Регистрация
Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированными согласно «Правилам пребывания иностранных граждан».
Свои паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течение трех дней, исключая праздничные и выходные дни.
От регистрации освобождаются:
лица, имеющие дипломатические паспорта, и члены их семей;
лица, имеющие паспорта ООН, и члены их семей;
лица, прибывшие на срок до трех суток, не считая праздничных и выходных дней;
лица, не достигшие 18-летнего возраста;
лица, следующие транзитом через территорию РФ;
иностранные туристы, совершающие круизы.
Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более трех месяцев.
Программа пребывания разрабатывается заранее. Обычно она включает следующие пункты:
встреча (в аэропорту или на вокзале);
размещение (в гостинице или загородной резиденции;
деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);
приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);
культурная программа (посещение театра, музея, картинной галереи);
По каждому пункту указывается ответственный исполнитель. При встрече главу принимающей стороны сопровождают 2-3 человека, в том числе переводчик. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава нашей делегации с супругой.
Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала супруга, то он представляет и ее. Вторым представляется гость - глава иностранной делегации и представляет свою супругу. Затем глава принимающей стороны представляет членов своей делегации. После этого глава прибывшей делегации представляет членов своей делегации. Женщин представляют первыми.
Рассадка по автомашинам происходит в следующем порядке:
Если используется личный автомобиль, а водитель – член встречающей делегации, то почетное место будет рядом с ним;
Если автомобиль принадлежит организации, то самым почетным местом считается место на заднем сидении справа по ходу движения, на котором располагается глава иностранной делегации. Рядом с ним слева - глава принимающей стороны. Если в машину должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между ними. Переводчик располагается на переднем сидении рядом с водителем. Машина подается и паркуется таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару.
Первый визит к руководителю принимающей стороны является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Продолжительность визита не более 30 минут. Беседу начинает хозяин. Инициатива окончания беседы остается за гостем. Гостю должно быть предложено угощение - чай, кофе, фрукты. Вино не подается. Возможно преподнесение сувенира гостю. Опаздывать на встречу нельзя (по протоколу - максимум на 15 минут с возможным сокращением продолжительности встречи).
Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии с общепринятыми правилами:
Главы делегаций могут сидеть во главе стола, переводчики сбоку от них, далее за столом переговоров располагаются члены делегаций по занимаемым должностям;
Главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними по левую руку находятся переводчики, далее - члены делегаций по занимаемым должностям (это наиболее распространенный вариант рассадки);
Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.
Главы делегаций председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании хозяин, потом - по алфавиту.
Пребывание иностранной делегации, как правило, не превышает двух-трех дней.
Проводы иностранных партнеров происходят аналогично встрече только в обратном порядке.
Лучше вести переговоры, чем не вести их. Восточная мудрость
Глупые ссорятся, а умные договариваются. Русская пословица
Переговоры становятся частью нашей повседневной жизни. Этого требуют такие появившиеся в российской жизни реалии, как многопартийность в политике и рыночные отношения в экономике. Сегодня все чаще приходится прибегать к переговорам, поскольку каждый человек хочет участвовать в принятии решений, которые затрагивают его интересы. Все меньше и меньше людей соглашается с навязанными кем-то решениями, будь то в деловой сфере, политике или семейных отношениях. Уже сегодня большинство решений достигается путем переговоров, на которые возлагают определенные надежды, справедливо полагая, что они должны:
привести к разумному соглашению, если таковое возможно;
улучшить или по крайней мере не испортить отношений.
Современные средства связи позволяют решать многие деловые вопросы, не встречаясь со своими партнерами. Но они эффективны только тогда, когда уже достигнуто взаимопонимание и согласованы основные условия сотрудничества.
В решении принципиальных вопросов главную роль играют личные контакты. Они могут осуществляться в разнообразных формах: от неофициальных встреч до официальных переговоров с заранее подготовленной повесткой дня. Успех личных контактов зависит от того, удалось ли достигнуть взаимопонимания, а это требует тщательной подготовки любой встречи, даже если она носит неофициальный характер.
Программу пребывания иностранной делегации обычно составляет лицо, ответственное за организацию ее приема. Однако зачастую (особенно если главный «ответственный» занимает достаточно высокую должность или загружен более важными проблемами) всю «черновую» работу поручают вести… В общем, вы уже догадались, кому. Как известно, именно секретарь чаще всего является одним из главных организаторов всевозможных мероприятий, и вряд ли такое значимое событие, как приезд иностранной делегации, пройдет без его активного участия.
Необходимо помнить, что программа пребывания иностранной делегации, утвержденная руководителем организации, является тем «рамочным» документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете. Другими словами, это один из важнейших документов не только для организаторов приема иностранной делегации, но и для бухгалтерии.
Строго говоря, необходимо составить и утвердить не одну, а сразу две программы. Одну официальную - для руководства, гостей изза рубежа и отчетности. Готовится она на двух языках (русском или белорусском и языке приехавших) и вручается всем членам делегации сразу же после их прибытия. В данном документе должны быть по дням и часам расписаны все «этапы» пребывания гостей в нашей стране. Особым шиком считается изготовление «гостевого» варианта программы на высококачественной бумаге типографским способом.
Второй вариант программы является рабочим документом для организаторов приема иностранной делегации, который будут использовать все работники организации, так или иначе задействованные в каждом из входящих в программу мероприятий. Поэтому ее еще называют рабочей программой. В этом документе, являющимся расширенным вариантом официальной программы, должна быть подробно расписана следующая информация:
Лица, встречающие членов иностранной делегации после приезда (прилета) и провожающие их;
Дата, день недели, время начала и место проведения каждого мероприятия;
Ответственное за данное мероприятие лицо (лица);
Количество приглашенных лиц и участников каждого мероприятия;
Места питания членов иностранной делегации и сопровождающих лиц;
Вопросы транспортного и бытового обслуживания;
Организация культурной программы;
Вопросы, связанные с работой переводчика (если ктото из сопровождающих лиц владеет необходимым иностранным языком, то, возможно, присутствие переводчика не является обязательным на всех мероприятиях), и т.д.
В зависимости от вида деятельности конкретной принимающей организации, планируемых к обсуждению или подписанию документов и множества других факторов в рабочую программу могут быть включены некоторые «специфические» мероприятия (например, посещение филиалов организации и т.п.).
Приведем пример приказа об утверждении общей программы пребывания иностранной делегации.
ООО «Лютик» УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Лютик»
И.И. Иванов
ПРОГРАММА
18.06.2009 № 1
пребывания иностранной делегации из Великобритании
Данная программа разработана в связи с пребыванием иностранной делегации в количестве 4 человек (представители компании «Пофигруп лимитед») в г. Минске.
Цель приезда делегации: проведение переговоров _. Срок пребывания - 3 дня, с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.
Ответственный за прием иностранной делегации - Петров П.П. Лица, сопровождающие делегацию:
Петров П.П., Славиков С.С. и Эшмакунова О.О.
Программа пребывания представителей компании «Пофигруп лимитед» в Республике Беларусь в период с 22 по 24 июня 2009 г. состоит из следующих мероприятий:
|
Дата, день недели |
Мероприятие |
Ответственные лица |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
понедельник |
Встреча в аэропорту |
Петров П.П. Славиков С.С. Эшмакунова О.О. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Размещение в гостинице «Европа» |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Обед в ресторане гостиницы «Европа» |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Экскурсия по г. Минску |
Эшмакунова О.О. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Официальный ужин с руководством ООО «Лютик» |
Петров П.П. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Славиков С.С. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Посещение производственных подразделений ООО «Лютик» |
Славиков С.С. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Переговоры |
Петров П.П. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Обед в ресторане «Журавинка» |
Эшмакунова О.О. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Продолжение переговоров |
Петров П.П |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Концерт во Дворце Республики |
Эшмакунова О.О. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Завтрак в ресторане гостиницы «Европа» |
Славиков С.С. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Завершение переговоров. Подписание итоговых документов |
Петров П.П |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Фуршет в офисе ООО «Лютик» |
Эшмакунова О.О. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Свободное время | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Официальный обед с руководством ООО «Лютик» |
Петров П.П |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Проводы в аэропорту |
Петров П.П. Славиков С.С. Программу пребывания иностранной делегации обычно составляет лицо, ответственное за организацию ее приема. Однако зачастую (особенно если главный «ответственный» занимает достаточно высокую должность или загружен более важными проблемами) всю «черновую» работу поручают вести… В общем, вы уже догадались, кому. Как известно, именно секретарь чаще всего является одним из главных организаторов всевозможных мероприятий, и вряд ли такое значимое событие, как приезд иностранной делегации, пройдет без его активного участия. Необходимо помнить, что программа пребывания иностранной делегации, утвержденная руководителем организации, является тем «рамочным» документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете. Другими словами, это один из важнейших документов не только для организаторов приема иностранной делегации, но и для бухгалтерии. Строго говоря, необходимо составить и утвердить не одну, а сразу две программы. Одну официальную - для руководства, гостей изза рубежа и отчетности. Готовится она на двух языках (русском или белорусском и языке приехавших) и вручается всем членам делегации сразу же после их прибытия. В данном документе должны быть по дням и часам расписаны все «этапы» пребывания гостей в нашей стране. Особым шиком считается изготовление «гостевого» варианта программы на высококачественной бумаге типографским способом. Второй вариант программы является рабочим документом для организаторов приема иностранной делегации, который будут использовать все работники организации, так или иначе задействованные в каждом из входящих в программу мероприятий. Поэтому ее еще называют рабочей программой. В этом документе, являющимся расширенным вариантом официальной программы, должна быть подробно расписана следующая информация: Лица, встречающие членов иностранной делегации после приезда (прилета) и провожающие их; Дата, день недели, время начала и место проведения каждого мероприятия; Ответственное за данное мероприятие лицо (лица); Количество приглашенных лиц и участников каждого мероприятия; Места питания членов иностранной делегации и сопровождающих лиц; Вопросы транспортного и бытового обслуживания; Организация культурной программы; Вопросы, связанные с работой переводчика (если ктото из сопровождающих лиц владеет необходимым иностранным языком, то, возможно, присутствие переводчика не является обязательным на всех мероприятиях), и т.д. В зависимости от вида деятельности конкретной принимающей организации, планируемых к обсуждению или подписанию документов и множества других факторов в рабочую программу могут быть включены некоторые «специфические» мероприятия (например, посещение филиалов организации и т.п.). Приведем пример приказа об утверждении общей программы пребывания иностранной делегации. ООО «Лютик» УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Лютик» И.И. Иванов ПРОГРАММА 18.06.2009 № 1 пребывания иностранной делегации из Великобритании Данная программа разработана в связи с пребыванием иностранной делегации в количестве 4 человек (представители компании «Пофигруп лимитед») в г. Минске. Цель приезда делегации: проведение переговоров _____________________________________. Срок пребывания - 3 дня, с 22 по 24 июня 2009 г. включительно. Ответственный за прием иностранной делегации - Петров П.П. Лица, сопровождающие делегацию: Петров П.П., Славиков С.С. и Эшмакунова О.О. Программа пребывания представителей компании «Пофигруп лимитед» в Республике Беларусь в период с 22 по 24 июня 2009 г. состоит из следующих мероприятий:
Ответственный за организацию приема иностранной делегации Петров П.П. Петров Эффективность беседы зависит от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки. Хотя в переговорах с обеих сторон могут принимать участие несколько человек, как правило, беседа должна вестись между руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим проблемам, но в большинстве случаев всю тяжесть беседы по всему кругу обсуждаемых проблем ведущий должен брать на себя. Может показаться парадоксальным, но успех переговоров часто зависит от умения слушать собеседника. Ничто так не льстит собеседнику, как внимание к его словам. Внимание должно быть искренним, так как показное может быть обнаружено им, обидит его и приведет к затруднениям в переговорах. Начинать переговоры следует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени, и только после этого переходят к ключевым вопросам, требующим подробного разбора. Старайтесь так построить беседу, чтобы рассмотрение вопросов, в которых вы единодушны, предшествовало обсуждению вопросов дискуссионных. Очень важно повести переговоры таким образом, чтобы на их первой стадии собеседник не имел повода дать отрицательный ответ. Если человек сказал "нет", его внутренняя логика побуждает оставаться на этой позиции, хотя он и сам может почувствовать немотивированность своего отрицательного ответа. По той же логике, чем больше положительных решений принято в начальной стадии переговоров, тем труднее потом занять категорически отрицательную позицию, даже при наличии больших оснований. Формирование делегацииПротокол, соблюдаемый при переговорах, подготовке различных договоров и соглашений, придает своей торжественностью большее значение и большее уважение к содержащимся в них особо важным положениям. Руководством фирмы составляются списки сотрудников, допущенных к участию во внешнеторговых переговорах, затем уже формируется делегация. Численность количества делегаций регулируется принципом паритета. Число участников согласуется заранее, уровень представительства также подчинен принципу равенства. Язык переговоров определяется по договоренности сторон, может быть языком как одной страны, так и другой, и даже третьей стороны. Программа пребыванияПрограмма пребывания разрабатывается заранее. Обычно она включает следующие пункты:
По каждому пункту указывается ответственный исполнитель. При встрече главу принимающей стороны сопровождают 2–3 человека, в том числе переводчик. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава нашей делегации с супругой. Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала супруга, то он представляет и ее. Вторым представляется гость – глава иностранной делегации – и представляет свою супругу. Затем глава принимающей стороны представляет членов своей делегации. После этого глава прибывшей делегации представляет членов своей делегации. Женщин представляют первыми. Рассадка по автомашинам происходит в следующем порядке:
Первый визит к руководителю принимающей стороны является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Продолжительность визита – не более 30 мин. Беседу начинает хозяин. Инициатива окончания беседы остается за гостем. Гостю должно быть предложено угощение: чай, кофе, фрукты. Вино не подастся. Возможно преподнесение сувенира гостю. Опаздывать на встречу нельзя (по протоколу – максимум на 15 мин с возможным сокращением продолжительности встречи). Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии с общепринятыми правилами:
Главы делегаций председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании хозяин, потом -- по алфавиту. Пребывание иностранной делегации, как правило, не превышает двух-трех дней. Проводы иностранных партнеров происходят аналогично встрече, только в обратном порядке .
|
