В этой статье будет дана пошаговая инструкция отправки сотрудника в командировку, а также приведены разъяснения относительно того, какие нюансы командировок существуют, и кого из работников нельзя отправлять.
Пошаговая инструкция
Для начала следует отметить, что вопрос командирования работников предприятий и организаций регламентируется Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ за №749 от 13 октября 2008 года, и рядом других российских законодательных актов.
Для того, чтобы отправить работающего по найму человека в командировку, необходимо выполнить следующие действия:
- Для начала руководитель принимает решение о том, кого необходимо командировать. В данной ситуации следует принимать во внимание определенные Трудовым кодексом РФ и другими нормативно – правовыми актами категории работников, которые запрещено отправлять в деловые поездки.
- После того, как соответствующее решение было принято и выбор пал на работника, который относится к одной из категорий, определенных трудовым законодательством, следует получить согласие такого работника, письменно ознакомив его о предполагаемой поездке. В обозначенную категорию входят: отец – одиночка; лицо, являющееся опекуном несовершеннолетних детей; мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 5 лет без супруга; лицо, воспитывающее ребенка – инвалида; служащий компании, который осуществляет уход за больным членом семьи при наличии соответствующего медицинского заключения.
- Когда решение принято, и получено требуемое согласие, оформляется приказ руководителя на служебную командировку. Подготовить такой приказ можно, как по форме Т–9, так и по форме, разработанной самим предприятием. Существует перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ за №558 от 25 августа 2010 года, для которых установлены определенные сроки хранения. Так в случае издания приказа о продолжительной зарубежной командировке либо командировке внутри страны срок хранения такого документа составляет 75 лет. Что касается краткосрочных деловых поездок, то для приказов по ним установлен 5-летний срок хранения.
- Согласно пункту 10 обозначенного выше Положения, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс, который позволяет оплатить расходы на проезд и наем жилого помещения, и другие дополнительные затраты, связанные с проживанием. В последнем случае речь идет о так называемых суточных. Если подчиненный командирован туда, откуда есть возможность ежедневно возвращаться на место постоянного жительства, то в этой ситуации суточные не выплачиваются. Сумма, которую должен получить работник, определяется с учетом продолжительности деловой поездки, стоимости проезда, расходов на оплату жилья, а также размера суточных, установленных для командировок, как внутри страны, так и за ее пределами. В случае командирования за пределы российского государства оплата перечисленных расходов осуществляется в иностранной валюте в соответствии с требованиями Федерального закона за №173 – ФЗ от 10 декабря 2003 года «О валютном регулировании и валютном контроле».
- Учет выбытия командируемых сотрудников должен осуществляться в соответствующем журнале выбытия, а его возвращение – в журнале прибытия. Ответственность за ведение этих журналов возлагается приказом руководителя на одного из сотрудников организации.
- Нельзя забывать и о табеле учета рабочего времени, где должна быть сделана запись о фактически отработанном времени и времени пребывания в командировке.
- В течение 3 рабочих дней после того, как сотрудник вернулся из служебной поездки, он обязан представить авансовый отчет об израсходованной в поездке сумме и окончательно рассчитаться по выданной авансом сумме. К подготовленному отчету должны прилагаться документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.
Нюансы командировок и кого нельзя отправлять
Довольно часто при направлении работников в служебную поездку возникают нюансы, разобраться в которых бывает непросто.
Так, например, встает вопрос о том, каким образом оплачивается командировка работника. Согласно действующим правилам, в случае направления сотрудника в деловую поездку за ним сохраняется среднедневной заработок.
Помимо того, бывают случаи, когда в служебную поездку направляют сотрудника, работающего по совместительству. В этом случае порядок командирования и оплаты расходов осуществляется на тех же основаниях, что и у остальных работников организации. Если в командировку сотрудника направляют с обоих рабочих мест, то средняя заработная плата сохраняется по всем занимаемым позициям. Если решение о командировке было принято только одним работодателем, то на втором месте работы придется взять бесплатный либо оплачиваемый отпуск.
Бывают случаи, когда в поездку направляют сотрудника, являющегося иностранным гражданином. Такие сотрудники могут работать только на территории субъекта РФ, где им был оформлен патент.
Отправлять в командировку иностранных сотрудников в другие субъекты РФ можно максимум сроком до 40 дней в течение каждого года.
Что касается служебных поездок за рубеж, то в этом случае подобные ограничения отсутствуют.
Также возможна ситуация, когда командированного сотрудника увольняют по причине того, что он, например, своевременно не приступил к выполнению задания либо прервал служебную поездку. Чтобы уволить сотрудника, который был направлен в деловую поездку на длительный срок, для начала следует его отозвать. Вместе с тем, работодатель должен получить разъяснения относительно сложившейся ситуации, а также вернуть оставшиеся авансовые средства.
Никто не застрахован от смертельного случая, который может произойти в ходе деловой поездки. Согласно статье 184 Трудового кодекса все затраты, связанные с выяснением причины смерти работника могут быть учтены как расходы, благодаря которым возможно снижение налогооблагаемой базы.
Что же касается вопроса о том, кого запрещено отправлять в служебную поездку, то в соответствии с действующим трудовым законодательством это могут быть исключительно штатные сотрудники, с которыми заключен контракт.
Однако в этом правиле существуют некоторые ограничения. Так, в деловую поездку запрещено отправлять:
- женщин, вынашивающих ребенка;
- несовершеннолетних сотрудников;
- сотрудников, с которыми подписан ученический контракт.
Заключение
Таким образом, существует масса особенностей, которые необходимо учитывать в таком, казалось бы, несложном вопросе, как служебная командировка. Однако в случае несоблюдения предъявляемых законодательством требований, последствия могут быть самыми плачевными, как для сотрудника, так и для работодателя.
По моим наблюдениям, о правилах сотрудники часто осведомлены меньше, чем работодатели. Это порождает конфликты, и бледно в этих конфликтах выглядят именно работники.
Хотя бывает и наоборот. Недавно один работодатель с гордостью сообщил мне, что в его организации работники ездят в командировки за свой счет. Пришлось объяснять, чем это грозит.
Первое и главное. Работник обязан поехать в командировку по заданию работодателя (лишь некоторые категории работников могут отказаться от поездки – об этом ниже). Работодатель обязан профинансировать эту поездку.
Теперь подробнее.
Сразу скажу, какие документы нужно держать на своем столе, если командировка в вашей работе – дело обычное.
Трудовой кодекс – это главный документ. Командировкам посвящены глава 24 (статьи 166 – 169), ст.259, 268.
«Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В этом документе расписаны все вопросы, касающиеся командировок, освещенные в законодательстве: кто едет, на какое время, за чей счет, как уехать в командировку за границу и т.д.
Инструкция Министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 №62 «О служебных командировках в пределах СССР». Не нужно удивляться, этот документ никто не отменял, а значит, он действует – правда, только в тех частях, которые не противоречат ТК и Положению из предыдущего пункта.
Письмо Федеральной налоговой службы РФ №МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение» — о том, как нужно отчитываться в понесенных в командировке расходах.
Письмо Министерства Финансов РФ от 01.07.2010 №03-03-07/23 , в котором разъясняется, как отчитываться перед бухгалтерией, если вы покупали электронный билет.
Письмо Министерства Финансов РФ от 18.08.2010 №03-03-06/1-556 рассказывает о том, как отчитываться за проживание в гостинице.
Письмо Министерства Финансов РФ от 07.07.2010 №03-04-06/6-140 будет больше интересно бухгалтерии, так как в нем говорится о налогообложении суточных в заграничной командировке.
Работникам отделов кадров и секретарям напоминаю о Приказе Минздравсоцразвития РФ от 11.09.09 №739н «Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», в котором рассказывается, как вести специальные журналы.
Кроме того, условия отправления работника в командировку могут быть расписаны и в самой организации, например в «Положении о командировках» или в коллективном договоре. Хорошо, если у вас есть такие документы – условия в них описаны точно не хуже, чем предлагают общие законы.
Что такое командировка?
Открываем статью 166 ТК РФ и читаем: «Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».
То есть командировкой считается направление сотрудника одной организации в другую для выполнения определенного задания. При этом «другой организацией» может быть и обособленное подразделение (филиал, районное отделение) компании, в которой работает сотрудник. Необязательно место, куда направляется работник, расположено в другом городе, это может быть офис в соседнем здании. Главное, что человек будет выполнять задание вне места своей постоянной работы — то есть того места, которое определено .
А вот, скажем, проводник или стюардесса, передвигаясь по стране, не находятся в командировке. Водитель-экспедитор, который развозит грузы по городу, области или всей стране, тоже.
Кого работодатель не может направить в командировку?
Во-первых, беременную женщину – их строго запрещено отправлять в любые командировки (ст.259 ТК РФ).
Во-вторых, работников в возрасте до 18 лет. Но тут есть нюанс: «исключение составляют творческие работники… и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений…» (подробнее см. ст.268 ТК РФ).
В-третьих, работника-инвалида, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (подробнее см. Федеральный закон от 24.11.1995 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации).
В-четвертых, зарегистрированного кандидата (в соответствии с Федеральным законом от 12.06.2002 №67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ»).
В-пятых, работников, с которыми у работодателя заключен ученический договор, если только поездка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
Женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, матерей и отцов, воспитывающих ребенка до 5 лет без супруга (супруги), опекунов и попечителей несовершеннолетних, родителей детей-инвалидов, работников, осуществляющих уход за больным членом семьи можно отправлять в командировки только с их письменного согласия и если это не запрещено по медицинским показаниям (ст. 259 и 264 ТК РФ).
Письменное согласие на командировку этих категорий работников лучше всего зафиксировать на приказе. Своей рукой, желательно на лицевой стороне приказа о направлении в командировку, работник пишет:
Согласен отправиться в служебную командировку в г. Москва с 12 по 15 октября 2011 года. С правом отказаться от направления в командировку ознакомлен.
И расписывается. Это простое действие застрахует работодателя от возможных проблем при проверке.
Сроки командировки
Пункт 4 Положения определяет четко: днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного. Днем возвращения – дата прибытия транспорта.
Например:
Еще пример: самолет вылетает, скажем, 1 сентября в 00:15, тогда днем начала командировки будет считаться 1 сентября. НО: скорее всего, работник явится в аэропорт за два часа до вылета, чтобы пройти регистрацию, да и до аэропорта еще нужно доехать. 31 августа можно считать днем начала командировки, если работник предоставит проездной билет (например, на электричку), по которому добрался до аэропорта, с указанием даты и времени.
Поэтому сохраняйте все билеты, чеки и квитанции, которые получаете, находясь в командировке, чтобы составить грамотный авансовый отчет и, возможно, возместить часть собственных расходов.
Закон определяет четко: днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы командированного. Днем возвращения – дата прибытия транспорта.
Например: если самолет вылетает 5 ноября в 23:55, а прилетает 10 ноября в 00:10, то работник был в командировке с 5 по 10 ноября. И даже если 5 ноября он, как и положено, отработал с 9 до 18 часов, этот день будет внесен в табель как командировочный. Выходить ли на работу 10 ноября, определяется по договоренности с работодателем. Формально сотрудник все еще находится в командировке.
17 комментариев
- Сотрудницы, имеющие малолетних детей в возрасте до трех лет. Сюда же включаются единственные родители, у которых есть ребенок до трех лет.
- Сотрудники компании, имеющие ребёнка с группой инвалидности.
- Сотрудники фирмы, признаваемые одинокими родителями, если их детям не исполнилось еще пяти лет.
- Сотрудники предприятия, которые осуществляют присмотр за больными и престарелыми родными.
- Сотрудниками, которым установлена группа инвалидности, если в командировке нарушается программа восстановления их здоровья
- Сотрудница в положении.
- Работники, которые не достигли возраста совершеннолетия. Но если этот работник работает на творческих профессиях или спортсменом, то данный запрет на них не распространяется.
- Если сотрудник привлечен и работает в организации на основании ученического договора.
- Документы, подтверждающие расходы на проживание работника – документы гостиницы, в которой работник останавливался, договор найма жилого помещения и т.д.
- Документы, подтверждающие проезд работника к месту командирования и обратно.
- Документы, подтверждающие расходы на транспорт – такси, метро, троллейбусы, а автобусы, электрички и т.д.
- Служебная записка с чеками для подтверждения расходов на топливо при использовании транспорта работника.
- Служебная записка на расходы, на которые работник не может представить подтверждающие документы.
- Иные подтверждающие документы, например, чеки на услуги связи и т.д.
- Расходы были произведены по неотложным причинам;
- Все расходы имеют подтверждающие документы, которые составлены верно;
- Авансовый отчет оформлен правильно.
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
- беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);
- сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);
- несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены).
- женщины, имеющие ребенка до трех лет;
- матери (отцы) воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.
- служебное задание (форма № Т-10а);
- приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10).
- информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
- место командировки (государство, город и название компании);
- срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
- наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
- основание для командирования.
- информацию о сотруднике (фамилию, имя, отчество, профессию (должность));
- название структурного подразделения, где он работает;
- цель, время и место командировки;
- источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).
- если сотрудник отправляется в загранкомандировку. В такой ситуации срок пребывания работника в командировке можно установить по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют командировки в те страны СНГ, при пересечении границ которых такие отметки не делаются (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
- если работник должен вернуться из командировки в место постоянной работы в тот же день (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).
- фамилия, имя и отчество работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован;
- наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение;
- дата прибытия и дата выбытия.
Светлана говорит:
Александр Ветров говорит:
Анатолий говорит:
татьяна говорит:
Андрей говорит:
Ольга говорит:
Интересы и связи компании могут распространяться на значительную территорию, которая выходит за рамки города или региона. С целью осуществления деятельность руководство компании может направлять своих сотрудников в служебные поездки. Для финансирования и решения других организационных вопросов необходимо правильно оформить документы для командировки.
Служебная командировка является часть исполнения работником его трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
Поэтому администрации нет необходимости перед направлением сотрудника в поездку запрашивать согласие на нее.
Тем не менее у некоторых категорий работников нормами права предусмотрены определенные гарантии.
Согласно им, чтобы такого работника отправить в служебную поездку нужно предварительно запросить у него согласие в письменном виде:
Важно! Получить согласия для этих категорий недостаточно, необходимо уведомить таких работников, что они имеют право отказаться от поездки. Поэтому рекомендуется объединять согласие и уведомление сразу в одном документе.
Также положения нормативных актов устанавливают несколько категорий сотрудников, направление в командировку которых запрещено:
Спорная ситуация возникает с работниками при направлении их в командировку, когда у них установлено внутреннее совместительство. Прямого запрета на их направление в служебную поездку не предусматривается.
Однако вопросы возникают, как оформлять по второй профессии в компании отсутствие работника, направленного в командировку.
Изменения в 2019 году
Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.
Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.
Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.
По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.
Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.
С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.
Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.
Как оформить командировку сотрудника в 2019 году
Шаг 1. Оформление распоряжения руководителя о направлении в командировку
Необходимость служебной поездки доводиться директору компании с помощью служебной записке. Изучив представленные в документе сведения, руководитель принимает решение о направлении работника в командировку.
Для этого кадровая служба подготавливает приказ на командировку, которые потом подписывается руководителем фирмы.
Могут использоваться унифицированные формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные как раз для таких случаев. Или оформляться приказ может в свободной форме на фирменном бланке с включением в него всех необходимых реквизитов.
Если сотрудник направляется в командировку на своем личном транспорте, то данный момент необходимо отразить в приказе на командировку.
Внимание! Основанием для издания приказа является служебная записка. Если оформляется служебное задание, то оно также может быть указано в качестве основания.
После подписания и регистрации приказа, его содержание должно быть доведено до сведения работника под роспись.
Читайте также:
Налогообложение суточных с 2015 года
Шаг 2. Выдача средств работнику для финансирования командировки
Действующие правила устанавливают обязанность работодатель оплатить работнику все расходы на предстоящую служебную поездку (суточные, транспортные расходы, расходы на проживание и т.д.).
Поэтому на основании приказа о направлении в командировку работник или его непосредственный начальник просчитывают сумму денежных средств, которая должна быть выплачена сотруднику перед его отправлением.
Предварительный расчет командировочных расходов лучше всего также оформлять в виде служебной записки. Качестве утверждения данной суммы, руководитель проставляет свою визу.
Выдача денег может производиться либо наличными из кассы, либо путем перечисления на расчетный счет (карточку) работника.
Внимание! Если поездка является заграничной деньги должны выдаваться на расходования средства территории России в рублях, на территории иностранного государства – в иностранной валюте.
Шаг 3. Оформление командировочного удостоверения (если положением предусмотрено)
Если внутренними нормативными актами организации предусматривается оформление командировочных удостоверений, то на основании изданного приказа кадровый работник должен выписать работнику, направляемому в служебную поездку, этот документ.
В этом бланке проставляются штампы о прибытии и выбытии работника.
В организации может предусматриваться обязанность ведения журнала учета командированных работников.
В нем отражаются личные данные работника, наименование города и название предприятия, куда направляется данный человек, дни отъезда и приезда сотрудника в командировку.
В настоящее время этот документ не является обязательным для оформления.Его могут применять компании для внутреннего документооборота.
Шаг 4. Составление авансового отчета
Как только работник возвращается из служебной поездки он должен представить в течение трех дней авансовый отчет. Для данного документа установлена форма АО-1.
Вместе с этим документом работником может составляться отчет по командировке, если данная обязанность закреплена нормами предприятия.
К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся у сотрудника компании документы по командировке.
Ими могут быть:
Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они есть)
Если после возвращения из поездки у работника остались неиспользованные суммы, то ему необходимо их вернуть в течение 3-х дней с момента предоставления авансового отчета. Кассир фиксирует сдачу средств оформлением кассового ордера.
По закону, администрация имеет право взыскать эти денежные средства с работника, если он отказывается добровольно погашать долг, только в течение 1 месяца с окончания периода добровольного возврата. Если это не сделать, то получить средства можно будет только через суд.
Внимание! Работник может согласиться на добровольное удержание путем оформления заявления. А основании этого документа составляется распоряжение. Но таким способом допускается удерживать не больше 20% от начисленного заработка за период.
Шаг 6. Выдать компенсацию по перерасходу средств (если необходимо)
При направлении работника в поездку его расходы планируются. Однако всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и для осуществления обязанностей потребуется больше средств, чем было выдано.
После возвращения из поездки работник производит оформление авансового отчета, к которому прикрепляет все документы. Если излишние траты были обоснованы, то перерасход денежных средств покрывается путем выдачи наличных денег из кассы либо перечислением на карту.
Для правильного принятия решения необходимо определить соответствие расходов следующим критериям:
Излишне истраченные суммы должны быть выданы работнику в течение 3-х дней с момента предоставления отчета.
Внимание! Если этого не сделать, то работник имеет право обратиться в контролирующие органы, и ему придется выплатить не только сам долг, но еще и проценты за использование чужих денежных средств.
Если фирма не может сразу покрыть весь долг, то нужно составить график погашения, который подписывается обеими сторонами отношений.
Памятка: какие документы нужны для командировки
Все документы можно разделить на основные, которые требуется безоговорочно оформлять для каждой поездки, и дополнительные, какие составляются по желанию. Дополнительные документы оформляются в том случае, если их использование закреплено во внутренних актах организации.
Работа каждого предприятия неразрывно связана с командировками его сотрудников. А пребывание в командировке требует конкретных затрат – на покупку пищи, съем квартиры или гостиницы, проезд в общественном и (или) личном транспорте. Чтобы учесть эти расходы на издержки фирмы, оформите определенные документы.Подготовкой большинства из них должен заниматься кадровик. Однако, если такого нет в штате, эта обязанность ложится на вас, как на работодателя.
В нашей статье мы дадим на такие вопросы:
что такое командировка;
кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;
какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.
Что такое командировка?
Командировкой является поездка штатного специалиста в иную местность с целью исполнения задания начальника. Место трудовой деятельности – это подразделение, где человек трудится на основании договора и (или) приказа о приеме на службу. Командировкой будет считаться поездка сотрудника из главного офиса в и наоборот.
Работа водителей, экспедиторов, курьеров связана с постоянным пребыванием в пути. Согласно статье 168.1 ТК РФ, такие работники также имеют право на возмещение собственных затрат, сопряженных с проездом и съемом квартиры (гостиницы). Составляя коллективный трудовой договор со своими работниками, вы должны четко выписать список работников, деятельность каких будет иметь разъездной характер.
Кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя?
Согласно Трудовому кодексу, в поездку может быть направлен только штатный сотрудник вашей организации, с каким вы заключили контракт. Из этого правила есть исключения.
В служебную поездку нельзя отправить:
беременных;
несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);
людей, которые трудятся по ученическому договору.
Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом. Согласно статье 259 Трудового кодекса, предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки. Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).
Как оформляется отъезд внештатного сотрудника
Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким гражданско-правового характера. Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой. Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.
В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.
Важно: иногда налоговики относят «командировочные» внештатным сотрудникам к их доходу.
Как отстоять свою правоту перед проверяющими?
Используйте такие доводы. Если человек выполняет ваше задание, значит, он начал работать. А согласно статье 67 Трудового кодекса, в этом случае трудовой контракт считается заключенным, даже если он не имеет своей бумажной формы. Поэтому все претензии налоговиков являются беспочвенными. Стоить отметить, что так же считают и суды. И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».
Сколько может длиться командировка?
Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.
День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.
Документы для командировочного
Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:
служебное задание (нужна форма Т-10а);
приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);
командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).
Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года.
Реквизиты документа такие:
ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;
отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;
место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;
протяжность поручения, дата его начала и конца;
название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;
основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.
Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.
По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного. Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются для проведения оплаты.
Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких.
В приказе нужно указать такие данные:
ФИО и должность командируемого;
отдел, в каком он работает;
место командировки;
В приказе необходимо источник с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.
Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.
В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.
Всегда ли надо оформлять удостоверение?
Без этого документа могут обойтись:
филиалы и заграничных фирм;
организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.
Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.
командировки гостиницы
К омандировки - неизбежная часть рабочего процесса многих организаций. Причем заняты в нем не только непосредственно командируемый сотрудник, но и кадровая служба. Правильное оформление всех необходимых документов может вызвать немало трудностей. Разберемся, какие документы и в каких случаях необходимо оформить при командировке и как правильно это сделать.
Основная работа по подготовке документов ложится на кадровую службу. Но прежде чем перейти к оформлению документов, надо ответить на ряд вопросов. Что считать командировкой? Кого можно направлять в командировку, а кого - нельзя? Какова максимальная продолжительность командировки и др.? Но обо всем по порядку.
Что такое командировка?
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.
Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:
Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Кого отправить в командировку?
В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор. Такой вывод следует из определения служебной командировки.
К сведению
Свернуть Показать
На практике «в командировку» отправляют и сотрудников, работающих по гражданско-правому договору, и даже лиц, которые не состоят с компаниями в официальных отношениях (например, сотрудников «дружественной» организации или работающих неофициально). В таком случае документы на поездку не оформляются. Однако компенсировать «командируемому» его затраты и при этом учесть их в расходах компании все же можно. Для этого, во-первых, условие о компенсации должно быть обозначено в договоре с таким работником, а во-вторых, расходы должны быть документально подтверждены и непосредственно связаны с выполненными работами (оказанными услугами).
Это важное, но далеко не единственное ограничение. В ТК РФ перечислены лица, которых нельзя отправить в командировку ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:
Кроме того, трудовое законодательство установило категории работников, направить которых в командировку можно лишь с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями и что они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:
Срок командировки
В соответствии с п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.11.2008 № 749) продолжительность пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.
Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.
Оформление командировки
При направлении в командировку нужно оформить:
Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Служебное задание , как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:
На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.
Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.
Свернуть Показать
ЗАО «Актив» (г. Брянск) в декабре 2011 года направило менеджера отдела продаж Кошелеву Ю.А. в служебную командировку для проведения переговоров и заключения договора о продаже партии готовой продукции ООО «Пассив» (г. Москва). Срок командировки - 5 рабочих дней.
Во время командировки Кошелева Ю.А. подписала с ООО «Пассив» договор № 111-КП/2011. Служебное задание о направлении будет заполнено следующим образом:
Заполненное служебное задание (разумеется, без информации о выполнении задания) передается в кадровую службу, и кадровик проверяет правильность заполнения документа.
Служебное задание необходимо хранить в архиве не менее пяти лет, а при долгосрочных служебных командировках - 10 лет (п. 669 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
К сведению
Свернуть Показать
Понятие «долгосрочная командировка» ни в одном нормативном акте не закреплено.
Вместе с тем если работник отправляется в командировку на срок более месяца, то налоговая инспекция может поставить вопрос об образовании по месту командирования стационарного рабочего места (ст. 11 НК РФ). Для определения долгосрочности командировки можно также обратиться к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62. Пункт 4 документа устанавливает, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Несмотря на то, что эта норма уже не действует (противоречит п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки), ее все же можно использовать для определения длительности командировки.
Таким образом, долгосрочной точно следует считать командировку продолжительностью более 40 дней. Для подстраховки в течение 10 лет лучше хранить задание на командировку, срок которой превышает месяц.
На основе служебного задания кадровая служба готовит приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.
Для приказа (распоряжения) о направлении в командировку предусмотрены две формы: № Т-9 и Т-9а. Первую используют при командировании одного работника, вторую - при командировании нескольких.
В документе следует отразить:
Подписывает приказ руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с документом и расписаться в нем.
Приказ оформляют в одном экземпляре. Его, так же как и служебное задание, хранят не менее пяти лет.
Вернемся к нашему примеру и на основании его данных приведем заполненную форму № Т-9.
Свернуть Показать
Помимо приказа (распоряжения) о направлении в командировку кадровая служба должна оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10). Этот документ выписывается в одном экземпляре и удостоверяет время пребывания в командировке. В нем фиксируются и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. На основании командировочного удостоверения бухгалтерия выплачивает работнику суточные.
Вернемся к нашему примеру и на основании содержащихся в нем данных приведем заполненную форму № Т-10.
Свернуть Показать
Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из компаний, в которые он командирован (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
К сведению
Свернуть Показать
Командировочное удостоверение не оформляется в следующих случаях:
Хранятся командировочные удостоверения в течение пяти лет после возвращения из командировки, а при командировании в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностей - в течение 75 лет (п. 668 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).
Журналы учета
Всех работников, которых компания отправляет в командировки, необходимо регистрировать в специальном журнале. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Вернемся к условиям примера и заполним журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия).
Свернуть Показать
Отдельный журнал нужно завести для регистрации работников, которые прибыли в командировку из других организаций. Его форма приведена в том же приказе Минздравсоцразвития России. В журнале прибытия содержится следующая информация:
Как правило, журналы выбытия и прибытия ведет конкретный работник кадровой службы. Такого сотрудника назначает работодатель (или уполномоченное им лицо) своим приказом (распоряжением). Тот же работник должен отвечать и за внесение отметок в командировочные удостоверения (п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).
Хранят журналы в течение пяти лет со дня их оформления.
