Нередко работодатели нуждаются в перераспределении кадров. Это может быть связано с несколькими причинными факторами.
Разумеется, в этом случае необходимо правильно составить приказ , связанный с совмещением должностей. Это важнейший навык, который должен быть приобретен сотрудниками предприятия.
Нормативная база
Согласно ст. 60 ТК РФ , регламентируется возможность совмещения нескольких профессий силами одного сотрудника. Этот процесс может быть осуществлен исключительно с письменного согласия работника. При этом он может получить поручение к выполнению не только указанной в договоре работы, но и другие обязательства по своей или сторонней профессии.
Согласно законодательной базе, за дополнительный труд обязательно полагается доплата . Законом предусмотрено несколько разновидностей взаимоотношений, при которых работник, вдобавок к своим обязанностям, выполняет работу другого сотрудника.
В рамках существующего закона можно отметить несколько основных форм правоотношений , которые взаимосвязаны с дополнительной занятостью.
На практике применяется особый порядок оформления совместительства .
Предварительные мероприятия
Форма данного документа не имеет четких ограничений в рамках законодательных актов, так что в процессе составления бумаги на каждой фирме имеется свой вариант создания документа.
После поступления предложения в адрес сотрудника от него требуется согласие либо отказ. Если особенности трудоустройства по дополнительным обязанностям могут быть оговорены при личной встрече на рабочем месте, необходимость создания этого предложения отсутствует.
Также заключается и дополнительное соглашение . В нем обязательно должны содержаться условия, в рамках которых работа предоставляется по совмещению. В первую очередь важно указание того факта, что вспомогательная работа выполняется с письменного согласия работника.
После этого указываются сведения о профессии и занимаемой должности. Важно заранее оговорить объем вспомогательных функций и уточнить детали. Нужно внести информацию о факте выполнения работ в основное рабочее время, а также срок действия соглашения. Проставляются в документе и размеры доплаты.
Совмещение должностей может предполагать расширение территории обслуживания или временную замену сотрудника, отсутствующего на месте работы.
Но именно в случае совмещения свободной должности с основными функциями работодатель обязуется оформить данную должность в штатном расписании.
Получение согласия от сотрудника
Оформление документации происходит в письменном виде , с проставлением подписей, положений и печатей. Издание может быть осуществлено на основании письменного заверения работника или работодателя.
В рамках заявления от подчиненного должна присутствовать информация о том, какую должность он желает занять, а также сведения об отсутствующем коллеге.
Еще есть и другая ситуация, в которой работодателем оформляется докладная записка , связанная с передачей трудовых полномочий по совмещенной должности другому сотруднику. Далее работником тоже составляется согласие и закрепляется подписью. Только после этого в отделе кадров начинают подготавливаться нужные бумаги.
Заключение дополнительного соглашения к ТК
Дополнительное соглашение в обязательном порядке составляется в письменном виде , оно должно включать в себя следующие данные :
- персональные материалы и детальные сведения о сотруднике;
- разновидность вспомогательной трудовой деятельности (как уже отмечалось, это может быть просто совмещение профессий или временное исполнение обязанностей коллеги, отсутствующего на рабочем месте);
- сроки и временные рамки исполнения доп. обязанностей;
- перечень вспомогательных функций, которые будут выполняться;
- ссылка на то, что работник согласился на совмещение должностей.
Изданный документ носит строго законный характер и выступает в качестве основания для начала трудового процесса. В процессе составления бумаги необходимо учесть несколько обязательных пунктов :
- полное имя (ФИО) сотрудника;
- код, который имеет составляемый приказ;
- наименование компании;
- разновидность осуществляемой деятельности;
- должность;
- трудовые обязательства и функции;
- размеры вознаграждения и сроки рабочего времени;
- особые трудовые условия, если это необходимо.
Образец приказа по унифицированной форме
Согласно регламентам, действующим на этот год, унифицированной формы, связанной с совмещением должностей, не предусмотрено. Поэтому кадровики имеют несколько вариантов действий .
- Составление приказа в рамках свободной формы, учитывая необходимый набор требований и определенных обстоятельств.
- Доработка особой формы, которая утверждена в рамках государственного статистического комитета. Обычно в качестве образца берется разновидность документа Т-1, содержащая набор дополнительных параметров.
- Использование «наследия» из СССР. Но важно взять только те части, которые не содержат противоречий в отношении текущих норм законодательства. В Советском Союзе использовалась форма по личному составу, которая именовалась КП-152. При использовании данного документа его необходимо утвердить, чтобы в дальнейшем использовать в организации.
Доплата за совмещение и ее отмена
Согласно ст. 151 Трудового кодекса РФ , за работодателем сохраняется обязательство по внесению сотрудникам доплаты, если они исполняют свои обязанности на условиях совмещения.
Определение точного размера поощрения происходит на основании соглашения сторон и закрепляется в рамках дополнительного соглашения к договору труда, а также в приказе.
Есть также определенный алгоритм , на основании которого происходит отмена совмещения должностей. Он имеет зависимость от способа оформления соглашения и приказа. Если в бумагах фигурирует определенный срок, на который сотрудник займет ту или иную должность, отмена осуществляется в автоматическом режиме по истечении данного периода.
Если оформление взаимоотношений произошло на бессрочной основе, нужно составить соответствующий приказ об отмене и указать причину .
Сроки, подпись и хранение
Правоотношения традиционно могут быть прекращены в связи с инициативой сотрудника или работодателя. В первой ситуации работник должен подать заявление, а во второй работодатель уведомляет работника не позже чем за 3 дня до окончания совместительства.
На протяжении этого временного периода должен оформиться соответствующий приказ , но его общий образец не утвержден, так что составление происходит произвольно.
В рамках приказа должно быть оставлено место для подписей участвующих сторон — это работник, согласившийся исполнять совмещенные обязанности, и работодатель.
В соответствии с законодательством, важную роль играет срок хранения документации сотрудников. На основании ТК РФ соглашение должно быть отправлено в личное дело сотрудника и лежать там 75 лет .
Тонкости и нюансы
Подготовительные мероприятия, связанные с оформлением приказа, всегда проводят сотрудники, которые работают в отделе кадров предприятия.
Руководитель должен подписать соответствующий трудовой бланк, а затем документация передается заинтересованному работнику, чтобы тот поставил на ней подпись, означающую выражение согласия.
Оформление бумаги может происходить как на отдельном листике, имеющем формат А4, так и на бланке типового характера. Его форма не имеет унифицированного вида, поэтому принимается на конкретном предприятии отдельно.
Готовый приказ, подписанный всеми уполномоченными сторонами, выступает в качестве законного основания для осуществления дополнительного труда. Если же этот документ отсутствует, оформление будет носить незавершенный характер .
Резюме изложенных выше фактов
Согласно вышеописанным особенностям, приказ выступает в качестве ключевого документа , на основании которого может происходить сокращение должностей.
Важную роль играет последовательность его составления и указание конкретных данных. Каждый сотрудник, согласившийся поработать по совместительству, должен владеть информацией о своих правах во избежание непредвиденных обстоятельств.
Все об установлении совмещения должностей есть в данном видео.
Если в компании возникает необходимость привлечь текущего сотрудника к выполнению дополнительного функционала, удачным вариантом может быть оформление внутреннего совмещения должностей. В зависимости от специфики работы компании или выполняемых обязанностей сотрудника внутреннее совмещение может быть удобнее внутреннего совместительства или заполнения дополнительной штатной единицы. Для этого нужно понять, в чем заключается его существенное отличие и какие у этого способа есть преимущества.
Внутреннее совмещение и внутреннее совместительство
При внутреннем совмещении сотруднику поручается дополнительный функционал, который он выполняет в течение своего рабочего времени. Так, например, если работник трудится по стандартному графику с 9 до 18 часов, то за это время он выполняет как свою основную работу по трудовому договору, так и функции по внутреннему совмещению.
При этом совмещение может производиться только по иной должности или профессии (ст. 60.2 ТК РФ). Если речь идет о такой же профессии или должности, дополнительная работа может быть поручена путем расширения зон обслуживания или увеличения объема работ.
При внутреннем совместительстве обязательно заключение второго трудового договора, и работа по такому договору должна выполняться в свободное от основной работы время (ст. 60.1 ТК РФ). Иными словами, сотрудник работает с 9 до 18 часов по основному договору и с 18 до 20 — по внутреннему совместительству.
В трудовую книжку запись о совмещении не вносится, а о совместительстве вносится по желанию самого совместителя.
Внутреннее совмещение: как оформить
Прежде всего необходимо получить письменное согласие работника на увеличение его функционала. Официальной формы получения согласия в законодательстве не предусмотрено, и компания может самостоятельно разработать соответствующий бланк и утвердить его приказом или предусмотреть в локальном нормативном акте.
На практике используется три способа:
- подписывается соглашение сторон о совмещении должностей;
- работнику предлагается поставить резолюцию «согласен» на письменном предложении работодателя;
- сам сотрудник пишет заявление в свободной форме, содержащее согласие на совмещение должностей.
Можно выбрать любой из трех указанных вариантов, закон этого не запрещает.
Следующий шаг — оформление письменного документа, закрепляющего срок предполагаемого совмещения, а также содержание, объем работы и размер компенсации (доплаты). Это требование Трудового кодекса РФ (ч. 3 ст. 60.2 , ч. 2 ст. 151 ТК РФ). Официальной формы такого документа законодательство не предусматривает, равно как и не обязывает заключать именно дополнительное соглашение к трудовому договору. Как и в случае формы получения согласия работника, рассмотренной выше, компания вправе разработать соответствующий бланк и утвердить его приказом или предусмотреть в локальном нормативном акте. Единственная рекомендация — необходимо составить этот документ в двух экземплярах, чтобы один остался у сотрудника, а другой хранился в отделе кадров компании.
Приказ на внутреннее совмещение. Образец
Наконец, финальный этап оформления совмещения должностей — издание соответствующего приказа.
Как и иные рассмотренные выше документы, приказ составляется в свободной форме, унифицированного бланка не существует.
В приказе необходимо продублировать все согласованные сторонами условия совмещения должностей: вид поручаемой работы и ее содержание, срок, на который предполагается совмещение, а также размер согласованной платы за выполнение дополнительной работы.
Приказ издается на основании подписанного соглашения сторон о выполнении дополнительной работы.
С приказом сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.
Внутреннее совмещение должностей и трудовая книжка
Действующие нормативные акты, предусматривающие порядок заполнения и ведения трудовых книжек, не допускают возможности внесения в трудовую книжку записи о совмещении. Вносить такую запись в трудовую книжку не нужно.
Оформление прекращения совмещения должностей
Законодательство не регулирует вопрос документального оформления прекращения внутреннего совмещения должностей. Вне зависимости от этого факта на практике необходимо издание приказа о прекращении выполнения дополнительной работы. На основании этого документа бухгалтерия компании сможет прекратить выплачивать доплату за совмещение.
Образец приказа о совмещении должностей
ПРИКАЗ 1
0 совмещении должностей
В связи с необходимостью осуществления кассовых операций по приему наличных денежных платежей от клиентов организации
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 02 февраля 2018 г. возложить на экономиста Васильеву Василису Васильевну дополнительные обязанности по вакантной должности кассира с ее согласия, с доплатой
в размере 5000 (пять тысяч) рублей.
2. Контроль за исполнением приказа возлагаю на главного бухгалтера.
Основание: служебная записка главного бухгалтера, дополнительное соглашение
N 30/03 от 01 февраля 2018 г. к трудовому договору от 04.02.16 № 30.
Генеральный директор Петров П.П.
С приказом ознакомлены
Экономист Васильева В.В.
Главный бухгалтер Баранова Б.Б.
ПРИКАЗ 2
О совмещении должностей
Поручить секретарю Антоновой Антонине Ивановне с ее письменного согласия в порядке совмещения должностей исполнение обязанностей по должности инспектора по кадрам на период ежегодного оплачиваемого отпуска инспектора по кадрам Кузнецовой К.К. с 25 июня 2018 г. по 22 июля 2018 г. с доплатой за совмещение в размере 5000 (пять тысяч) рублей.
Основание: дополнительное соглашение от 23 июня 2018 г. № 2 к трудовому договору от 4 февраля 2018 г. № 9
Директор Сидоров С.С.
С приказом ознакомлена: Кузнецова К.К.
ПРИКАЗ
О совмещении должностей
В связи с временным отсутствием экспедитора и в соответствии со статьями 60.2,151 Трудового кодекса
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Возложить на Иванова И.И. в течение рабочего дня наряду с работой по основной должности исполнение обязанностей экспедитора в порядке совмещения должностей с его согласия с 13 июля 2018 г. до 9 августа 2018 г. (на период отпуска экспедитора Петрова П.П.).
2. Установить Иванову И.И.доплату за совмещение долж-ностей в размере 8 000 рублей.
3. Доплату осуществлять за работу с 13 июля 2018 г. до 9 августа 2018 г.
4. Главному бухгалтеру Кирилловой К.К. обеспечить расчет и своевременную выплату доплаты, указанной в пункте 2 настоящего приказа.
5. Отделу кадров ознакомить Иванова И.И. с настоящим приказом под роспись.
Основание: дополнительное соглашение от 13 июля 2018 г. № 3 к трудовому договору с Ивановым И.И. от 1б.01.14г. № 64.
Генеральный директор Образцов О.О.
С приказом ознакомлены:
Иванов И.И.
главный бухгалтер Кириллова К.К.
ПРИКАЗ 3
О совмещении должностей
В соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ приказываю:
1. В связи с отпуском менеджера по работе с клиентами Сидоровой С.С. с 08.12.2018 по 23.12.2018 возложить обязанности менеджера по работе с клиентами согласно должностной инструкции в порядке совмещения должностей на руководителя отдела продаж П.П.Петрова.
2. Установить П.П. Петрову за данный период времени доплату в размере 13 600 (тринадцать тысяч шестьсот) руб.
Руководитель А.А. Антонов
С приказом ознакомлен:
руководитель отдела продаж П.П. Петров
Во время отпусков работодатель может издать приказ о совмещении должностей (профессий). Что по сути, кстати, одно и то же. Помимо отпуска, приказ о совмещении должностей (профессий) может издаваться и по другим причинам. Организационным, в целях экономии ресурсов и т.п.
Мы говорим о ситуации, когда работодатель возлагает на одного работника функции другого сотрудника. Постоянно или на временной основе. По той же профессии, или по иной.
Пример приказа о совмещении должностей (профессий)
Общество с ограниченной ответственностью «Сфера»
Приказ № 125
о совмещении должностей (профессий)
В связи с нахождением в ежегодном отпуске помощника руководителя Казанцевой Маргариты Сергеевны в период с 15 августа 2021 г. по 10 сентября 2021 г. и на основании ст. 60.2, ст. 151 Трудового кодекса Российской Федерации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Поручить специалисту отдела делопроизводства Вороновой Елене Анатольевне наряду с работой, определенной трудовым договором № 21-л от 01.03.2019 г., выполнение дополнительной работы в течение установленного рабочего дня в порядке совмещения должностей (профессий) по должности: помощник руководителя, на срок с 15 августа 2021 г. по 10 сентября 2021 г.
- Установить специалисту отдела делопроизводства Вороновой Елене Анатольевне доплату за выполнение дополнительной работы по должности помощник руководителя за указанный в п. 1 приказа период в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) руб. 00 коп.
- Главному бухгалтеру Субботину Игорю Сергеевичу обеспечить своевременную выплату доплаты, установленной п. 2 настоящего приказа.
- Начальнику кадрового отдела Самину Виктору Андреевичу ознакомить специалиста отдела производства Воронову Елену Анатольевну с настоящим приказом под роспись.
Основание: согласие работника на совмещение должностей (профессий), № 21-лд от 10.08.2021 г.
Директор Свиридов Свиридов В.С.
Главный бухгалтер Субботин Субботин И.С.
Начальник кадрового отдела Самин Самин В.А.
Специалист отдела делопроизводства Воронова Воронова Е.А.
Форма приказа о совмещении должностей (профессий)
В советское время кадровые работники использовали множество унифицированных форм. И в настоящее время кадровики «старой закалки» настаивают на применении специальных бланков. В том числе и для совмещения должностей (профессий) – форма КП-152. Но в отличие от , и т.п., форма КП-152 “приказ о совмещении должностей (профессий)” постановлением Госкомстата № от 05.01.2004 г. не утверждалась. То есть родилась она еще на просторах СССР.
Если руководитель организации настаивает на применении формы КП-152, ее необходимо утвердить. Бланк док умента содержит соответствующий гриф – «утверждаю». А сама форма по содержанию особенно не отличается от размещенного нами примера.
Основания издать приказ о совмещении должностей (профессий)
Коротко о совмещении: статья 60.2 Трудового кодекса РФ позволяет совмещать профессии или должности при условии письменного согласия работника. Но еще до того, как работодатель будет беседовать с работником, он должен определить. А имеет ли право этот работник выполнять новую трудовую функцию. Может, законодатель предъявляет особенные требования к представителям таких профессий? Наличие медицинской книжки, стажа по специальности, специального образования, аттестации. И если работник таким требованиям не соответствует, поручать работу ему нельзя.
Работодатель в рамках совмещения может поручить работнику:
- выполнение работы по той же должности, но в большем объеме. Например, заболел участковый врач. Его участок назначают другому врачу. Объем работы увеличился, но по той же специальности.
- выполнение работы по иной должности (профессии). Работодатель должен сначала проверить требования к такой должности. И наличие их у работника.
Дополнительная работа выполняется только в сотрудника. Если речь идет о работе за пределами такого времени, работодатель принимает работника на . Оплата труда и срок выполнения дополнительных обязанностей также устанавливаются по соглашению сторон.
Важно: работник вправе отказаться от совмещения должностей (профессий).
Содержание приказа о совмещении должностей (профессий)
Текст документа разрабатывает сам работодатель. Но в целях обезопасить себя от различного рода исков в суд или , используйте следующий алгоритм.
До издания приказа о совмещении должностей (профессий) убедитесь в наличии письменного согласия работника. И заключите дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором работодатель установит срок дополнительной работы и размер за нее.
Сам приказ готовится с указанием наименования организации. Правовое обоснование – статья 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ. Составитель приказа должен указать, что именно поручается работнику. Это или конкретная должность, или описание объема работы, функционала. Далее указывают сроки дополнительной работы (начало и окончание). И размер дополнительной оплаты труда (фиксированная сумма или в процентах от оклада).
Работодатель вправе отменить приказ о совмещении должностей (профессий) досрочно, уведомив работника за 3 рабочих дня.
Под понятие «совмещение», раскрытое в ст. 60.2 ТК РФ, подпадает довольно большое число дополнительных рабочих функций, выполняемых в служебное время:
- увеличение объемов работы по одной и той же должности и специализации (например, выполнение работы по двум однотипным должностям в одном подразделении при отсутствии второго сотрудника);
- выполнение работы за временно отсутствующего коллегу (например, за сотрудницу в декрете);
- совмещение должностей или профессий (по сути, это одно и то же, но термин «профессия» чаще применяется для рабочих или технических сфер, а «должность» — для руководства и специалистов).
На нашем форуме можно задать любой вопрос, возникший у вас в ходе работы с кадровыми документами. Например, обсуждаем, как оформить совмещение должностей в программе «1С».
Особенности оформления совмещения должностей (профессий)
1. Возможность совмещения должна быть документально подтверждена.
Для этого должны быть выполнены несколько условий:
- должность с функционалом для совмещения должна иметься в штатном расписании ;
- эта должность не должна быть занята штатным сотрудником, для которого она основная.
2. Необходимо письменное подтверждение от работника о согласии на дополнительную нагрузку по совмещению.
Возможны два сценария:
- работник сам пишет заявление с просьбой назначить ему дополнительный функционал, а руководитель визирует его, выражая свое согласие;
- руководитель подразделения составляет документ о наложении на работника дополнительных обязанностей, работник расписывается в том, что согласен.
3. Должно быть оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, которое станет неотъемлемой частью этого договора. В него в обязательном порядке включаются следующие пункты:
- о виде дополнительной нагрузки (совмещение должностей, увеличение обычных обязанностей и т. п.);
- сроках, на которые устанавливается совмещение;
- перечень дополнительных функций (или отсылка к соответствующей должностной инструкции);
- если работник сам писал заявление (по первому сценарию), информация о том, что совмещение назначено по просьбе работника;
- о размерах компенсации за дополнительную нагрузку.
4. Оформляются особые условия в случаях, когда дополнительный функционал требует профессиональной квалификации, допусков и аттестаций. В этом случае следует:
- запросить у работника дополнительные документы, подтверждающие его право и возможность выполнять данные виды работ;
- включить особые требования и информацию об их соблюдении в кадровые документы.
Подробнее о кадровых документах читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации» .
Приказ о совмещении должностей
Приказ на совмещение является основанием для того, чтобы работник начал трудиться по дополнительному функционалу.
Издается он при наличии:
- Документа с письменным согласием работника.
- Соглашения к трудовому договору.
Приказ в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:
- Характеристику вида дополнительной работы.
- Конкретизацию должности, по которой назначается совмещение (согласно штатному расписанию).
- Даты начала и окончания (если договор срочный) работы по совмещению.
- Описание (перечень) дополнительного функционала (или отсылку к регламентирующему документу).
- Согласованный размер компенсации (может устанавливаться как в фиксированной сумме за период, так и в процентах от оклада по совмещаемой должности).
О том, какое место занимает эта компенсация в структуре заработной платы, читайте в материале «Из чего состоит заработная плата?» .
Образец приказа о совмещении должностей (по унифицированной форме КП-152)
Действующими регламентами унифицированная форма приказа о совмещении должностей не установлена.
У кадровика есть несколько вариантов действий:
- Составить приказ в свободной форме с учетом всех требований и обстоятельств.
- Доработать форму, утвержденную Госкомстатом (обычно берут форму Т-1 и включают в нее дополнительные параметры).
- Воспользоваться наследием СССР (в тех частях, которые не противоречат действующим законам). Помимо детальных указаний по оформлению совмещения (которыми в основном пользуются и сейчас), в СССР существовала форма приказа по личному составу КП-152 на совмещение должностей (профессий). Если используется такая форма, ее необходимо утвердить для применения в организации. Для этого руководителем организации ставится гриф об утверждении в верхнем правом углу документа.
Приказ о переводе работника на другую работу
Порядок формирования приказа о переводе на другую работу похож на порядок, применяемый при оформлении совмещения. Отличие в том, что при переводе прежние обязанности с работника снимаются. Соответственно, оплата за новые обязанности назначается по новой должности. Так как совмещения функций по двум работам не возникает, нет и дополнительной компенсации.
В отличие от приказа о совмещении для приказа о переводе есть отдельная форма Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Форму Т-5 вы найдете в статье «Унифицированная форма № Т-5 - скачать бланк и образец» .
Итоги
Действующий ТК РФ содержит только общие положения в части оформления совмещения должностей. Для их детализации можно воспользоваться нормативными документами бывшего СССР, не противоречащими нормам новых законов:
- постановлением Совмина СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.1981 № 1145;
- инструкцией ВЦСПС, Минфина СССР, Госкомтруда СССР «По применению постановления от 04.12.1981 № 1145» от 14.05.1982 № 53-ВЛ.
Унифицированной формы для оформления приказа на совмещение должностей нет.
