников при выдаче документов, указывая и причину выдачи. Это, наверное, самый простой и действенный способ получить подтверждение.
Больше о составлении справки СЗВ-М для уволенных сотрудников читайте в нашей статье .
Нужно ли в 2017 и 2018 году выдавать сотрудникам при увольнении отчеты СЗВ-СТАЖ? Если нужно, то как заполнять СЗВ-СТАЖ при увольнении? В данной статьей мы разберемся с этими вопросами и приведем заполненный пример отчета СЗВ-СТАЖ, выданного уволившемуся работнику «на руки».
Для чего предназначается отчет
Отчет СЗВ-СТАЖ и порядок его формирования утверждены Постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п. В СЗВ-СТАЖ с типом сведений «исходная» нужно включать всех работников и исполнителей (подрядчиков) по гражданско-правовым договорам. Ежегодно такой отчет нужно передавать органам ПФР не позднее 1 марта года. См. « ».
Органы ПФР, получившие отчеты СЗВ-СТАЖ, будет отслеживать начисление стажа физических лиц для формирования их пенсионных прав.
Три типа отчет
Форма отчета предусматривает, что ее можно составить с одним из трех типовых признаков:
- Тип «исходная» – когда сведения сдаются впервые;
- Тип «дополняющая» – если исходные данные содержали ошибки, которые не позволили разнести данные по лицевым счетам застрахованных лиц;
- Тип «назначение пенсии» – если застрахованному лицу для назначения страховой пенсии нужно учесть данные отчетного периода (года), за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась.
Как видно, такого типа сведений как «При увольнении» не существует. Но означает ли это, что форму СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника выдавать ему не нужно? Ответ на этот вопрос нам дает законодательство об индивидуальном (персонифицированном) учете.
СЗВ-СТАЖ – каждому уволенному
Пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ <О персонифицированном учете> установлено, что не позднее 1 марта страхователи обязаны подавать в ПФР отчеты СЗВ-СТАЖ.
НОРМА ЗАКОНА
Страхователь ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом (за исключением случаев, если иные сроки предусмотрены настоящим Федеральным законом), представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах начисляются страховые взносы) следующие сведения:
- страховой номер индивидуального лицевого счета;
- фамилию, имя и отчество;
- дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;
- дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;
- периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
- другие сведения, необходимые для правильного назначения страховой пенсии и накопительной пенсии;
- суммы пенсионных взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
- периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом системы досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
- документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости.
В соответствии с пунктом 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ в день увольнения застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, страхователь обязан передать застрахованному лицу сведения, предусмотренные пунктом 2 статьи 11.
Пункт 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ говорит о сведениях, которые содержатся в отчетности по форме СЗВ-СТАЖ. Следовательно, в день увольнения работника или в день прекращения договора гражданско-правового характера организация или ИП обязаны выдать застрахованным лица сформированный бланк СЗВ-СТАЖ.
В отчет СЗВ-СТАЖ, в общем случае, нужно включать сведения е по всем застрахованным лицам. В разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» физические лица перечисляются списком.
Однако уволенному сотруднику запрещается выдавать отчет, если в нем будут фигурировать данные о других людях. Дело в том, что такая информация относится к персональным данным. А разглашать ее без согласия персональные данные физических лиц – нельзя. Также см. « ». В СЗВ-СТАЖ при увольнении должен быть указан исключительно один человек. Ведь этот отчет касается только его.
Образец заполненного отчета
Предположим, что работник по трудовому договору был занят с 2014 года. Однако он уволился по собственному желанию 18 апреля 2017 года. В день увольнения ему нужно выдать справку СЗВ-СТАЖ. За отчетом о стаже работник обратился в отдел кадров.
В поле «Период работы» раздела 3 отчета бухгалтер покажет временной отрезок с начала 2017 года по дату увольнения: с 01.01.2017 по 18.04.2017.
Как следует из условий нашего примера, сотрудник был занят по трудовому договору с 2014 года. И за весь период работы до даты увольнения на вознаграждения в его пользу начислялись и уплачивались взносы и, как следствие, накапливался страховой стаж. Но почему же тогда в разделе 3 СЗВ-СТАЖ, выданного при увольнении, вы указали только 2017 год? Дело в том, что в пункте 2.3.2 Порядка заполнения СЗВ-СТАЖ, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 № 3п, прямо сказано следующее:
Цитата из правил заполнения
Или же при увольнении, все же, можно выдать одну форму СЗВ-СТАЖ за весь период работы? Ответов на эти вопросы пока нет. Будем надеяться, что ПФР в скором времени обнародует какие-либо разъяснения на этот счет.
Как передать отчет уволенным
Законодательство не поясняет, каким именно способом отчет СЗВ-СТАЖ при увольнении нужно вручить бывшему сотруднику: лично на руки, по почте или в электронном виде. По нашему мнению – можно использовать любой их этих вариантов. Главное – иметь подтверждение, что отчеты при увольнении были предоставлены. При этом ответственности за невыдачу СЗВ-СТАЖ при увольнении – не предусмотрено.
В последний день работы сотрудника рассчитайтесь с ним и выдайте ему:
- трудовую книжку;
- справку о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 № 182н;
- копии сведений по форме СЗВ-М;
- копию сведений по форме СЗВ-СТАЖ;
- копию раздела 3 расчета по страховым взносам;
- иные документы (по письменному заявлению сотрудника).
Бланк заполняется, как правило, автоматически, с использованием программных средств, и представляет собой копию выписки из отчета, который работодатель ежемесячно направляет в ПФР. Но если под рукой не окажется нужной программы, то для начала необходимо взять форму отчета.
Образец формы СЗВ-М работнику при увольнении
Шаг 1. Заполняем сведения о работодателе
Здесь просто указываем уставные реквизиты организации и переходим к заполнению оставшихся граф СЗВ-М на уволенных.
Шаг 2. Указываем период
Пишем месяц и год, в котором человек увольняется.
Шаг 3. Пишем тип формы
При увольнении ставим код “исход” - в смысле, документ исходящий.
Шаг 4. Заполняем сведения о работнике
Здесь пишем персональные данные увольняющегося человека.
Шаг 5. Подписываем и отдаем работнику
Так выглядит СЗВ-М, если работник уволился. Печать на документ ставится при её наличии. Если печати нет - значит, и ставить ничего не надо, это не является нарушением.
Включаются ли в СЗВ-М уволенные сотрудники
При выдаче копии увольняемому на руки
Данная форма персонифицирована, то есть при прекращении трудовых отношений документ выдается уходящему персонально. Включать других людей сюда не надо, потому что эти сведения относятся к персональным данным и охраняются законом.
Кроме того, в соответствии с законодательством работодатель должен не только выдать этот документ, но и получить документальное свидетельство, что СЗВ-М был выдан человеку.
При предоставлении отчета
Как показать уволенных в СЗВ-М при предоставлении отчетов, заботит многих. При сдаче отчета в ПФР за отчетный период в нем указываются все работники, в том числе и уволенные. В дальнейшем сведения об уволенных исключаются, но если человек уволился первого апреля, то при подаче отчета за апрель сведения о нем должны быть в форме СЗВ-М.
По сотрудникам отчитываются в ПФР, ФСС и налоговую. С 2017 года ИП как работодатель регистрируется только в ФСС. Поэтому, если всех сотрудников вы уволили и новых нанимать не собираетесь, снимитесь с учёта только в ФСС. С ПФР ничего делать не нужно.
В ФСС нужно будет предоставить:
— Копии документов, которые подтверждают, что трудовые отношения прекратились: копию соглашения о расторжении договора или копию приказа об увольнении. Причём не по всем уволенным сотрудникам, а только по последнему уволенному.
Заявление можно подать через портал Госуслуг: «Органы власти» → «ФСС РФ» → «Регистрация и снятие с регистрационного учёта страхователей — физических лиц, заключивших трудовой договор с работником» → «Снятие с регистрационного учёта…».
Как отчитаться за уволенных сотрудников
Рассказывать будем только про ИП. Во-первых, ООО не может работать без сотрудников. Во-вторых, даже если их нет — подавать почти все нулевые отчёты нужно всё равно, ведь ООО по умолчанию работодатель. Об этом мы рассказывали раньше .
Даже если вы уволили всех сотрудников в середине года и снялись с учёта в ФСС, продолжайте до конца года подавать РСВ, 6-НДФЛ в налоговую и 4-ФСС в ФСС. Эти отчёты строятся нарастающим итогом, поэтому важно не прерывать его. 2-НДФЛ, ССЧ и СЗВ-СТАЖ по итогам года тоже нужно будет отправить. Не подавать можно только СЗВ-М в ПФР.
А вот отчётность за следующий год уже можно не подавать. Конечно, если вы по-прежнему будете работать без сотрудников.
В Эльбе
Чтобы подавать отчёты до конца года, не убирайте в реквизитах галочку «Я зарегистрирован как работодатель». Лишние задачи по выплате зарплаты, взносов и сдаче СЗВ-М просто переносите в завершённые.
Как отчитаетесь за весь год, галочку можно будет убрать.
